Kansen in het sociale domein

Opzet Plan van aanpak
e-Depot Marktverkenning
Even voorstellen
Kees Groeneveld (Leveranciersmanagement KING/VNG,
Proj leider substitutie ING, DJI, Gem. Horst ad Maas, Gem.
Hengelo, Gem. Borne, Gem. Steenwijkerland, JustID.
Manager a.i. CDD+ JustID, invoering TMLO, Opzetten
digitaal duurzaamheidsplannen, ketenvraagstukken)
E. [email protected]
M. 06-46593567
Peter Oude Heuvel (Procesaanpak invoering edepots
Justitie, ketensamenwerking, opzetten van
digitaliseringsomgevingen, proj. Leider substitutie,
Opzetten digitale duurzaamheidsplannen, Metadateringen,
digitale handtekeningen)
E. [email protected]
M. 06-23888044
2
Aanleiding
• In januari 2015 is het rapport Toekomstbesteding Informatiebeheer Zeeuwse
Overheden gepresenteerd en is op bestuurlijk niveau ingestemd met uitvoering
van de aanbevelingen:
• Aanbeveling 7: neem een besluit over de principiële vraag of het wenselijk
wordt geacht het langdurig informatiebeheer bij een private partij te beleggen
of dat de voorkeur uitgaat naar een oplossing uit de publieke sector.
• Aanbeveling 8: indien besloten wordt het informatiebeheer in publieke hand te
houden, moet bepaald worden of de Zeeuwse overheden zelf iets willen
ontwikkelen, of dat zij aansluiten bij de landelijke infrastructuur in combinatie
met de dienstverlening door het Zeeuws Archief.
• Aanbeveling 9. geef de Zeeuwse werkgroep opdracht een business case op te
stellen voor een Zeeuws e-Depot binnen de landelijke infrastructuur met de
benodigde dienstverlening.
Te beantwoorden vragen marktverkenning
• De hoofdvraag voor de uit te voeren marktverkenning is: welke mogelijkheden hebben
de overheden voor het (kwalitatief goed en financieel voordelig) organiseren van de
duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven?
• De geformuleerde subvragen zijn:
• Welke vormen e-Depot zijn er beschikbaar, welke functionaliteiten hebben deze wel en
welke niet en wat kost dat. Daarbij het hele spectrum in beeld brengen, ook opslag in
de ‘cloud’.
• Ga daarnaast in op de volgende vier scenario’s:
• 1. Zelf als overheid een e-Depot ontwikkelen (alleen of samen met andere overheden).
• 2. Aansluiten bij het e-Depot van het Zeeuws Archief.
• 3. Een e-Depot kopen op de markt (dan wel ontwikkelen met een marktpartij).
• 4. Niets specifieks regelen naast wat je al hebt geregeld binnen de eigen organisatie.
Opzet Plan van Aanpak
• Volledige detaillering inhoudelijke aspecten, waaronder vaststellen
longlist, specifieke criteria e-Depots en leveranciers van e-Depots en
uitwerken alle vragen marktverkenning.
• Vorm en inhoud op te leveren eindresultaten marktverkenning.
• Aanpak marktverkenning inclusief verdeling van taken, bevoegdheden
en verantwoordelijkheden alle betrokkenen.
• Realistische inschatting verwachte doorlooptijd en kosten van het
traject.
Elektronisch dossier
Digitaliseren
Duurzaam
Informatieobject
management
Intern proces
Workflow
Ketenproces
Document
management
Focus
Focus
Duurzaamheid Beschikbaarstelling
Opschaalmodel
digitaliseringsproces
Probleemstelling
Leveranciers
1. Hoe zorgen we ervoor dat we de juiste leveranciers benaderen?
2. Hoe krijgen we hen zover om mee te werken?
Inhoudelijke verkenning
3. Hoe zorgen we ervoor dat we optimaal inzicht krijgen in de
mogelijkheden van de leveranciers en hun e-Depots?
Antwoord: een gefaseerde en gerichte aanpak!
Ad 1. voorgestelde leverancierslijst aanvullen met uitvraag voor deelname.
Ad 2. persoonlijke benadering en toelichting, terughoudend met publicatie
bedrijfs- en financiële informatie, inzage en mogelijkheid aanpassen eigen
resultaten, uitvraag = geen aanbesteding.
Ad 3. persoonlijke benadering en gefaseerd uitvragen op inhoud.
7
Samenvatting aanpak
Voorbereiding marktverkenning
1. eSpecialisten levert een lijst met mogelijke leveranciers (longlist) aan.
2. eSpecialisten levert een lijst met vragen aan onderverdeeld naar globaal
en detail niveau.
3. Beoordelen en aanvullen van de longlist en vragenlijsten.
4. Publiceren aankondiging marktverkenning met verzoek om deel te
nemen?
