Ingevuld voorbeeld (enkel luikje `taken`)

Taak
Plannen medische onderzoeken
Wat?
Alle personeelsleden van de Vlaamse Overheid moeten een periodiek medisch onderzoek
krijgen, afhankelijk van hun functie.
Waarom?
Om risico’s te voorkomen door preventiepraktijken te verwezenlijken, om de mogelijkheden
van de werkgelegenheid voor elke werknemer te bevorderen, rekening houdende met de
specificiteit en de gezondheidstoestand van elke werknemer
Wanneer?
Dagelijks worden er medische onderzoeken aangevraagd.
Hoe?
Via verschillende lijsten en mails worden de personeelsleden opgeroepen.
1. Maandelijks wordt er een lijst uit cognos getrokken. Op deze lijst staan de namen
van de personeelsleden die in die specifieke maand moeten worden opgeroepen.
Op deze lijst staat of het gaat om een jaarlijkse, 3-jaarlijkse of 5-jaarlijkse
gezondheidsbeoordeling en waar deze personen tewerkgesteld zijn.
2. U krijgt een mail van …waarin een medische onderzoek wordt aangevraagd voor
een bepaald personeelslid. Meestal gaat het hier om een herzieningsonderzoek na
ziekte.
3. U krijgt een mail of telefoon van het personeelslid zelf die een spontaan medisch
onderzoek aanvraagt.
4. U krijgt een mail of telefoon van het personeelslid zelf die nog thuis is wegens
ziekte en vraagt om een medisch onderzoek voorafgaande aan de werkhervatting.
5. Personeelsleden van DABSchoonmaak en DABCatering die nieuw in dienst treden,
moeten een voorafgaand medisch onderzoek krijgen.
De onderzoeken worden per regio aangevraagd bij IDEWE via mail. (zie contactpersonen)
Opgelet! Personeelsleden van de schoonmaak moeten gezien worden vóór 12 uur.
Personeelsleden van de catering vóór 11u15.
Als u van IDEWE een afspraak heeft bekomen voor personeelsleden van schoonmaak of
catering wordt nagevraagd bij …of de personen aanwezig kunnen zijn op hun medisch
onderzoek. Ook dit wordt via mail gevraagd. Indien zij hun akkoord geven, kan de
uitnodigingsbrief worden verstuurd.
Voor beeldschermwerkers mag de afspraak via mail geregeld worden.
Elke maand krijgt u van IDEWE Brussel halve dagen doorgemaild. Hierin mogen afspraken
gepland worden. Deze lijsten moeten minsten 2 weken op voorhand teruggemaild worden
naar IDEWE Brussel.
Dringend?
De periodieke medische onderzoeken dienen in dezelfde maand plaats te vinden als het
vorige onderzoek.
Een herzieningsonderzoek na ziekte moet binnen de 8 werkdagen plaatsgevonden hebben.
Nuttige
contactperso
nen?
Contactpersonen Idewe per regio.
Brussel: …
Antwerpen/Mechelen: …
Gent: …
Hasselt: …
Leuven: naar generiek mailadres [email protected]
Roeselare/Brugge/Oostende/Turnhout: …
Turnhout: …
Aalst: …
Locatie van
dossiers of
documenten
Van de originele uitnodigingsbrief wordt een kopie gemaakt en bewaard. (zie map in kast)
In documentum wordt per onderzoeksdag een lijst bijgehouden ter controle.
1_DBZ/09_MOD/5_Personeel_organistatie/5_3_Personeelsadministratie/07_Welzijn/7_1_A
rbeidsgeneeskunde/5_Planning/Medische_onderzoeken
Relevante
links
Aandachtspu
nten
Link met
PITA
Tijdig lijst halve dagen terugsturen naar IDEWE Brussel
Schoonmaak inplannen vóór 12u.
Catering inplannen vóór 11u15.
Brieven tijdig versturen.
Taak
Brieven hospitalisatieverzekering
Wat?
Wanneer mensen met ontslag of pensioen gaan, dient er een brief meegestuurd te worden
in verband met de hospitalisatieverzekering.
Waarom?
Om de mensen te informeren hoe lang hun hospitalisatieverzekering nog doorloopt na het
ontslag/pensioen.
Wanneer?
In de mailbox WELZIJN komen de uitstroomfiches binnen. (dagelijks nakijken)
Hoe?
Op de uitstroomfiche staat de datum van ontslag. Indien de datum in de verre toekomst is,
moet de brief nog niet onmiddellijk opgesteld worden. Indien de datum wel kortbij is, dan
moet een brief opgemaakt worden.
Eerst nagaan in dossier en info wanneer het personeelslid in dienst is getreden aan de
Vlaamse Overheid.
Daarna brief opstellen
(N:\1_MOD\1_5_Personeel_organisatie\1_5_0_Sjablonen\17_Welzijn\Hospiltalisatie)
- Is hij/zij meer dan 2 jaar in dienst: brief na 2 jaar opstellen.
- Is hij/zij minder dan 2 jaar in dienst: brief min 2 jaar opstellen.
Brief:
Vul ontslagdatum in.
Kijk of aanheffing klopt (mijnheer/mevrouw).
Kijk of afdeling klopt.
