24 mei 2004 - Organisatie

VERSLAG VAN DE 51e OVERLEGVERGADERING COLLEGE VAN BESTUUR en UNIVERSITEITSRAAD D.D. 24 MEI
2004
Aanwezig:
Van Bergen, Breimer en Kist (CvB); Louw (SCvB).
Van Berkel (vanaf 17.30 uur), Bloys, Breedveld, Van Dijk, Fijlstra, Groot, Hoeflaak, Jager, Kingma
(voorzitter), Van Laar, Van der Meer, Moormann, Van Noort, De Ruijter, Stol (griffier) en Szirmai.
Afwezig:
Van Baardewijk en Van Mourik.
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
1.
Opening
De voorzitter opent de vergadering om 15.35 uur en deelt mee dat op 25 mei a.s. de universitaire verkiezingen van start gaan
en dat op 10 juni a.s. om 16.00 uur in de hal van de Oude UB de uitslag van deze verkiezingen bekend zal worden gemaakt.
2.
Verslag vorige vergaderingen
UR/04/13668 verslag 50e Overlegvergadering d.d. 23 februari 2004
Het verslag van de Overlegvergadering d.d. 23 februari 2004 wordt vastgesteld, nadat in regel 54 op pag. 1 ‘tegen de
propedeuse’ is gewijzigd in ‘tegen de 2-jarige propedeuse-eis’.
3.
Invoering B/M- structuur
Ba/Ma-monitor (UR/04/13939)
Breimer meldt desgevraagd dat de instroom w.b. de m/m-combinaties achtergebleven is bij de oorspronkelijke verwachting,
hetgeen wellicht veroorzaakt wordt door de beperkingen die Leiden zichzelf heeft opgelegd. In het kader van de
strategiediscussie zal het College opnieuw kijken naar de invulling van de bacheloropleiding en ook zal het onderwerp van
bespreking zijn tijdens de strategische conferentie van juni a.s. en ook daarna een punt van aandacht blijven. Hij meldt dat er
nog wel roosterproblemen zijn, maar dat deze anders zijn dan die van vorig jaar; ook dit onderwerp zal onder de aandacht
blijven. Wat betreft het aantal internationale studenten, wordt gemeld dat de ambities in de internationaliseringsnota op de
toekomst gericht zijn en niet op erg korte termijn al gerealiseerd zullen kunnen worden. De masterprogramma’s zullen
wereldwijd via LUWP gemarket worden, maar ook onder de aandacht van reguliere studenten worden gebracht. Voorts meldt
Breimer desgevraagd dat er andere keuzemogelijkheden (mogen) zijn dan de m/m-combinaties en dat dit onderwerp
meegenomen zal worden bij de strategische conferentie. Tot slot wordt toegezegd dat de monitor in het vervolg standaard aan
de UR zal worden gezonden. Tevens wordt toegezegd dat het op pag. 1 in de 3e regel van de 2e alinea genoemde
onderzoekplan zal worden opgezocht en ter inzage van de Raad zal worden gegeven.
4.
Jaarverslag 2003, incl. Jaarrekening 2003
Op voorstel van de voorzitter wordt de behandeling van dit agendapunt gesplitst in A. Jaarverslag 2003 en B. Jaarrekening
2003.
A.
