functieprofiel3 - Sociale Economie.be

VOORBEELDFUNCTIEPROFIEL
Middelgroot Kringwinkelcentrum (50 à 300 medewerkers)
Pagina:
1/5
1. Doel van de functie




Ontwikkelen en up-to-date houden van het kwaliteitshandboek: bundelen en opvolgen van alle know-how
die in de organisatie aanwezig is.

Planning van alle nog te ontwikkelen processen, te evalueren en te auditen processen

Ondersteuning bieden bij het uitschrijven van nieuwe procedures (PRO), documenten (DOC),
formulieren (FRM) en werkinstructies (WIS)

Ondersteuning bieden bij het evalueren van bestaande PRO/project
Inplannen van en ondersteuning bieden bij het uitschrijven van beleidsplan en jaarplan
Organiseren van festiviteiten
Ondersteuning bieden bij samenwerkingsverband met andere organisaties

EFQM

GRI
2. Plaats in het organogram

Rapporteert aan de directie
3. Context van de functie (team, collega’s, locatie ...)


Combineert deze verantwoordelijkheid met de functie van Preventieadviseur
Te besteden tijd voor deze opdracht: 2,5 dagen per week.
4. Inhoud van de functie (resultaatsgebieden en activiteiten)
KWALITEITSBELEID







Maakt een stand van zaken op van de huidige procedures (aantal, up-to-date …)
Maakt een overzicht van bestaande knelpunten waarvoor bestaande procedures moeten worden aangepast
en nieuwe procedures moeten worden uitgewerkt
Maakt een overzicht van de procedureverantwoordelijken die kunnen helpen in het beschrijven, evalueren
en auditen van procedures

Iedereen binnen de organisatie moet zich bezig houden met kwaliteit
Ontwerpt en beschrijft nieuwe en/of verbeterde processen en procedures naar aanleiding van gesignaleerde
mogelijkheden – samen met de procedureverantwoordelijken
Stelt een jaarplanning op rond het schrijven, evalueren en auditen van procedures

Begin van het jaar samenzitten met elk directielid voor het maken van een overzicht van te schrijven
PRO’s per project. Dit gebeurt aan de hand van het interactieschema per project.

In de helft van het jaar samen zitten met elk directielid voor het meedelen van de stand van zaken ivm
de planning
Adviseert gevraagd en ongevraagd de directie en andere stafleden op het gebied van processen en het
kwaliteitshandboek
Laten goedkeuren van alle procedures bij een stafoverleg en/of werkgroep
KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM:

Onderhoudt en beheert alle documenten binnen het kwaliteitshandboek en voert er wijzigingen in door

Zorgt ervoor dat de juiste personen, projecten en/of locaties kunnen beschikken over de benodigde
kwaliteitsdocumenten

Toetst de kwaliteitsdocumenten aan de gestelde kwaliteitscriteria

Zorgt ervoor dat de kwaliteitsdocumentatie voor alle gebruikers actueel is

Volgt het gebruik van de juiste procedures, documenten, formulieren en werkinstructies op in de
verschillende locaties

Voert het administratief beheer over de verbetermaatregelen en beheert de verbeterplanning

Borgt verbetermaatregelen in het KMS via procedures, documenten, werkinstructies ...
In opdracht van
Met steun van
VOORBEELDFUNCTIEPROFIEL
Middelgroot Kringwinkelcentrum (50 à 300 medewerkers)
Pagina:
2/5
METING, ANALYSE, CONTINU VERBETEREN



Organiseert, coördineert en voert (mee) interne evaluaties en audits uit
Verzamelt, analyseert signalen of tekortkomingen die aanleiding kunnen zijn tot verbeteringen
Doet voorstellen met betrekking tot te treffen verbetermaatregelen en begeleidt bij het definiëren van deze
maatregelen, samen met de PRO-verantwoordelijke
SAMENWERKING EN COMMUNICATIE







