knelpuntennota

Ter attentie van de POD Maatschappelijke
Integratie
Cel ESF
Federaal ESF-programma 2007-2013
As 1 Stimuleren van sociale en professionele activeringstrajecten
Voorafgaand
Het is eind vorig jaar heel snel gegaan voor de OCMW’s die een kandidatuur wensten in te dienen. De
ministeriële omzendbrief van 20 november 2007 gaf hen tijd tot 17 december voor het indienen van een
kandidatendossier langs Primaweb. Ondertussen werden informatiesessies over de inhoud van het
programma en over het werken met Primaweb georganiseerd door de POD MI. De mogelijkheid een
ESF-project via de ESF-applicatie van Primaweb in te dienen, is het gevolg van de roep om
administratieve vereenvoudiging en is zeker een stap vooruit ten opzichte van de vorige
programmatieperiode. De OCMW ’s moeten minder informatie op papier doorgeven en bovendien zal de
cel ESF van de POD MI zelf meer gegevens via KSZ-toepassingen opzoeken zodat de indieners ook
daar minder belast worden. Althans, dit was de bedoeling.
Om in Primaweb te kunnen werken is bovendien een token nodig. Omdat zowel het programma zelf als
het bedrijf dat de tokens leverde geplaagd werden door een storing, werd de laatst mogelijke datum om
een project in te dienen verschoven naar 4 januari 2008.
34 Vlaamse OCMW’s (waarvan 6 in een samenwerking met andere hier niet bijgetelde OCMW’s)
dienden 60 dossiers in waarvan er 22 werden afgekeurd wegens niet voldaan aan budgettaire en/of
inhoudelijke criteria. Daarmee verbruikte Vlaanderen meer dan het oorspronkelijk beschikbare bedrag. In
Wallonië dienden slechts 13 OCMW’s 15 dossiers in. Geen enkel dossier werd – mede door het kleine
aantal kandidaturen - formeel afgekeurd. Het overschot aan de voor Wallonië vooropgestelde
beschikbare gelden werd overgeheveld naar de voor Vlaamse dossiers beschikbare gelden. 6 Brusselse
OCMW’s dienden 10 dossiers in waarvan er 1 werd afgekeurd. In elke regio moesten er van alle
goedgekeurde dossiers heel wat worden aangevuld of geherformuleerd met het oog op definitieve
goedkeuring.
Omdat er maar 15 dossiers door de Waalse OCMW’s waren ingediend, kregen die dossiers met een Dbeoordeling de kans hun dossier te herschrijven.
De Vlaamse OCMW’s die een D-kwotering hadden gekregen konden– wegens gebrek aan financiële
middelen – niet opnieuw indienen, waardoor er sprake was van discriminatie. Op 29 februari werd
bijgevolg een extra vergadering van het selectiecomité belegd. Elk Vlaamse OCMW met geen enkel
goedgekeurd project kon 1 D-project herindienen mits (inhoudelijke en/of budgettaire aanpassingen).
Ondertussen waren al 2 maanden van 2008 voorbij. Er werd beslist dat de Vlaamse OCMW’s vanaf 11
februari zouden worden gesubsidieerd (zoals in Wallonië en Brussel). Vanaf de dag van kennisgeving
aan de herindienende OCMW’s kregen deze 10 (!) dagen de tijd om de gevraagde aanpassingen in
Primaweb te communiceren.
De bedoeling van voorliggende nota is een aantal veel voorkomende opmerkingen en veel voorkomende
problemen te formuleren inzake het indienen van kandidaturen voor de eerste oproep ESF Federaal
2007 – 2013 ‘voortrajecten en socioprofessionele inschakeling’ en er samen met de POD MI voor te
zorgen dat het indienen en opvolgen van projecten na de oproep van september 2008, vlotter verloopt.
1
1. Communicatie en informatie
Wat uit de communicatie met en adviesverlening aan de OCMW’s vooral naar voor komt is dat er een
heel grote nood is aan informatie aan en communicatie met de OCMW’s vanuit de POD MI. De
informatie op de website is schaars en werd nauwelijks aangevuld terwijl de OCMW’s heel lang moesten
wachten op een bevestiging van hun project en ook heel wat vragen hadden.
Eerst en vooral is het bij het indienen van een ESF-project essentieel dat er naast de helpdesk van
Smals in het kader van Primaweb ook een inhoudelijke helpdesk is waarbij de indieners terecht kunnen
voor zowel inhoudelijke als praktische vragen. Er was/is vaak niemand telefonisch bereikbaar.
Vervolgens is het ook van belang dat op dezelfde vragen hetzelfde antwoord gegeven wordt.
Het is goed dat er een lijst met FAQ’s werd gepubliceerd op de website van de POD MI. Deze lijst werd
na de publicatie echter niet meer aangevuld terwijl er nog veel vragen onbeantwoord bleven.