Jaarverslag 2003
(zie de stukken ad punt 5a van de UR-vergadering d.d. 17 mei 2004)
Uitgangspunt is de lijst van overblijvende vragen en opmerkingen die op basis van de bespreking van de lijst van de URwerkgroep Instellingsplan in de UR-vergadering van 17 mei jl. is opgesteld. Op de onderwerpen van deze lijst wordt door het
College kort en veelal naar tevredenheid gereageerd, waarna de discussie zich vooral toespitst op de door de UR als te positief
ervaren toonzetting van het jaarverslag; een grote meerderheid van de Raad zou graag een evenwichtiger toonzetting van het
verslag zien. Uiteraard kan in het verslag trots uitgesproken worden over hetgeen in het afgelopen jaar bereikt is, maar ook
gerezen problemen – met daarbij een oplossing waaraan gewerkt wordt, c.q. zal gaan worden – zouden gemeld moeten
(kunnen) worden. In aansluiting daarop wordt ook gesproken over de selectieve vermelding van de Elsevier-enquête e.d.,
waarop de rector toezegt dat in dit jaarverslag i.p.v. het noemen van deze bronnen de passage “…uit externe evaluaties /
publicaties / documentatie blijkt dat …” opgenomen zal worden. De voorzitter CvB geeft aan geen bezwaar te hebben tegen
het plaatsen van het stuk van de hand van de voorzitter UR op dezelfde plek als in het vorige jaarverslag, hoewel het College
van mening is dat het een thematisch stuk is en daarom eerder past waar het nu opgenomen is en zo meer een onderdeel van
het verslag vormt. Voorts wordt nog kort gesproken over buitenlandse promovendi, waarbij het College toezegt dat het met
cijfers zal komen en over het niet van toepassing zijn van de regeling Wetenschappelijke Integriteit op het LUMC, waarbij de
rector meldt daarover nog in overleg te zijn met de decaan van geneeskunde. Tot slot spreekt de Raad de hoop uit dat de
bespreking van de onderwepen in deze vergadering zijn weerslag zal vinden in het volgende jaarverslag.
B.
Jaarrekening 2003
(zie de stukken ad punt 5b van de UR-vergadering d.d. 17 mei 2004)
Uitgangspunt voor de bespreking is de reactie die is opgesteld op basis van de bespreking in de UR-vergadering van 17 mei jl.
Wat betreft de omvang van het overschot is het CvB van mening dat die niet echt groot is; deze wordt niet alleen gevormd
door minder uitgaven maar ook door hogere inkomsten. Voorts is het zo dat het een incidenteel overschot is en niet gebruikt
kan worden voor structurele uitgaven. Het kan wel aangewend worden voor eenmalige investeringen (bijv. huisvesting)
waardoor de jaarlijkse rentelasten lager worden omdat minder geld geleend hoeft te worden, waardoor er meer ruimte komt in
de exploitatie. Voort wordt gemeld dat het CvB geen vacatures uit kan zetten maar “slechts” een faciliterende rol hierin speelt;
toegezegd wordt dat het CvB richting faculteiten en eenheden hierin een meer stimulerende rol zal spelen om (groei)problemen
te helpen oplossen. Gemeld wordt dat om boekhoudkundige redenen geen specifieke reserves worden aangehouden, tenzij
reeds verplichtingen zijn aangegaan. Wanneer er een groter beroep gedaan wordt op het vernieuwingsfonds, dan kunnen
middelen onttrokken worden aan de algemene reserve. Opgemerkt wordt dat de UR zich geen zorgen hoeft te maken dat er
onvoldoende geld voor vernieuwingen is. Gemeld wordt dat m.i.v. dit jaar de cijfers van de medische faculteit niet meer in de
jaarrekening van de Universiteit maar in die van het LUMC opgenomen zijn, waardoor vergelijking met 2002 niet mogelijk is.
Gemeld wordt dat sponsoring zeker een punt van aandacht is. Voor een structurele vermindering van materiële lasten op
grote(re) schaal is een goed georganiseerd inkoopbeleid nodig. Sponsoring kan op kleinere schaal en incidentele(re) basis een
oplossing zijn. Aangevuld wordt dat iemand in dienst is die t.b.v. het “vermarkten” universitaire activiteiten in kaart brengt om
te zien wat nodig is om dat op een goede manier gestalte te geven en gelden binnen te halen. Hierbij wordt ook naar het
buitenland gekeken en dan met name naar Oxford. Gemeld wordt dat wanneer daarvoor plannen komen, duidelijker
aangegeven kan worden waarop gemikt wordt; er wordt hard aan gewerkt en de verwachting is dat er eind 2004/begin 2005
iets voorhanden is.
