Het verslag van deze vergadering zal ongeveer

Concept verslag Verslag Commissie voor de Rekeningen 31 maart van
20.00 tot 21.45
Aanwezig:
de heren Bleijie (CDA en voorzitter), de Rooij (VVD), Iken (PvdA), van Hees
(GL), Sloos (LL), de Coo (LWG/De Groenen), Mevrouw Ritzema (secretaris)
Voor agendapunt 4: De heren v.d. Werf (voorzitter Rekenkamercie) en de Breij
(lid Rekenkamercie
Voor agendapunt 5: wethouder van der Sande en de heren Deuling en den
Hartog (bestuursdienst)
1. Opening en vaststellen agenda
De voorzitter heet de aanwezigen welkom en meldt dat de heer Day zich heeft afgemeld. De agenda wordt
ongewijzigd vastgesteld.
2. Mededelingen
De secretaris heeft twee stukken ter kennisname uitgedeeld:
1. een brief van de provincie over het financiële toezicht 2006. Dit stuk stond op de lijst met
ingekomen stukken van de raadsvergadering van 29 maart j.l. met advies het door te geleiden aan
de CvR.
2. een brief van de VNG inzake de accountantscontrole 2004. In deze brief wordt een overzicht
gegeven van de argumenten waarom veel gemeenten over 2004 waarschijnlijk geen goedkeurende
verklaring voor het onderdeel rechtmatigheid zullen ontvangen.
3. Verslag 21 februari 2005
Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
Naar aanleiding van pagina 8 punt 6 stelt de heer de Coo de vraag of het College al een reactie heeft
gegeven wanneer zij met een voorstel over de toekomst van de ombudscie zal komen. De secretaris licht
toe dat het formele verzoek aan het College pas 30 maart is verstuurd omdat de brief van de CvR
geagendeerd was op de raadsvergadering van 29 maart. Wel is er intern overleg geweest tussen griffie en
betrokken ambtenaren omdat er sprake is van een `fatale’datum. Indien er geen voorstel is voor 1 juli 2005
gaat de wet er vanuit dat de gemeente Leiden zich in principe aansluit bij de Nationale Ombudsman.
Gestreefd wordt in de vergadering van 2 juni van de CvR een voorstel gereed te hebben, zodat het in de
juni vergaderingen van de cie BV en de Raad kan worden behandeld.
4. Gesprek met Rekenkamercommissie
De voorzitter heeft de twee leden van de rekenkamercommissie welkom. De heer vd Werf geeft een korte
toelichting op het jaarverslag 2004. Vervolgens worden de volgende zaken besproken:
 het budget van de rekenkamer. Op een vraag van de heer de Coo naar de financiën, geeft de heer
v.d. Werf aan dat het budget het afgelopen jaar ruim voldoende was omdat 2004 het eerste jaar is
geweest dat de rekenkamercie bestond, waarbij in de eerste helft nauwelijks geld is uitgegeven.
Bovendien heeft de rekenkamercie het eerste onderzoek zelf uitgevoerd om goed zicht te krijgen
op procedures etcetera. De kosten zijn daardoor laag geweest omdat de verordening niet toe laat
de leden van de rekenkamercie een uurvergoeding voor onderzoek te betalen. Wel bestaat de
mogelijk een subcie in te stellen, waardoor een extra vergoeding kan worden gegeven. Bij de
rekenkamercie leeft het gevoel dat het budget op termijn knellend zal worden. Op dit moment zijn
er nog geen problemen ook al omdat er nog een reserve bestaat. 2005 wordt het eerste `normale’
jaar van de rekenkamercie, waarna meer zicht zal zijn om het jaarlijks benodigde budget. Wel geeft
de voorzitter mee dat in rekenkamerland onderzoek gedaan is naar de budgetten van de bestaande
rekenkamers. Uit dit onderzoek blijkt dat gemiddeld € 1,- per inwoner wordt uitgegeven. In Leiden
is dat € 0.75. De voorzitter stelt voor het punt van het benodigde budget vast te houden en te
bezien of er bij de begrotingsbehandeling 2006 meer zicht is op de benodigde middelen.
 werking van de verordening op de rekenkamercommissie. De heer Iken vraagt op de verordening
effectief is gebleken. De heer v.d. Werf geeft aan dat tot op heden geen beroep is gedaan op de
verordening. Wel is de rekenkamercie aangelopen tegen het gegeven dat er geen uurvergoedingen
kunnen worden betaald aan rekenkamerleden die onderzoek verrichten.

relatie met de ambtelijke organisatie. De heer v.d. Werf geeft aan dat er geen wantrouwen was te
merken bij de kennismakingsronde en dat de medewerking bij het eerste onderzoek goed was. Het
protocol rekenkameronderzoeken zoals overeen gekomen met de gemeentesecretaris werkt tot op
heden goed.
