BCVO - Quadraam

Werving en Selectie OVO Utrecht
INLEIDING ........................................................................................................................................................... 2
1. UITGANGSPUNTEN ....................................................................................................................................... 2
INLEIDING ........................................................................................................................................................... 2
AANSLUITING BIJ DE MISSIE VAN DE SCHOOL ................................................................................................. 2
ALS ONDERDEEL VAN INTEGRAAL PERSONEELSBELEID.................................................................................... 2
DOELGROEPENBELEID ........................................................................................................................................ 2
OP HET SNIJVAK VAN ORGANISATIE EN ARBEIDSMARKT ................................................................................. 3
2. DE WERVING .................................................................................................................................................. 3
2.1 PROCEDURE VOOR WERVING NIEUW PERSONEEL................................................................................. 3
2.2.1 INTERNE WERVING ................................................................................................................................. 3
2.2.2 EXTERNE WERVING ................................................................................................................................. 4
2.2.3 VERWERKING BINNENGEKOMEN REACTIES ........................................................................................... 4
2.2.4 AFMELDING VACATURE ........................................................................................................................... 4
3. DE SELECTIE VAN OP EN OOP .................................................................................................................. 4
3.1 SELECTIEPROCEDURE OP EN OOP ........................................................................................................... 5
3.2 SELECTIEPROCEDURE MANAGEMENT ......................................................................................................... 6
4 KENGETALLEN TEN BEHOEVE VAN HET MANAGEMENT ............................................................... 7
BIJLAGE 1 SAMENSTELLING BENOEMINGSADVIESCOMMISSIES ................................................... 8
A. WERVING EN SELECTIE COLLEGE VAN BESTUUR (LID OF VOORZITTER) ................................................... 8
B. WERVING EN SELECTIE DIRECTEUR/RECTOR .............................................................................................. 8
C. WERVING EN SELECTIE ADJUNCT DIRECTEUR/CONRECTOR ....................................................................... 8
BIJLAGE 2 OVERZICHT INFORMATIE VOOR CONSULENT WERVING EN SELECTIE ................. 9
INFORMATIE ........................................................................................................................................................ 9
FORMULIEREN ..................................................................................................................................................... 9
BIJLAGE 3 DE STAR-METHODE OF HET CRITERIUM GERICHTE INTERVIEW .......................... 10
BIJLAGE 4
SOLLICITATIECODE OVO .................................................................................................... 11
DE VOLGENDE UITGANGSPUNTEN WORDEN GEHANTEERD: .......................................................................... 11
AFHANDELING VAN DE SOLLICITATIES EN BESCHIKBAARHEID VAN INFORMATIE ........................................ 11
AFLOOP PROCEDURE ........................................................................................................................................ 11
KLACHTENBEHANDELING DOOR DE ORGANISATIE ......................................................................................... 11
CvB.0405.106U / Werving & Selectiedocument OVO / versie 04-03-05 / blz.
1
Inleiding
De Bestuurscommissie Voortgezet Onderwijs Utrecht / Maarssen (OVO) staat een
integraal personeelsbeleid voor waarin de mens en de organisatiedoelstellingen samen
centraal staan. Zij wil een evenwicht nastreven tussen aan de ene kant de persoonlijke
ontwikkeling en individuele behoeften van het personeel en aan de andere kant de
inhoudelijke en organisatorische doelstellingen van de OVO. De sfeer die de OVO
voorstaat, is er een van openheid en respect, waarin ruimte is voor eigen inbreng en
waarin, uitgaande van een professionele cultuur sprake is van onderling vertrouwen en
samenwerking. In de werving en selectie van nieuwe medewerkers, alsook in de inbreng
van het huidige personeel in de selectieprocedure dient bovenstaande tot uitdrukking te
worden gebracht. In onderhavige notitie dient bovenstaande als uitgangspunt ten
aanzien van het beschreven werving- en selectiebeleid.
De beleidsuitgangspunten zoals beschreven onder ‘een’, worden vervolgens in ‘twee’ kort
uitgewerkt in een procedure voor de ‘werving’ . In ‘drie’ wordt de selectie voor Op, OOP
en managementfuncties uitgewerkt. Om te komen tot mogelijke verbeteringen in de
procedures of de toepassing daarvan worden in ‘vier’ zevental kengetallen beschreven.