1
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
5.
1e Bestuurlijke Financiële Rapportage 2004
(zie de stukken ad punt 6 van de UR-vergadering d.d. 17 mei 2004)
Uitgangspunt voor de bespreking is de reactie die is opgesteld op basis van de bespreking in de UR-vergadering van 17 mei jl.
Van Bergen meldt dat het CvB het ermee eens is dat er meer druk zou moeten komen om tijdige inlevering van gegevens te
bewerkstelligen, maar vindt dat deze selectief – en daarmee effectief – dient te zijn. Bekeken zou moeten worden of de
administraties al zo op elkaar zijn afgestemd dat de gegevens op centraal niveau gegenereerd kunnen worden en ze alleen met
de faculteiten en eenheden gecheckt behoeven te worden. Desgevraagd wordt gemeld dat het verzoek van de UR om de
namen van de eenheden die te laat hun gegevens leveren in de tekst van de BFR te vermelden in overweging genomen zal
worden, maar dat het CvB een eigen vorm van motiverend beleid zal voeren. Hetzelfde geldt voor het debiteurenbeleid; het
proces zou zo georganiseerd moeten worden dat stappen op het juiste moment genomen worden. Gemeld wordt dat het
volgens de accountants elk jaar beter gaat. Toegezegd wordt dat bij de 2e BFR 2004 een debiteurenoverzicht zal worden
meegezonden. Tot slot wordt gemeld dat de oorzaak van het achterlopen op de geplande formatie van 94 fte is dat deze
afgezet wordt tegen het getal in de begroting dat voor het gehele jaar geldt en dat er in het 2e en 3e GS-personeel grote
fluctuaties zitten.
6.
Kadernota 2005 – 2012
(zie de stukken ad punt 7 van de UR-vergadering d.d. 17 mei 2004)
Uitgangspunt voor de bespreking is de reactie die opgesteld is op basis van de bespreking in de UR-vergadering van 17 mei jl.
In deze discussie wordt aandacht besteed aan de opvatting van de Raad dat deze nota weliswaar als kaderstellend document
en als werkdocument voor de begroting van 2005 zijn waarde heeft, maar dat dat in veel mindere mate geldt voor de
langeretermijnplanning. Dit is met name het gevolg van het feit dat de nieuwe strategie en de gevolgen van de invoering van
de b/m-structuur nog niet in deze nota verwerkt konden worden. Voorts wordt gesproken over de in het verlengde van het URadvies over de begroting 2004-2007 liggende wens van de Raad om het omwille van de inzichtelijkheid opnemen van de
centrale lasten als wachtgelden en rentelasten bij de overzichten van de eenheden waarop ze betrekking hebben. De Raad zal
met belangstelling de resultaten volgen die hij verwacht van de interne aandacht die aan het inzichtelijker maken van de
financiële planningsdocumenten zal worden besteed. Wat betreft de studierendementsprognoses acht de Raad de in de
Kadernota opgenomen cijfers met betrekking tot doorstroom van bachelor naar master en tot de rendementen van de bachelor
niet realistisch, te meer daar deze een grote stijging ten opzichte van het jaarverslag 2003 laten zijn. Na de opmerking dat het
streven van de faculteiten naar rendementsverbetering op zich bijval verdient, beveelt de Raad het College aan in de nota aan
te geven dat deze cijfers slechts ten behoeve van het overleg met de faculteiten zijn opgenomen. De Raad kijkt uit naar de
resultaten van deze overleggen en de daaruit voortkomende voornemens. Tot slot merkt de Raad op dat hij de door het CvB in
te nemen stimulerende rol tegenover de faculteiten bij de doelmatige wijze van besteding van grote reserves en het aangeven
bij de staatssecretaris van de zorgelijke – maar nog niet desastreuze – financiële situatie van harte ondersteunt. Op basis van
de besprekingen in deze vergadering en de raadsvergadering van 17 mei jl. zal de Raad in zijn aansluitende vergadering zijn
advies vaststellen.
