Notulen ALV maart 2017 - Tennisverening PAF Zwolle

1
NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING
2 maart 2017
Aanwezig: 23 leden
Afwezig met afmelding: Thea Goedvriend, Irma van Straten, Willemien Plat, Pieter
Bakker, Irene From, Marion Hegeman
Notulist: Martijn Kerkdijk
1.
Opening
De voorzitter opent de vergadering om 20.08 uur en heet iedereen van
harte welkom bij deze algemene ledenvergadering. Er zijn geen
aanvullingen op de agenda.
2.
Mededelingen, ingezonden stukken, vragen
Een aantal leden heeft zich afgemeld.
3.
Notulen algemene ledenvergadering 21 januari 2016
De notulen worden onveranderd vastgesteld.
4.
Benoeming bestuursleden
Jan Koetsier en Huub Claessen zijn aftredend en herkiesbaar. De leden
stemmen met de herbenoeming in. Nico Bouwmeester wordt benoemd als
bestuurslid algemene zaken.
5.
Terugblik 2016 en vooruitblik 2017
Er wordt kort teruggeblikt op 2016. Een warm applaus wordt gegeven
voor de onverminderde inzet van alle vrijwilligers binnen onze vereniging.
Verder wordt onder andere stil gestaan bij het 90-jarige jubileum, de
aanschaf en implementatie van All United, de uitrol van het sponsorbeleid
en de najaarscompetitie.
Voor 2017 staan er verschillende onderwerpen op de agenda. Het
belangrijkste onderwerp zijn diverse investeringen, waaronder in LED
verlichting. Deze investering zullen apart in deze vergadering worden
behandeld. Verder wordt de website vernieuwd. Tot slot zal er aandacht
worden besteed aan ledenwerving in verband met de aanhoudende daling
van het aantal leden.
6.
Financiële rapportage
Jaarverslag 2016
Het financiële jaarverslag wordt besproken en door de penningmeester
toegelicht, mede naar aanleiding van diverse vragen vanuit de leden. Voor
meer informatie wordt verwezen naar het jaarverslag.
1
2
Kascommissie
De kascommissie brengt verslag uit. Er zijn geen onregelmatigheden
aangetroffen. De kascommissie adviseert de vergadering decharge aan het
bestuur te verlenen voor het gevoerde (financiële) beleid. De gevraagde
decharge wordt door de vergadering verleend.
Begroting 2017
De penningmeester licht de begroting voor 2017 toe, mede naar aanleiding
van een aantal vragen vanuit de vergadering (o.a. met betrekking tot
begrote inkomsten).
Punt van zorg en aandacht is het teruglopende aantal leden. Het bestuur zal
op korte termijn een themavergadering beleggen om deze problematiek te
bespreken.
De sponsorinkomsten zijn hoger begroot. Het nieuwe sponsorbeleid werpt
zijn vruchten af en er zijn inmiddels een aantal nieuwe sponsoren
aangetrokken. Het heeft enige tijd stil gelegen, mede in verband met ziekte
van het betreffende bestuurslid.
Voorstellen
Het voorstel is de contributie van seniorleden en juniorleden met 5 euro te
verhogen. Er wordt gevraagd waarom de contributie niet wordt verhoogd
met 10 euro, omdat de meeste leden dat waarschijnlijk prima vinden. De
penningmeester licht dat toe dat een verhoging van 10 euro op dit moment
niet nodig is. Voor de toekomst zal dit advies worden meegenomen.
Het aantal jeugdcategorieën is teruggebracht naar 3. Er wordt geen korting
meer verleend voor 2e of 3e jeugdleden uit één gezin. De reden daarvoor is
onder meer dat jeugdleden in ieder geval kostendekkend moeten zijn.
Vanuit de vergadering wordt nog gevraagd of dit mogelijk nog gevolgen
heeft voor het eventueel lid worden van andere jeugdleden, met name
omdat de jeugd belangrijk is voor de toekomst van onze vereniging. Verder
wordt nog opgemerkt dat het belangrijk is om te beoordelen waarom
andere verenigingen succesvol zijn en in welke leeftijdscategorieën. Het
bestuur zal dit meenemen in haar beraadslagingen.
Verder wordt voorgesteld om de afkoop van verenigingsdiensten te
verhogen van 40 euro naar 50 euro. De boete voor het niet komen opdagen
wordt verhoogd naar 75 euro (het afgelopen jaar is dit gelukkig weinig
voorgekomen).
2
3
Ook wordt voorgesteld de competitiebijdrage te verhogen van 125 euro
naar 135 euro om zoveel als mogelijk de kosten van de competitie te
dekken.
Tot slot wordt opgemerkt dat de toernooien zichzelf moeten bedruipen
door inschrijfgeld of sponsoring.
De vergadering stemt in met de hiervoor genoemde voorstellen en de
begroting 2017.
7.
Benoeming kascommissie
Lody Jenezon treedt af. Harry Damman heeft zich bereid verklaard in de
kascommissie zitting te nemen. Peter Weghorst zal dienen als reserve.
8.
Update Masterplan
Cor-Jan Bruggeman licht de stand van zaken met betrekking tot het
Masterplan toe. Er heeft een inventarisatie plaatsgevonden onder alle
commissies en leden. Een aantal kleine wensen is al direct uitgevoerd.