Een schematische weergave van de selectieprocedures, bijbehorende informatie en
formulieren, de STAR selectiemethode alsmede de sollicitatiecode zijn respectievelijk in
de bijlagen 1 tot en met 4 ondergebracht.
1. Uitgangspunten
Inleiding
Werving en selectie bevinden zich op het snijvlak van de organisatie en haar omgeving.
Hoe maak je een goed match tussen de aangeboden kwaliteiten op de arbeidsmarkt en
de gevraagde kwaliteiten in je organisatie? In verband met de vergrijzing zal er de
komende jaren een grote uitstroom plaatsvinden. Is er dan voldoende aanbod op de
arbeidsmarkt waardoor deze uitstroom is op te vangen?
Aansluiting bij de missie van de school
Bij de aanname van nieuw personeel is de centrale vraag of en in welke mate de nieuwe
medewerker een bijdrage kan leveren aan de strategische doelen van de school. Een
nieuwe medewerker aannemen geeft een kans tot versterking van het huidige beleid /
gang van zaken, maar ook voor verandering en vernieuwing.
Als onderdeel van integraal personeelsbeleid
Werving en selectie is het eerste personeelsinstrument dat gericht is op de optimalisering
van de personeelsbezetting in kwalitatieve en kwantitatieve zin. Op basis van de doelen
van de school, gekoppeld aan een meerjaren personeels planning, is werving en selectie
van strategisch belang. De selectie van de nieuwe medewerker is het eerste moment in
een continu beoordelingsproces. De basis hiervoor is gelegen in de OVO- en
schoolcompetenties, als onderdeel van het Integraal Personeels Beleid.
Doelgroepenbeleid
Doelgroepenbeleid is vastgelegd in de kadernotitie doelgroepenbeleid OVO
(CvB.0304.067U). Ten aanzien van doelgroepenbeleid in de werving en selectie van
nieuw personeel zijn de volgende maatregelen genoemd:
 Bij werving en selectie van nieuwe docenten wordt bij gelijke geschiktheid een
voorrangsbeleid gevoerd ten aanzien van die personeelsleden waarbinnen de
streefformatie van de school een tekort voor bestaat;
 Er zal vorm worden gegeven aan het stimuleringsbeleid van de overheid om
arbeidsgehandicapten te laten reïntegreren in betaald werk;
CvB.0405.106U / Werving & Selectiedocument OVO / versie 04-03-05 / blz.
2

Ten aanzien van managementfuncties zal er voorkeursbeleid gevoerd worden voor
allochtonen. Voorts zal het accent liggen op behoud en begeleiding van allochtone
docenten.
Op het snijvak van organisatie en arbeidsmarkt
De OVO is werkgever in het onderwijs binnen de gemeente Utrecht. Het is van belang dat
de OVO een positief imago heeft. Een aspect dat hierbij behulpzaam kan zijn is het
hanteren van een sollicitatiecode. Hierin worden de rechten van sollicitanten beschreven.
In bijlage 4 wordt de door de OVO gehanteerde sollicitatiecode weergegeven.
2. De werving
Werving zijn alle activiteiten die erop gericht zijn gegadigden te doen solliciteren naar
een bepaalde functie. De effectiviteit van het in te zetten wervingsmiddel is zeer
afhankelijk van de situatie op de arbeidsmarkt en de gevraagde functie. In een ruime
arbeidsmarkt en voor algemenere OP en OOP functies is goedkopere werving via (de
eigen OVO-) websites het meest geëigend. Om eenheid te creëren in het beeld naar
buiten is de coördinatie van de werving gelegd bij het mobiliteitsbureau.
Vacatures die ontstaan buiten de periode van werving voor het nieuwe
schooljaar
Vacatures die ontstaan voor 1 april worden in eerste instantie via een interne procedure
van tenminste 2 weken geworven. Kandidaten die voldoen aan het profiel dat voor het
personeel van die school is vastgesteld, komen in aanmerking voor een benoeming. Als
geen van de interne kandidaten voldoet aan het profiel kan extern geworven worden.
