Verslag Stichting Stadstuin

Verslag Stichting Stadstuin 17 maart 2004
Aanwezig:
 De heer W. Kleinsmann
 Mevrouw E. Boonstra
 De heer J. Traa
 De heer R. Raats
 De heer M. van Dooren
 De heer M. Smeets
 De heer J. Tjepkema
 De heer N. de Vries
 Mevrouw A. Bonzi-Koster
 De heer G. Sandbrink
 De heer J. Lotens
 Mevrouw I. van Katwijk
(gemeente Amersfoort, voorzitter)
(gemeente Amersfoort)
(Portaal)
(bewoner Stadstuin)
(bewoner Stadstuin)
(bewoner Stadstuin)
(Grontmij)
(Koninkrijkszaal)
(DHV)
(beheerstichting het Eiland)
(gemeente Amersfoort)
(Ritzerfeld De Kantoorassistent bv, notulen)
Afwezig:
 De heer B. de Maar
 De heer H. van der Linden
 De heer Tates
 De heer T. Guldemeester
 De heer N. Sidler
(gemeente Amersfoort)
(Heijmans)
(schietvereniging)
(schietvereniging)
(beheerstichting het Eiland)
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering om 19.35 uur. De twee gasten, mevrouw Bonzi-Koster en
de heer Lotens, zullen een toelichting geven op het advies verzekeringen en het advies
beleggingen. De heren De Maar, Guldemeester, Sidler en Van der Linden hebben afgezegd.
Volgende week zal er een bijeenkomst met de blokhoofden plaatsvinden, waarbij ook de
heren Van Dooren, Tates en Raats welkom zijn. De heren Kleinsmann en Van der Linden
bereiden dit gesprek voor. Vorige week werd de appelboom tijdens een geslaagde en
geanimeerde bijeenkomst in ontvangst genomen door de scouting.
2. Mededelingen/ingekomen stukken
De heer Kleinsmann meldt dat de volgende vergadering zal plaatsvinden bij de
schietvereniging. Er mag die avond ook worden geschoten!
Mevrouw Boonstra deelt twee ingekomen stukken uit: het artikel ‘Collectieve tuinen, een
beetje van jezelf’ uit Bedrijf & Organisatie en een brief van Heijmans Vastgoedrealisatie,
betreffende de opname van het politiekeurmerk Veilig Wonen in het voorblad van de
situatietekening Stadstuin. Het aanvragen van verlenging van het keurmerk wordt als
aandachtspunt opgenomen in de actielijst (actiepunt 1).
De heer Raats meldt dat het voorportaal van de website van de Stichting klaar is. De
onderliggende teksten moeten nog worden ingevuld. De heer Kleinsmann zal dit aan de orde
stellen in de bijeenkomst met de blokhoofden. Mevrouw Boonstra mailt het internetadres van
de site naar de aanwezigen.
3. Verslag en actielijst vergadering 11 februari 2004
Verslag
Het verslag wordt zonder opmerkingen of wijzigingen vastgesteld.
Actielijst
 Punt 2 van 28-11-01, kostenoverzicht: Gebleken is dat mevrouw Bonzi-Koster
aanvankelijk een te hoog rentebedrag heeft opgekregen. Dit bedrag werd mondeling
opgegeven en is € 45.000,- te hoog. De Stichting zal per brief om uitleg vragen.
1







Mevrouw Bonzi-Koster zoekt in haar aantekeningen na hoe een en ander precies heeft
plaatsgevonden (actiepunt 2). Het kostenoverzicht is inmiddels aangepast aan de hand
van een schriftelijk overzicht van de maandelijkse rentestand.
Punt 3-68: Het dak van de schietvereniging is dicht en er is garantie verleend. Het is niet
duidelijk of het hier een verzekerde dakgarantie of een garantie van de leverancier
betreft.
