Functiekaart - CVWarehouse

Functiekaart en competentieprofiel administratief medewerker
VI
FUNCTIEKAARTEN EN COMPETENTIEPROFIELEN
Inleiding
De voorwaarden en de hefbomen van het competentiemanagement kunnen grotendeels
vastgelegd worden in de opmaak van functiekaarten en competentieprofielen van medewerkers.
Functiekaart
De functiekaart is een hulpmiddel voor medewerkers om zichzelf aan te sturen. Per
resultaatsgebied ligt de nadruk op het resultaatgericht zijn en worden de procescriteria
vastgelegd. Bij de taakuitvoering worden volgende fundamentele vragen gesteld: waarom wordt
iets gedaan, voor wie en met welke meerwaarde?
De verantwoordelijkheid ligt bij de medewerker en de leidinggevende treed hierbij
ondersteunend op. Wie professioneel werkt is in staat om zelf een foto te maken van het eigen
functioneren. Dit wordt vergeleken met de foto die de leidinggevende hieromtrent heeft.
De functiekaart omvat:
1 functietitel: belangrijk is dat de vlag de lading dekt,
2 functiedoel: essentiële bijdrage vanuit deze functie aan het bereiken van de
doelstellingen van de organisatie,
3 plaats van de functie binnen het organogram van de organisatie,
4 resultaatsgebied/opdracht: hierbij wordt de zelfverantwoordelijkheid van de
medewerker geduid bij het invullen van zijn functie. Geeft duiding bij voor welk resultaat
de medewerker moet zorgen,
5 vorm van zelfverantwoordelijkheid:




Eindverantwoordelijk = uiteindelijke verantwoordelijke, diegene die omtrent het
resultaat van het kernresultaatgebied rekenschap moet afleggen aan de rechtstreeks
leidinggevende. De eindverantwoordelijk bepaalt de doelstellingen van het
resultaatsgebied, zorgt ervoor dat de gekozen optie wordt uitgevoerd, delegeert
bepaalde opdrachten aan medewerkers.
Medeverantwoordelijk = samen met anderen de verantwoordelijkheid dragen over
een kernresultaatgebied. Meehelpen, ondersteunen of een specifiek deelfacet
opnemen. Dit impliceert dat een medeverantwoordelijke niet zelfstandig kan
beslissen over de richting van het resultaatgebied, tenzij hij/zij een uitdrukkelijke
deelbevoegdheid wordt toegewezen.
Adviserend = het geven van een (niet-)bindende opvatting of raadgeving over een
duidelijk omschreven thema op grond van deskundigheid.
Uitvoerend = voert de opdrachten en taken uit onder toezicht en
verantwoordelijkheid van de opdrachtgever (leidinggevende,
projectverantwoordelijke).
Competentieprofiel
Competenties zijn nauw verbonden met enerzijds de verwachting vooropgesteld in het visiemissie-waarden document vastgelegd door de inrichtende macht en hierna integraal toegevoegd
en anderzijds met de functies en taken. We onderscheiden kerncompetenties die voor elke
medewerker van kliniek De Pelgrim gelijklopend zijn en taak- en functiespecifieke competenties.
20/07/2017
1
Functiekaart en competentieprofiel administratief medewerker
Ontwenningskliniek De Pelgrim vzw
VISIE - MISSIE - WAARDEN
VISIE
Ontwenningskliniek De Pelgrim beoogt:
 een kwaliteitsvolle behandeling van personen met een problematisch gebruik van
legale en/of illegale drugs en betracht een succesvolle maatschappelijke reintegratie;
 een duurzame en vooraanstaande rol te spelen binnen de verslavingszorg in
Vlaanderen.
MISSIE
1 Wij bieden aan elke zorgvrager het meest optimale en passende zorgaanbod.
2 Wij stemmen onze residentiële zorg af op de zorgbehoefte van elke individuele patiënt
of elk koppel, ongeacht hun levensbeschouwelijke overtuiging.
