20743-4_FC0408 cover.indd

FINANCE
&
CONTROL
Organisatie en processen
G ee f t de s ociotechniek een ant woord?
TOENEMENDE COMPLEXITEIT EN MEER
VRAAG NAAR FLEXIBILITEIT
Medewerkers worden steeds zelfstandiger en volwassener in hun taken. Dit nieuwe type medewerker, de
professional, vraagt om een nieuwe manier van sturen. Organisaties die flexibel en innovatief wensen
te zijn, kunnen daarvoor gebruikmaken van ontwerpprincipes uit de sociotechniek. Toepassing van deze
principes in uw organisatie biedt professionals een werkomgeving die hen stimuleert om op een kwalitatief
hoog niveau te werken.
D OO R ROLI N E ROOS
B
eschouwt u uw organisatie als een open systeem, gekenmerkt door complexiteit? En wilt u sturen op integraliteit
en resultaatgerichtheid? Dan is het zinvol uw organisatie in
te richten volgens sociotechnische ontwerpprincipes. Wat is
sociotechniek precies? En hoe kunt u de principes toepassen?
In dit artikel wordt hier op ingegaan.
Wat is sociotechniek?
De sociotechniek is een bedrijfskundige stroming die het
verband centraal stelt tussen arbeidsverdeling enerzijds en de
productiviteit van de organisatie en de kwaliteit van het werk
van mensen anderzijds. Het is een theorie ten aanzien van
het verklaren, vormgeven en veranderen van organisaties in
relatie tot de strategische context (Van Amelsvoort, 2004).
De sociotechniek kent vier kernthema’s. Allereerst bekijkt de
sociotechniek de organisatie als een open systeem. In tegenstelling tot gesloten systemen, gaat men bij een open systeem
uit van uitwisseling tussen de organisatie en haar omgeving.
De omgeving beïnvloedt de organisatie.
Het tweede thema is complexiteit. De omgeving waarin organisaties opereren is complex. Klanten hebben individuele wensen.
Dit leidt tot een grote productvariatie en onzekerheid. De
externe complexiteit wordt versterkt door de interne complexiteit van de organisatie. De interne complexiteit ontstaat door
centrale sturing via een verticale lijn, grote mate van arbeidsde-
18
20743-4_FC0408 bw.indd 18
|
ling (verdeling van functies over mensen en middelen) en het
uitvaardigen van gedetailleerde regels en procedures. Volgens
moderne sociotechnische inzichten zou externe complexiteit
bestreden moeten worden door interne complexiteitsreductie
en vergroting van het zelfsturende vermogen van de organisatiebouwstenen, oftewel zelfsturende teams.
Integrale benadering is het derde thema. Technische
systemen (planning, HR, financieel, structuur) en sociale
systemen (cultuur, mensen, gedrag) integreren binnen de sociotechniek: de combinatie en aansluiting van deze systemen
zorgt voor effectieve resultaten.
Het laatste thema is integrale resultaatgerichtheid. De sociotechniek onderkent drie leidende resultaatgebieden:
~ Kwaliteit van de organisatie: het vermogen om omgeving
en organisatie op elkaar af te stemmen door middel van
structuren en systemen.
~ Kwaliteit van de arbeid: minimale arbeidsdeling en hoge
mate van zelfsturing.
~ Kwaliteit van de cultuur: onder meer arbeidsrelaties,
machtsverdeling en groepswaarden.
Ontstaansgeschiedenis
De sociotechniek is ontstaan door veranderingen in de organisatieomgeving, die weer vragen om veranderingen binnen
de organisatie.
Tot 1960 wordt het inrichten van organisaties vooral geken-
AUGUSTUS 2008
31-07-2008 08:55:08
FINANCE
&
merkt door het streven naar verhoging van de efficiency,
massaproductie en winst. Maar in de jaren zestig groeit de
internationale concurrentie, met overcapaciteit en prijsconcurrentie als gevolg. De welvaart groeit, waardoor consumenten kritischer worden en steeds meer en hogere eisen stellen.
Kortom, de afzetmarkt verandert van een producentenmarkt
in een consumentenmarkt, waarin naast prijs ook kwaliteit,
keuze, productonderscheidendheid en levertijd bepalend
worden voor organisatiesucces.
