PowerPoint-presentatie

Zorgen van morgen?
Zorgen voor morgen!
Introductie
Douwe Huizing
directeur
Drents Archief
Digitale duurzame toegankelijkheid
= digitaal archiveren
Het Noordelijke e-Depot
Vincent Stedema
medewerker informatisering & implementatiemanager e-Depot
Drents Archief
e-Depot
• Onderzoek Functionaliteit e-depot Decentrale Overheden (KING):
• Smal: technische voorziening
• Breed: bewaarfunctie voor informatie, inclusief organisatie en processen
• ED3: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures,
financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en
aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen
van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt
De verplichte plaat…
Implementatietraject
• Onderdeel van programma Digitale Taken Rijksarchieven
• Nationaal Archief: leverancier met Service Organisatie
• Dubbele rol RHC:
• Afnemer voor de Rijkscollectie
• Reseller voor lagere overheden binnen het werkingsgebied
Zo moet het worden
RHC’s
Service Organisatie
Nationaal Archief
Gemeenten,
waterschappen,
provincies e.d.
Departementen
Maar voor we daar
zijn…
< juli 2015
juli – december 2015
DUTO
richtlijnen
leverbaar
Lijst
voorkeursformaten
leverbaar
Generieke
uitgangspunten en
Preservation
strategieën voor
bestandsformaten
beschikbaar
januari – juni
2016
Format
Overdrachts
Document
leverbaar
Architectuurboard
operationeel
Juridisch kader +FAQ
aanbesteding en
het e-Depot vastgesteld
DUTO bestuurlijk Kwaliteitscyclus Doorontwikkeling
Preservation
vastgesteld
TPR/TMLO
Digitaal archiveren &
leverbaar
Start monitoren van
Realisatie
Duurzame toegankelijkheid
ontwikkelingen op
Preservation
nadere toegankelijkheid
in een netwerk
gebied van hergebruik
policy vastgesteld
gedigitaliseerde
Geactualiseerde
van
informatie
archieven
Open data beleid
Roadmap
PDC NA -> RHC’s
Beheer instrumenten
‘Preservation watch’ Toegang fase 2
vastgesteld
operationalisatie
vastgesteld
ingeregeld
Monitoring op
e.v. gestart
Toegang
fase
1
PDC gereed
SO participeert
Samenwerkingsvinden
in de ontwikkeling
CBS
afspraken is
Kwaliteitstoets
Backup/uitwijk operationeel
PDC + kostenmodel
van nieuwe
operationeel
operationeel
werken met e-Depot
operationeel
RHC’s -> lokale
Storage opge(WVI en) DTR
diensten
voor RHC’s gereed
overheden gereed
schaald (3 pB)
Doorvertaling struct. Implementatie
architectuur
Serverruimte
financiering RHC’s
vastgesteld
aangepast
Tresoar, Drents
Archieven Referentie
TOCO
E-BOM
duidelijk
Archief, Groninger
Architectuur
(ARA)
operationeel
operationeel
SO is bemenst
Criteria
Archief en BHIC
Uitrol nieuwe
vastgesteld
Aanbesteding
Kennis/advies- in lijn met vraag
rijkscollectie
gerealiseerd
tenants
geautoBetere
viewer
CBS gereed
van klanten
platform metadata,
beschreven
matiseerd (workPDC
geïmplemenpreservation
Nieuwe TED
flows en rapportages)
PDC + kostenmodel
Eindaanbod opleidingen
operationeel
teerd in e-Depot
operationeel
(preservation 5.4)
NA -> RHC’s
operationeel
Zelfaudit
e-Depot
Implementatie
operationeel
vastgesteld
Functionaliteit voor
uitgevoerd
Storage
opgeRHCL en
Besluit structurele Eerste stappen
Inrichting e-Depotvoor alle RHC’s
beheer van gebruikers
schaald (1,6 pB)
Nieuwland
financiering duidelijk in diversificatie
Plus knoppencursus
op basis van
Plan
van
aanpak
operationeel (BIR)
gerealiseerd
Software gereed
tenants
van diensten
certificering/
De medewerkers zijn gezet
OAI-PHM (voor het uitvoor de uitvoering
(datascheiding)
kwaliteitsborging
Enterprise Service
Functieprofielen
van de SO
wisselen van metadata) en
van de ontvlechting
Bus (ESB) koppelen
Werkinstructies
digitaal archiveren gereed
ToPX2.1 schema
zijn opgeleid
CMIS (voor het uitwisselen
maatwerk workOpleidingsaanbod helder
aan e-Depot
e-Depot ingebed
operationeel
in
van content) operationeel
flows
tijdens de
in eigen organisatie
Onderzoek naar
e-Depot
e
1 set pre-ingest
Gebruikersimplementatie
Procedures SO voor
Storage opgede haalbaarheid
tooling leverbaar
overleg TopX
klantbenadering
schaald (1,3 pB)
van een schaduw
Groeimodel samenwerking
Thermometer
beleggen
en afhandeling zijn
productieomgeving
Versie 1 docuobv intentieverklaring uitgewerkt
‘Digitaal
archiveren
3 OTAP straten
operationeel
afgerond.
ment koppelvlak
als netwerk’ gereed
Klantenraad
Onderzoek overgang samengevoegd
Ontwerp van de SO lijnorganisatie
e-Depot <–> CBS
Implementatie
operationeel
MeDuSa -> ToPX2.1 tot 1 OTAP e-Depot
Integrity check voor
met uitbreiding naar de taken
opgeleverd
RHC’s
Gelderland
opgeleverd
incidenteel gebruik
(minder beheer)
voor gebruikers buiten de organisatieNieuwsbrief van
en Zeeland
operationeel
SO als matrix
Nationaal Archief is gereed
e-Depot basis
NA operationeel
Eisen CBS
Gebruikersoverleg gerealiseerd
organisatie
functionaliteit
bekend (RFP
e-Depot
Verhoging ingest
in de lijn NA vastgesteld
operationeel
Onderzoek financiële
in de markt)
operationeel
snelheid naar
herijking uitgevoerd Websites RHC’s/NA
3TB/24uur
op orde (m.b.t.