3 Wij bieden een behandeling gericht op het herstel van de patiënt in zijn totaliteit en
staan open voor innovatieve benaderingen.
4 Wij bieden de patiënt een ruimer inzicht in de complexiteit van de
verslavingsproblematiek en de problemen die daarmee verband houden. Dit kan samen
met zijn/haar familie of dichtbetrokkenen gebeuren.
5 Wij zorgen voor een drugsvrije en veilige therapeutische omgeving binnen een
rustgevend en aangenaam kader.
6 Wij werken binnen een participatieve en dynamische organisatie en hebben aandacht
voor de ontplooiing van de competenties van al onze medewerkers.
7 Wij ontwikkelen een regionaal netwerk met voorzieningen en partners uit de residentiële
en ambulante zorg.
8 Wij wenden de middelen, die de overheid ons ter beschikking stelt, optimaal aan in een
moderne infrastructuur.
Wij engageren ons om deze visie en missie te vertalen in kritieke doelstellingen en
actieprogramma’s, de uitvoering ervan op te volgen, te evalueren en bij te sturen.
WAARDEN
Bij de uitvoering van onze opdracht zijn onze belangrijkste waarden
-
Wij respecteren de patiënt zoals hij is, als individu
-
Wij accepteren de patiënt zoals hij is, als individu
-
Wij zetten ons onvoorwaardelijk in om onze doelstellingen te realiseren
-
Wij zetten onze deskundigheid in met aandacht voor ethisch menselijke aspecten
-
Wij hebben aandacht voor een veilige leef- en werkomgeving
2
Functiekaart en competentieprofiel administratief medewerker
-
Wij staan voor een continue verbetering van onze deskundigheid en zijn bereid hieraan
te werken
Functiekaart/competentieprofiel administratief medewerker
A
A. 1
Functiekaart administratief medewerker
Hoofddoel van de functie
De administratieve medewerker is inzetbaar voor diverse opdrachten van logistieke en
administratieve aard zowel binnen de directe patiëntenzorg als de niet directe
patiëntenzorg.
Plaats in de organisatie
De administratieve medewerker behoort tot het team van medewerkers in de dienst
administratie onder de rechtstreekse leiding van de directeur.
Functie-inhoud
De functie is enerzijds gericht op permanentie in onthaal/receptie en bijhorende taken en
anderzijds een breed ondersteunend takenpakket met administratieve en logistieke taken.
Resultaatsgebied 1 : het onthaal is georganiseerd
Ten behoeve van : externen, medewerkers, patiënten
Kerntaken
-
-
-
het onthaal en telefooncentrale zijn permanent bemand ten behoeve van
externen, medewerkers en patiënten
Hoofdtaken zijn:
*beantwoorden, doorschakelen interne en externe telefoons
*te woord staan van opnames, voorzorgen, bezoekers, leveranciers
*administratieve opname van patiënten ................................................................
afgeleide taken i.v.m. opname: opvragen en invullen van opnamedocumenten ...
kennisname van belangrijke meldingen i.v.m. afwezigheden personeel, opnames
en ontslagen via dagboek verpleging ......................................................................
ontvangst en verdeling inkomende post .................................................................
verkoop en kassabeheer kantinekaarten, jetons en eetbonnen .............................
opvolgen reservaties kliniekwagens ........................................................................
Bevoegdheid
Medeverantwoordelijk
Medeverantwoordelijk
Medeverantwoordelijk
Medeverantwoordelijk
Medeverantwoordelijk
Medeverantwoordelijk
Resultaatsgebied 2 : het logistiek werk is georganiseerd
Ten behoeve van : medewerkers, patiënten
Kerntaken
Bevoegdheid
-
stockbeheer , bestellingen en factuurcontrole klein bureelmateriaal ...................
Eindverantwoordelijk
-
stockbeheer en aanmaken van diverse administratieve documenten ...................