Binnen organisaties vertalen deze veranderingen zich in een
vraag naar efficiency plus prijsdruk, kwaliteitsdruk, flexibiliteitsdruk en innovatiedruk. Dit stelt andere eisen aan hoe een
organisatie het beste kan worden ingericht. We zien dan ook
dat de ontwikkeling in gebruikte managementmodellen parallel
loopt aan de ontwikkelingen in de markt. Zo verliezen de modellen van Taylor en Weber, gebaseerd op onder meer macht,
controle, rechtvaardig loon, routinewerk en arbeidsdeling, in
de jaren vijftig en zestig van de vorige eeuw hun effectiviteit.
Van buitenaf ontstaat prijsdruk. Intern voelen werknemers zich
door de nadruk op efficiency, arbeidsdeling en splitsing van
denken en doen niet meer verbonden met het geheel, wat leidt
tot vervreemding en motivatieverlies. De opkomst van nieuwe
managementmodellen is het noodzakelijke gevolg.
Een van deze nieuwe managementmodellen is de sociotechniek. In plaats van stabiliteit en voorspelbaarheid (bij
bureaucratische modellen) zijn voortaan flexibiliteit en innovatievermogen de belangrijke organisatieprincipes. Managers
sturen vanuit de basisveronderstelling dat voortdurende
aanpassing en vernieuwing leidt tot behoud van klanten en
grotere productiviteit. Het risico van foute beslissingen wordt
verminderd door een grotere beslissingsbevoegdheid laag in
de organisatie te leggen. De scheiding tussen denken en doen
wordt verkleind of opgeheven. Er wordt vooral gestuurd op
visie en ambitie; de taak van de manager (of coach) is bijdragen aan innovaties en zorgen dat de organisatie zich snel
aanpast aan veranderingen in de omgeving.
Organisatieverandering vanuit de sociotechniek is gericht op
het ontwikkelen en realiseren van andere samenwerkingsWat is een bedrijf?
‘A company is a multidimensional system capable of
growth, expansion, and self-regulation. It is, therefore,
not a thing but a set of interacting forces. Any theory of
organization must be capable of reflecting a company’s
many facets, its dynamism, and its basic orderliness. When
company organization is reviewed, or when reorganizing
a company, it must be looked upon as a whole, as a total
system.’ – Albert Low, Zen and Creative Management
CONTROL
vormen, waardoor de concurrentiepositie wordt verbeterd,
de betrokkenheid van medewerkers wordt versterkt, en het
vermogen om te veranderen wordt vergroot. Het ontwerpen
van uw organisatie vanuit de sociotechnische gedachte betekent een wijziging van het functioneren van de organisatie
en de mensen in de organisatie.
Sociotechnisch organisatieontwerp
Wilt u een sociotechnisch organisatieontwerp maken, dan
zult u traditionele organisatieprincipes moeten vervangen door sociotechnische principes, oftewel, overgaan van
een bureaucratische organisatie naar een organisatie met
minimale arbeidsdeling en een hoge mate van zelfsturing.
De sociotechniek is gebaseerd op zeven ontwerpprincipes
(ontleend aan Van Amelsvoort en Metsemakers).
De afzetmarkt is veranderd van een
producenten- in een consumentenmarkt
Principe 1: Dominantie van waardetoevoegende processen in
een eenvoudige en transparante organisatie. De organisatie
wordt vormgegeven door mensen en afdelingen te groeperen
rond complete transformatieprocessen. In deze processen
wordt vanuit de klant bezien waarde toegevoegd. Knip de
organisatie daarbij op in zo weinig mogelijk bouwstenen.
Principe 2: Zelfsturing en integraal management. De organisatie is opgebouwd uit een minimum aantal organisatorische
niveaus. De bouwstenen van de organisatie zijn zelfsturend
op alle relevante aspecten en binnen gezamenlijk overeengekomen kaders. Lijnmanagement- en stafactiviteiten zijn geïntegreerd, centrale stafdiensten hebben een adviserende rol.
Principe 3: Teamwerk. Op alle organisatorische niveaus wordt
in effectieve teams gewerkt. Dit zijn de bouwstenen van de
organisatie. De teams zijn zelfsturend binnen het toegewezen
werkgebied en resultaatverantwoordelijk.