Is verantwoordelijk voor het vormen van een kwaliteitsteam/project ifv uit te schrijven of te verbeteren
procedures
Heeft overleg met alle betrokken interne afdelingen, werknemers ...
Begeleidt gesprekken en vergaderingen, motiveert werkgroepen
Is verantwoordelijk voor alle communicatie over het kwaliteitsbeheer en -procedures
Rapporteert bevindingen met betrekking tot de doelmatigheid van nieuwe en/of verbeterde
kwaliteitsprocessen en –procedures
Alle nieuwe collega’s informeren over het bestaan en gebruik van het kwaliteitshandboek (KHB)
Opvolgen en evalueren van collega’s die vorming hebben gevolgd rond PRO’s
SIGNAALFUNCTIE ROND TE VOLGEN TRAININGEN KWALITEITSZORG

Signaleert aan de directie noden bij medewerkers – procedureverantwoordelijken rond trainingen
kwaliteitszorg
Kennisniveau (kwalificatie en specifieke eisen)
SPECIFIEK KENNISNIVEAU


Opleiding op het gebied van kwaliteitszorg
Opleiding op het gebied van communicatie
WENSELIJKE INTERESSE:


Kwaliteitssystemen en procedures (EFQM) kennen
Kwaliteitsnorm (EFQM) kennen en toepassen
Vaardighedenniveau
INFORMATIEVERWERKENDE EN PROBLEEMOPLOSSENDE VAARDIGHEDEN

Probleemanalyse: het duiden van een probleem in zijn verbanden en het op systematische wijze op zoek
gaan naar bijkomende informatie om een probleem op te lossen (organisatie talent :
probleemoplossingsvaardigheden)
1 Anticipeert op storingen door tijdig te zorgen voor informatie en/of door een plan voor te
ondernemen stappen
2 Bepaalt eerst de hoofdlijnen, detailleert later
3 Zoekt verbanden tussen verschillende situaties en problemen
4 Analyseert een taak of werkproces
5 Beschikt over verschillende methoden om complexe problemen aan te pakken en relevante
informatie te verkrijgen

Visie op het geheel hebben: in staat zijn om zaken op een afstand te bekijken en ze in hun ruime context
te plaatsen (visie hebben: overzicht kunnen bieden over het geheel)
In opdracht van
Met steun van
VOORBEELDFUNCTIEPROFIEL
Middelgroot Kringwinkelcentrum (50 à 300 medewerkers)
Pagina:
1
2
3
4
3/5
Herkent in gebeurtenissen patronen, zit verbanden en vooral ook verschillen tussen wat er op dit
moment gebeurt en situaties die zich al eerder hebben voorgedaan
Wijst op volstrekt nieuwe problemen en nieuwe situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn
Werkt aan doelen en plannen op lange termijn
Houdt rekening met veranderingen en vernieuwingen, ook in de buitenwereld

Bedrijfsidentificatie: het opkomen voor en verdedigen van de bedrijfsbelangen bij de eigen medewerkers
(engagement)
1 Komt uit voor eigen betrokkenheid bij het gewenst beleid
2 Staat achter de beslissingen die voor de organisatie nuttig zijn, zelfs als die minder populair of
controversieel zijn

Klantgerichtheid: het afstemmen van zijn acties op de gevoeligheden, wensen en behoeften van interne
en externe klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden (sociaal ingesteld en
klantvriendelijkheid)
1 Geeft een helder beeld van wederzijdse verwachtingen
2 Heeft oog voor de hulp en diensten die mensen van elkaar zouden willen verwachten en is bereid
die te geven
3 Toont begrip voor de wensen en belangen van een klant
4 Levert maatwerk voor de klant met diens belang als uitgangspunt
5 Reageert op klacht met prompt herstel

Marktgerichtheid: het identificeren van omgevingsfactoren waarin de organisatie actief is en het daar
actief op inspelen (Leidinggeven: ondernemingszin, gericht op groei)
1 Kent de actuele nieuwsonderwerpen die van belang zijn voor het functiegebied
2 Heeft oog voor ontwikkelingen in het eigen aanverwante functiegebieden en past de kennis
daarvan toe in de werksituatie