Punt 3-74: Het voorstel over de wijze van aanbesteden werd gisteren met de financiële
commissie besproken. De gemeente Amersfoort heeft opdracht gegeven om een
‘nulmeting’ uit te voeren. Hiertoe zal de commissie, ondersteund door mevrouw BonziKoster, inzichtelijk maken hoe de keuzes van de Stichting – en daarmee de rente- en
inlegbedragen - zijn veranderd sinds 1999 en hoe de huidige stand van zaken is. In de
rapportage zal een dekkingsgraadmeter worden opgenomen, waardoor de effecten van
het rendement van het belegd vermogen op de looptijd van het budget voortaan jaarlijks
duidelijk worden. De rapportage wordt geagendeerd voor de vergadering van 12 mei a.s.
(actiepunt 3).
Punt 14-01-04 (2): De gemeente ontwikkelt momenteel een nieuw
klachtenregistratiesysteem. Uitgangspunt daarbij is dat ook derden gebruik zouden
moeten kunnen maken van dit systeem. De heer Kleinsmann houdt de vergadering op de
hoogte.
Punt 14-01-04 (4): Er zal in principe voor 14 mei een spreekuur worden gehouden,
afhankelijk van het gesprek met de blokhoofden. De heer Kleinsmann rapporteert
hierover in de volgende vergadering.
Punt 11-02-04 (1): De heer Tjepkema meldt dat er overeenstemming is bereikt over de
bestekken bouwrijp maken van het Torengebied. Het groene licht zit momenteel vast op
een conflict tussen belegger en aannemer. De belegger wenst de appartementen te
verhuren en na vijftien jaar alsnog te verkopen. Dit stelt hogere eisen aan de kwaliteit dan
met de aannemer is overeengekomen. Wanneer het groene licht wordt gegeven, hopelijk
begin mei, kan binnen drie dagen worden gestart met het bouwrijp maken van het
gebied.
Punt 11-02-04 (2): Het blokhoofd Stichting Weideblik i.o. zal worden opgenomen in de
communicatie.
Punt 11-02-05 (5): De heer Kleinsmann meldt dat het hek rond de hoogspanningsmast
uit veiligheidsoverwegingen werd geplaatst door de gemeente. De gemeente is dus
eigenaar van het hek en tevens verantwoordelijk voor het onderhoud. De heer Raats
verzoekt nogmaals om de aanplant van hedera. De heer Traa suggereert om het hek
groen te schilderen. De heer Kleinsmann neemt deze voorstellen mee naar de
gemeente.
4. Afrondend advies verzekeringen
Op verzoek van de gemeente heeft de heer Lotens een second opnion opgesteld.
De heer Lotens is juridisch adviseur van de afdeling Stedelijk Beheer van de gemeente
Amersfoort en bekend met het dekken van grote risico’s. Hij heeft zijn advies inmiddels
besproken met de directeur van een grote verzekeringsmakelaardij en deze deelt zijn
conclusies. Volgens de heer Loten moet er een verzekering worden afgesloten indien de
bewaarwording van het betreffende risico leidt tot een onacceptabele verstoring van de
financiële huishouding. Aan de hand van dit centrale toetsingscriterium heeft hij de
wenselijkheid van een aantal verzekeringen voor de Stichting Stadstuin bekeken.
Aansprakelijkheidsverzekering
Een dergelijke verzekering is uitermate belangrijk, omdat kleine oorzaken (zeer) grote
gevolgen kunnen hebben.
2
Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering
Deze verzekering dekt de gevolgen van “onbehoorlijk handelen” van het bestuur.
De heer Lotens heeft nog niet meegemaakt dat een dergelijke verzekering noodzakelijk is
gebleken. Daarbij is in de statuten van de Stichting al veel ingekaderd. Aan de andere kant
worden de bestuursleden bij problemen hoofdelijk aansprakelijk gesteld. Een dergelijke
verzekering kost niet veel; indien het bestuur zich onzeker voelt, zal zij de verzekering
gewoon moeten afsluiten. De beslissing wordt overgelaten aan het definitieve bestuur.
Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
De standaardvoorwaarden voor deze verzekering zijn bij alle verzekeraars identiek. Het
venijn zit in de uitsluitingen, die in de polisbladen zijn opgenomen. De heer Lotens adviseert
om daar goed naar te kijken. Het is volgens hem niet nodig om de Stichting hoger te
verzekeren dan op dit moment is aangegeven. De heer Kleinsmann pleit voor het afsluiten
van een dergelijke verzekering, vanwege de trend dat burgers steeds meer gaan claimen. Bij
de gemeente komen tweehonderd claims per jaar binnen, variërend van het struikelen over
een losse trottoirtegel tot het afgeven van onjuiste beschikkingen. De heer Loten benadrukt
dat het beoordelen van claims, ook die beneden de eigen risicogrens, altijd aan de
verzekeraar moet worden overgelaten. Omdat de openbare ruimte in de Stadstuin door drie
partijen wordt beheerd, adviseert hij om zowel voor de Stichting als voor de Vergadering van
Deelgenoten een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Dit kan in één polis; de
gemeente heeft een eigen polis. De Stichting in oprichting valt momenteel nog onder de
verzekering van Heijmans. Het is bij de overdracht erg belangrijk om het inloop- en
uitlooprisico goed te dekken, voor claims waarbij de exacte datum waarop de schade is
ontstaan onduidelijk is.
Rechtsbijstandsverzekering
Wanneer er een beroep wordt gedaan op een dergelijke verzekering, stijgt de premie tot
schrikbarende hoogte. De heer Lotens acht het verstandiger en voordeliger om in
voorkomende gevallen een advocaat in te huren. Er kan dan tevens gezocht worden naar
een advocaat die is gespecialiseerd in de betreffende materie. De beslissing wordt
overgelaten aan het definitieve bestuur.
Verzekering frauderisico
Omdat de Stichting geen ingewikkelde organisatie is, acht de heer Lotens het risico op
fraude nihil als het bestuur “wakker blijft”.
Verzekering mandelig openbaar gebied
Overheden sluiten een dergelijke verzekering niet af. Ook bij deze verzekering stijgt na
uitkering de premie evenredig. De Stichting zou de risico’s moeten inventariseren om een
inschatting te kunnen maken van de wenselijkheid van een dergelijke verzekering.
Mevrouw Bonzi-Koster stelt een kort afrondend advies op (actiepunt 4). Dit advies zal met de
second opinion van de heer Lotens en overige relevante stukken worden overgedragen aan
de definitieve Stichting. In het advies zal tevens worden gesuggereerd om de Stichting bij de
verzekeringsmakelaar te laten “meeliften” op de grote polissen van de gemeente Amersfoort
of Portaal Eemland. De voorzitter bedankt de heer Lotens voor zijn bijdrage. [De heer Lotens
verlaat de vergadering.]
5. Afrondend advies beleggingen
Mevrouw Bonzi-Koster adviseert de Stichting om alle financiële transacties – betalen, sparen
en beleggen - via dezelfde bank te laten lopen. De voorgestelde “dakpanconstructie” behelst
het beleggen bij verschillende instellingen via één bank. De bewaarloonkosten en de
herbeleggingskosten zijn bij de drie banken nagenoeg identiek; het verschil in
aankoopkosten is niet groot en slechts eenmalig. Mevrouw Bonzi-Koster heeft dan ook geen
doorslaggevende argumenten om voor een bepaalde bank te kiezen. Omdat er volgens de
3
statuten moet worden gekozen voor een double of triple A rated bank, is in het advies
uitgegaan van de Rabobank, de ABN-Amrobank en de ING. De Rabobank is triple A rated
en heeft ook het grootste historische rendement. De vergadering besluit unaniem om voor de
Rabobank te kiezen. Het is uiteindelijk de definitieve Stichting die de keuze maakt.