Vacatures die ontstaan in de periode van werving voor het nieuwe schooljaar
Op 1 april is in principe het bestuursformatieplan1 beschikbaar.
Tien dagen na 1 april stellen de directeuren de vacatures vast die in het nieuw schooljaar
gaan ontstaan.
Voor vacatures die 24 dagen na 1 april (door onverwacht vertrek van personeel)
ontstaan kan tegelijk in- en extern geworven worden. Als een interne kandidaat aan het
schoolprofiel voldoet, wordt deze benoemd. Hij/zij gaat dus voor een externe, eventueel
geschiktere, kandidaat.
2.1
Procedure voor werving nieuw personeel
Het stellen van een vacature
De schoolleider meldt de vacature bij de personeelsconsulent. Deze (of bij afwezigheid de
schoolleider zelf) geeft via een uitgebreide profielschets op het
vacaturemeldingsformulier de vacature door aan de consulent werving en selectie. Na
controle op de eigen wachtgelders wordt het vervolgtraject bepaald. Voor nadere
inlichtingen over de vacante functie kunnen de kandidaten terecht bij de schoolleider of
bij de personeelsconsulent van de betreffende school.
Wanneer de schoolleider door de aanstelling van een nieuwe medewerker zijn/haar
formatiebudget overschrijdt, overlegt hij/zij met het College van Bestuur alvorens over te
gaan tot werving.
2.2.1 Interne werving
Interne kandidaten
Bij het ontstaan van een vacature wordt eerst nagegaan of de vacature vervuld kan
worden door een eigen wachtgelder, een te herplaatsen medewerker (boventallige) of
een deelnemer aan het mobiliteitscentrum van de OVO. Als dit niet het geval is dan volgt
plaatsing van de vacature op de OVO - website. Daarbij wordt vermeld dat interne
kandidaten bij gelijke geschiktheid de voorkeur genieten. De consulent werving en
Het bestuurformatieplan komt in principe beschikbaar op 1 april. Mocht het plan in enig jaar later bekend
worden dan worden alle genoemde data verschoven met het aantal werkdagen dat het plan later dan 1 april is
verschenen.
1
CvB.0405.106U / Werving & Selectiedocument OVO / versie 04-03-05 / blz.
3
selectie verzend de vacature naar degenen die verantwoordelijk zijn voor de plaatsing
van vacatures in de weekberichten of site van de scholen.
OVO vacaturesite
De vacature wordt op de site van de OVO geplaatst en wordt tevens vermeld in de
weekberichten van de locaties. Het plaatsen van de vacature op de OVO - website
betekent dat zowel interne als externe kandidaten kunnen reageren op de vacature. Bij
gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten voorkeur. Met de plaatsing van de
vacature op de OVO -website wordt in feite ook het kosteloos extern werven in gang
gezet.
2.2.2 Externe werving
Kosteloos extern werven
Gezien het doorgaans lage aantal reacties wat binnenkomt op de vacaturesite van de
OVO wordt de vacature tegelijkertijd bij het CWI gemeld (dit is kosteloos).
Nieuw bij het CWI is dat zij de vacature doorspelen naar Start Uitzendbureau. Start zal
trachten de vacature te vervullen (dit is kosteloos via het CWI). Ook wordt de vacature
op de onderwijsvacaturebank van het participatiefonds gezet en bij de Onderwijs B.V.
(voor zij - instromers).
Open sollicitaties
Tegelijkertijd zal in het bestand van open sollicitaties gekeken worden of er geschikte
kandidaten zijn. Afhankelijk van de spoed van de vacature geldt een standaard termijn
van 2 weken om reacties van sollicitanten af te wachten.
Betaalde externe werving
Indien de interne en kosteloze externe werving niet tot invulling van de vacature hebben
geleid, wordt overgegaan tot betaalde externe werving. Hieronder vallen de commerciële
bemiddelingsorganisaties zoals uitzendbureaus (Randstad en Start) en werving- en
selectiebureaus gespecialiseerd in onderwijspersoneel. Het advies is om in eerste
instantie gebruik te maken van de bureaus die op basis van no cure no pay werken.
Wanneer dit ook niet de juiste kandidaat oplevert, zal een advertentie worden geplaatst.
