Notulen ALV Hockeyclub `s-Hertogenbosch

Notulen ALV Hockeyclub ’s-Hertogenbosch
13 november 2012
1. Opening
De voorzitter opent om 20.10 uur de vergadering.
Zij heet allen welkom.
2.
Ingekomen stukken en mededelingen
Berichten van verhindering van de leden: Gerard Brouwer, Jaques van Dinther, Jan
Mariman, Henk Sauvé, Odette Bieckman, Mario van de Ven, Tom Jansen, Wim en Ria
Jansen, Frans Wijtmans, Ad Groenen, Frank van Riel, Jeanne van Drunen, Adri en Corrie de
Bekker, Willemijn van der Miessen, Sjors Moonen en Rob Eras.
Vanuit het bestuur is de heer Sauvé wegens werkzaamheden verhinderd, de heer Mario van
de Ven is wegens gezondheidsredenen verhinderd.
Halverwege de vergadering zal een presentatie van het Gezondste SportRestaurant
gehouden worden.
Er is een ingekomen stuk van de heer P. Neeleman. Aangezien er regelmatig stukken
ingezonden worden waarvan niet altijd duidelijk is hoe deze te behandelen, is de heer
Neeleman gevraagd hoe hij dit behandeld wil hebben en op zijn verzoek wordt hem
spreektijd gegeven worden. Hij licht zijn ingezonden brief kort toe. Volgens de heer Koppens
zullen de meeste punten gaande de ALV behandeld worden en kunnen de overige vragen
tijdens de rondvraag nog gesteld worden.
3. Vaststelling notulen algemene ledenvergadering 1 november 2011
Deze zijn gepubliceerd geweest in clubblad/website nummer 21 dd 23 mei 2012.
V: De wens wordt geuit om de notulen minimaal tegelijk met de agenda voor de ALV in het
clubblad/website te plaatsen. Ook het jaarverslag secretariaat zal tegelijk met de agenda
gepubliceerd worden.
A: Bij deze opgenomen in de notulen.
De notulen worden verder goedgekeurd.
4. Jaarverslag Secretariaat
Deze is onlangs gepubliceerd in het clubblad/website
V: Er wordt opgemerkt dat de verdeling binnen het bestuur oneerlijk verdeeld is t.o.v. Jeugd
en Senioren.
A: Het aantal portefeuillehouders voor Tophockey is teruggebracht naar 2 en naar nieuwe
portefeuillehouder breedtesport wordt gezocht. Gesprekken vinden binnen enkele weken
plaats. Mogelijk later nog splitsing in senioren en jeugd
5. Financieel verslag penningmeester verenigingsjaar 2011/2012
De penningmeester licht de financiële resultaten toe in de vorm van de exploitatierekening
van de vereniging en de bijbehorende balans per 30 juni 2012.
Zie Bijlage 1 resultaat seizoen 2011/2012 duidelijk hoger dan begroot; verschil wordt gelijk
verdeeld over hogere baten en lagere kosten dan begroot; voorziening t.b.v. jubileum en
aanschaf zaalhockey balken getroffen; resultaat ten gunste van vermogen gebracht;
uitsplitsing onroerend goed met de gemeente dient uiterlijk eind 2012 plaats te vinden.
Rekening courantverhouding met Top Hockey krijgt op korte termijn aandacht…
V: hoe is de contributie inning verlopen?
A: Er waren slechts 2 wanbetalers op 2450 leden. Deze zijn geroyeerd bij de club en KNHB.
Al met al een goed resultaat wat door de vergadering met applaus wordt ontvangen.
V: Winst/verlies tonen goed positief resultaat waar we tevreden over kunnen zijn. Wat is de
filosofie achter de € 100,- voor topspelers?
A: Dit zijn 2 aparte zaken. Vorig jaar is besloten om de spelers van de eerstelijns teams €
100,- extra contributie te laten betalen omdat zij veel duurder zijn dan de overige jeugd. Meer
training, duurdere trainers en hier en daar meer faciliteiten. Deze beleidskeuze blijft overeind.
Het positieve resultaat heeft hier niets mee te maken. We willen dit graag benutten om een
kwaliteit slag te maken voor de breedtesport
6. Begroting seizoen 2012/2013
Zie bijlage 2.de begroting voor het lopende seizoen 2012/2013 laat een redelijk overschot
zien met o.a. sterke verhoging trainingskosten top teams jeugd en tevens lagere
jeugdteams…
V: Er zijn hogere trainingskosten begroot.
