22 Procedure leveranciersbeoordeling

GGZ VEENENDAAL
Procedure Leveranciersbeoordeling
ISO-paragraaf; 5.6 NEN en ISO 9001
Documenteigenaar: Algemeen directeur
Relevante wetgeving:
Versie: 1.0
Datum evaluatie: 26-6-2015
Procedure leveranciers-beoordeling
Gedurende ieder kalenderjaar voert de directie een beoordeling uit van de diverse leveranciers, de
leveranciersbeoordeling. Hiermee wordt de kwaliteit van de leveranciers beoordeeld. De directie verbindt
daaraan conclusies en toont daarmee haar eindverantwoordelijkheid. Tijdens de systeembeoordeling
wordt bekeken:
- Wie de belangrijke leveranciers zijn (methode Indeling Hefboomproducten);
- Bij de belangrijke leveranciers wordt bepaald op welke punten beoordeling dient plaats te vinden;
- Vastgesteld wordt welke maatregelen genomen moeten worden
- Deze maatregelen worden na afloop geëvalueerd op doeltreffendheid.
Strategische aspecten van inkoop
Door anders en slimmer in te kopen kan GGZ Veenendaal mogelijk geld besparen. Een eerste
stap in de goede richting is het kritisch beoordelen van de inkoopuitgaven. In de praktijk blijken
de volgende situaties nog wel eens voor te komen:
• de leveringen aan het bedrijf zijn dermate gespecificeerd dat vergelijking met een
concurrerende leverancier onmogelijk is;
• sommige leveranciers voeren jaarlijks voor bepaalde leveringen prijsstijgingen van vele
procenten door. Al jaren wordt zaken gedaan met deze vertrouwde leveranciers zonder een
regelmatige toetsing aan de markt;
• afspraken met leveranciers worden niet of onvoldoende schriftelijk vastgelegd, waardoor
controle op condities (afgesproken voorwaarden waaronder zal worden geleverd) en geleverde
prestaties onmogelijk zijn;
• leveranciers berekenen weliswaar een lage prijs, maar leveren niet op tijd. Dit veroorzaakt tal
van kwaliteitsproblemen.
Indeling Hefboomproducten
1
GGZ VEENENDAAL
Procedure Leveranciersbeoordeling
ISO-paragraaf; 5.6 NEN en ISO 9001
Documenteigenaar: Algemeen directeur
Relevante wetgeving:
Versie: 1.0
Datum evaluatie: 26-6-2015
GGZ Veenendaal kan als inkoper niet met alle leveranciers op dezelfde manier omgaan. Bij
contacten met leveranciers gaat het om maatwerk. Een gemiddelde inkoopportefeuille (datgene
wat bedrijven zoal inkopen) kan worden onderverdeeld in vier verschillende categorieën in te
kopen goederen en diensten (zie ook figuur 1 ): hefboomproducten, routineproducten,
knelpuntproducten en strategische producten.
Figuur 1 – Indeling hefboomproducten
Deze indeling draait om het volgende:
• sommige in te kopen producten hebben veel en andere weinig invloed op het financiële
eindresultaat;
• voor sommige producten maakt het veel uit, terwijl het voor andere weinig uitmaakt door wie
2
GGZ VEENENDAAL
Procedure Leveranciersbeoordeling
ISO-paragraaf; 5.6 NEN en ISO 9001
Documenteigenaar: Algemeen directeur
Relevante wetgeving:
Versie: 1.0
Datum evaluatie: 26-6-2015
en wanneer ze worden geleverd (het toeleverrisico).
Elke categorie vraagt om een eigen benadering. Daarom plaatst GGZ Veenendaal haar
leveranciers in één van deze vier categorieën, om zo vast te stellen hoe ze met elke leverancier
moet omgaan.
Inkoopportfolio
In figuur 2 is een zogenoemde inkoopportfolio weergegeven. Het toeleverrisico (wat zijn de
gevolgen als het bedrijf niet meer levert?) is hier afgezet tegen de financiële impact (welk
gedeelte maakt de inkoopprijs uit van de verkoopprijs?). GGZ Veenendaal komt in de problemen
als producten met een hoog toeleverrisico niet meer worden geleverd, terwijl er nauwelijks of
geen problemen ontstaan bij het stoppen van de levering van producten met een laag
toeleverrisico. In te kopen producten die relatief duur zijn en dus een groot deel uitmaken van
de prijs van het te verkopen product, hebben een hoge financiële impact op de kostprijs van het
product daarvan. Relatief goedkope producten hebben een lage impact.
Productgroep
Kenmerken
Hefboomproducten
Bij hefboomproducten gaat het om
producten met een laag toeleverrisico (er
zijn veel aanbieders in de markt) en een
hoge financiële impact (ze kosten veel
geld). Deze producten hebben een groot
aandeel in de kostprijs van onze te
verkopen diensten. Een klein verschil in
kostprijs van hefboomproducten heeft
direct gevolgen voor de bedrijfswinst.
Het gaat hier om producten die weinig
kosten en die veel leveranciers kunnen
leveren. Bij deze producten kan GGZ
Veenendaal moeiteloos wisselen van
leverancier.
Bij knelpuntproducten is het
toeleverrisico hoog. Dat wil zeggen dat er
Routineproducten
Knelpuntproducten
3
Leveranciers GGZ
Veenendaal
SB Groep
HZW
Werkwijze inkoop
Schoonmaak
Gaasbeek
Kantoorbenodigdheden
Tijdbesparende
inkoop als webshops
Meerdere offertes
Maken
prijsafspraken
Verkrijgen garanties
voor service
GGZ VEENENDAAL
Procedure Leveranciersbeoordeling
ISO-paragraaf; 5.6 NEN en ISO 9001
Strategische
producten
Documenteigenaar: Algemeen directeur
Relevante wetgeving:
Versie: 1.0
weinig aanbieders in de markt zijn en dat
de toelevering relatief kwetsbaar is. Maar
de financiële impact is laag (goedkope
producten).
Strategische producten hebben als
kenmerk dat ze een grote strategische
kwetsbaarheid hebben. Dit komt doordat
er maar een beperkt aantal leveranciers
is die ze kan produceren en leveren. Een
ander belangrijk kenmerk is dat
strategische producten een belangrijke
waarde vertegenwoordigen in de
kostprijs van uw eindproduct.
Infinitcare
Winbase
ZZP-ers
Reflectum
BAM
Datum evaluatie: 26-6-2015
Investeren in relatie
met leverancier
Risico’s
inventariseren en
afspraken over
maken en deze
evalueren
Leveranciersbeoordelingen worden uitgevoerd voor de producten hefboomproducten en strategische
producten.
Per leverancier wordt door de directie een formulier Leveranciersbeoordeling ingevuld, waar wenselijk in
samenspraak met de toeleverancier.
Daarin worden maatregelen beschreven, en de termijn waarop deze geëvalueerd dienen te worden.
4