Vul datum in tot wanneer hospitalisatieverzekering loopt. (Indien men minder dan 2 jaar in
dienst is geweest, loopt de hospitalisatieverzekering af op de dag van het
ontslag/pensioen)
Bij meer dan twee jaar in dienst volg je volgende datums:
Ontslag
Hospitalisatie tot…
31/jan
30/jun
29/feb
30/jun
31/mrt
30/jun
30/apr
30/sep
31/mei
30/sep
30/jun
30/sep
31/jul
31/dec
31/aug
31/dec
30/sep
31/dec
31/okt
31/mrt
30/nov
31/mrt
31/dec
31/mrt
Bij ontslag bezorg je de brief aan de dossierbehandelaar.
Bij een pensioen mag je de brief zelf verzenden.
Brief bewaren in digitaal personeelsdossier onder werkdocumenten.
Dringend?
Kijk naar de ontslagdatum/pensioendatum of de brief dringend opgesteld moet worden.
Nuttige
contactperso
nen?
Voor vragen contacteer AG Insurance
Locatie van
dossiers of
documenten
Relevante
links
Aandachtspu
nten
Link met
PITA
Taak
Gezondheidsformulieren
Wat?
De gezondheidsformulieren van IDEWE van de personeelsleden van de Vlaamse Overheid
Waarom?
Wanneer?
Dagelijks komen er gezondheidsformulieren binnen met de post. (eigen postvak)
Hoe?
Stap 1: Formulieren inbrengen in Vlimpers (veiligheid en gezondheid/Medische
onderzoeken)
Druk op het + teken om en nieuw veld te creëren en vul daarna de gegevens in. Datum
onderzoek, soort onderzoek, medische instelling en eventueel de opmerking. De opmerking
wordt enkel ingevuld indien de arbeidsgeneesheer een advies aan het personeelslid heeft
meegegeven.
Stap 2: Scan de gezondheidsformulieren in en mail ze naar de contactpersoon van de
afdeling.
Stap3: Klasseer de gezondheidsformulieren zonder advies in de daarvoor voorziene
mapjes (2012= oranje)
OPMERKING:
- Als er een opmerking/advies wordt gegeven door de arbeidsgeneesheer, moet dit
formulier bewaard worden in de daarvoor voorziene map.
- Indien de arbeidsgeneesheer een beeldschermbril voorschrijft, moet het personeelslid de
mail ontvangen waarin de procedure voor de terugbetaling uitgelegd staat.
- Als er om ergonomie gevraagd wordt, moet het gezondheidsformulier ook aan de
ergonomen verzonden worden
Dringend?
De gezondheidsformulieren worden best zo snel mogelijk gemaild zodat de eventuele
adviezen toegepast kunnen worden.
Nuttige
contactperso
nen?
Gezondheidsformulieren die niet toekomen zijn kunnen bij IDEWE opgevraagd worden.
Contacteer contactpersoon IDEWE per regio.
Locatie van
dossiers of
documenten
Relevante
links
Aandachtspu
nten
Link met
PITA
Gezondheidsformulieren MET advies in aparte map bewaren. Adviezen worden later
opgevraagd en doorgestuurd.
Taak
Adviezen gezondheidsformulieren
Wat?
De adviezen die door de arbeidsgeneesheer zijn meegegeven aan het personeelslid
worden opgevraagd.
Waarom?
Nagaan of de adviezen die door de arbeidsgeneesheer zijn meegegeven
opgevolgd/uitgevoerd worden.
Wanneer?
Elk kwartaal worden de adviezen opgemaakt.
januari/februari/maart  opvragen begin mei
april/mei/juni  opvragen begin juli
juli/augustus/september  opvragen begin oktober
oktober/november/december  opvragen begin januari
Hoe?
De adviezen worden ingevuld in de excel-bestanden.
(D:\Gebruikersgegevens\vanheekb\Documents\Adviezen)
Deze bestanden worden doorgestuurd naar de contactpersonen van de entiteiten. (zie lijst)
In mail vraag je om een antwoord terug te krijgen binnen de 2 weken.
Nadat de opvolgingen zijn ingevuld, worden ze naar Dokter De Maar gestuurd.
Dringend?
Elke 3 maanden herinnering plaatsen in agenda.
Nuttige
contactperso
nen?
Zie lijst (Entiteiten voor risicocodes)
Locatie van
dossiers of
documenten
(D:\Gebruikersgegevens\vanheekb\Documents\Adviezen) (Staan op eigen harde schijf)
Relevante
links
Aandachtspu
nten
Link met
PITA
Taak
Aanvragen duplicaat vakbondspremie
Wat?
Personeelsleden die geen aanvraag voor de terugbetaling van de vakbondspremie hebben
gekregen, kunnen een duplicaat aanvragen.
Waarom?
Wanneer?
Dit gebeurt via mail van de contactpersoon zelf of via de dossierbehandelaar.
Hoe?
Stap 1: Zoek in dossier&info op waar personeelslid werkt (BZ of FB)
Stap 2: Ga naar Documentum:
09_MOD/5_Personeel_Organisatie/5_3_Personeelsadministratie/12_Vakbondspremie
Zoek in dit PDF-bestand naar de naam van het personeelslid.
Druk het document af. (Opgelet: kies bij afdrukken HUIDIG DOCUMENT)
Dringend?
Wanneer de vraag komt wordt dit best zo snel mogelijk afgehandeld en verstuurd.
Nuttige
contactperso
nen?
Locatie van
dossiers of
documenten
Relevante
links
Aandachtspu
nten
Link met
PITA
09_MOD/5_Personeel_Organisatie/5_3_Personeelsadministratie/12_Vakbondspremie