Service
Organisatie
(SO)
Intentieverklaring
digitaal archiveren)
Implementatie
als projectorganisatie
Document ontvlechting
werken als
NHA, HCO, HUA
gereed voor het leveren
Aanpak doorontwikkeling
maatwerk workflows
netwerk
Enterprise service
gerealiseerd
van standaard diensten
e-Depot (agile) operationeel
opgeleverd
ondertekend
Bus (ESB) fase 1
Fit-gap Baseline
Informatiebeveiliging
Rijksdienst (BIR)
gereed (oordeel:
voldoende)
Nieuw metadataschema
(ToPX2.1) o.b.v.
TMLO en TPR gereed
Inhoud
Preservation
Planning
helder
juli – december
2016
en 2 operationeel
As Is
Techniek
Draaiboek
implementatie
operationeel
To Be
Bestuurlijk document
Samenwerkingsafspraken vastgesteld
Mens & Organisatie
Platform IMO
operationeel
Netwerk communicatieadviseurs NA-RHC’s
operationeel via Yammer
Versie 15-09-2015
Noordelijke samenwerking
• VANN: Verenigde Archieven Noord-Nederland
• Samenwerking op gebied van Digitalisering, Inventarisatie, Behoud en eDepot
• Archief2020-pilot: business case voor gezamenlijke exploitatie e-Depot
• NIMO: Noordelijk Implementatiemanagersoverleg
• Organiseren en uitvoeren van de gezamenlijke implementatie
• Schaalvoordelen van een netwerkorganisatie:
• Kennisdeling
• Kostenbesparing
• Mogelijkheden tot specialisatie, bv. preservering
Tijdpad
• RHC’s worden 1 voor 1 aangesloten
• Sinds januari 2015 3 aansluitingen operationeel:
• Noord-Holland
• Overijssel
• Utrecht
• Noordelijke RHC’s volgen in 2016, afronding in tweede helft van het
jaar
• In de tussentijd pilots met partners om ervaring op te doen
Resultaten
• Operationeel e-Depot tweede helft 2016
• Service organisatie die diensten kan leveren op basis van een
Producten-Diensten Catalogus
• Noordelijk kenniscentrum digitale archivering
En wat kunnen we dan?
• Inlezen gedigitaliseerde archieven uit de Rijkscollectie
• Archieven overbrengen
• Archieven uitplaatsen:
• Op termijn te vernietigen
• Op termijn over te brengen
• Voorwaarden:
• e-Depotvoorziening aanwijzen als archiefbewaarplaats
• Zorgdrager is er klaar voor!
De gemeente aan zet
Karel Renders
archiefinspecteur & implementatiemanager e-Depot
Groninger Archieven
Aansluiten? Voorbereiding: organisatorische,
inhoudelijke en technische maatregelen
• Informatie op orde !
• Keuze aansluitscenario, positionering e-depot
Duurzaam digitaal informatiebeheer
op orde
• Management commitment, visie, beleid, kaders
• Informatiebeleid (doel, middelen, strategie, organisatie)
• Kwaliteitssysteem (normen, standaarden, PDCA)
•
•
•
•
•
•
•
Kanteling rol / positie DIV
Draagvlak medewerkers
Inzicht archiefmateriaal / informatieanalyse
Metadataschema / TMLO
Vervanging
Digitale handtekening
Aansluitscenario’s / positionering e-depot
Keuze aansluitscenario’s,
positionering e-depot
• Positionering in/rond werkprocessen
• Bewaarplaats / Opslag ? - Overbrenging / Uitplaatsing ?
• Positionering in applicatielandschap
• Welke systemen, functionaliteiten, koppelingen?
• Zaaksystemen (taakspec./generiek), DMS/RMA, e-depot
• Wat, wanneer, hoe? Welke info wanneer op welke wijze overdragen en hoe toegankelijk?
• Archiveringsvrstk onderdeel informatiemanagementvraagstuk
• Business case
Verdere verkenning
• RHC’s: aanbod / ontwikkeling producten en diensten e-depot
• Voorbereiding gemeenten
• Informatie op orde
• Aansluitscenario’s / positionering e-depot
• Nuttige sites/publicaties
www.archief2020.nl:
• Onderzoeksrapport Functionaliteit e-depot decentrale overheden, KING (feb. 2015)
• Handreiking in gebruik nemen e-depot door decentrale overheden + Stappenplan (juli 2015)
http://www.nationaalarchief.nl/digitaal-archiveren
• Workshops
 Realisatie digitaal werken en archiveren
 Positionering e-depot
 Archievenoverzicht / informatieanalyse
Vragen?