Mevrouw Bonzi-Koster stelt een kort afrondend advies op (actiepunt 5). In dit advies zal
tevens worden gesuggereerd om een en ander te laten verlopen via de contactpersoon voor
de gemeente Amersfoort bij de Rabobank. [Mevrouw Bonzi-Koster verlaat de vergadering.]
6. Stand van zaken torengebied
Dit werd al besproken bij de actielijst, punt 1 van 11 februari 2004.
7. Spreekavond in maart
Dit werd eveneens besproken bij de actielijst, punt 4 van 14 januari 2004.
8. Beheer en onderhoud
De heer Tjepkema schetst de huidige stand van zaken.
 Er is begonnen met de inboet en met de vervanging van dode bomen en struiken.
 Er werd een nieuw bloemrijk mengsel gekozen, dat in april wordt doorgezaaid. Van
enkele taluds werd de grond verrijkt om uitspoeling te voorkomen. Dit zal via de
Nieuwsbrief worden gecommuniceerd naar de bewoners, in verband met de
freeswerkzaamheden (actiepunt 6).
 Het zwerfafval is opgeruimd, inclusief het afval van Oud en Nieuw.
 Aanstaande zaterdag zal worden begonnen met het maaien van gras.
 Vorige week werd geschoffeld.
 De opmerkingen over de speelplekken werden doorgegeven aan de leveranciers.
 Het bord “Waterkwartier”bij de brug werd beschadigd. De dader heeft zich inmiddels
gemeld en de schade is in behandeling gegeven bij de verzekering.
 De wensen wat betreft aanvullende drempels worden doorgestuurd naar de afdeling
Verkeer van de gemeente. Dit geldt ook voor de verzoeken voor spiegels bij uitritten. In
de actielijst wordt opgenomen dat de Stichting een standpunt over aanvullende
verkeersvoorzieningen zal moeten formuleren (actiepunt 7).
 Er is gebleken dat er veel hondenpoep ligt.
 De toegangen van de schietvereniging zijn inmiddels afgewerkt. Momenteel wordt
gewerkt aan het dak en de geluidswal. Verwacht wordt dat een en ander half april klaar
zal zijn. De heer De Vries vraagt of het parkeren op het dak van de schietvereniging
openbaar is. Dit zal worden geagendeerd voor de volgende vergadering (actiepunt 8).
 De heer Tjepkema heeft tijdens een rondje door de wijk met de wijkagent aangegeven
waar parkeerproblemen zijn. De wijkagent heeft toegezegd vaker op deze plekken te
gaan kijken.
 De uitval van graspollen moet nog worden aangepakt.
 Er worden veel fietsbeugels kapot gereden. Ook verdwijnen er veel beugels. De
vergadering besluit de beugels tot nader orde niet meer te vervangen. Dit zal worden
opgenomen in de Nieuwsbrief (actiepunt 6).
 De heer De Vries vraagt naar de status van de aanbestedingen in het kader van beheer
en onderhoud. De heer Kleinsmann antwoordt dat dit afhankelijk is van het beschikbare
buget. Eerst zal de ‘nulmetings’-rapportage van de financiële commissie moeten worden
afgewacht. Eventuele uitstel van de bouw van de toren levert geen financieel nadeel op
voor de Stichting; dit werd goed geregeld door Heijmans. De heer Tates vraagt of er
Europees moet worden aanbesteed. De heer Kleinsmann antwoordt dat dit voor een
Stichting niet verplicht is. De Stichting heeft daarin een eigen verantwoordelijkheid en kan
haar eigen beleid bepalen.
4
9. Rondvraag en afspraken
De heer Traa verheugt zich in de grote opkomst van vanavond. De vorige twee
vergaderingen was de opkomst nogal teleurstellend. De voorzitter heeft er alle vertrouwen in
dat de opkomst goed zal blijven.
10. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 21.25 uur.
5