( de heren den Hartig en Deuling komen binnen)
Dan wordt het jaarplan 2005 besproken. De heer v.d. Werf meldt dat er overlap is tussen het jaarverslag en
het jaarplan, daarom heeft de rekenkamercie haar interne reglement op dit punt aangepast, waardoor in de
toekomst er een stuk komt met daarin zowel het jaarverslag als het jaarplan. Het gewijzigde reglement is
beschikbaar via de website. In het jaarplan 2005 heeft de rekenkamercie zo concreet mogelijk aan willen
geven wat zij wil bereiken in 2005. Het eerste onderzoek is al gestart en het voornemen is om na de zomer
met een tweede onderzoek te starten. Daarnaast wil de rekenkamercie in 2005 haar herkenbaarheid
vergroten door middel van een eigen logo en een eigen website. Vervolgens wordt gesproken over de
herkenbaarheid van de rekenkamercie. De rekenkamercie heeft nog geen verzoeken ontvangen van
burgers.
( wethouder van der Sande komt binnen)
Op dit moment is de rekenkamercie van mening dat zij zich eerst zal moeten waarmaken en wil zij zich
gaandeweg meer zichtbaar maken. Wel geeft zij nu bij de start en het opleveren van onderzoeken
persberichten uit. Het is dan aan de media om daar wat mee te doen. Bij de keuze van onderwerpen is een
criterium `het belang voor burgers’. Ook hiermee hoopt zij de herkenbaarheid van de rekenkamercie te
vergroten.
Op een vraag van de heer Iken over welke ideeën de rekenkamercie heeft om de controlefunctie van de
raad te versterken, antwoordt de voorzitter dat er een onderscheid is te maken naar korte en lange termijn.
Op korte termijn draagt elk onderzoek daaraan bij. Op lange termijn denkt de rekenkamercie na over
begrippen als doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid en wil daar graag met de raad over
praten. Mogelijke onderwerpen zijn dan: zijn doelen helder en meetbaar, hoe dient verantwoording plaats
te vinden etcetera.
Vervolgens wordt aan de aanwezige leden gevraagd hun mening te geven over de onderwerpen op de
groslijst en of er nog aanvullende ideeën leven. De volgende onderwerpen worden genoemd:
 evaluatie Wet Werk en Bijstand ( de heren de Coo, de Rooij en Bleijie. De laatste alleen indien
blijkt dat er over 2004 een grote plus of min ontstaat),
 effectiviteit van de reïntegratie-inspanningen van de gemeente Leiden (de heer de Coo)
 DZB (de heren de Rooij, Iken en Sloos)

GSB, in hoeverre slagen we in wat we beogen? (de heer Bleijie)
 Grondexploitatie (de heer Iken)
 Formatie/boventalligen en dan met name in het licht van de taken- en efficiencydiscussie in
2006 bezien wat er van is gerealiseerd (de heer van Hees)
 De effectiviteit van het huidige stelstel van woonruimte verdeling, mede in het licht van de
hoeveelheid ontheffingen, dat wordt verleend (de heren van Hees en Sloos)
Wethouder van der Sande brengt naar aanleiding van het voorstel `reïntegratie’ in dat het College daarover
net een rapportage aan de Raad heeft gestuurd. De aanwezige leden kennen dat stuk nog niet en de
voorzitter stelt voor het betreffende stuk eerst in de cie SI te behandelen en dan te bezien of het een
onderwerp is dat aan de rekenkamercie zal worden voorgesteld. De aanwezigen gaan hiermee akkoord.
De heer v.d. Werf licht vervolgens het lopende onderzoek naar de leveranciersselectie toe. Voor dit
onderwerp is gekozen op basis van de actualiteit. De onderzoeksopzet is aan het begin van de vergadering
ter kennisname uitgedeeld. De heer de Brey legt vervolgens de opzet uit. De rekenkamercie doet onderzoek
naar het leveranciersbeleid gemeentebreed voor de periode 2003 en 2005 plus de implementatie begin
2005 van het aangescherpte beleid. Op een vraag van de heer Bleijie waarom de feitelijke gunning niet
wordt onderzocht antwoordt de heer v.d. Werf dat er veel te doen is geweest over de gunning. Daar is door
het College onderzoek naar gedaan. De rekenkamercie wil dit onderzoek niet overdoen, maar zal wel een
review houden op dit punt. De rekenkamercie heeft de indruk dat bij de collegeonderzoeken de
leveranciersselectie onderbelicht is gebleven vandaar dit onderzoek. Er is gekozen om het diepte-onderzoek
te beperken tot twee diensten omdat daar al informatie beschikbaar is.
Op een vraag van wethouder van der Sande of de rekenkamercie verwacht een ander oordeel te vinden dan
uit de interne onderzoeken, antwoordt de heer v.d. Werf dat de centrale vraag is of het beleid doeltreffend
is geweest. Was er voldoende keuze uit gekwalificeerde aanbieders? Op dit moment kunnen geen
uitspraken worden gedaan over verwachtingen.
Wethouder van der Sande vraagt in het kader van het leereffect ook aandacht voor de vraag of de
vastgestelde regels mogelijk een te hoog juridisch gehalte hebben om toepasbaar te zijn in de praktijk.
