Plan van Aanpak Financiële Gezondheid

Plan van Aanpak Financiële Gezondheid
IK, Studievereniging van Kunsten, Cultuur en Media
Voorwoord
Voor u ligt het Plan van Aanpak Financiële Gezondheid (PvAFG). In het PvAFG wordt
uiteengezet hoe de komende jaren gewerkt kan worden aan de financiële gezondheid van
de Studievereniging.
Dit jaar focust het bestuur 2015-2016 op het vullen van het gat dat is ontstaan door het
wegvallen van een groot sponsorbedrag. Het bestuur 2015-2016 is op zoek naar structurele
oplossingen die het gat op de begroting kunnen dichten en kunnen zorgen voor financiële
gezondheid. Op korte termijn zijn dit maatregelen om het komende jaar zonder negatieve
cijfers af te sluiten gezien de huidige situatie. Het bestuur 2015-2016 kijkt echter, met het
oog op de toekomst van de Studievereniging, ook naar mogelijkheden om op lange termijn
te kunnen zorgen voor een financieel gezonde studievereniging. Hiervoor heeft de
penningmeester in samenwerking met de rest van het bestuur 2015-2016 dit plan van
aanpak opgesteld.
Namens het IK-bestuur 2015-2016,
Renee Pothof
Penningmeester Studievereniging IK 2015-2016
2
Contributiestelsel
Het bestuur 2015-2016 heeft gekeken naar mogelijkheden om de komende jaren meer IKleden te werven. De focus ligt hierbij voor een deel op het werven van internationale leden.
Hiervoor zullen er booklets worden verstuurd met informatie over onder andere de
Studievereniging.
Ook introduceert het bestuur 2015-2016 hiervoor de introductieperiode. Tijdens deze
periode krijgen eerstejaars studenten de kans om de Studievereniging te leren kennen. Het
leren kennen van de Studievereniging, de studie, de stad en de Nederlandse cultuur zal
centraal komen te staan. De focus voor deze introductieperiode ligt op internationale
studenten, hoewel Nederlandse studenten ook welkom zullen zijn.
Door het versturen van de booklets en het introduceren van deze introductieperiode denkt
het bestuur 2015-2016 de Studievereniging meer onder de aandacht te brengen van nieuwe
studenten en zo nieuwe leden te werven.
Over zowel de booklets als de introductieperiode is meer te vinden in het Plan van Aanpak
Internationalisering.
Hiernaast is er gekeken naar de mogelijkheden om het contributiestelsel van de vereniging
aan te passen. Het bestuur 2015-2016 gaat kijken naar de mogelijkheid om de contributie
over drie jaar verspreid te laten betalen en deze de komende twee jaren elk jaar met
ongeveer 5% te verhogen. Deze stijgingen zijn deels om te compenseren dat studenten
jaarlijks ervoor kunnen kiezen wel of geen IK-lid te zijn.
Het nieuwe contributiestelsel zal er als volgt uit komen te zien:
2016/2017
2017/2018
2018/2019
2019/2020 en later
Studiejaar 1
€ 30,00
€ 25,00
€ 25,00
€ 25,00
Studiejaar 2
€ 12,50
€ 20,00
€ 20,00
Studiejaar 3
€ 10,00
€ 10,00
Voor studenten die in collegejaar 2016/2017 lid worden betekent dit dat zij in hun eerste
jaar € 30,00 aan contributie zullen betalen, in hun tweede jaar € 12,50 en in hun derde jaar
€ 10,00. In hun vierde of latere jaar van de studie betalen de leden geen contributie. De
totale contributie komt dan uit op € 52,50, wat een stijging is van 5% ten opzichte van
collegejaar 2015/2016.
Voor studenten die in collegejaar 2017/2018 of later lid worden betekent dit dat zij in hun
eerste jaar € 25,00 aan contributie zullen betalen, in hun tweede jaar € 20,00 en in hun
derde jaar € 10,00. In hun vierde of latere jaar van de studie betalen de leden geen
contributie. De totale contributie komt dan uit op € 55,00, wat een stijging is van 4,76% ten
opzichte van collegejaar 2016/2017.