A: dit heeft te maken met hogere kosten trainingen lagere jeugdteams die tot op dit moment
zelf in gedeelte trainingskosten voorzien..
V: Horen deze niet begroot te worden bij TopHockey
A: Er worden buiten de kosten ook sponsorgelden gelabeld aan topjeugd en dus van TH
ondergebracht bij HC.
V: hoe zit het met de deelname aan de Europacup toernooien van Dames 1
A: Deze hebben altijd op de begroting gestaan van de vereniging, ook omdat als de
organisatie bij HCDB plaatsvindt dit horeca opbrengsten meebrengt wat belangrijk is om de
begroting sluitend te maken. Helaas draagt de KNHB niets meer bij. (voorheen € 2300,-)
De komende tijd zullen alle kosten en baten opnieuw worden bekeken en op de juiste
begroting worden geplaatst.
V: Paul Neeleman zou om meer inzicht te krijgen graag de financiële gegevens ontvangen.
A: Dat is mogelijk maar er wordt benadrukt dat het hier een besloten vergadering betreft en
gegevens niet openbaar gemaakt mogen worden. Rob Campbell licht nog toe dat de
Financiële Commissie toezicht houdt op o.a. het financieel jaarverslag.
De heer Koppens informeert de vergadering over de financiële resultaten van Tophockey
het afgelopen seizoen laat een klein positief resultaat zien ondanks ontslag trainer Heren 1
en procedurekosten verlies 3 punten door Heren 1; extra kosten opgevangen door 2 nieuwe
sponsoren..
De voorzitter complimenteert voor het fantastische resultaat waar hard voor gewerkt is.
7. Verslag financiële commissie verenigingsjaar 2011/2012
Samenstelling de heer Hemstra, de heer Nijkamp en de heer Oude Elberink.
De heer Hemstra brengt de opvolging voor Hans Koppens naar boven en wil zijn rol
opknippen in een financieel comité bestaande uit: horeca, TopHockey, Breedtesport en
contributie.
De commissie bedankt Hans dat mede dankzij hem de club in deze gezonde toestand
verkeert.
De vergadering verleent decharge aan het bestuur.
8.
Benoeming Financiële Commissie
De voorzitter spreekt haar dank uit naar de Financiële Commissie en stelt een herbenoeming
voor.
De ledenvergadering gaat akkoord.
Hierna volgt een presentatie van het Beste SportRestaurant door Bob Hutten en Sandra
Broos.
(?graag aanvullen/aanpassen...)
Doel is voornamelijk om de stand van zaken sinds anderhalf jaar geleden uiteen te zetten.
De organisatiestructuur wordt uitgelegd: Het bestuur bestaat uit Hutten, HAS en enkele
clubleden
de exploitatie zal in overleg met de horeca van de HC gebeuren, dit zal relevant moeten zijn
voor HC.
Revenues blijven in de hockeyclubkas.
De voorzitter benadrukt dat het een challenge is waarin de HC voorop loopt. De grove lijnen
zijn door de exploitatiecommissie op papier gezet en een intentieovereenkomst is er. Het is
nu tijd om te reorganiseren. Het restaurant zal er zijn voor niet commerciële sport en
clubgerelateerde activiteiten
9. Bestuursverkiezing
De heer Hans Koppens treedt af als penningmeester, zijn taak zit erop. Hij heeft zich in het
verre verleden al een keer bezig gehouden met het op orde brengen van de financiën,
toentertijd als voorzitter. Na wat jaren van rust is hij aangesteld als een van de leden van de
Commissie Van Wijze Mannen en daarna als penningmeester wat hem bijzonder goed is
afgegaan. Na een financieel lastige tijd gaan we een goede toekomst tegemoet.
Als nieuwe penningmeester stelt de voorzitter voor Suzan van Zitteren te benoemen.
De vergadering gaat akkoord, waarna Suzan zich voorstelt. Zij heeft een hockeyverleden als
speler.. Haar werkervaring is groot; zij heeft o.a. 9 jaar accountantservaring en 9 jaar
ervaring als organisatiedeskundige.
