(Standaard) Commissie voorbladen griffi - Provincie Noord

Commissie voor
cultuur, onderwijs en stedelijke vernieuwing
Datum commissievergadering: invoer tekst ==> <F11>
DIS-stuknummer
Secretaris
Doorkiesnummer
Behandelend ambtenaar
Dienst/afdeling
Nummer commissiestuk
Status
Datum
Bijlagen
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
693574
M.A.W. Verberk
073 6812242
T. van Gorkom
MCO/Financiën
COS-0138
ter advisering
ter bespreking
ter kennisneming
ter vaststelling
27 juni 2000
1
Onderwerp:
Beleidsregels Algemeen Subsidiebeleid 2000
Voorstel aan commissie:
Kennisnemen van de (aangepaste) beleidsregels algemeen subsidiebeleid 2000.
De beleidsregels algemeen subsidiebeleid 1998 zijn aangepast. De
aanpassingen hebben betrekking op de te onderscheiden vormen van
subsidiëring en de mate waarin gesubsidieerde instellingen financiële
verantwoording moeten afleggen.
Eventuele nadere opmerkingen:
De beleidsregels algemeen subsidiebeleid 2000 zijn ook ter kennisneming
gezonden aan de commissies voor Volksgezondheid, Ouderen en Jeugd; Milieu,
Natuur en Landschap; Economische Zaken en Arbeidsmarktbeleid en de
rekeningcommissie.
Overeenkomstig het door Gedeputeerde Staten
van Noord-Brabant genomen besluit,
namens deze,
M.A.W. Verberk, secretaris
Commissie voor cultuur, onderwijs en
stedelijke vernieuwing
1. Bijlage 1: Beleidsregels
algemeen subsidiebeleid 2000
2. Notitie voor de commissie COS
Notitie ten behoeve van de commissie voor Cultuur Onderwijs en Stedelijke
vernieuwing, Volksgezondheid Ouderen en Jeugd en de rekeningcommissie inzake de
beleidsregels algemeen subsidiebeleid 2000.
INLEIDING
Met de vaststelling van de Algemene Subsidieverordening 1994 is een nieuw
subsidiebeleid van de provincie Noord-Brabant, per 1 januari 1995, in werking
getreden. De basis voor dit nieuwe subsidiebeleid ligt in de nota
"Budgetsubsidiëring" welke door Provinciale Staten op 17 december 1993 is
aanvaard. Met ingang van 1 januari 1998 zijn enkele beleidswijzigingen van
toepassing geworden. Deze beleidswijzigingen hadden betrekking op de
beleidsregels ten aanzien van de vorming van reserves door gesubsidieerde
instellingen en de systematiek van bevoorschotting van subsidiegelden. Deze
beleidswijzigingen zijn door PS vastgesteld op 3 april 1998.
HUIDIGE SITUATIE
De beleidsregels algemeen subsidiebeleid 1998 zijn aangepast. De aanpassingen
hebben betrekking op de te onderscheiden vormen van subsidiëring en de mate
waarin gesubsidieërde instellingen finaniële verantwoording moeten afleggen.
In de beleidsregels algemeen subsidiebeleid 1998 is sprake van budgetsubsidiëring met een drietal vormen:
1: exploitatiesubsidiering;
2: activiteitensubsidiëring;
3: produktsubsidiëring.
Binnen de provinciale subsidiepraktijk wordt, met de vaststelling van de
beleidsregels algemeen subsidiebeleid 2000, dit onderscheid losgelaten en is er
sprake van een tweetal soorten subsidiëring; exploitatiesubsidiëring en
budgetsubsidiëring. Binnen budgetsubsidiëring zijn er twee vormen:
1: activititensubsidiëring;
2: produktsubsidiëring.
In de praktijk is gebleken dat exploitatiesubsidiëring een vorm van subsidiëring
is, waarbij geen exacte, meetbare relatie te leggen is tussen de subsidie en de
te ontplooien actviteiten dan wel te leveren prestaties. Bij deze vorm van
subsidiëring kunnen prestaties niet gekwantificeerd worden.
Binnen het aandachtsveld zorg is in september 1999 de verordening zorgsubsidies
aangepast. Deze verordening is door PS vastgesteld op 17 december 1999. Een
belangrijke wijziging in deze verordening is dat exploitatie-subsidiëring geen
deel meer uitmaakt van budgetsubsidiëring. Deze wijziging moet in de
beleidsregels algemeen subsidiebeleid 2000 worden aangepast.
Daarnaast is er door VB accountants een advies uitgebracht inzake het traject
budgetsubsidiëring. De belangrijkste adviezen uit dit rapport worden meegenomen
in de aanpassingen van de beleidsregels algemeen subsidiebeleid. De aanpassing
betreft onder andere het van toepassing maken van bedrijfseconomische
grondslagen voor waardering, resultaatbepaling, kostentoerekening en
verslaglegging. Daarnaast wordt een controleprotocol opgesteld dat, middels de
vaststelling van de beleidsregels algemeen subsidiebeleid, van toepassing wordt
verklaard.
's-Hertogenbosch, juli 2000
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.
