Hoofdstuk 7

Hoofdstuk 7
Procesmanagement
Organisatie van processen
Het management moet bedrijfsdoelstellingen
formuleren en verwezenlijken. Dit verwezenlijken kan
volgens de PDCA-cirkel:
Plan
1. Beleid vaststellen
2. Planning opstellen
Do
3. Organiseren
4. Medewerkers activeren en motiveren
Check
5. Proces beheersen
Act
Het belang van processen
• Voor de kwaliteit van het product of de dienst is het
van belang dat bij iedere stap rekening wordt
gehouden met de specificaties en de verlangde
kwaliteit.
• Iedere activiteit heeft daarbij een meetbare invoer
(input) en uitvoer (output).
• Een proces is een verzameling van logisch
samenhangende taken die een organisatie uitvoert om
een dienst te verlenen of een eindproduct voort te
brengen volgens vastgestelde specificaties.
• Door de complexiteit is het van belang om processen in
kaart te brengen.
Verschillende productiebedrijven
•
•
•
•
Convergente productie
Divergente productie
Parallelle productie
Serieproductie
Business Process Improvement
• Een methode waarbij de organisatie niet
structureel wordt veranderd maar waarbij een
(deel)proces wordt verbeterd.
Business Process Redesign
• Een methode waarbij het totale
productieproces en de producten grondig
worden herzien.
• Het gaat hierbij om een efficiënter en
effectiever productieproces tot stand te
brengen door toepassing van moderne
informatietechnologie.
• De bedrijfsstructuur wordt daarbij gewijzigd.
7.3 Opstellen van procedures
• Nieuwe medewerkers helder instrueren
• Verbale instructie aan medewerkers
ondersteunen
• Verantwoordelijkheden in het productieproces
duidelijk vaststellen
• Uitvoeringsfouten voorkomen
• Vertrouwen wekken bij de afnemers,
leveranciers en andere betrokkenen
Opstellen van procedures
• Een procedure moet ‘leven’ onder de
medewerkers.
• Kwaliteit wordt in hoge mate beheerst door
procedures.
• Procedures zijn van belang omdat zij het totale
productieproces structuur en samenhang geven.
• Tijdens een audit kan op basis van procedures
een checklist opgesteld worden waardoor de
prestaties van medewerkers gemeten kunnen
worden.
Wat zijn procedures?
• Een procedure legt de gang van zaken vast
voor opeenvolgende activiteiten in
verschillende bedrijfsfuncties, waarbij
verscheidene personen betrokken zijn.
• Hierbij is sprake van bedrijfsfuncties
(activiteiten) zoals inkoop, distributie,
controle, in opslag brengen, offertes
uitbrengen, orderontvangst, orderverwerking
en het produceren
Wat zijn kritische activiteiten?
• Een kritische activiteit betreft een eigenschap
van het product of de dienst die bij een
afwijking van de norm de kwaliteit van het
eindproduct of dienst negatief beïnvloedt,
waardoor ernstige problemen ontstaan.
Hoe worden procedures geschreven?
1. Welke noodzaak is er om de procedure te schrijven?
2. Wat heeft invloed op de kwaliteit van de activiteit?
3. Hoe wordt het huidige functioneren vastgesteld en
beoordeeld?
4. Wie gaat de procedure schrijven?
5. Wat is de draagwijdte van de procedure?
6. Wat zijn de doelstellingen van de procedure?
7. Op welke termijn moet de procedure klaar zijn?
8. Volgens welk format moet de procedure geschreven
worden?
9. In welke mate wordt de procedure beheerst?
7.4 Essentie van het kwaliteitshandboek
• De procedure en instructies worden
opgenomen in het kwaliteitshandboek. Dit
vormt de basis van het kwaliteitsbeleid.
• Het bevat alle relevante procedures en
instructies.
• Het is in de eerste plaats bedoeld als
vraagbaak voor de medewerkers.
Inhoud kwaliteitshandboek
• Een beschrijving van het kwaliteitsbeleid.
• Een beschrijving van de organisatiestructuur,
inclusief een organogram.
• Een beschrijving van alle relevante procedures
voor de processen en wat daarbij de taak is
van iedere functionaris.
• Een beschrijving van de werkinstructies.
• De formulieren.
Eisen kwaliteitshandboek
• Het moet gemakkelijk voorhanden zijn.
• Het moet gebruiksvriendelijk zijn.
• Het moet voortdurend up-to-date worden
gehouden.
• Het moet voor buitenstaanders overzichtelijk
zijn.
7.5 Betekenis van flowcharts
• Een flowchart of stroomdiagram is een
hupmiddel om de werkstromen van bepaalde
processen visueel weer te geven.
• De flowchart toont de juiste volgorde van een
aantal activiteiten in een proces en brengt
complexe processen in kaart.
De gebruikte symbolen