5. Benaderen longlist met de vraag of zij een e-Depot kunnen / willen
leveren en bereid zijn mee te doen aan de marktverkenning.
Uitvoering marktverkenning (na besluit go / no go)
1. Voorleggen eerste, globale vragenlijst aan deelnemende leveranciers.
2. Eerste selectie levert een “shortlist” op.
3. Aan de shortlist worden detail vragen en use cases voorgelegd.
8
Fasering marktverkenning
Longlist
mogelijke
deelnemers
Longlist
deelnemers
1.
2.
Longlist
benaderen
voor
deelname
1ste
uitvraag
(globaal)
Shortlist
deelnemers
3.
2e uitvraag
(detail +
use cases)
4.
Resultaten
verzamelen
&
presenteren
9
Mogelijke
leveranciers
10
Concept longlist leveranciers
Opzet van de lijst
1. Leveranciers uit de publieke sector.
2. Binnenlandse leveranciers uit de private sector.
3. Internationale leveranciers uit de private sector –
voornamelijk gebaseerd op Magic Quadrant van
Gartner voor Enterprise Information Archiving.
11
Concept longlist leveranciers
Leveranciers uit de publieke sector
Onderstaand zijn leveranciers uit de publieke sector opgenomen,
waarvan bekend is dat zij e-Depot voorzieningen in gebruik hebben en
wellicht leveren aan of delen met andere organisaties uit de publieke
sector.
1.
Zeeuws Archief (als een van de RHC’s).
2.
Stadsarchieven (Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Putten en
Antwerpen).
3.
Justitiële Informatiedienst.
4.
Koninklijke Bibliotheek.
12
Concept longlist leveranciers
Nationale leveranciers uit de private sector
Onderstaand zijn Nederlandse bedrijven opgenomen, die e-Depot
voorzieningen leveren aan organisaties uit de publieke en private sector.
1.
Picturae.
2.
Divault.
3.
VHIC.
4.
De Ree Archiefsystemen.
5.
Circle Software.
6.
BCT Automatisering.
7.
Expansion.
8.
Data Matters.
9.
DEVENTit.
13
Concept longlist leveranciers
Internationale leveranciers uit de private sector
Onderstaand zijn internationale bedrijven opgenomen, die e-Depot
voorzieningen leveren aan organisaties uit de publieke en private sector.
Het gaat daarbij in de meeste gevallen om grote internationale klanten.
De meeste leveranciers zijn opgenomen in het Magic Quadrant for
Enterprise Information Archiving van Gartner.
1.
Tessela.
2.
HP.
3.
IBM.
4.
EMC.
5.
OpenText.
6.
ZL Technologies.
7.
Proofpoint.
Maar ook: Unisys, Microsoft, Oracle.
14
Inhoud
marktverkenning
15
Inhoud marktverkenning
Volgende tweedeling
1.
Leverancier
2.
Diensten
3.
Producten / e-Depot
4.
Continuïteit
5.
Klanten
6.
Prijsstelling
7.
Opname Archiefobjecten
8.
Opslag
9.
Datamanagement
10. Toegang
11. Beheer
12. Preservatie
16
Inhoud marktverkenning
Detail vragenlijst
In de bijlage is een concept opgenomen met een uitgebreide, gedetailleerde
vragenlijst. Na vaststelling van de vragenlijst kan deze worden gebruikt voor
het uitvragen van leveranciers die zijn overgebleven na de eerste selectie.
Deze uitvraag zal niet alleen schriftelijk plaatsvinden. De leveranciers van de
shortlist (en enkele klanten) worden ook bezocht voor nadere gesprekken en
het daadwerkelijk beoordelen van de e-Depot voorzieningen in de praktijk.
Use cases
Op basis van de gedetailleerde vragenlijst en gesprekken en workshops bij het
Zeeuws Archief kunnen use cases worden opgesteld. Deze kunnen worden
voorgelegd aan de leveranciers van de shortlist om inzicht te krijgen in de
vereiste en gewenste werking van de e-Depot voorzieningen.
17
Vervolgstappen
18
Vervolgstappen
Voorbereiding marktverkenning
1. Bepalen of we de marktverkenning aankondigen en partijen vragen om
zich aan te melden voor deelname.
2. Beoordelen aanpak, longlist en vragenlijsten door overige partijen.
3. Vaststellen aanpak, longlist, globale en detail vragenlijst door Stuurgroep.
4. Benaderen longlist met de vraag of zij een e-Depot kunnen / willen
leveren en bereid zijn mee te doen aan de marktverkenning.
Uitvoering marktverkenning
1. Voorleggen eerste, globale vragenlijst aan deelnemende leveranciers.
2. Eerste selectie levert een “shortlist” op.
3. Opstellen use cases. Deelnemers vanuit de werkgroep?
4. Aan de shortlist worden detail vragen en use cases voorgelegd.
5. Resultaten verzamelen en presenteren.
19