2.2.3 Verwerking binnengekomen reacties
Doorsturen van de binnengekomen reacties
De reacties van sollicitanten komen bij de consulent werving en selectie binnen. Deze
stuurt c.q. mailt daarna de brieven en CV’s door naar de personeelsconsulent. De
personeelsconsulent stuurt een bevestiging van ontvangst naar de sollicitant.
Het selectieproces
De personeelsconsulent en de schooldirecteur nodigen zelf aan de hand van de CV’s de
meest geschikte kandidaten uit voor een selectiegesprek. Zie voor de selectieprocedure
OP en OOP 3.1.
2.2.4 Afmelding vacature
Voor een goed functioneren (= de optimale match bewerkstelligen tussen vraag en
aanbod) is het van belang dat de consulent werving en selectie overzicht heeft over de
resultaten: de wervingskanalen die meest effectief zijn in kwantitatieve en kwalitatieve
zin. Dit betreft de sites maar ook de werving- en selectiebureaus. Alle vacatures dienen
door middel van een volledig ingevuld vacaturemeldingsformulier afgemeld te worden
indien ze vervuld of vervallen zijn. (Het liefst per email)
3. De selectie van OP en OOP
De selectie van geschikte kandidaten voor OP en OOP vindt plaats op de verschillende
locaties. Om eenheid in de procedures, en daarmee één gezicht naar buiten te creëren,
CvB.0405.106U / Werving & Selectiedocument OVO / versie 04-03-05 / blz.
4
wordt in de selectieprocedure gebruik gemaakt van de STAR methode (het zogenaamde
criteriumgerichte interview). De STAR methode geeft een uiterst betrouwbaar beeld van
kandidaten. Deze methode vraagt eigen gedrag te beschrijven in voor de functie
relevante situaties en ervaringen. Met deze vraagstelling wordt naar feiten gevraagd. Het
geven van gewenste antwoorden over mogelijke gedragingen, gedachten of oplossingen
wordt zoveel mogelijk buitengesloten. Bovendien is de onderlinge vergelijkbaarheid van
kandidaten groot. Het uitgangspunt is steeds een relevante functie eis of competentie.
Om de STAR methode zou goed mogelijk toe te passen, wordt aan de locatie directeuren
en de personeelsconsulenten een training aangeboden. Een korte beschrijving van de
STAR is opgenomen in bijlage 3.
3.1 Selectieprocedure OP en OOP
Selectiecommissie
Het voeren van de sollicitatiegesprekken vindt plaats door een selectiecommissie.
Deze commissie bestaat uit maximaal vier personen.
 Een directielid
 Indien mogelijk de personeelsconsulent (in ieder geval bij het
arbeidsvoorwaardengesprek)
 De commissie kan worden aangevuld een of twee leden zoals: een (kern-)teamleider,
een vakgroepcoördinator, een docent of een leerling.
Taken
Afhankelijk van de hoeveelheid brieven kan de selectie van de brieven gedelegeerd
worden aan een of meerdere leden van de commissie. De selectie vindt plaats op de in
de vacaturetekst gestelde selectiecriteria. Het criteriumgerichte interview (de STAR
methode) wordt gehanteerd. De verschillende taken en rollen worden vastgesteld en
verdeeld. Dit betreft het stellen van vragen, het scoren van antwoorden, de rolverdeling
in de gesprekken etc.
Verloop procedure
De commissie spreekt een aantal kandidaten en maakt een keuze voor de meest
geschikte kandida(a)t(en). Eventueel (altijd) worden, na overleg met de kandida(a)t(en),
referenties ingewonnen. Mocht de commissie behoefte hebben aan meer zekerheid t.a.v.
haar keuze dan kan zij de gekozen kandidaat een eenvoudig assessment laten
ondergaan. Met een goede personeelskeus kan veel geld bespaard worden.
Speciaal voor dit doel is bovenschools geld vrij gemaakt. Ook is er een contract met een
bedrijf (Labora) afgesloten dat de assessments voor ons verricht. Vanwege de bedongen
korting mogen assessments uitsluitend bij dit bedrijf uitgevoerd worden.
De commissie maakt ten slotte een definitieve keuze voor een aan te stellen kandidaat.