BELEIDSREGELS ALGEMEEN SUBSIDIEBELEID 2000
1. Inleiding
Met de vaststelling van de Algemene Subsidieverordening 1994 is een nieuw subsidiebeleid van de provincie NoordBrabant per 1 januari 1995 in werking getreden. De basis voor dit nieuwe subsidiestelsel ligt in de nota
“Budgetsubsidiëring” welke door Provinciale Staten op 17 december 1993 is aanvaard. Met ingang van 1 januari 1998
zijn enkele beleidswijzigingen van toepassing geworden. Deze beleidswijzigingen hadden betrekking op de
beleidsregels ten aanzien van de vorming van reserves door gesubsidieërde instellingen en de systematiek van
bevoorschotting van subsidiegelden. Deze beleidswijzigingen zijn, middels de vaststelling van de beleidsregels
algemeen subsidiebeleid 1998, door PS vastgesteld op 3 april 1998.
Uitgangspunt van het subsidiebeleid is een resultaatgeoriënteerd (budget)subsidiesysteem. Op basis van
overeenstemming tussen provincie en gesubsidieerde instelling wordt een vaststaand en vrij te besteden budget
verleend in ruil voor een pakket van tevoren omschreven taken. Het subsidiesysteem beoogt een grotere zelfstandigheid
en verantwoordelijkheid inzake de eigen bedrijfsvoering binnen het particulier initiatief. De overheid beperkt zich daarbij
tot het sturen op hoofdlijnen.
Als gevolg van de inwerkingtreding van titel 4.2 van de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) per 1 januari 1998 is de
Algemene Subsidieverordening 1994 komen te vervallen. Het provinciale (budget)subsidiebeleid blijft echter
onverminderd van kracht. Het enige gevolg is dat de wet in de plaats is gekomen van de Algemene Subsidieverordening
/ beleidsregels algemeen subsidiebeleid. De beleidsregels algemeen subsidiebeleid behouden echter volledig haar
betekenis voorzover daarin beleidsregels zijn verwoord die specifiek voor de provinciale subsidieverstrekking gelden.
Eén en ander maakt het noodzakelijk dat de beleidsregels algemeen subsidiebeleid regelmatig worden aangescherpt
door veranderende omstandigheden en daarna opnieuw worden vastgesteld en gepubliceerd.
In 2000 zijn de bestaande beleidsregels opnieuw aangepast. De aanpassingen hebben betrekking op de te
onderscheiden vormen van subsidiëring en de mate waarin gesubsidieerde instellingen financiële verantwoording
moeten afleggen.
2. Vormen van (budget)subsidiëring
Voor wat betreft de definitie van subsidie is aangesloten bij de definitie zoals omschreven in de Memorie van Toelichting
bij Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht.
In de beleidsregels algemeen subsidiebeleid 1998 is er sprake van budgetsubsidiëring, met een drietal te onderscheiden
vormen; exploitatiesubsidiëring, activiteitensubsidiëring en produktsubsidiëring. Binnen de provinciale subsidiepraktijk
wordt, met de vaststelling van de beleidsregels algemeen subsidiebeleid 2000, een onderscheid gemaakt tussen
exploitatiesubsidiëring en budgetsubsidiëring.
2.1 Exploitatiesubsidiëring
Een exploitatiesubsidie is een subsidievorm, waarbij de te verlenen subsidie bestaat uit een deel van de exploitatielasten
van de instelling of organisatie en waarbij geen meetbare relatie bestaat tussen de verleende subsidie en de te
ontplooide activiteiten of te leveren prestaties. Met name bij instellingen van wie het bestaan wordt gelegitimeerd door
het motief van het instandhouden van een voorziening, waarbij het presteren door autonome factoren wordt bepaald
en/of waarbij het te leveren produkt niet te meten is door het ontbreken van een representatieve meeteenheid, zal
aansturing middels de exploitatiekosten (“input”) de enige wijze zijn.
2.2 Budgetsubsidiëring
Budgetsubsidiëring is een subsidievorm, waarbij de te verlenen subsidie wordt gekoppeld aan meetbare activiteiten
en/of prestaties. Een drietal kenmerken van het budgetsubsidiëringssysteem zijn:
een vaststaand budget;
van tevoren omschreven taken, uitgewerkt in aktiviteiten en/of prestaties/produkten;
vrijheid van budgetbesteding.
Binnen het stelsel van budgetsubsidiëring onderscheidt de provincie een tweetal vormen, welke hieronder nader worden
toegelicht.
1. Produktsubsidiëring:
Bij produktsubsidiëring wordt er een direkte relatie gelegd tussen de subsidie en het na te streven resultaat
(“output”). Invoering van produktsubsidiëring is afhankelijk van de mogelijkheid om resultaten duidelijk en
verifieerbaar te formuleren. Onder resultaat dient men hier te verstaan, de prestaties in de vorm van goederen en
diensten, uitgedrukt in eenheden produkt, die een subsidie-ontvanger in ruil voor de subsidie realiseert. Inzicht in de
produktprijs kan worden verkregen via een kostenverdeelstaat.
2.