Een uitzondering doet zich voor wanneer studenten de eerste drie jaar van hun studie geen
lid zijn geweest en in hun vierde of latere jaar wel lid worden van de Studievereniging.
Wanneer een student pas in zijn of haar master fase of als vierde- of ouderejaars student lid
wordt, betaalt hij of zij het bedrag dat derdejaars studenten ook moeten betalen voor
lidmaatschap. Hetzelfde geldt voor studenten die in de eerste twee jaar van hun studie wel
lid zijn geweest maar in hun derde jaar niet. Wanneer zij in hun vierde of latere jaar of in
hun master fase weer lid willen worden, betalen zij het bedrag dat derdejaars studenten ook
moeten betalen voor lidmaatschap.
3
Voor deze aanpassing is een aanpassing van het Huishoudelijk Reglement van de
Studievereniging noodzakelijk. Het contributiebedrag stijgt zowel voor het collegejaar
2016/2017 als het collegejaar 2017/2018. Leden betalen een maximum van € 55,00 aan
contributie.
Bij aanmelding wordt via het formulier op de website duidelijk aangegeven dat de
contributie in drie jaren wordt afgeschreven. Wanneer leden aangeven het lidmaatschap van
Studievereniging IK te willen beëindigen, kunnen zij dit aangeven door minimaal één maand
voor het begin van het nieuwe collegejaar een e-mail te sturen naar de Studievereniging.
Dit wordt bij aanmelding voor lidmaatschap van de Studievereniging gemeld op de website,
alsmede in de bevestigingsmail die de nieuwe leden krijgen.
De penningmeester zal twee weken voor het innen van de contributie voor het tweede of
derde studiejaar een e-mail sturen om aan te geven wanneer het volgende bedrag zal
worden afgeschreven.
In de eerste twee jaar zal de Studievereniging door dit plan inkomsten mislopen. In plaats
van € 50,00 aan contributie in het eerste jaar zal nu € 30,00 aan contributie ontvangen
worden. In het tweede jaar is dit € 37,50 zijn. De inkomsten die Studievereniging IK mis
loopt zijn te zien in de laatste colom van onderstaande tabel. Hierin staat het verschil ten
opzichte van de huidige situatie bij veertig leden.
Jaar
Voor 2016
2016/2017
2017/2018
2018/2019
Leden
40
40
40
40
Inkomsten
50 x 40 = € 2.000
30 x 40 = € 1.200
25 x 40 + 12,50 x 40 = € 1.500
25 x 40 + 20 x 40 + 10 x 40 = € 2.200
Verschill
x
- € 800
- € 500
+ € 200
Het bedrag dat de Studievereniging de eerste jaren mis zal lopen is, in overleg met de
kascommissie, op te vangen door de spaarrekening. Hiervan wordt het minimum bedrag op
€ 9.000 gezet (exclusief reserveringen voor het Lustrum).
Daarnaast is in bovenstaande tabel in alle gevallen gerekend met veertig leden; hier is dus
niet rekening gehouden met het verhoogde ledenaantal waar deze regeling hopelijk toe zal
leiden.
Het bestuur 2015-2016 denkt dat deze nieuwe regel ervoor zorgt dat de drempel om lid te
worden van Studievereniging IK lager ligt. Daarnaast wordt de contributie in het eerste en
in het tweede jaar in twee termijnen afgeschreven. Het bestuur 2015-2016 denkt dat door
dit duidelijk te communiceren de drempel om lid te worden ook wordt verlaagd. Het
afschrijven in twee termijnen gebeurt al, maar is vaak niet bekend bij de nieuwe studenten.