Principe 4: Horizontale coördinatie. Coördinatie vindt plaats
op basis van horizontale dwarsverbanden, georganiseerd als
onderlinge klant-leverancierrelaties.
Principe 5: Besluitvorming vindt plaats op basis van partnership en dialoog. Besluitvorming is gericht op optimalisatie
van toegevoegde waarde voor de klant, medewerkers en
aandeelhouders.
Principe 6: Sturing op resultaat. De gezamenlijk vastgestelde
doelen vormen een belangrijke basis voor de richting van
verbeteracties.
Principe 7: Systemen ondersteunen en stimuleren. De technische systemen, regels en procedures faciliteren de gewenste
samenwerking tussen mensen, afdelingen en klanten. Ze
AUGUSTUS 2008
20743-4_FC0408 bw.indd 19
|
19
31-07-2008 08:55:08
FINANCE
&
worden in overleg met gebruikers vastgesteld en zijn gebaseerd op minimale kritische specificatie.
Het invoeren van deze principes is een ingrijpend en complex proces, dat niet in detail vooraf te plannen is. Het gaat
immers om een verandering van zowel de structuur, de systemen, de cultuur als het gedrag van mensen. Ook de uitkomst
is vooraf niet exact vast te stellen.
Veranderfasen en dimensies
Gelukkig biedt de sociotechniek enig houvast met vier veranderfasen, die u met uw organisatie kunt doorlopen:
Externe complexiteit wordt bestreden
met interne complexiteitsreductie en
zelfsturing
1. Belichten: het stellen van een diagnose.
2. Richten: het maken van strategische keuzes en opzetten
van een veranderplan.
3. Inrichten: het vormgeven aan de nieuwe organisatie.
4. Verrichten: het realiseren van de plannen.
Veranderingsprocessen hebben een cyclisch karakter; de
verschillende (overlappende) fasen zullen dus meerdere keren
doorlopen moeten worden. Binnen de fasen zijn daarbij verschillende dimensies te onderscheiden: inhoud, proces en poli-
CONTROL
tiek. In figuur 1 zijn de dimensies per fase globaal uitgewerkt.
Belichten. In deze fase wordt gewerkt aan de bewustwording van
de organisatie dat verandering noodzakelijk is. Doel van deze
fase is ook diagnosestelling, beeldvorming van de toekomst en
zelfreflectie van het management. Invalshoeken bij de diagnose
zijn strategie, prestaties, structuur, systemen, cultuur en gedrag.
Bij de aanpak worden studiegroepen, beeldvormende gesprekken, gangbaar overleg en rondetafelconferenties ingezet.
Richten. Op basis van de resultaten uit de vorige fase en een
strategische herbezinning wordt de richting van de toekomstige organisatie uitgewerkt. Hierbij maakt u keuzes over
missie, visie, doelen, strategische keuzes, leidende principes,
veranderprogramma en verspreiding.
Inrichten. In deze fase wordt de organisatie vormgegeven en
de richting uit de vorige fase geconcretiseerd door nieuwe
structuren en systemen. Dialoog en discussies vormen
een belangrijke basis voor de verankering van de gewenste
samenwerkingsvormen. Het ontwerpproces is daarom bij
voorkeur multidisciplinair. Concreet wordt gewerkt aan de
inrichting van transformatieprocessen (van order tot levering), de besturing (verdeling taken, verantwoordelijkheden,
bevoegdheden), verbeter- en innovatieprocessen, overlegstructuur, teamontwerp en functiestructuur van de organisatie, en organisatiesystemen.
Verrichten. De plannen worden gerealiseerd en de organisatie
komt geleidelijk weer in een relatieve stabilisatiefase. De inrichtingsplannen worden verfijnd en de nieuwe wijze van samenwerken wordt geborgd. (Twee)jaarlijks vindt een grondige evaluatie
plaats van het proces en zonodig wordt het veranderprogramma
bijgesteld. Activiteiten in deze fase zijn vormgeving en naleving
van regels en procedures (lay-out), feedback en leiderschap, per-
Inhoud
Proces
Politiek
Belichten
Diagnose
Collectieve bewustwording
Ruimte creëren
Richten
Strategische keuze
Gezamenlijke richting
Draagvlak bouwen
Enthousiasme prikkelen
Barrières reduceren
Vertrouwen (her)winnen
Goedkeuring krijgen
Focus energie
Reductie onnodige onzekerheid
Duidelijkheid positie
Traditionele verstandhouding
Veranderprogramma
Inrichten
Ontwerpen
doorbreken
Eigenaarschap ontwikkelen
Verrichten
Personele invulling
Ontwikkelen competenties
Duurzame resultaten
Invoeren nieuwe werkwijze
Teambuilding
Samenwerking verbeteren en
Evalueren
Helpen
Bijstellen
Onderhouden en prikkelen
onderhouden
Continu verbeteren
Figuur 1
De vier veranderfasen, in drie dimensies geplaatst
20
20743-4_FC0408 bw.indd 20
|
AUGUSTUS 2008
31-07-2008 08:55:08
FINANCE
&
sonele invulling en training, en teambuilding en -ontwikkeling.