Creativiteit: originele en oorspronkelijke oplossingen en voorstellen formuleren
1 Komt met een relevant nieuw gezichtspunt
2 Komt met een geheel nieuwe benadering of aanpak
3 Voelt snel aan waar het in de kern om gaat
4 Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bekende instrumenten
5 Past oplossingsmethoden toe uit andere werkterreinen
6 Kijkt over de grenzen van eigen vak of afdeling

Initiatief nemen: het uit eigen beweging voorstellen doen tot en/of ondernemen van acties (Leidinggeven:
ondernemingszin, gericht op groei)
1 Vraagt uit zichzelf nadere informatie
2 Reageert meer proactief dan reactief
3 Onderneemt ongevraagd actie
4 Komt uit eigen beweging met een idee of oplossing

Resultaatgericht zijn (vasthoudendheid): ondanks tegenstand zich blijven inspannen tot het doel bereikt
is of tot het redelijkerwijze niet meer kan bereikt worden (Leidinggeven: doorzettingsvermogen)
1 Herhaalt standpunten en voorstellen, eventueel in andere woorden om het doel te bereiken
2 Blijft streven naar eenzelfde doelstelling volgens eenzelfde gedragslijn
3 Gaat door bij weerstanden waar anderen het op zouden geven
BEHEERSMATIGE VAARDIGHEDEN

Plannen en organiseren: het aanbrengen van structuur in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van
problemen (Professionaliteit: organisatietalent)
1 Stelt prioriteiten voor zichzelf en anderen
2 Schept randvoorwaarden om ordelijk en efficiënt te kunnen functioneren
3 Ontleedt een opdracht in fasen
4 Schakelt anderen in naar rato van bekwaamheid en interesse
5 Handelt afgestemd op urgentie en beleid
6 Onderscheid hoofdzaken van bijzaken
7 Stelt realistisch plan op
8 Reageert adequaat op een onverwachte complicatie
In opdracht van
Met steun van
VOORBEELDFUNCTIEPROFIEL
Middelgroot Kringwinkelcentrum (50 à 300 medewerkers)
Pagina:

Voortgangscontrole: opstellen, bewaken en uitvoeren van procedures om de goede voortgang van
processen, taken of activiteiten van medewerkers en van zichzelf zeker te stellen (Coachen: structuur
bieden op vaktechnisch gebied)
1 Schept orde en regelmaat in het werk
2 Controleert eigen werk of dat van anderen
3 Controleert voortgang en resultaten van een werkproces of een project
4 Rappelleert uit eigen beweging wanneer procesinformatie achterwege blijft
5 Anticipeert op knelpunten en belemmeringen
6 Ontwikkelt toetsbare werkprocedures

Omgaan met details: langdurig en efficiënt kunnen omgaan met detailinformatie (Visie hebben :
overzicht kunnen bieden over het algemeen)
1 Heeft een systeem voor het vasthouden van informatie
2 Heeft oog voor routines en procedures
3 Besteedt aandacht aan inhoud en vormgeving van een product voor aflevering
4 Werkt nauwkeurig
4/5
INTERACTIEVE VAARDIGHEDEN

Mondelinge communicatie: het vaardig overbrengen van een mondelinge boodschap zodat het publiek,
tot wie de boodschap gericht is, ze begrijpt. formuleert helder en duidelijk (Leidinggeven: contactvaardig)
1 Pauzeert, let op de reacties van de toehoorders
2 Brengt de bedoeling van de boodschap goed over
3 Verheldert een probleem met duidelijke voorbeelden

Mondelinge presentatie: het op een duidelijke en gestructureerde manier overbrengen van informatie
met gepast gebruik van audiovisuele middelen (Communicatieve vaardigheden: duidelijkheid bieden)
1 Vermijdt onnodige uitweidingen
2 Geeft de essentie van de zaak beknopt weer
3 Praat duidelijk en niet te snel
4 Geeft ruimte om vragen te stellen en gaat daar goed op in
5 Sluit aan bij situatie en taalgebruik van de toehoorders
6 Houdt de aandacht van de toehoorders vast door de wijze van presentatie
7 Gaat met diaprojector, overheadprojector, p.c., geluidsinstallatie ... vaardig om