Aktiviteitensubsidiëring:
Aktiviteitensubsidiëring is een vorm van budgetsubsidiëring waarbij een subsidie wordt verleend in ruil voor te
ontplooien aktiviteiten teneinde een beoogd extern effect te realiseren. Niet het resultaat maar het werkproces
(“throughput”) is voorwerp van subsidie. Anders dan bij produktsubsidiëring is het voorwerp van subsidiëring niet uit
te drukken in eenheden produkt zodat er dus geen afspraken worden gemaakt ten aanzien van prestaties en
resultaten. De instelling is gehouden tot het uitvoeren van de aktiviteiten maar wordt niet afgerekend op het
resultaat hiervan. De invoering van dit type budgetsubsidiëring is afhankelijk van de mogelijkheid om aktiviteiten
duidelijk en verifieerbaar te formuleren. Veelal krijgt dit gestalte in de vorm van afgeronde werkplannen, waarbij een
prijs voor de activiteiten moet worden bepaald, bijvoorbeeld aan de hand van beschikbare uren. Inzicht in de
activiteitenprijs kan worden verkregen via een kosten-verdeelstaat.
In deze beleidsregels algemeen subsidiebeleid zullen de drie vormen door elkaar heen worden gebruikt. De
hierbovengenoemde uitsplitsing is gemaakt om een duidelijk beeld te krijgen van subsidiëring, waarbij een relatie kan
worden gelegd met afrekenbare eenheden (activiteiten of prestaties/produkten) enerzijds en subsidiëring, waarbij geen
exacte, meetbare relatie kan worden gelegd, anderzijds (exploitatiesubsidiring).
3. Substitutievrijheid binnen het subsidiebudget
Het principe van budgetsubsidiëring impliceert dat bij voorkeur één budget wordt verschaft. Het aangegeven budgettaire
kader is bindend. Budgetsubsidiëring legt een belangrijk accent bij de autonomie en verantwoordelijkheid van de
instellingen zelf. Eén en ander is afhankelijk van de gekozen subsidievorm. Produkt- en aktiviteitengesubsidieerde
instellingen mogen naar eigen inzicht schuiven tussen kostensoorten zolang dit geen consequenties heeft voor de
afgesproken “prijs” van de uit te voeren aktiviteiten of te leveren prestaties.
Substitutievrijheid is bij exploitatiesubsidiëring beperkt tot elk van de vier volgende (hoofd-)kostensoorten afzonderlijk
(waarbij substitutie tussen deze (hoofd)kostensoorten onderling niet is toegestaan):
personele kosten;
kosten van de huisvesting;
organisatiekosten;
aktiviteitskosten.
4. Inkomsten van derden / cofinanciering
Zolang wordt voldaan aan de gemaakte subsidie-afspraken worden de inkomsten van derden niet in mindering gebracht
op de subsidie, tenzij bovengenoemde inkomsten zijn ontvangen voor niet-subsidiabele taken (vallend buiten de
afspraken) terwijl daarvoor reguliere capaciteit of middelen zijn ingezet. Eigen bijdragen, contributies, rente-ontvangsten
etc. dienen wel te worden geraamd en in de jaarlijkse afrekening te worden opgenomen. Bijdragen of inkomsten voor
een bepaald doel mogen voor dat doel worden gereserveerd (bestemmingsreserve).
Bij co-financiering van door de provincie gesubsidieerde taken dient vooraf te worden bezien in hoeverre er niet dubbel
wordt gesubsidieerd. Bij de subsidievaststelling (achteraf) worden maximale reserve, exploitatie-overschot e.d.
vastgesteld met inachtnemning van het provinciale aandeel. Er wordt zodoende rekening gehouden met de totale
subsidiebehoeften in relatie tot de provinciale subsidie en subsidies van derden.
5. Wijze van indiening van aanvragen
1.
Bij de indiening van de aanvragen dienen de volgende bescheiden overlegd te worden:
a. een projectvoorstel met toelichting en bijbehorende begroting;
Onder projectvoorstel met toelichting kan worden verstaan een werkprogramma van de door de instelling
voorgenomen aktiviteiten dan wel te realiseren prestaties, uitgedrukt in meetbare criteria, alsmede van de
relatie hiervan met het provinciaal beleid. In voorkomende gevallen behoeft het voorstel niet meer in te houden
dan een “eenvoudige” omschrijving van hetgeen waarvoor de subsidie wordt aangevraagd.
Bij produkt- en aktiviteitensubsidiëring dient de instelling een begroting in op basis van prestaties
(kostendragers) of aktiviteiten (kostenplaatsen) in plaats van of naast een begroting op kostensoorten. Een en
ander onverlet de noodzaak dat de kostentoerekening overzichtelijk dient te blijven.
Een instelling met een exploitatiesubsidie dient een begroting in op basis van kostensoorten.
b. een begroting van het lopende jaar en het eventueel daaraan gekoppelde werkplan;
c. een laatst opgemaakte jaarrekening voorzien van een accountantsverklaring, indien de subsidie-aanvraag een
bedrag van ƒ 50.000,- te boven gaat. Deze accountantsverklaring (zie bijlage 1) dient te zijn opgemaakt met
inachtneming van het “controleprotocol” (zie bijlage 2), dat uitgaat van de uitgangspunten en grondslagen voor
verslaglegging uit boek 2 BW, titel 9;
d. een verslag van de verrichte werkzaamheden van de instelling over het afgelopen jaar, welk verslag moet
vermelden al hetgeen een juiste beoordeling van de werkzaamheden kan bevorderen.
2.