Volgens rooster van aftreden treden af mevrouw M. Nierman-Donners en de heer R. Brugts.
Zij stellen zich herkiesbaar. De vergadering gaat akkoord.
De voorzitter uit haar blijdschap dat Mieke Passier heeft besloten het bestuur toch niet te
verlaten. Zij zal een andere functie binnen het bestuur gaan bekleden, wat de eerstvolgende
bestuursvergadering besproken zal worden.
Odette Bieckman heeft aangegeven haar functie neer te leggen en men is op zoek naar
vervanging voor de Jeugd. Er zal hier nog op terug gekomen worden.
Henk Sauvée zoekt naar ondersteuning binnen zijn portefeuille.
Door uitbreiding van vele zaken zal er voor het bestuur nog naar verdere ondersteuning
gezocht worden.
10. Benoeming stemcommissie
Euge Appel, Marianne van Bavel en Joost van den Berge worden benoemd.
11. Verkiezing voorzitter
Er zijn 45 stemgerechtigde leden aanwezig. Het resultaat is 40 stemmen voor Mieke van
den Akker-Lathouwers en 5 stemmen voor Mijntje Nierman-Donners.
Hiermee wordt Mieke van den Akker-Lathouwers wederom verkozen tot voorzitter. Zij
bedankt de vergadering voor het in haar gestelde vertrouwen.
12. Benoeming bestuur Stichting H. C. `s-Hertogenbosch;
dit bestuur bestaat uit de heren R.Campbell en W.Vulto; naar uitbreiding van dit bestuur
wordt gezocht gelet op de huur en verhuur van ons complex en mogelijke uitbreiding met
tribune.
V: zal het Beste SportRestaurant eigendom van de gemeente worden?
A: Nee, tribune en BSR worden eigendom van de Stichting Hockeycomplex Oosterplas.
V: Is de afwikkeling van de accommodatie en van de kwaliteit van de velden in orde?
A: Daar is men nog steeds mee bezig. Wij zijn hierin slechts ondersteunend want de
gemeente is opdrachtgever en dus gesprekspartners van de leveranciers. De gesprekken
zijn nog niet afgerond.
13.Rondvraag
V: Hank Schults merkt op dat de gemeente zorg zou dragen voor het doortrekken van het
parkeerterrein naar de Hondenclub, maar dat dat nog niet is gerealiseerd. Er blijft nu een
tekort aan parkeerplaatsen
A: Het hondenterrein gaat weg maar wanneer is nog onzeker. Wij zijn hierover met de
gemeente, in de persoon van Hans Verkammen, voortdurend in gesprek in gesprek. Het
zoeken is naar een nieuwe locatie voor de hondenclub.
We kunnen bij grote drukte parkeren op parkeerveld 1, 2 en op klein terrein achter
slagboom. Bij grote evenementen is er overleg met de politie over parkeren op het fietspad
aan de Maastrichtseweg..
V: Ton Goderie informeert naar de verbouwing van de grote bar.
A: Deze zal in de zomerperiode van 2013 plaats gaan vinden.
V: Ook informeert Ton Goderie naar het Rolstoelhockey
A: Daar is men nog mee bezig en opperen het te gaan adopteren. Luc van Eert van de
Gemeente heeft dit in zijn portefeuille en beschikt over de nodige expertise.
V: Loek Willems vraagt of het Vademecum weer gedrukt zou kunnen worden tbv de
aanvoerders
A: Er zal gekeken worden of via toegang tot het ledensysteem de aanvoerders aan de
nodige informatie kunnen komen.
V: Sil van Swelm maakt zich zorgen over de straffen op de velden. De eerste helft van de
competitie is nog niet ten einde en er zijn al 28 gele en 6 rode kaarten geteld. (50/50
top/breedte) Wat is het standpunt van het bestuur in deze?
A: Joost van den Berge oppert om wanneer er ellende is geweest bij een uitwedstrijd, de
wedstrijd terug door goede scheidsrechters te laten fluiten of zoals bij de senioren de boetes
door te berekenen aan de spelers zelf.
A: Er zal hiervoor binnen het bestuur een beleid gevormd moeten gaan worden.
V: Sil:Voor het invullen van het digitale wedstrijdformulier is een smartphone noodzakelijk,
niet iedere coach is in het bezit hiervan.