De kandidaten die niet gekozen worden, worden binnen een week schriftelijk op de
hoogte gebracht. De sollicitatiecommissie formuleert een advies voor aanstelling, opdat
de schoolleider tot aanstelling kan overgaan.
Afronding procedure
De personeelsconsulent geeft aan de consulent werving en selectie met het vacature meldingsformulier door dat de vacature is ingevuld en vermeldt tevens middels welk
kanaal de kandidaat heeft gesolliciteerd.
De benodigde formulieren worden ingevuld en verzonden aan het Onderwijs Service
Groep. Waarbij de NAW gegevens gestuurd worden naar het Centraal Bureau voor
invoering in @VO.
CvB.0405.106U / Werving & Selectiedocument OVO / versie 04-03-05 / blz.
5
3.2 Selectieprocedure management
Uitgangspunten
Het werven van een lid of voorzitter van het College van Bestuur, een directeur/rector of
adjunct directeur/conrector vraagt eveneens een gedegen aanpak in een zorgvuldige
procedure.
De functie-inhoud en daarmee de -eisen vragen om een persoon met op de functie
toegesneden kwaliteiten. Om een goede keuze te kunnen maken tussen een aantal
kandidaten, is gekozen voor de inzet van een werving en selectiebureau voor de functies
van CvB en directeur/rector. Om over een zo groot mogelijke aantal kandidaten te
beschikken werven we gelijktijdige intern en extern. Let wel: de werving wordt in
opdracht van het CvB of RvT verstrekt aan een extern bureau. De selectie zal
plaatsvinden in het Benoeming Advies Commissie(BAC), in advies- en ter besluitvorming
aan de RvT of het CvB; voor adjunct directeuren en conrectoren aan de betrokken
directeur of rector.
Management functies vragen om veelzijdigheid bij kandidaten die in de selectie
procedure zichtbaar moet worden om zodoende de juiste keuze voor een kandidaat te
kunnen maken. Het opstellen van een functieprofiel is de basis van een goede procedure.
Onderscheid in het functieprofiel tussen functie-inhoud en competenties is van belang.
Daarnaast heeft een manager, meer dan welke andere medewerker, verschillende rollen
te vervullen. Dit pleit voor een zo breed mogelijk gedragen selectie en advies in het BAC.
Het selectieproces
Er wordt een benoemingsadviescommissie (BAC) aangesteld die een advies uitbrengt aan
het naast hogere management van de aan te stellen manager. Dit management is het
besluitvormend orgaan. Een BAC telt 3 of 5 leden. Het BAC wordt samengesteld door het
management. Verschillende geledingen zijn er in vertegenwoordigd: OP, OOP en indien
mogelijk een ouder of leerling. Zie bijlage 1.
Werkzaamheden van het BAC.
Iedere benoemingsadviescommissie ontvangt aan het begin van een traject een
schriftelijke instructie over het voeren van selectiegesprekken met behulp van het
criteriumgerichte interview.
De voorzitter ontvangt de binnengekomen sollicitatiebrieven. Hij/zij maakt (eventueel
samen met een ander) een eerste selectie. Uit deze brievenselectie worden geschikt
geachte kandidaten uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.
Na de eerste ronde gesprekken kunnen enkele kandidaten uitgenodigd worden voor een
tweede gesprek. Vervolgens komt er een voordracht van in principe twee benoembare
kandidaten. Zijn er meerdere benoembare kandidaten, dan wordt er een rangorde
aangegeven.
Besluitvorming management
Er vinden gesprekken plaats met de door het BAC geselecteerde kandidaten. Indien
gewenst wordt een assessment afgenomen. (Voor deze assessments zijn een aantal
bureaus geselecteerd waarmee raamovereenkomsten zijn afgesproken).
De voordracht van het BAC mag niet terzijde worden gelegd, anders dan op grond van
uitgesproken schriftelijk vastgelegde argumenten. Een negatief besluit ten aanzien van
de voorgedragen kandidaten heeft tot gevolg dat de procedure opnieuw start. De
samenstelling van de benoemingsadviescommissie kan dan worden gewijzigd.
Advies van de (G)MR of deelraad
Een benoemingsbesluit van een directielid wordt ter advies voorgelegd aan de (G)MR (als
het om een CvB lid gaat) of deelraad (als het om een directielid gaat).