Bij de indiening van een eerste subsidie-aanvrager voor een meerjarige subsidie legt de instelling tevens de
statuten of het reglement van de instelling over.
3.
Bij de indiening van een vervolgaanvraag voor een meerjarige subsidie dienen de volgende bescheiden overlegd te
worden:
a. de begroting voor het jaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd,
voorzien van een duidelijke en volledige toelichting op de
begrotingsposten;
b.
4.
laatst opgemaakte jaarrekening voorzien van een accountantsverklaring, indien de subsidie-aanvraag een
bedrag van ƒ 50.000,- te boven gaat. Deze accountantsverklaring (zie bijlage 1) dient te zijn opgemaakt met
inachtneming van het controleprotocol (zie bijlage 2), dat uitgaat van de uitgangspunten en grondslagen uit
boek 2 BW, titel 9;
c. een verslag van de verrichte werkzaamheden van de instelling over het afgelopen jaar, welk verslag moet
vermelden al hetgeen een juiste beoordeling van de werkzaamheden kan bevorderen.
Gedeputeerde Staten kunnen modellen/richtlijnen vaststellen voor de bescheiden hiervoor bedoeld onder 1 t/m 3.
- Toelichting: 5.1 (c en d) en 5.3 (b en c) –
Binnen het meerjarige perspectief, waarvoor een subsidierelatie is aangegaan, wordt jaarlijks door de instelling rekening
en verantwoording afgelegd. Voor het merendeel van de instellingen zal dit overigens een wettelijke vereiste zijn. De
rapportage dient gericht te zijn op de verantwoording achteraf en volgens het principe van duidelijkheid, getrouwheid en
stelselmatigheid. Er dient een duidelijke relatie te worden aangegeven tussen de aan de instelling verstrekte subsidie en
de geleverde prestaties/produkten danwel verrichte aktiviteiten alsmede de kosten daarvan. De verstrekte jaarrekening
(met accountantsverklaring, dat wil zeggen een verklaring welke wordt afgegeven dor een registeraccountant of door
een Accountant-Administratieconsulenten t.a.v. wie bij de inschrijving in het in artikel 36, eerste lid, van de Wet op de
Accountants-Administratieconsulenten bedoelde registeraantekening is geplaatst, als bedoeld in artikel 36, derde lid van
die wet) geeft inzicht of de besteding van de middelen correct is geweest. Als uitgangspunt geldt dat de jaarrekening
over het aan de aanvraag voorafgaande jaar dient te worden overlegd. De accountantsverklaring (zie bijlage 1) moet
worden opgesteld met inachtnemning van het controleprotocol (zie bijlage 2).
6. Overleg
Gedeputeerde Staten treden zonodig in overleg met de instelling teneinde tot overeenstemming te komen omtrent de
van de instelling te verlangen aktiviteiten of prestaties, de muaties inzake een voorziening en de door de provincie ter
beschikking te stellen middelen.
Onder meer bij budgetsubsidiëring is het van belang dat tussen de provincie en het particulier initiatief consensus
bestaat t.a.v. de beleidsdoelstellingen en dat er overeenstemming bestaat inzake de te realiseren produkten dan wel
prestaties, te ontplooien aktiviteiten en in te zetten subsidiegelden. Hiertoe dient mede op basis van de voorgelegde
projektvoorstel(len) tijdig overleg plaats te vinden tussen Gedeputeerde Staten met de instellingen. De budgetafspraken
tussen partijen inzake de wederzijdse rechten en plichten welke uit dit overleg voortvloeien, worden vervolgens
neergelegd in de subsidiebeschikking zelf. Het formeel eenzijdige juridische karakter van de subsidiebeschikking blijft
onverlet. Overigens laat dit overleg evenzeer onverlet de vereisten die de Algemene wet bestuursrecht stelt - onder
meer de artikelen 4:7/4:8 - ten aanzien van de gelegenheid die subsidie-aanvragers moeten krijgen om hun zienswijze
kenbaar te maken. Het bestuur kan hiertoe aanleiding zien in die gevallen dat niet van een vorm van budgetsubsidiëring
of exploitatiesubsidiëring sprake is.
7: Toelichtingen inzake de AWB
7a: Artikel 4:29 Awb
Indien de subsidie een “incidenteel” karakter heeft en daarom niet op een wettelijk voorschrift berust, zal in het concrete
geval moeten worden beslist of al dan niet met een subsidievaststelling kan worden volstaan. Artikel 4:29 Awb laat
daartoe ruimte. De enige beperking is, dat in dat geval na afloop van de aktiviteit c.q. het realiseren van de
prestatie/produkt of het tijdvak waarvoor subsidie wordt gevraagd geen beschikking omtrent subsidie-verlening meer kan
worden gegeven. Dat spreekt natuurlijk voor zich. Na afloop van de activiteit c.q. het realiseren van de prestatie/produkt
of het tijdvak zijn in beginsel de gegevens beschikbaar aan de hand waarvan de subsidie kan worden vastgesteld.