Door Studievereniging IK vroegtijdig onder de aandacht te brengen van nieuwe studenten,
het contributiestelsel aan te passen en duidelijk te communiceren dat de contributie in
termijnen wordt afgeschreven denkt het bestuur 2015-2016 de drempel om lid te worden
van de Studievereniging te verlagen en bijgevolg meer leden te werven.
Structurele sponsoren
Het bestuur 2015-2016 focust op nieuwe mogelijke vaste samenwerkingspartners. Onder
mogelijke vaste samenwerkingspartners vallen bedrijven en culturele instellingen die in
Groningen gevestigd zijn, die klanten in Groningen hebben of die veel met Groningen te
maken hebben.
4
Eerdere jaren zijn ook culturele instellingen benaderd die eenmalig in Groningen waren.
Hoewel elk jaar ook hiernaar gekeken wordt, vallen deze instellingen niet onder vaste
samenwerkingspartners en dus structurele sponsoren.
Momenteel is de overkoepelende organisatie de Oosterpoort, Stadsschouwburg en Grand
Theater een samenwerkingspartner geworden van de Studievereniging. Ook is het Jonge
Harten Theaterfestival (Jonge Harten) benaderd om een vaste samenwerkingspartner te
worden. Jonge Harten werd voorgaande jaren al jaarlijks benaderd, maar langzamerhand
zijn zij uitgegroeid tot een groot theaterfestival dat een vaste samenwerkingspartner zou
kunnen worden. De commissaris extern van het bestuur 2016-2017 wordt aangeraden door
de commissaris extern 2015-2016 om Jonge Harten eind juli te benaderen voor deze vaste
samenwerking, omdat Jonge Harten het dan nog in hun begroting mee kan nemen.
Aangezien de meeste culturele instellingen al met ons samenwerken of hebben aangegeven
niet geïnteresseerd te zijn in een samenwerking zal er de komende jaren ook in andere
sectoren naar mogelijke samenwerkingspartners gezocht moeten worden. Onder deze
samenwerkingspartners valt kapsalon en beautysalon SOAP hair and beauty, waarmee
reeds een samenwerkingsverband is aangegaan.
Aangeien de Studievereniging veel internationale leden heeft, is het een optie om
samenwerkingsverbanden aan te gaan met bedrijven en personen die diensten verlenen.
Hierbij valt te denken aan een huisartsen- of een tandartsenpraktijk. De internationale
studenten hebben deze diensten niet binnen bereik, waardoor een samenwerking veel op
kan leveren voor beide partijen.
Niet-leden naar activiteiten trekken
Het bestuur 2015-2016 acht het niet mogelijk extra activiteiten te organiseren waar nietleden op af zullen komen, mede omdat het belang van de leden voorop moet staan. Voor de
bestaande studie-gerelateerde activiteiten wordt er gekeken of er gebruik kan worden
gemaakt van promotiekanalen van andere partijen om de activiteiten onder de aandacht te
brengen van niet-leden. Hierbij valt te denken aan de schermen in de
universiteitsbibliotheek, maar ook aan lokale media.
Waar het bestuur 2015-2016 zich hiermee voornamelijk op wil focusen en wat ze ook door
wil geven aan de besturen na haar is dat er gekeken moet worden naar andere manieren
van promotie. Door promotie te maken voor de activiteiten van de Studievereniging op
verschillende plekken in de stad komen deze activiteiten meer onder de aandacht van
externen.
Op korte termijn denken wij dat het plaatsen van internationale IK-leden in commissies
ervoor heeft gezorgd dat er meer niet-leden naar de activiteiten komen. Deze internationale
leden nemen hun vrienden mee waarvan een deel nog geen IK-lid is. Dit is positief vanwege
het grotere publiek en kan er ook voor zorgen dat deze internationale studenten beter
bekend raken met Studievereniging IK en wellicht zelf ook lid worden.
Vrienden van IK
Het bestuur 2015-2016 doet niet alleen haar best om de oude Vrienden van IK te
behouden, maar doet ook haar best nieuwe Vrienden van IK te werven. Het bestuur 20152016 houdt promotiepraatjes voor Vrienden van IK op het Kunstencongres, de
Museumsalons, het Netwerk-event en andere evenementen waar niet-leden aanwezig zijn.