7.
Mededelingen
Van dit agendapunt wordt geen gebruik gemaakt.
8.
Informatie
(zie de stukken ad punt 8 van de UR-vergadering d.d. 17 mei 2004)
Gemeld wordt dat de in de UR van vorige week gestelde vraag n.a.v. punt 5 van de conclusies van de CvB-vergadering d.d.
01.04.04 inzake – personele – gevolgen van vervanging telefooncentrale door spraakplatform schriftelijk zal worden
beantwoord.
De vraag n.a.v. punt 10 van de conclusies van de CvB-vergadering d.d. 23.04.04 wat het Anna Cornelis Fonds is, zal eveneens
schriftelijk worden behandeld.
9.
Rondvraag
(zie de stukken ad punt 9 van de UR-vergadering van 17 mei 2004)
In antwoord op de vragen inzake studentenhuisvesting (Hugo de Grootstraat, Gorlaeuslocatie en Boerhaavecampus) meldt Kist
allereerst dat op een termijn van vijf jaar de strategieplannen op dit terrein verwezenlijkt zullen moeten zijn. In de loop van
oktober zullen in Rijnfront 100 wooneenheden worden gerealiseerd, welk getal op termijn op zal lopen tot 600. Daarnaast zijn
er contacten met Portaal en andere woningbouwverenigingen over tijdelijke bewoning door studenten van complexen die
gerenoveerd moeten worden. De omvang hiervan is nog niet zo groot, maar deze zal groeien en voor de komende 20 jaar
tijdelijke studentenhuisvesting bieden. Daarnaast speelt de Gorlaeuslocatie, waar een aanzienlijk aantal wooneenheden
gerealiseerd zou kunnen worden; daarbij doet zich het probleem voor dat meerdere partijen een rol spelen. Tegen deze
achtergrond moet naar de Hugo de Grootstraat gekeken worden; nr. 32 is aan de SLS verkocht, die daar circa 90
wooneenheden zal realiseren en nr. 27 zal geschikt gemaakt worden voor bewoning door buitenlandse onderzoekers en voor
een aantal appartementen voor de vrije markt. Onderzocht wordt of dit laatste door een projectontwikkelaar of door de
universiteit zelf ter hand zal worden genomen. Desgevraagd meldt Kist dat hij de suggestie om doorstroming van
afgestudeerden naar genoemde 'vrijemarktappartementen', waardoor woonruimte voor studenten vrijkomt, zal meenemen.
De Raad is blij met de verschafte informatie, maar niet met de wijze van en het tijdstip waarop deze aan de Raad is
gecommuniceerd. Het CvB zegt toe dat in het vervolg tijdig en openhartig informatie hierover verschaft zal worden.
Wat betreft de vraag over het erg late tijdstip van onderzoek naar de 3 mogelijkheden voor nieuwbouw en/of renovatie van het
USC wordt gemeld dat de veldsporten op de Gorlaeuslocatie komen en dat de ontwikkeling verder is dan het onderzoeken van
mogelijkheden, hetgeen ook blijkt uit het feit dat daarmee in de Kadernota in financiële zin rekening wordt gehouden. Voorts
wordt gemeld dat w.b. de binnensporten uiterlijk aan het eind van dit jaar duidelijkheid bestaat.
Wat betreft de planning voor behandeling van het strategisch document wordt desgevraagd gemeld dat dit met zekere
regelmaat aan de orde zal komen. Het voornemens van het CvB is nog steeds om n.a.v. de consultatieronde een definitief
concept vast te stellen en om daarover met de UR onderwerpsgewijs te spreken. Sluitstuk is de formele vaststelling ervan als
instellingsplan.
10.
Sluiting
Alvorens de voorzitter de vergadering om 18.08 uur sluit, wordt door de fractievoorzitter van BeP – met stilzwijgende steun van
de overige raadsleden - waardering uitgesproken voor de prettige wijze van vergaderen.
2