7b: Artikel 4:30 Awb
Het is gewenst dat reeds bij de subsidieverlening zoveel mogelijk duidelijkheid wordt geboden over de wederzijdse
rechten en plichten van subsidieverlener en subsidie-ontvanger. Daartoe dient de beschikking tot subsidieverlening in
ieder geval een omschrijving te bevatten van de aktiviteiten danwel produkten of prestaties waarvoor de subsidie wordt
verleend, zodat duidelijk is voor welke aktiviteiten dan wel produkten of prestaties de subsidiegelden bedoeld zijn en dus
mogen worden aangewend. In voorkomende gevallen mag uiteraard ook worden volstaan met verwijzing naar de ter
zake bij de subsidie-aanvraag overlegde bescheiden.
7c: Artikel 4:35 Awb
Om een doelmatig subsidiebeleid mogelijk te maken en misbruik van de subsidiegelden tegen te gaan is het gewenst
dat het bestuursorgaan beschikt over de bevoegdheid om preventief op te treden, in die zin dat de gevraagde subsidie
kan worden geweigerd indien met een grote mate van waarschijnlijkheid vast staat dat zich later een intrekkingsgrond
zal voordoen. Dit artikel stelt de eis dat gegronde vrees bestaat dat de daar bedoelde situaties zich zullen voordoen. Om
een subsidie te kunnen weigeren zal het bestuursorgaan derhalve moeten beschikken over concrete, op de individuele
subsidie-ontvanger betrekking hebbende aanwijzingen, die het oordeel kunnen dragen dat zich waarschijnlijk een
intrekkingsgrond zal voordoen.
De in artikel 4:35 Awb lid 2 genoemde weigeringsgronden hebben, anders dan die in lid 1, geen preventief karakter. Het
gaat om gebeurtenissen, die zich reeds hebben voorgedaan en nog voor de beslissing op de aanvraag bekend worden.
7d: Artikel 4:46 Awb
Dit artikel geeft het bestuursorgaan de bevoegdheid om in een aantal gevallen de subsidie lager vast te stellen dan uit
de subsidieverlening zou volgen. De genoemde gronden zijn vergelijkbaar met die, waarop de subsidie kan worden
geweigerd (artikel 4:35 Awb).
De functie van intrekking wordt in het stelsel van de Awb in belangrijke mate overgenomen door de lagere vaststelling
van de subsidie. In de meeste gevallen is de subsidievaststelling immers het eerste en enige moment waarop het
bestuursorgaan de gelegenheid krijgt de gesubsidieerde aktiviteit of de prestatie/produkt te beoordelen. Slechts in een
beperkt aantal gevallen is daarnaast nog intrekking nodig, namelijk wanneer het bestuursorgaan reeds voor het tijdstip
waarop de subsidie normaliter zou worden vastgesteld, constateert dat er iets zodanig mis gaat dat er ingegrepen moet
worden (artikel 4:48 Awb).
7e: Artikel 4:48 Awb
Alvorens de subsidie wordt vastgesteld, dient de aanvrager of ontvanger van de subsidie aan het bestuursorgaan
verantwoording af te leggen over de verrichte aktiviteiten of de gerealiseerde prestaties/produkten en de daaraan
verbonden uitgaven en inkomsten. De aanvraag tot subsidievaststelling is daartoe het geschikte moment. Aan de hand
van het jaarverslag wordt de subsidie vastgesteld met inachtneming van de voor de desbetreffende subsidievorm
geldende criteria en reserveringsmogelijkheden. Bij produkt- en aktiviteitensubsidiëring kunnen niet-gerealiseerde
prestaties of aktiviteiten met de hieraan verbonden niet-bestede middelen, gemotiveerd worden “doorgeschoven” naar
het volgende subsidiejaar. Dit “doorschuiven” is overigens alleen geoorloofd met instemming van Gedeputeerde Staten.
Met “doorschuiven” wordt bedoeld dat een niet gerealiseerde deeltaak in het volgende jaar dient te worden uitgevoerd
en verantwoord. De hieraan verbonden financiën worden derhalve pas in het volgende boekjaar in de exploitatie
opgenomen en in het lopende boekjaar worden ze in de balans zichtbaar gemaakt als niet-aangewende en zodoende
doorgeschoven subsidie.
De aanvrager dient aan te tonen dat ook daadwerkelijk de budgetafspraken zijn nagekomen die de overheid beoogt te
subsidiëren. Indien een beschikking tot subsidieverlening is gegeven, is daarvoor maatgevend de omschrijving van de
aktiviteiten of prestaties/produkten in de beschikking tot subsidieverlening. Indien geen beschikking tot subsidieverlening
is gegeven, is maatgevend de omschrijving van de te subsidiëren aktiviteit of prestatie.
De aanvrager moet in het kader van de financiële verantwoording aangeven welke uitgaven voor de gesubsidieerde, of
te subsidiëren, aktiviteit of prestatie/produkt zijn gedaan, alsmede of daaruit inkomsten zijn voortgevloeid en zo ja,
welke, uiteraard voor zover deze inkomsten en uitgaven voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn.
8: Reserveringsmogelijkheden (Artikel 4:41, 4:71, 4:72 Awb)
Er wordt bij het provinciale budgetsubsidiebeleid gedifferentieerd omgegaan met de reserveringsmogelijkheden ten
behoeve van gesubsidieerde instellingen. Een en ander is mede afhankelijk van het soort subsidie, waarbij moet worden
aangetekend dat bij produktsubsidiëring geen provinciale bemoeienis past omtrent het beschikken (toevoegen en
onttrekken) over reserves en voorzieningen. Instellingen zijn hierin geheel vrij.