Doelgroepenbeleid
De OVO kent een voorrangsbeleid bij het vervullen van management vacatures ten
aanzien van allochtonen. Bij gelijke geschiktheid verdienen zij de voorkeur.
CvB.0405.106U / Werving & Selectiedocument OVO / versie 04-03-05 / blz.
6
4 kengetallen ten behoeve van het management
De procedures werving en selectie maken onderdeel uit van het Integraal Personeels
Beleid zoals dat voor en door de OVO ontwikkeld en uitgevoerd wordt.
Voor een juiste inbedding in het IPB en toepassing wordt een aantal kengetallen
beschreven. De feedback kan leiden tot herformulering van de procedures en daarmee
tot verbeteringen en aanpassingen. Daarnaast wordt de noodzaak tot het formuleren van
kengetallen voor werving –en selectie wordt des te groter daar de werkeloosheidskosten
naar alle waarschijnlijkheid, (…) ‘voor minimaal 50% voor rekening komen van de VO
instelling’ komen per 01.08.05 (zie brief kenmerk UITVF04/433, Vervangingsfonds).
Deze kengetallen worden op twee manieren gebruikt. Enerzijds als doelstellingen vooraf
op basis van beleidsmatige uitgangspunten en het beschikbare budget. Anderzijds zijn de
kengetallen managementinformatie en daarmee worden ze een instrument tot
(bij)sturing.
Directe en indirecte kosten
Alle kengetallen zijn uiteindelijk om te zetten in directe en indirecte kosten. De directe
kosten zijn redelijk gemakkelijk traceerbaar en daarmee in kengetallen om te zetten en
te gebruiken. De directe kosten betreffen de out of pocketkosten onder meer ten aanzien
van de inhuur van externe werving en selectiebureaus, de advertentiekosten, reiskosten
voor sollicitanten, training in het gebruik van de STAR methode enz.
Indirecte kosten zijn moeilijk om te zetten in kengetallen. Het lijkt vaak vergezocht deze
kosten zichtbaar te willen maken. Het wel benoemen heeft tot doel een zeker
kostenbewustzijn te realiseren. Deze kosten hangen samen met bijvoorbeeld de inzet
(hoeveelheid tijd en daarmee aantal leden) en deskundigheid (in hoeverre wordt direct
de juiste kandidaat geselecteerd die succesvol en langdurig bij de OVO in dienst blijft)
van de selectiecommissie.
Kengetallen
De kengetallen ten aanzien van de wervingsprocedure zijn:
 aantal vacatures op jaarbasis;
 advertentie kosten voor selectieprocedures (daarnaast het percentage gratis
uitgezette vacatures(internet) i.t.t. betaalde advertenties);
 periode (in dagen) dat een vacature openstaat.
 minimum aantal gewenste reacties op een opengestelde vacature
Kengetallen ten aanzien van de selectieprocedure:
 aantal kandidaten die via een reactie op een advertentietekst reageren
 percentage van kandidaten die door middel van open sollicitaties worden
geselecteerd en in dienst komen
 percentage van totaal aantal in dienst gekomen kandidaten die bij goed
functioneren na een jaar een vaste aanstelling krijgen aangeboden
Deze opsomming is niet uitputtend en kan (jaarlijks) aangevuld of gewijzigd worden.
Voor deze managementrapportages is het wenselijk aansluiting te zoeken bij de huidige
jaarlijkse verslaglegging. Voor 2005 wordt hierop aangestuurd.
CvB.0405.106U / Werving & Selectiedocument OVO / versie 04-03-05 / blz.