2. Indienen van het dossier
Doordat – zoals hierboven reeds vermeld – Primaweb niet volledige op punt stond – was het indienen
van de kandidatuur en die vervolgens doorsturen niet evident.
Een aantal OCMW’s kreeg de applicatie niet volledig ingevuld. Omdat was gezegd dat geen extra
gegevens dan die in Primaweb zouden worden in aanmerking genomen, stuurden deze OCMW’s dan
maar een ‘halve’ kandidatuur door. Andere OCMW’s die met hetzelfde probleem kampten, stuurden een
Word-document als bijlage. Sommigen van hen hadden daarvoor zelfs uitdrukkelijke toezegging
gekregen van de POD MI (terwijl het eigenlijk niet toegelaten was), andere OCMW’s hadden het zonder
die toezegging opgestuurd.
De cel ESF van de POD MI en de leden van het selectiecomité hebben toch kennis genomen van die
bijkomende informatie. Dit is niet toelaatbaar en betekent discriminatie tussen de OCMW’s. Dit had
bovendien als gevolg dat OCMW’s die ‘hun boekje te buiten waren gegaan’ hun project wel goedgekeurd
zagen en dat die OCMW’s die volgens het boekje hadden ingediend, werden geweigerd wegens gebrek
aan informatie in het Primawebdossier.
De Vlaamse dossiers hebben twee goedkeuringsrondes ondergaan en na de tweede ronde konden ze
budgettair en/of inhoudelijk aangepaste D-projecten opnieuw indienen.
Een gevolg daarvan was dat bijna alle OCMW’s hun budgetten dienden aan te passen en zij kregen
daarvoor 10 dagen de tijd. Vele OCMW’s kregen deze kennisgeving in de paasvakantie: de termijn van
10 dagen begon te lopen, veel personeel was met vakantie en bovendien konden de OCMW’s nergens
terecht met hun vragen want hun contactpersoon op de POD MI.
Primaweb werkte niet naar behoren. Er was eigenlijk nergens een plaats in Primaweb om de
aanpassingen die werden gevraagd, te formuleren.
Sommige OCMW trokken hun stoute schoenen aan, vroegen en kregen uitstel; andere OCMW die
minder geluk hadden en niemand op de POD MI konden bereiken, kregen geen uitstel.
Van eenvormige, algemeen toegankelijke informatie was geen sprake.
Bij het ingeven van de begeleiders en de deelnemers kreeg men vervolgens steeds de foutmelding dat
de deelnemers niet de juiste code hadden in de KSZ. Na intern nazicht bleken deze echter wel correct
geïntegreerd. Bij contact met Smals blijkt dat dit probleem niet door hun helpdesk kon opgelost worden.
Voor de begeleiders werd dit probleem op 7 mei opgelost. Voor de deelnemers was de enige oplossing:
wachten op antwoord.
2
3. Gebruik van de socioprofessionele balans bij de screening van de deelnemers
De cel ESF van de POD MI vraagt om bij de screening gebruik te maken van ‘de’ socioprofessionele
balans (SPB).
Dit is enerzijds een erkenning van de SPB als (goed) sceeninginstrument.
Anderzijds moeten er twee bedenkingen worden geformuleerd:
- de socioprofessionele balans is een verzameling van instrumenten en niet één instrument.
Onmiddellijk stelt zich de vraag of er bij de inspectiediensten van de POD MI voldoende kennis van dit
instrument is. Het is niet omdat men niet alle verschillende instrumenten van de SPB bij de screening
betrekt, dat er geen goede screening is gebeurd.
- bij de OCMW’s bestaan er ook talrijke andere goede screeningpraktijken die even waardevol zijn en het
zou het inefficiëntie getuigen wanneer de OCMW’s deze door hun gekende en gehanteerde
instrumenten niet kunnen aanwenden maar wel een SPB-instrument waar zij minder voeling mee
hebben moet gebruiken.
Er wordt ook niet eenduidig geantwoord door de verschillende medewerkers van de POD MI op de vraag
of de OCMW’s ook van hun eigen waardevolle screeningstechniek gebruik mogen maken.
4. Samenwerkingsverbanden gestimuleerd?
OCMW’s in Vlaanderen met meerdere projecten kregen om budgettaire redenen (mits geen D-advies)
maximum 2 projecten toegewezen: in principe een voortraject en een inschakelingstraject. Deze regel
kan niet klakkeloos worden toegepast op samenwerkingsverbanden van meerdere besturen. Stel dat
een bestuur vier projecten indient waaronder twee samenwerkingsprojecten. Twee projecten worden
aanvaard waarvan één samenwerkingsverband. Het andere samenwerkingsverband valt uit de boot. Stel
echter dat dit laatste niet goedgekeurde samenwerkingsprojeect onder naam van een ander OCMW was
ingediend, dan was er wel nog een mogelijkheid dat dit goedgekeurd werd.