De aard van aktiviteiten- en exploitatiesubsidiëring kan provinciale bemoeienis met vermogensvorming en reservering bij
instellingen met zich meebrengen. Het provinciale budgetsubsidiebeleid kent de volgende vormen van reservering:
a. de risico-/egalisatiereserve;
b. de bestemmingsreserve.
8a: De risico-/en egalisatiereserve
Jaarlijkse schommelingen in de exploitatie kunnen in belangrijke mate door de gesubsidieerde instellingen zelf met
behulp van een risico-/egalisatiereserve worden opgevangen. Eventuele overschotten en tekorten op bepaalde kosten
kunnen zodoende gedurende de jaren worden geëgaliseerd. Binnen de reserve bestaat substitutievrijheid.
Gedeputeerde Staten stellen een maximaal te vormen omvang (plafond) vast welke wordt bepaald aan de hand van
uniform toe te passen normen. Overschrijdingen van dit maximum vloeien terug naar de provincie. Het doen van
uitgaven met middelen uit deze reserve dient altijd binnen de doelstellingen van het provinciale beleid ter zake en
gemaakte budgetafspraken plaats te hebben.
Bij aktiviteitensubsidiëring kunnen positieve exploitatiesaldi tot een bepaald plafond zonder specifieke toestemming van
de provincie ten gunste van de zogeheten risico-/egalisatiereserve worden gebracht. Het plafond van de risico/egalisatiereserve wordt bij aktiviteitensubsidiëring vastgesteld op 10% van de exploitatie uitgaven met een maximum
van ƒ 250.000,-. In een historisch gegroeide situatie, waarbij de reserve hoger is dan ƒ 250.000,- zijn er geen redenen
om additioneel extra middelen toe te voegen aan de reservepositie.
Bij activiteitensubsidiëring wordt de mogelijkheid geboden om middelen extra aan de risico-/egalisatiereserve toe te
voegen. Deze mogelijkheid houdt in dat positieve exploitatiesaldi die direct voortvloeien uit andere inkomsten dan
provinciale subsidies zonder specifieke toestemming van de provincie tot een bepaald plafond extra toegevoegd kunnen
worden aan de risico-/egalisatiereserve tot een bepaald plafond in de reserve is bereikt. Dit plafond is bereikt indien 10%
van de genoemde inkomsten over enig jaar zijn toegevoegd aan de risico-/egalisatiereserve. De extra toevoegingen van
10% worden niet van jaar op jaar cumulatief toegestaan. Indien in enig jaar 10% van de genoemde extra inkomsten
extra zijn toegevoegd aan de risico-/egalisatiereserve zijn de toevoegingen in de jaren daarna uitsluitend nog toegestaan
over het gedeelte waarmee de genoemde andere inkomsten in de tussentijd zijn toegenomen.
Deze regelgeving wordt verduidelijkt met het volgende voorbeeld:
Instelling X heeft op 1 januari van jaar Y een risico-/egalisatiereserve van ƒ 250.000,-. Jaar Y wordt afgesloten met een
positief exploitatiesaldo van ƒ 50.000,-. In jaar Y heeft instelling X een bedrag van ƒ 100.000,- aan eigen, niet
provinciale, inkomsten. Op basis van deze eigen inkomsten kan instelling X een bedrag van ƒ 10.000,- aan de risico/egalisatiereserve toevoegen. Een bedrag van ƒ 40.000,- vloeit terug naar de provincie. De risico-/egalisatiereserve
bereikt hiermee een stand van ƒ 260.000,- op 31 december van jaar Y.
In jaar Y+1 sluit instelling X af met opnieuw een positief exploitatiesaldo van ƒ 50.000,- en een bestaande reservepositie
van ƒ 260.000,-. De eigen inkomsten bedroegen een bedrag van ƒ 250.000,-. Op basis van dit bedrag en de regelgeving
mag instelling X een bedrag van ƒ 15.000,- (10% van (ƒ 250.000,- minus ƒ 100.000,-)) aan de risico-/egalisatiereserve
toevoegen. Het restantbedrag van ƒ 35.000,- vloeit terug naar de provincie. De nieuwe reservepositie bedraagt ƒ
275.000,-.
Bij exploitatiesubsidiëring dienen voorstellen inzake het toevoegen van eventuele overschotten aan de risico/egalisatiereserve bij de jaarlijkse verantwoording ter goedkeuring aan Gedeputeerde Staten te worden voorgelegd. Het
gaat hierbij om de volgende kosten:
a.
b.
c.
d.
gewoon onderhoud;
materiële apparaatskosten;
energie (stook, elektriciteit en water);
vervanging bij ziekte.
De systematiek van exploitatiesubsidiëring brengt met zich mee dat met uniforme normen, toe te passen op de
hierboven genoemde kosten, de maximaal gewenste omvang van de risico-/egalisatiereserve wordt bepaald. Het
plafond wordt vastgesteld door een bepaald percentage toe te passen op de hierboven genoemde kosten en wel 25%
van het onder a, b en c genoemde en 7% van de bruto salariskosten ten behoeve van vervanging bij ziekte, voor zover
deze niet verzekerd zijn.