Schriftelijke communicatie: op een gestructureerde wijze en in begrijpbare en grammaticaal correcte
taal doelgerichte ideeën en/of meningen op schrift zetten zodat het publiek tot wie de boodschap gericht is,
ze begrijpt (Leidinggeven: contactvaardig)
1 Schrijft duidelijke verslagen
2 Teksten zijn logisch opgebouwd
3 Formuleert een voorstel of besluit helder en concreet

Samenwerken: een actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat (organisatiedoel) of aan het
oplossen van problemen of conflicten (Teamgericht: kunnen samenwerken)
1 Helpt anderen hun doelen te bereiken
2 Steunt voorstellen van anderen en bouwt daarop voort in de richting van een gemeenschappelijk
doel
3 Zet zich in voor het bereiken van win-win situaties

Luisteren: zich bereid tonen en in staat zijn om (non-)verbale boodschappen correct op te nemen en te
verwerken (sociaal ingesteld: luistervaardig)
1 Vraagt opheldering, reden of oorzaak als wat de ander zegt niet helder is
2 Geeft een goede samenvatting van wat gezegd is
3 Geeft door gedrag en houding blijk van interesse in wat de anderen in te brengen hebben

Overtuigingskracht: het door overwicht en door op een flexibele wijze gebruik maken van
(communicatieve vaardigheid) beïnvloedingsmethoden en van goed onderbouwde argumenten in staat zijn
om instemming te krijgen voor een mening, activiteit of product
1 Legt helder uit waarom iets gedaan is of gedaan moet worden
2 Uit zich enthousiast over een zaak
3 Toetst of een boodschap is overgekomen
4 Reageert adequaat op een negatieve reactie
5 Streeft naar win-win-oplossingen
In opdracht van
Met steun van
VOORBEELDFUNCTIEPROFIEL
Middelgroot Kringwinkelcentrum (50 à 300 medewerkers)
Pagina:
5/5
LEIDINGGEVENDE VAARDIGHEDEN

Het op
1
2
3
4
5
6
een efficiënte wijze willen en kunnen beïnvloeden van medewerkers in het kader van hun functie
Nodigt collega’s en medewerkers uit om inbreng te geven
Zorgt dat iedereen weet waar men aan toe is
Heeft regelmatig werkoverleg
Volgt het werkproces en grijpt in waar noodzakelijk
Zorgt voor duidelijkheid van het doel en van ieders rol
Betrekt teamleden in het vinden van oplossingen
ADMINISTRATIEVE VAARDIGHEDEN


Kunnen werken met standaard pc-programma’s (word, excel, access, powerpoint)
Kunnen werken met Microsoft Visio
ANDERE VAARDIGHEDEN: PERSOONSGEBONDEN GEDRAG

Doorzettingsvermogen: gedurende een lange periode in hoge mate actief zijn, wanneer de functie dat
vraagt. Hard werken en uithoudingsvermogen vertonen.

Ziet niet op tegen extra werk

Houdt onder aanzienlijke belasting lang vol

Leervermogen: in staat zijn nieuwe informatie/kennis op te nemen, efficiënt te verwerken en effectief toe
te passen

Zoekt informatie die de werksituatie toepasbaar is

Probeert door vragen of verder onderzoek achter diepere oorzaken van problemen of successen te
komen

Heeft een plan voor eigen verdere ontwikkeling

Heeft eigen netwerken en methoden ontwikkeld om aan bruikbare informatie te komen

Stressbestendigheid: tijdens en na moeilijke situaties met hoge werkdruk en/of tijdsdruk en/of bij
tegenslag en/of kritiek, efficiënt gedrag blijven vertonen

Blijft zakelijk en kalm als er fors weerstand wordt geboden

Checkt op het laatste moment nog of er foutjes zijn gemaakt

Blijft gestructureerd werken wanneer verschillende mensen tegelijkertijd beroep doen op
dienstverlening

Blijft goed functioneren onder snel veranderende of belastende omstandigheden
In opdracht van
Met steun van