A: de formulieren kunnen ook thuis op de computer ingevuld worden. Ook zal er met Frank
Stofmeel gekeken worden naar een computer in het clubhuis op de plaats waar nu het
winkeltje gesitueerd is. Deze ruimte zal worden ingericht voor de technische coördinatoren,
een computer daar lijkt de meest gunstige plaats.
V: Sil: Er is de laatste tijd te vaak een grote bezetting nodig voor fluit/bar/keukendienst. Dit
wekt irritatie op bij de jeugd.
A: Als optie bestaat de mogelijkheid om de miniwedstrijden door ouders te laten fluiten De
tweede helft van dit seizoen zal hiermee begonnen worden.
Evt. seniorenteams mee te laten fluiten op de zaterdagen.
V: Jaques van der Miessen vraagt waarom de statuten bij de notaris nog niet zijn
aangenomen
A: Deze liggen nog steeds in concept bij de notaris. Het bestuur is het nog niet eens met
enkele punten en door belangrijkere zaken is dit even blijven liggen. Via een buitengewone
ledenvergadering zullen de nieuwe staturen aan de vergadering worden voorgelegd ter
goedkeuring.
V: Hoe zit het met het onderhoud van het dak?
A: Het materiaal is aanwezig maar er is nog geen tijd geweest het onderhoud te plegen, dit
wordt uitgevoerd op het moment dat de weersomstandigheden het toelaten..
V: Miekie Vugts vraagt of er door het positieve resultaat waarschijnlijk een
contributieverlaging plaats kan vinden of anderszins aan de ouders kenbaar gemaakt kan
worden dat het beter gaat.
A: Er zal een automatische contributie aanpassing plaats blijven vinden (Inflatiecorrectie)
We zijn bezig een kwaliteitsslag te maken in de breedtehockey. Dit houdt in dat de uitgaven
op de begroting aanmerkelijk stijgen. Juist om de kwaliteit slag te maken hebben we dit
opgenomen en worden de gelden daaraan besteed.
V: Euge oppert het idee om, zoals bij het voetbal, de mini van de week aan de hand van de
aanvoerder van D1 en H1 het veld op te laten lopen.
A: Dit zal overlegd worden.
V: Paul Neeleman vraagt wanneer het beleid van Topsport zichtbaar zal zijn
A: Voor de ouders van de eerste lijnteams zal op 27 november as. het beleid TH jeugd en
TH senioren uitgelegd worden, daarna wordt een datum geprikt om dit te doen voor alle
belangstellenden. Waarschijnlijk zal dit februari 2013 worden.
De voorzitter geeft aan dat er momenteel gesprekken zijn met iemand die een
communicatieplan gaat opstellen.
In ieder geval gaan er thema avonden georganiseerd worden door bestuursleden waar het
beleid door de betreffende portefeuillehouders wordt uiteengezet voor iedereen die er
geïnteresseerd in is.
Door de voorzitter wordt een aantal speerpunten aangegeven waar dit jaar veel energie in
wordt gestoken:
voor dit jaar:
-
Maken kwaliteitsslag voor de breedtesport door uitbreiding trainingsmogelijkheden
voor de jeugdteams en een meer intensieve begeleiding en opleiding(en) van
trainers.
- Het ontwikkelen van de accommodaties: tribune en “het gezondste sportrestaurant”.
- Verbeteren van de communicatie. Er zullen thema-avonden worden gehouden voor
belangstellenden waar het beleid van de vereniging binnen de diverse portefeuilles
zal worden besproken.
- Het ‘door’-ontwikkelen van talent(en)
- Het opzetten van een nieuwe financiële structuur met als uitgangspunt: “Heldere en
evenwichtige financiën”.
Een beleidsagenda waar we de handen goed vol aan hebben maar met enthousiasme aan
zullen gaan werken.
V: Rob Campbell neemt als erevoorzitter het woord en dankt het bestuur voor alle
inspanningen. Het enthousiasme is er niet minder om geworden! In het bijzonder wenst hij
Suzan van Zitteren succes en prijst de terugkeer van Mieke Passier en wenst haar succes
met haar nieuwe taken.
14.Sluiting
De voorzitter sluit om 23.00 uur de vergadering en dankt allen voor hun aanwezigheid.
Hans Koppens, secretaris