Voor zowel aktiviteiten- als exploitatiesubsidiëring geldt dat indien het maximum van de risico-/egalisatiereserve is
bereikt, of voor zover reservering ontoelaatbaar wordt geacht, het surplus (in zijn geheel dan wel naar rato van het
provinciale aandeel in de inkomsten) door de provincie wordt teruggevorderd.
8d: De bestemmingsreserve
Naast de risico-/egalisatiereserve bestaat, als onderdeel van de subsidieaanvraag, de mogelijkheid tot het vormen van
bestemmingsreserves. Het vormen van een dergelijke reserve, bijvoorbeeld een onderhoudsreserve, wordt toegestaan
indien bij geen gebruikmaking van dit instrument gedurende een aantal jaren belangrijke afwijkingen zouden ontstaan bij
de belasting van verschillende budgetten. Dit impliceert dat de vorming en voeding van dergelijke reserves onderdeel
dient uit te maken van een goed doordacht beleids- en beheersplan van de instelling en derhalve bij indiening van de
begroting aangekaart behoort te worden. Vorming en voeding op grond van incidenteel voorkomende positieve
exploitatiesaldi wordt afgewezen. Voor bestemmingsreserves kan een plafond worden vastgesteld. Bestedingen uit
reserves moeten passen binnen het kader van de budgetafspraken. Indien de noodzaak tot het hebben van een reserve
vervalt kunnen gereserveerde middelen terugvloeien naar de provincie.
9: Subsidieverlening, beschikking, stopzetting en intrekking
9a: Artikel 4:48
Deze bepaling regelt de gronden, waarop de subsidieverlening met terugwerkende kracht kan worden ingetrokken.
Zoals ook al opgemerkt onder artikel 4:46 Awb bestaat slechts in beperkte mate behoefte aan een dergelijke
intrekkingsmogelijkheid, omdat de functie daarvan in belangrijke mate wordt vervuld door de mogelijkheid de subsidie
lager vast te stellen dan overeenkomstig de subsidieverlening. Een aanvullende mogelijkheid – via lid 2 – tot intrekking
“ex tunc” van de subsidieverlening is echter noodzakelijk, om te voorkomen dat het bestuursorgaan in geval van
onregelmatigheden pas zou kunnen ingrijpen op het moment waarop normaal gesproken de subsidievaststelling zou
plaatsvinden. In plaats daarvan is gekozen voor het systeem, dat het bestuursorgaan bij tussentijdse constatering van
onregelmatigheden de subsidieverlening kan intrekken en daarna zonodig tot vaststelling kan overgaan. De gronden
waarop de subsidieverlening kan worden ingetrokken zijn dezelfde als die, waarop de subsidie lager kan worden
vastgesteld.
9b: Artikel 4:49 Awb
Omdat de beschikking tot subsidievaststelling een onvoorwaardelijke aanspraak op financiële middelen vestigt, dient zij
in beperkte mate intrekbaar te zijn dan een beschikking tot subsidieverlening. Aan intrekking bestaat ook minder
behoefte, omdat de vaststelling veelal na afloop plaatsvindt. Dat betekent, dat ten tijde van de vaststelling reeds kan
worden beoordeeld of de aktiviteiten c.q. de prestaties/produkten hebben plaatsgevonden, de verplichtingen zijn
nagekomen, de reserves volgens vastgelegde regels zijn ingevuld e.d..
9c: Artikel 4:50 Awb
Het betreft hier het geval, dat een bestuursorgaan gedurende het tijdvak waarvoor een subsidie is verleend de subsidie
wil stopzetten, dan wel het bedrag daarvan wil verlagen of een wijziging wil aanbrengen in de verplichtingen van de
ontvanger. Juridisch gezien komt dit neer op een intrekking of wijziging “ex nunc” van de beschikking tot
subsidieverlening. Aangezien een dergelijke intrekking of wijziging in beginsel een inbreuk betekent op het
gerechtvaardigd vertrouwen van de subsidie-ontvanger dat, zolang hij zijnerzijds zijn verplichtingen nakomt, de
subsidiëring overeenkomstig de subsidieverlening zal plaatsvinden, ligt het voor de hand dat daaraan vrij zware eisen
worden gesteld.
9d: Artikel 4:51 Awb
- lid 1Het betreft het geval, dat het bestuursorgaan na afloop van het tijdvak waarvoor een subsidie is verleend de subsidie wil
stopzetten of het bedrag daarvan wil verlagen. Er is dan geen sprake van intrekking of wijziging van een beschikking;
het gaat immers om de situatie waarin de beschikking reeds door het verstrijken van het tijdvak waarvoor zij is gegeven
haar werking heeft verloren. Het gaat in dit geval om het al of niet geven van een nieuwe beschikking voor een
aansluitende periode. Hierbij is van belang dat een belanghebbende aan een lopende beschikking, doch ook aan
subsidiëring gedurende een aantal opeenvolgende jaren een zeker vertrouwen op voortzetting kan ontlenen. Hierbij
wordt nog opgemerkt dat aan het in artikel 4:51 Awb genoemde tijdvak van 3 jaren zowel één als meerdere
achtereenvolgende subsidiebeschikkingen ten grondslag kunnen liggen.