Medewerkers hebben aangegeven dat het lastig is om er mee te werken, de regels lijken multiinterpretabel.
Tot slot vraagt de heer v.d. Werf aandacht voor twee punten. In de eerste plaats de hoogte van de
vergoedingen in Leiden. De zittende leden wisten waar ze aan begonnen en hebben bewust hiervoor
gekozen, zij klagen niet. Wel zijn er veel vacatures in rekenkamerland en liggen de vergoedingen elders
soms hoger. Mogelijk dat dit problemen op kan leveren als er nieuwe leden moeten worden geworven
In de tweede plaats vraagt hij of de commissie voor de rekeningen bereid is te spreken over een voorstel
om het mogelijk te maken leden van de rekenkamercie een uurvergoeding te betalen indien zij zelf
onderzoek uitvoeren. Voorkomen zal moeten worden dat het riekt naar `de rekenkamercie gaat zichzelf
opdrachten verstrekken’. Maar in een aantal gevallen worden onderzoeken mogelijk onnodig duur omdat
het dan extern zal worden uitbesteed. De voorzitter stelt voor dat hij samen met de secretaris hiervoor een
notitie zal opstellen opdat er een goede discussie kan worden gevoerd. De aanwezige leden gaan hiermee
akkoord.
De voorzitter dankt de heren v.d. Werf en de Breij voor hun aanwezigheid.
5. Controleprotocol 2005
De heer Iken geeft aan dat hij de context van het stuk mist, waardoor het stuk moeilijk leesbaar is.
(naschrift secretaris: bij het definitieve stuk wordt het raadsaanbiedingsformulier meegezonden waarop de
context wordt vermeld)
De heer Bleijie stelt voor om aan artikel 3 toe te voegen de accountant te verzoeken naar de
doorbelastingen te kijken die blijven hangen op de kostenplaatsen. De aanwezige leden gaan hiermee
akkoord.
Het controleprotocol zal worden aangepast en worden geagendeerd voor de raad van 26 april 2005. Het
College zal om advies worden gevraagd. Gezien de korte termijn wordt wethouder van der Sande verzocht
advisering in het College te bevorderen.
6. Controle jaarrekening 2004
Het memo van de griffie wordt besproken. De volgende afspraken worden gemaakt:
1.
25 april blijft als vergaderdatum staan. Wel wordt voor de zekerheid 12 mei als reservedatum
vastgelegd.
2.
op 25 april wordt de planning als volgt:
a. 19.00 tot 20.00 eerste overleg leden CvR over de jaarrekening en het rapport van
bevindingen
b. 20.00-21.00 schorsing waardoor aanwezige leden naar fractievergaderingen kunnen
c. 21.00-22.00 gesprek met de accountant over rapport van bevindingen
d. 22.00-22.30 gesprek CvR over inhoud brief aan de vakcommissies over de aandachtspunten
bij de behandeling van de jaarrekening 2004
3.
het voorstel over de verdeling van de commissies wordt aangenomen met de volgende
wijziging:
a. de heer de Coo neemt de subcommissie DZB voor zijn rekening
De secretaris neemt contact op met de heer Koek. Indien hij de cie EV niet kan doen, zal de
heer de Coo dit voor zijn rekening nemen.
Wethouder van der Sande geeft aan dat hij er op dit moment vanuit gaat dat de planning gericht op het
aanleveren van de rekening aan de CvR op 22 april aanstaande wordt gehaald. Hij meldt dat de controle dit
jaar een ander karakter heeft als voorgaande jaren door de nieuwe opdracht. Vanaf dit jaar vindt er centrale
controle plaats in plaats van controle per dienst zoals in voorgaande jaren. Deze nieuwe werkwijze brengt
met zich mee dat veel dingen pas op het laatste moment naar boven komen, ook al doordat de accountant
geen overdrachtdossier op zaken die voorgaande jaren niet op orde waren beschikbaar had. EY heeft
voorgaande jaren op rekening zaken uitgezocht en de wethouder is van mening dat hiervan
overdrachtsdossiers hadden moeten zijn, vooral omdat EY de Leidse organisatie kent. Hij zal hierover nog
een gesprek met de accountant voeren.
Andere complicerende factoren zijn het nieuwe financiële systeem, de nieuwe regels voorvloeiend uit BBV
2004, het afronden van GSB II plus een deel van GSB I. Kortom een beduidend meer werk dat in een korte
tijd door dezelfde mensen moet worden uitgevoerd. De wethouder zegt toe dat hij tijdig melding zal maken
mocht 22 april onverhoopt niet worden gehaald.
7. Rondvraag
Op een vraag van de heer de Coo naar de status van de twee stukken die aan het begin van de vergadering
zijn uitgedeeld, antwoordt de secretaris dat deze stukken ter kennisname zijn. De brief van de VNG is
bedoeld als informatie voor de raadsleden om naar buiten toe uit te leggen waarom de accountant – zoals
nu wordt verwacht – een verklaring van oordeelsonthouding op het onderdeel rechtmatigheid zal afgeven.
Vervolgens sluit de voorzitter de vergadering.