Eindverantwoordelijk
3
Functiekaart en competentieprofiel administratief medewerker
-
voorbereiden, klaarzetten didactisch materiaal bij presentaties (beamer, laptop)
Uitvoerend
Resultaatsgebied 3 : het administratief werk is georganiseerd
Ten behoeve van : medewerkers, directie
Kerntaken
-
opvolgen en wijzigen documenten bij ligdagprijswijziging......................................
-
deelname aan overleg als verslaggever ...................................................................
Bevoegdheid
Medeverantwoordelijk
Uitvoerend
Resultaatsgebied 4 : het secretariaat i.v.m. projecten is georganiseerd
Ten behoeve van : projectverantwoordelijken
Kerntaken
Bevoegdheid
-
taken i.v.m. MPG onder toezicht van kwaliteitscoördinator ...................................
Uitvoerend
-
taken i.v.m. TDI onder toezicht van kwaliteitscoördinator .....................................
Uitvoerend
-
taken i.v.m. uurroosterregistratie (ORTEC) onder toezicht van stafmedeweker
logistieke diensten ...................................................................................................
Uitvoerend
-
taken i.v.m. directiesecretariaat onder toezicht van directiesecretaresse .............
-
diverse administratieve taken onder toezicht van de directeur .............................
Uitvoerend
Uitvoerend
4
Functiekaart en competentieprofiel administratief medewerker
A. 2
Competentieprofiel administratief medewerker
KERNCOMPETENTIES
Deze competenties worden afgeleid uit wat als verwachtingen t.a.v. medewerkers werd
geformuleerd in de opdrachtverklaring.
De vooropgestelde kerncompetenties zijn vanuit de opdrachtverklaring terminologisch
vertaald met begrippen vanuit het competentiewoordenboek. Volgende belangrijke
kerncompetenties worden weerhouden.
I
Gastvrijheid
Als instelling met respect voor éénieders overtuiging stelt de medewerker zich accepterend
en empatisch op m.b.t. vragen en verwachtingen van anderen en dit op een authentieke
manier.
II
Solidariteit
De medewerker toont betrokkenheid bij de organisatie en de eigen opdracht via een
participatie en dynamische werkattitude.
III
Kwaliteit
De medewerker denkt vanuit een professionele, ethische en menselijke deskundigheid en
draagt hierdoor bij tot de systematische verbetering van de logistieke ondersteuning van het
zorgaanbod en de verhoging van de eigen deskundigheid. Hij/zij gaat hierbij zorgzaam om
met geboden mogelijkheden en middelen.
IV
Innovatie
De medewerker gelooft in vernieuwing en veranderbaarheid der dingen. Hij/zij is bereid te
anticiperen op maatschappelijke evoluties in samenwerking en overleg en is bereid zichzelf
en anderen kritisch te bevragen.
TAAK-/FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES WERDEN WEERHOUDEN VOOR DEZE FUNCTIEKAART
I
Flexibiliteit
De eigen gedragsstijl kunnen veranderen teneinde een gesteld doel te bereiken. In
verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze
(zijn) haar gedrag kunnen aanpassen.
II
Betrouwbaarheid
Bewust kiezen voor en handelen vanuit de opdrachtverklaring of organisatiewaarden.
Afspraken nakomen, verantwoordelijkheden opnemen en zich aangesproken voelen om de
ankerpunten gestalte te geven.
III
Mondelinge communicatie
Je kan een mondelinge boodschap zodanig overbrengen dat het publiek voor wie de
boodschap bedoeld is, deze begrijpt.
IV
Integer zijn
Je handelt consequent in overeenstemming met de binnen de context algemeen aanvaarde
sociale en ethische waarden en normen.
5
Functiekaart en competentieprofiel administratief medewerker
V
Plannen
Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteiten bij het aanpakken van taken of
problemen.
VI
Nauwkeurigheid
Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen.
6