7
Bijlage 1 Samenstelling Benoemingsadviescommissies
In het kort zien de selectieprocedures er als volgt uit:
A. Werving en selectie college van bestuur (lid of voorzitter)
Besluitvorming
Raad van Toezicht OVO
Doelgroep werving
in- en extern tegelijkertijd
Advies
Benoemingsadviescommissie
Samenstelling BAC
C v B (1), schoolleiders (2), hoofd Personeel & Organisatie
(1), beleidsmedewerkers centraal bureau (1)
Advies
GMR
Werving
werving- en selectiebureau
Dekking wervingskosten
centrale doorbelasting (max. € 30.000)
B. Werving en selectie directeur/rector
Besluitvorming
Doelgroep werving
Advies
Samenstelling BAC
Advies
Werving
Dekking wervingskosten
CvB
in- en extern tegelijkertijd
Benoemingsadviescommissie
schoolleiders (minimaal 1), de adjunct directeur/conrector of
(kern)teamleider of een afdelingshoofd (1) en docenten (1)
en 1 ouder of leerling
DMR
(eventueel) met werving- en selectiebureau
centrale doorbelasting (max. € 20.000)
C. Werving en selectie adjunct directeur/conrector
Besluitvorming
Doelgroep werving
Advies
Samenstelling BAC
(1 of 2)
Advies
Werving
Dekking wervingskosten
directeur/rector
intern en extern tegelijkertijd
Benoemingsadviescommissie
afdeling/(kern)teamleiders (1 of 2), OOP’ er (1) en docenten
DMR
met behulp van hoofd P&O, intern en extern tegelijkertijd
voor rekening van de school (max. € 20.000)
Scholen die deze kosten niet kunnen dekken kunnen een beroep doen op een
bovenschoolse budget zoals bijvoorbeeld de algemene personele reserve OVO.
CvB.0405.106U / Werving & Selectiedocument OVO / versie 04-03-05 / blz.
8
Bijlage 2 Overzicht informatie voor consulent werving en selectie
Informatie
Om de procedures goed te laten verlopen is het van belang de consulent werving en
selectie van de volgende informatie te voorzien:
 Lijst met aanstellingen en soorten aanstellingen van OP en OOP
 Overzicht van openstaande vacatures op de locaties
 Medewerkers waarvoor de OVO de plicht heeft om zich in te spannen om intern
ander werk te zoeken en als dit niet lukt extern
 Alle tijdelijke benoemingen. In beginsel kunnen boventallige medewerkers in
vaste dienst die functies overnemen.
 Vacatureprognose voor augustus
 Lijst met wachtgelders
 Lijst van mensen die met FPU gaan
 Nog opgesteld wordt een spreadsheet waarop de kengetallen worden ingevoerd.
formulieren
 Het vacaturemeldingsformulier
 Scoreformulier STAR
 Aanvraagformulier Verklaring omtrent het gedrag (VOHG)
CvB.0405.106U / Werving & Selectiedocument OVO / versie 04-03-05 / blz.
9
Bijlage 3 De STAR-methode of het criterium gerichte interview
Het criterium gericht interview is een methodiek te gebruiken in selectiegesprekken met
kandidaten. Het criteriumgerichte interview heeft een grote voorspellende waarde ten
aanzien van gedrag en kwaliteiten in de toekomstige functie. Kandidaten wordt gevraagd
naar reeds ‘vertoond’ gedrag en gebruikte kwaliteiten.
Vragen gericht op mogelijk toekomstig gedrag (‘wat zou u doen in situatie x’) hebben
een veel mindere voorspellende waarde omdat men wenselijke antwoorden kan geven
die niet aansluiten bij de eigen ervaring (gedrag) en kwaliteiten van de kandidaat.
De STAR methode is gebaseerd op de volgende vier onderdelen:




Situatie
De kandidaat wordt gevraagd een situatie te beschrijven waarin hij /zij een
bepaalde voor de functie relevante ervaring of gewenste competentie heeft
opgedaan of ingezet.
Taak/Rol
De kandidaat wordt gevraagd welke taak/rol hij/zij had in die situatie.
Activiteiten
De kandidaat wordt gevraagd welke actie hij / zij heeft ondernomen in de situatie
Resultaat
De kandidaat wordt gevraagd het resultaat van zijn /haar actie te benoemen.
De vragen die gesteld worden hebben altijd een vaste vorm:
“Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin….”.
Per competentie of profielonderdeel worden twee vragen over twee relevante
verschillende situaties gesteld. Hiermee heeft de kandidaat twee kansen om een passend
antwoord te geven.
Vooraf, wordt aan de hand van het functieprofiel vastgesteld welke kwaliteiten, en in
welke mate deze aanwezig dienen te zijn. Dit is per functie verschillend.