Een van de belangrijkste principes van de sociotechniek is
zelfsturing. Het invoeren en ontwikkelen van zelfsturende
teams, de bouwstenen van uw nieuwe organisatie, kost tijd
en vraagt een zorgvuldig begeleidings- en opleidingstraject.
Daarom volgt hier een korte toelichting.
Teamontwikkeling
Het invoeren van resultaatverantwoordelijkheid en zelfsturing in teams is een kernactiviteit als u uw organisatie wilt
inrichten volgens sociotechnische principes. Samenwerking
tussen mensen, in teams en tussen groepen wordt bepaald
door zowel sociale als technische dimensies, die in onderlinge samenhang bekeken moeten worden. Een effectief sociotechnisch model voor teamontwikkeling is daarom gebaseerd
op meerdere dimensies, zoals het model van Van Amelsvoort
(2004), dat vier dimensies van teamontwikkeling kent:
~ Uitvoeren: vergroten van de procesbeheersing en brede
inzetbaarheid van de teamleden.
~ Organiseren: vergroten van het regelvermogen door integratie van de regeltaken en verbeteren van coördinatie in
en tussen groepen.
~ Samenwerken: verbeteren van de onderlinge betrekkingen,
ontwikkelen van besluitvorming en teamoverleg.
~ Ondernemen: vergroten van de prestatiegerichtheid en het
op eigen initiatief verbeteren van prestaties.
Een effectief team ontwikkelt zich gelijktijdig op alle
dimensies, maar wel in een logische volgorde. Zo is het
bijvoorbeeld weinig zinvol om aan verbetering van de samenwerking te werken als de gezamenlijke doelstelling nog
onduidelijk is. Of om te beginnen met de overdracht van
regeltaken als het team het werkproces vaktechnisch nog onvoldoende beheerst. Omgekeerd kan de ontwikkeling in een
versnelling komen als de teamleden het uitvoerende proces
uitstekend beheersen.
CONTROL
Conclusie
De sociotechniek, een manier van kijken naar organisaties,
is al heel wat jaren bekend in de organisatiekunde. De laatste
jaren neemt de toepassing van sociotechnische principes in
de praktijk echter toe. Flexibiliteit en innovatievermogen
worden steeds belangrijker en om hierop te kunnen sturen,
kunt u uw organisatie het beste inrichten naar sociotechnisch
Effectieve, zelfsturende teams zijn de
bouwstenen van de organisatie
ontwerp. Dat levert samenwerkingsvormen op waarin de
betrokkenheid van medewerkers wordt vergroot en de klant
meer toegevoegde waarde krijgt. Om uw versterkte concurrentiepositie vervolgens te behouden, blijft u de verandercyclus van belichten, richten, inrichten en verrichten doorlopen. Uw organisatie inrichten volgens de sociotechnische
ontwerpprincipes kost tijd, maar levert u veel kwaliteit.
Drs. R.M. Roos is organisatieadviseur bij Munthoff & Partners
(www.munthoff.nl). Ze adviseert op het gebied van organisatieen strategieontwikkeling, zowel in de publieke als private sector
([email protected]).
Literatuur
~ Amelsvoort, G. van, ‘Teamontwikkeling’, in: Kwaliteit in de Praktijk C2-4,
maart 2004, Kluwer.
~ Amelsvoort, P. van, en M. Metsemakers, Een praktische benadering van
organisatievernieuwing, ST-Groep.
AUGUSTUS 2008
20743-4_FC0408 bw.indd 21
|
21
31-07-2008 08:55:08