De samenwerkingsverbanden moeten los van deze regel beoordeeld worden wil men de
samenwerkingsverbanden prioriteit geven. De samenwerkingsverbanden hadden eerst en afzonderlijk
moeten worden behandeld.
Vervolgens was het de bedoeling voortrajecten te stimuleren. Ook die had men vooraf moeten
selecteren.
Vlaamse OCMW’s die meer dan twee goede projecten hadden ingediend waaruit er twee werden
gekozen, zouden inspraak moeten hebben bij de keuze van de projecten. Dit kan invloed hebben op het
succes van een project of het OCMW kan beter inschatten wel project meer kans heeft op slagen.
Door de budgetwijzigingen die ‘na de tweede ronde’ laat werden gecommuniceerd en binnen heel korte
termijn dienden te worden aangepast in Primaweb (10 dagen), kwam de werking van de
samenwerkingsverbanden onder druk: zij zijn vaak niet goed genoeg georganiseerd om op deze korte
termijnen te fucntioneren. Bovendien zijn de kleinere OCMW’s uit samenwerkingsverbanden niet
voorzien op budgettaire aderlatingen waardoor projecten gesneuveld zijn. De samenwerking wordt
theoretisch gestimuleerd maar niet in de praktijk.
3
5. Timing
Opleidingsinstanties werken volgens de schooljaarkalender en zijn bijgevolg niet actief in juli en
augustus.
Voor de voortrajecten van 6 maanden is dit een probleem omdat alle prestaties van de deelnemers dan
in de eerste 4 maand moeten gebeuren. Dit betekent dat iedereen gedurende de eerste 4 maanden elke
dag moet aanwezig zijn om de voorziene uren te presteren. Bij deze doelgroep is dit onmogelijk.
Aangezien de meeste Vlaamse OCMW’s later van start zijn gegaan (wijzigingen van het
kandidatendossier werden geëist, tegelijk stelde de input in Primaweb problemen, …), tekent dit
probleem zich nog scherper af.
De te presteren uren in de voortrajecten moeten voornamelijk in groep worden gerealiseerd. De
doelgroep heeft echter maatwerk nodig en de OCMW’s richten zich daar meer en meer op. ESF houdt
hiermee te weinig rekening.
Artikel 60-ers hebben nog geen verlof opgebouwd wat problematisch is in de zomermaanden.
6. Nazorg?
Door de partners van de OCMW’s worden heel veel vragen gesteld rond registratie en bewijzen van
gemaakte kosten. Tot op heden kunnen de OCMW’s daar echter niet op antwoorden omdat er nog
steeds geen boekhoudkundige gids is. Hiervoor werd al contact opgenomen met de POD MI. Daar krijgt
men de boodschap dat de website in de gaten moet worden houden. Voor alle zekerheid werkt men op
tal van plaatsen met ondertekende aanwezigheidslijsten voor het geval er inspectie zou komen.
Wat hier mee samenhangt: bij begin werd gezegd dat er driemaandelijkse een verslag zou moeten
worden ingediend. Maar wat als er dan nog geen release is van Primaweb of erug dezelfde problemen
opduiken als bij de vorige twee releases (zomervakantie)?
Het is heel moeilijk om iets af te drukken uit Primaweb: niet alles kan worden afgedrukt en wat is
afgedrukt, is vaak niet leesbaar. Er is nood aan begeleiding bij de registratie.
ESF 2007: de OCMW’s hebben nog steeds niets ontvangen, zelfs geen voorschot.
7. Vragen
Er bestaan nog tal van vragen waar men geen antwoord op krijgt. Wij formuleren er hieronder enkele: zij
kunnen misschien opgenomen worden bij de FAQ’s.
Wat voor veel indieners onduidelijk is, is of de begeleider die lessen Nederlands geeft of de job coach
(die extern is uitbesteed) onder de rubriek onderaanneming of bij de begeleiders moet komen.
De lessen Nederlands in de voortrajecten moeten in groep worden gevolgd. Betekent dit dat de
deelnemers van het voortraject samen lessen Nederlands moeten volgen, ook al zitten zij op een ander
niveau, of is het voldoende dat zij in (gelijk welke) groep Nederlands volgen?
De OCMW’s willen dat bevestigd wordt dat de in te brengen uren van de begeleiders, de effectief
gepresteerde uren zijn en niet de voorziene uren.
4
8. Tot slot
De oproep van 2008 zal in september gebeuren. Best practice – dagen om voortrajecten te stimuleren
werden aangekondigd. Zullen die nog georganiseerd worden voor september 2008?
Er is ook nood aan informatie betreffende de registratie.
2008-05-16
Petra Dombrecht
Stafmedewerker Lokale Economie en Werkgelegenheid
5