5
Deze mensen zijn al aanwezig op – en dus geïnteresseerd in – een IK-activiteit en het
bestuur 2015-2016 denkt dan ook dat het wijzen op Vrienden van IK op deze activiteiten
een goede manier is om Vrienden van IK te werven.
Hiernaast zullen alle docenten van de opleiding Kunsten, Cultuur en Media op formele wijze
worden geïnformeerd over Vrienden van IK door middel van een flyer met bijgevoegd een
aanmeldingsformulier in hun postvak. Ook zijn de docenten benaderd via de
docentennieuwsbrief. Het bestuur hoopt hiermee ook de docenten te enthousiasmeren voor
het initiatief.
Om Vrienden van IK te werven wordt er daarnaast een e-mail gestuurd naar de IK-leden
van wie het lidmaatschap afloopt om ze aan te sporen om Vriend van IK te worden. Ook
LinkedIn wordt gebruikt om mensen op de hoogte te brengen van Vrienden van IK en wordt
er gekeken naar de mogelijkheid om Vrienden van IK onder de aandacht te brengen in de
MIK-nieuwsbrief.
Tot slot gaat het bestuur 2015-2016 de ouders van nieuwe leden informeren over Vrienden
van IK. Het gebeurt al vaak bij studentenverenigingen dat er een brief naar het ouderlijk
huis van nieuwe leden wordt gestuurd met informatie over de vereniging, de
introductieperiode en de vraag of ouders een kleine donatie willen doen.
Het bestuur 2015-2016 kijkt of het haalbaar is om iets soortgelijks te doen bij nieuwe IKleden. Indien de ouders van IK-leden in Nederland wonen gebeurt dit door middel van een
brief waarin uitleg wordt gegeven over Studievereniging IK en over de introductieperiode.
Daarnaast zal er informatie worden gegeven over Vrienden van IK en wordt de mogelijkheid
geboden een donatie te doen of Vriend van IK te worden.
Bij of kort na aanmelding zal aan nieuwe leden gevraagd worden om het adres van hun
ouders. Het wordt de leden niet verplicht gesteld deze gegevens aan de Studievereniging te
verstrekken. De brief die vervolgens verstuurd zal worden is voornamelijk gericht op de
Introductieperiode waarover informatie zal worden verstrekt. Ook komt er informatie in te
staan over Studievereniging IK, de activiteiten die gedurende het jaar worden
georganiseerd en de manieren waarop leden actief betrokken kunnen worden bij de
Studievereniging. Tot slot zal er een korte alinea gewijd worden aan Vrienden van IK en
wordt er een reactieformulier meegestuurd.
Oude merchandise
Om op korte termijn extra financiële middelen binnen te halen gaat het bestuur 2015-2016
ook oude merchandise verkopen. Vorige jaren is dit niet gebeurd, waardoor er veel
merchandise is overgebleven.
Aangezien de oude merchandise veelal truien en vesten betreft, gaat het bestuur 20152016 in week zes van 2016 de niet-uitverkochte merchandise onder de aandacht van IKleden brengen. Dit zal gebeuren via Facebook, Instagram en andere promotiekanalen. Deze
merchandise kan tijdens het Inloopuur in week tien, elf en twaalf op de IK-kamer worden
aangeschaft voor gereduceerde prijzen.
6
De volgende merchandise is nog over en kan verkocht worden:
IK krijg ’t er warm van (zwart)
IK houdt je warm (achterkant) (zwart)
IK houdt je warm (achterkant) (rood)
IK houdt je warm (voorkant) (rood)
IK laat je niet koud (rood)
IK laat je niet koud (zwart)
IK-chill broek
IK vest (zwart)
IK vest (grijs)
S
2
2
M
L
1
1
1
1
1
2
XL
38
40
42
6
1
3
2
1
1
1
1
7