- Negometrix

Bijlage: Communicatieproces
Communicatie vindt plaats op drie niveaus:
- Strategisch
- Tactisch
- Operationeel
Per niveau worden er eisen gesteld, deze eisen zijn geen statisch gegeven. Tijdens de
implementatieperiode zullen onderstaande eisen verder worden uitgewerkt en geconcretiseerd in een
communicatieplan. Gedurende de contractperiode zal in samenwerking worden gekeken naar een
verdere optimalisering (bijvoorbeeld door digitalisering) van de overleggen, plannen en rapportages.
In de volgende paragrafen wordt verder ingegaan op de verschillende niveaus.
Strategisch niveau
Rollen
ON:
OG:
N.t.b.……………………………………….
Directielid Facilitair Bedrijf /Afdelingshoofd TB
ON stelt één medewerker aan die verantwoordelijk is voor overleg met de OG
op strategisch niveau. Wijzigingen in invulling van deze functie worden ruim
van tevoren besproken met OG.
Taken
Bepalen en bewaken van strategie
Oplossen van geschillen / conflicten
Overleg
Naam:
Strategisch overleg
Frequentie:
1x per jaar / op aanvraag
Onderwerpen: - Jaarlijkse evaluatie
- Bepalen en bewaken strategie (samenwerking, fase model,
doelen)
- Jaarplan
Verslaglegging: Schriftelijk door ON binnen tien werkdagen.
Onderhoudsplannen
Jaarplan (Accordering)
Rapportage
4 x per jaar Managementrapportage (ter info)
Tactisch niveau
Rollen
ON:
OG:
Contractmanager leverancier(CML)
Contractmanager RUG (CMR)
ON stelt voor het dagelijks management één medewerker aan die verantwoordelijk is
voor de uitvoering van de dienstverlening en verantwoordelijk is voor overleg met OG
op tactisch niveau. De CMR kan bij de CML terecht met vragen, contractzaken,
technische ondersteuning, contractmutaties, realiseren van het fasemodel e.d.
De ON stelt de CML ter acceptatie aan de OG voor.
ON dient bij afwezigheid van de CML te zorgen voor een vaste adequate vervanger.
Taken
Overleg
Permanente wijzigingen in invulling van deze functie wordt ruim van tevoren besproken
met OG.
Vertalen strategie in onderhoudsplannen.
De uitvoering organiseren en contractbewaking.
Naam:
Tactisch overleg
Frequentie:
4 x per jaar (in overleg vaker)
Onderwerpen: - Managementrapportage
- Jaarplan
- Accordering pro forma factuur
- Samenwerking
Verslaglegging: Schriftelijk door ON binnen tien werkdagen.
De contractmanagers dienen 4 x per jaar aanwezig te zijn bij operationeel overleg
Plannen
Naam:
Wanneer:
Opstellen:
Accordering:
Frequentie:
Onderwerpen:
Uitleg:
Naam:
Wanneer:
Opstellen:
Accordering:
Frequentie:
Onderwerpen:
Uitleg:
Rapportage Naam:
Wanneer:
Frequentie:
Onderwerpen:
Jaarplan
3e kwartaal voorafgaand aan het betreffende contractjaar
ON
OG (strategisch niveau)
1 x per jaar
- Onderhoudstappen per installatie groep
- Jaarplanning
- Planning uit te voeren wettelijke keuringen
- Planning meting conditiescore
De jaarplanning is een leidraad voor het onderhoud. Tussentijdse
wijzigingen dienen te worden goedgekeurd door de OG. De OG mag de
planning in overleg met de ON wijzigen zonder dat dit kosten oplevert.
Kwartaalplanning
twee weken voor begin van het betreffende kwartaal
ON
OG (tactisch niveau niveau)
4 x per jaar
gespecificeerde planning per faculteit
De kwartaalplanning heeft als doel het informeren van de gebruikers in
de objecten waar het onderhoud zal plaatsvinden. Tussentijdse
wijzigingen dienen te worden goedgekeurd door de OG. De OG mag de
planning in overleg met de ON wijzigen zonder dat dit kosten oplevert.
Managementrapportage
binnen twee weken na afloop van het betreffende kwartaal
4 x per jaar
- realisatie jaarplan(ning)
- realisatie prestatie eisen
- uitgevoerde werkzaamheden (storingen)
- financiële rapportage
- verbetervoorstellen duurzaamheid en TCO
- risico’s en beheersmaatregelen
- klachten rapportage
- KPI’s
Operationeel niveau
Rollen
ON:
Operationeel verantwoordelijke leverancier (OVL)
Monteurs
OG:
Operationeel verantwoordelijke RUG (OVR)
Gebouwbeheerders technische dienst (GBT)
ON stelt voor de operationele zaken een operationeel verantwoordelijke aan die
verantwoordelijk is voor de operationele zaken in één of meerdere locaties van de OG.
Bij de operationeel verantwoordelijke kan de (operationeel) contractmanager van de OG
terecht met vragen rondom, preventief onderhoud, storingen e.d.
De ON stelt OVL ter acceptatie aan de OG voor tijdens de implementatieperiode.
ON dient bij afwezigheid van de OVL te zorgen voor een vaste adequate vervanger.
Permanente wijzigingen in invulling van deze functie wordt ruim van tevoren besproken
met OG.
Taken
Uitvoeren onderhoudsplannen en oplossen storingen
Aansturing monteurs / Gebouwbeheerders technische dienst
Overleg
Naam:
Operationeel verantwoordelijke overleg
Frequentie:
1x per maand
Onderwerpen: - Voortgangsrapportage
- Top 5 installaties met problemen.
- Dagelijkse gang van zaken / samenwerking
- Evaluatie van de operatie – storingen
Verslaglegging: Schriftelijk door ON binnen tien werkdagen.
Plannen
4x per jaar samen met de contractmanagers
Jaarplan (uitvoering)
Kwartaalplan (uitvoering)
Rapportage Naam:
Wanneer:
Frequentie:
Onderwerpen:
Voortgangsrapportage
binnen twee weken na afloop van het betreffende maand
maandelijks
- afwijkingen t.o.v. jaarplanning, kwartaalplanning en prestatie eisen
- verbetervoorstellen technisch / samenwerking /duurzaamheid etc.
- risico’s en beheersmaatregelen
- klachten