- lid 2 –
Hierin is aangegeven wat dient te geschieden indien de aankondiging van de weigering voor een volgend tijdvak te laat
heeft plaatsgevonden. Het zou te ver voeren als weigering dan in het geheel niet meer mogelijk zou zijn. In plaats
daarvan is bepaald, dat in dat geval de aanvraag moet worden toegewezen voor een zodanige periode, dat tussen de
aankondiging en het einde van de subsidieverhouding een redelijke termijn is verstreken.
10: Bevoorschotting
10a: Artikel 4:52 Awb
Bevoorschotting is onbeperkt mogelijk dan wel overeenkomstig het schema in het besluit tot subsidieverlening. Daar
waar het besluit geen regeling bevat is uitgangspunt te bevoorschotten tot 80% van het verleende subsidiebedrag.
Voor structurele termijnsubsidies geldt, ingeval dat de subsidie substantieel is, een bevoorschotting van 95% van het
verleende subsidiebedrag. Is er echter sprake van een achterstand in de af te leggen financiële verantwoording dan
geldt ook in deze situatie een bevoorschotting van 80% van het verleende subsidiebedrag. Bij de verlening van
structurele termijnsubsidies kan een voorschot verstrekt worden van 95% van het verleende subsidiebedrag met een
restant-bedrag van 5%. Dit restant-bedrag kan ten hoogste f 100.000.- bedragen. In bijzondere omstandigheden blijft er
ruimte voor afwijking (ten gunste van de instelling).
Voorschotten worden met de subsidie verrekend. Het voor de hand liggende moment om die verrekening te doen
plaatsvinden is de vaststelling van de subsidie. Het is niet juist de subsidie vast te stellen op het bedrag dat
overeenkomt met de subsidieverlening minus de verleende voorschotten. De vaststelling dient te geschieden op het met
de verlening overeenkomende bedrag. Pas bij de uitbetaling worden de reeds betaalde voorschotten op het bedrag in
mindering gebracht. Het is ook mogelijk dat het bedrag van de betaalde voorschotten het bedrag van de vastgestelde
subsidie te boven gaat. In dat geval kan het saldo, als zijnde onverschuldigd betaald, van de subsidie-ontvanger worden
teruggevorderd.
10b: Artikel 4:57 Awb
De terugvordering geschiedt langs de normale weg, zonodig door het instellen van een vordering bij de burgerlijke
rechter.
Bijlage 1: MODEL VOOR DE ACCOUNTANTSVERKLARING
Accountantsverklaring
Wij hebben de jaarrekening (balans, verlies- en winstrekening en een
toelichting) met een eindrapportage van een door u (provincie Noord-Brabant)
gesubsidieerde instelling ontvangen.
Dit financiële verslag is bestemd voor het afleggen van verantwoording door
…………………………
…………………….. (naam subsidieontvanger) aan het college van Gedeputeerde Staten van
de provincie Noord-Brabant over de uitvoering van de offerte / contract in het
kader van de subsidieverlening over het jaar ……
Op grond van ons onderzoek, dat is verricht in overeenstemming met algemeen
aanvaarde controlegrondslagen en met inachtneming van de beleidsregels algemeen
subsidiebeleid 2000, zijn wij van oordeel dat de eerdergenoemde jaarrekening /
eindrapportage een juist, getrouw en volledig beeld geeft van de voor vergoeding
in aanmerking komende kosten en dat overigens voldaan is aan de bepalingen zoals
gesteld in de verleningsbeschikking d.d. ………….… met kenmerk …………………………………………
Plaats en datum;
Naam accountantskantoor;
Naam en handtekening van de accountant;
Bijlage 2: CONTROLEPROTOCOL
1: Algemeen
Het doel van het controleprotocol is het voorkomen van discrepanties tussen de
verwachtingen en de eisen van de provincie Noord-Brabant inzake de reikwijdte en
de diepgang van de door de accountant uit te voeren accountantscontrole en de in
aansluiting daarop af te geven accountantsverklaring en de door de accountant
daaraan gegeven invulling. De aanpak van de controle wordt overigens door de
accountant zelf bepaald.
2: Controle
Bij de controle dient, naast de reeds genoemde beleidsregels algemeen
subsidiebeleid 2000, aandacht te worden besteed aan de volgende artikelen van
Boek 2 BW Titel 9 (zie artikel 5.1 lid c van de beleidsregels algemeen
subsidiebeleid 2000).
Artikel
Soort aandacht
Beleidsregels Algemeen Subsidiebeleid Speciale aandacht
2000
Artikel 361 t/m 377
Speciale aandacht
Artikel 378 t/m 383a
Normale aandacht
Artikel 384 t/m 395
Speciale aandacht
Met normale aandacht wordt bedoeld de controle zoals gebruikelijk is voor het
afgeven van een accountantsverklaring bij een jaarverslag. De artikelen 378 t/m
383a, die betrekking hebben op de winst- en verliesrekening, komen voor normale
aandacht in aanmerking, omdat controle daarop gebruikelijk is.
Met speciale aandacht wordt bedoeld de controle die zich uitstrekt tot de
beoordeling van de feitelijk gehanteerde waarderingsgrondslagen, van de
resultaatbepaling en van de financiële verslaglegging. In het kader van de
verdere implementatie van het budgetsubsidiëringsbeleid wordt deze te geven
speciale aandacht noodzakelijk geacht.