Wensen
De overige wensen zijn door het bestuur beoordeeld aan de hand van de
MoSCoW methode. De meest belangrijke wensen zijn:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Banen vervanging
LED verlichting banen
Nieuwe opslagruimte voor materiaal
Vervanging coniferen
Nieuwe minibaan en/of padelbaan
Nieuwe speelplek voor kinderen
Elektronische toegang
Verbouw/nieuwbouw clubhuis, inclusief terras
Blaashal
De verschillende wensen worden kort toegelicht, waarbij wordt
aangegeven welke prioriteit de betreffende wens heeft en wat de
(geschatte) investeringskosten zijn. Er worden diverse vragen vanuit de
vergadering beantwoord, onder andere met betrekking tot de vervanging
van de coniferen, elektronische toegang, padelbaan en
verbouw/nieuwbouw clubhuis. Een padelbaan heeft mogelijk ook een
aantrekkingskracht voor nieuwe leden.
Verder wordt nog gevraagd waarom de bouw van de opslagruimte en
verbouw/nieuwbouw clubhuis niet wordt gecombineerd. Er wordt
geantwoord dat er geen voordelen zijn om het samen te doen. Financiële
voordelen zijn er in ieder geval niet. Bovendien dient de opslagruimte op
3
4
korte termijn te worden vervangen. Bij het clubhuis is dat nog niet nodig.
Ook vanuit bouwtechnisch perspectief is er geen reden om
verbouw/nieuwbouw van het clubhuis en vervanging van de opslagruimte
te combineren.
De ontwikkeling van het ledenaantal zal ook een rol spelen bij de vraag hoe
en op welke wijze de verbouw/nieuwbouw moet plaatsvinden, ook met
betrekking tot de financiële haalbaarheid van de plannen.
Liquiditeitsprognose
Om te kunnen beoordelen wat mogelijk is, is een liquiditeitsprognose t/m
2028 opgesteld, waarbij rekening wordt gehouden met een aantal
uitgangspunten:
-
het aanhouden van een buffer van 50.000 euro
uitvoering alle wensen
vervanging banen op minimale technische levensduur
aangaan leningen gelet op huidige (zeer lage) markrente en noodzaak
investeringen
Er worden twee liquiditeitsprognoses gepresenteerd. Eén versie, waarbij
er een investering in het clubgebouw wordt gepleegd in 2020 en één versie
met een investering in het clubgebouw in 2024. Uit de prognoses volgt dat
het aantrekken van externe financieringen nodig lijkt om alle gewenste
investeringen uit te voeren.
Voorstel investeringen
Op basis van alle informatie komt het bestuur tot het volgende voorstel:
1.
Realisatie LED-verlichting in 2017 conform aanbieding LTG middels
subsidie RVO en energielening van € 43.843 via de provincie
Overijssel tegen minimaal 1,5% rente. Investering leidt tot positievere
exploitatiebegroting met ingang van 2018;
2.
Realisatie nieuwe opslagruimte in 2017 op plek huidige minibaan
voor maximaal € 50.000, omdat huidige opslagruimte niet langer
dienst kan doen;
3.
Realisatie speeltoestel voor € 4.000 in 2017 voor aanvang competitie;
4.
Realisatie elektronische toegang clubhuis en park begin 2018 voor
maximaal € 15.000 na volledig beeld investeringskosten, dus incl.
montage, installatie en toegangshek;
4
5
e
5.
Aanvangen met 1 fase traject verbouwing / nieuwbouw clubhuis.
Doel is om inzicht te krijgen in de mogelijkheden om tot een goed
eisenpakket te komen met als uitgangspunt duurzame (ver)bouw
tegen lage kostprijs - concreet voorstel ALV 2018 incl.
financieringsvoorstel;
6.
Herijking Masterplan met voorstel bestuur ALV 2018.
De investering in LED verlichting wordt nog nader toegelicht. M.b.t.
eventuele overstap naar een kleinverbruik-aansluiting wordt nog
opgemerkt dat goed moet worden onderzocht of dat mogelijk is, om te
voorkomen dat er problemen ontstaan (zoals die eerder er ook zijn
geweest). Verder wordt nog toegelicht dat naast een kostenbesparing
vooral de kwaliteit van de verlichting en het speelgenot een groot voordeel
bieden. De huidige leverancier biedt bovendien een garantie van 10 jaar.
Er wordt nog gevraagd naar de kwaliteit van de verschillende leveranciers.
Die zijn vergelijkbaar. Het bestuur heeft dat ook laten toetsen. O.a. TVZ750
heeft ook een samenwerking met LTG afgesloten.
Er wordt nog gevraagd of het mogelijk is de investering in elektronische
toegang naar voren te halen als er ruimte ontstaat bij andere investeringen.
Als het niet noodzakelijk is om de investering met betrekking tot
elektronische toegang te koppelen aan verbouw/nieuwbouw van het
clubhuis, dan zal deze investering snel worden uitgevoerd, ervan uitgaande
dat eventuele extra kosten als gevolg van de latere verbouw/nieuwbouw
van het clubhuis beperkt zijn.
De vergadering stemt in met het voorstel van het bestuur.
9.
Rondvraag
Er wordt nog een vraag gesteld over de verlichting van de rugby, waarvan
overlast wordt ervaren (op baan 4). Het bestuur pakt dit op.
10.
Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 22.07 uur.
5