De antwoorden worden in het volgende overzicht gescoord:
Scores
Nauwelijks Enigszins
Voldoende Goed
Kwaliteiten
of niet
aanwezig
tot redelijk aanwezig
aanwezig
aanwezig
CvB.0405.106U / Werving & Selectiedocument OVO / versie 04-03-05 / blz.
Sterk
aanwezig
10
Bijlage 4
Sollicitatiecode OVO
De volgende uitgangspunten worden gehanteerd:
 De sollicitant heeft een eerlijke kans op aanstelling (gelijke kansen bij gelijke
geschiktheid; de OVO (de schoolleiding) bepaalt haar keuze op basis van geschiktheid
voor de functie);
 De sollicitant wordt deugdelijk en volledig geïnformeerd over de procedure, over de
inhoud van de vacante functie en de plaats daarvan in de organisatie;
 Van de sollicitant wordt slechts die informatie gevraagd die nodig is voor de
beoordeling van de geschiktheid voor de functie;
 De van de sollicitant verkregen informatie wordt vertrouwelijk en zorgvuldig
behandeld; ook in andere opzichten wordt de privacy van de sollicitant gerespecteerd
 Op een door de sollicitant schriftelijk bij de organisatie in gediende klacht over
onzorgvuldige, onbillijke of onjuiste behandeling wordt door de OVO binnen een
redelijke termijn schriftelijk gereageerd.
 De schoolleiding is verantwoordelijk voor de zorgvuldige toepassing van de
sollicitatiecode inclusief de afschrijving en aanstelling van sollicitanten;
 De OVO hanteert de uitgangspunten (voor zover van toepassing op de werving- en
selectieprocedures) uit het doelgroepenbeleid.
Afhandeling van de sollicitaties en beschikbaarheid van informatie
 Alle sollicitanten ontvangen binnen één week een ontvangstbevestiging. De
geselecteerden ontvangen binnen 2 weken bericht.
 Voor het sollicitatiegesprek wordt informatie verstrekt over de functie en de
bijbehorende selectiecriteria, de samenstelling van de sollicitatiecommissie, het
verloop van de sollicitatieprocedure en de geldende arbeidsvoorwaarden.
 Bij de aanstelling worden alle afspraken en toezeggingen schriftelijk vastgelegd.
 Deze sollicitatieprocedure ‘OVO personeel’ is op aanvraag beschikbaar bij de
personeelsconsulent van de OVO en is ook geplaatst op de website.
 Aan de sollicitant (in de laatste selectieronde) kan gevraagd worden deel te nemen
aan een psychologisch onderzoek of assessment. Dit onderzoek vindt plaats door of
onder verantwoordelijkheid van een erkend psycholoog. Deze vraagt toestemming
aan de sollicitant om de resultaten van het onderzoek aan de opdrachtgever (de
schoolleider) te kunnen overleggen.
 De sollicitant die als zij-instromer betrokken is in een selectieprocedure, zal gevraagd
worden aan een assessment deel te nemen.
 De sollicitant wordt alleen aangenomen wanneer hij/zij een ‘verklaring omtrent het
gedrag’ kan overleggen.
 De brieven en het CV worden na afloop van de sollicitatieprocedure vernietigd.
 Referenties worden alleen gevraagd na uitdrukkelijke toetstemming van de sollicitant
bij door de sollicitant genoemde referenten.
Afloop procedure
 Binnen twee weken na afloop van de procedure wordt schriftelijk en beargumenteerd
aan de sollicitant meegedeeld waarom hij/zij wordt afgewezen. Afgewezen kandidaten
die op gesprek zijn geweest, worden telefonisch benaderd.
 De OVO streeft naar een afronding van de sollicitatieprocedure binnen drie maanden.
Klachtenbehandeling door de organisatie
Een op schrift gestelde klacht over de onjuiste toepassing van deze code of een
onzorgvuldige of onjuiste behandeling kan de sollicitant, binnen 10 werkdagen toesturen
naar het Centraal Bureau van de OVO, ter attentie van de beleidsmedewerker P en O.
De sollicitant wordt schriftelijk en gemotiveerd over de bevindingen geïnformeerd.
CvB.0405.106U / Werving & Selectiedocument OVO / versie 04-03-05 / blz.
11