Pluk meer vruchten van uw nieuwe Deelnemers Informatie

www.pwc.nl
Pluk meer vruchten van
uw nieuwe Deelnemers
Informatie Systeem (DIS)
Wilt u deelnemers met verhoogd
risico op uitval op tijd kunnen
signaleren en kunnen bijsturen om
hun kans op slagen te vergroten?
Wilt u het slagingspercentage
per team, domein en school
kunnen vergelijken met
de doelstelling en kunnen
beïnvloeden? Wilt u efficiënt
en betrouwbaar de benodigde
verantwoordingsinformatie
kunnen presenteren aan DUO
en de Inspectie? Wij kunnen u
helpen een informatievoorziening
en kwaliteitszorgsysteem van
hoge kwaliteit te realiseren, die
u in staat stellen uw organisatie
maximaal te richten op het geven
van goed onderwijs in plaats van
op het ‘blussen van brandjes’ en
het corrigeren van inefficiënties.
Het DIS als basis voor goede kwaliteitszorg
en efficiënte verantwoording
Veel mbo-instellingen hebben de afgelopen
jaren hun verouderde Deelnemers
Informatie Systeem (DIS) vervangen en
de administratieve processen in de backoffice opnieuw ontworpen. De eerste
stap is gezet. Met een tweede stap benut
uw instelling deze vernieuwing ook om
de onderwijsondersteunende processen
op uw scholen te verbeteren en actief te
kunnen sturen op de onderwijskwaliteit.
Wij informeren u graag hoe u met ons deze
tweede stap kunt zetten. En hoe we ervoor
zorgen dat uw medewerkers die stap samen
met u zetten.
Onderwijsondersteunende processen
op uw scholen aansluiten op DIS
De praktijk leert dat de onderwijs­
ondersteunende processen en de systemen
op de scholen vaak gefragmenteerd
ingericht zijn. Daardoor ontbreekt
het de scholen en het bestuur aan een
goede informatievoorziening over de
onderwijskwaliteit en daarmee aan
een goed instrument om op tijd te
kunnen bijsturen en efficiënt te kunnen
verantwoorden naar externe partijen.
Het nieuwe DIS met betrouwbare
onderwijsondersteunende
processen vormen de basis voor de
informatievoorziening die u wèl in staat
stelt effectief te sturen en efficiënt te
verantwoorden. Hoe pakken we dat met u
aan?
• Een duidelijk beeld van de gewenste
eindsituatie. Wij helpen u de
gewenste eindsituatie te ontwerpen:
de inrichting en uitvoering van uw
onderwijsondersteunende processen, de
besturing van het kwaliteitszorgsysteem,
de verbeterprocessen, de behoefte
aan managementinformatie en het
applicatielandschap.
• Een goede analyse van de impact op uw
organisatie. Wij analyseren de huidige
organisatie, systemen, processen en
werkwijzen, benoemen de verschillen
met de gewenste eindsituatie en maken
een plan van aanpak om tot de gewenste
eindsituatie te komen.
• Een effectieve inrichting van het
project. Wij helpen u een effectieve
projectorganisatie te ontwerpen. In deze
projectorganisatie bestaat geen discussie
over wat er van iedereen verwacht wordt,
en waar de verantwoordelijkheden en
bevoegdheden liggen. Wij helpen u de
planning, meetpunten en resultaten te
definiëren.
• Een effectieve projectaansturing en
-uitvoering. Wij vervullen voor u de rol
van projectleider, de sleutelfunctionaris
die de stuwende kracht is achter het
project en de betrokkenheid van de
stakeholders waarborgt.
PwC helpt u een informatievoorziening
en kwaliteitszorgsysteem van hoge
kwaliteit te realiseren. De omvang en
brede dienstverlening van onze organisatie
stellen ons in staat om diepgaande kennis
van onderwijswetgeving, uitgebreide
ervaring met ‘best practices’ en valkuilen
in systeemimplementaties en een breed
scala aan competenties in voldoende
mate in te brengen. Wij werken daarnaast
onafhankelijk van de softwareleverancier,
en kunnen daarom de leverancier scherp
houden.
Uw docenten meenemen in de
verandering
Verandering leidt tot onzekerheid en
weerstand, wat de acceptatie van nieuwe
processen en systemen kan bedreigen.
Implementatie van nieuwe processen en
systemen op de werkvloer bij scholen stelt
u vanwege de aantallen medewerkers
en de weerbarstige omgeving voor een
extra uitdaging. De kracht van onze
ondersteuning ligt in de integratie van de
inhoud en het proces. Wij realiseren voor en
met u:
• Draagvlak voor de verandering. Wij
helpen u met onze specialistische kennis
en competenties op het gebied van
verandermanagement. Het resultaat is
een gedragen implementatie, waarin
de leidinggevenden en medewerkers
volgens de nieuwe werkwijze kunnen en
willen werken.
• Begeleiden van leidinggevenden en
medewerkers. Wij begeleiden uw
mensen zodat zij volgens de nieuwe
processen en met het nieuwe DIS
kunnen, willen en gaan werken.
• Borging van de projectresultaten in
de staande organisatie. Het project
heeft alleen positief effect indien de
gewijzigde werkwijze wordt ingebed
in de organisatie en doorleefd door
de betrokken medewerkers. Wij
ondersteunen u bij het sturen op het
werken volgens de nieuwe werkwijze, het
evalueren van de gewijzigde processen
met uw medewerkers en het definiëren
van vervolgacties.
Het ROC zet de tweede stap
Een voorbeeld uit de praktijk
De situatie
Een ROC met 16 scholen heeft als
doelstelling om de kwaliteit van haar
administratieve processen te vergroten.
De eerste fase van het verbetertraject is
afgerond door in fase 1 in de back-office
een nieuw DIS te implementeren dat de
processen voor inschrijving van deelnemers,
financiële afhandeling en verantwoording
naar externe partijen ondersteunt.
Het probleem
De onderwijsondersteunende processen
bij de scholen moesten dringend
verbeterd worden. Er was geen effectieve
organisatie voor het implementeren
van onderwijsinnovaties en wijzigingen
in wet- en regelgeving. Elke school
hanteerde een eigen werkwijze voor de
onderwijsondersteunende processen en had
ter ondersteuning zelf applicaties gebouwd.
Ontsluiting van managementinformatie
uit deze systemen was niet mogelijk, en de
scholen en het bestuur misten daarmee een
effectief instrument om tussentijds bij te
kunnen sturen op onderwijskwaliteit. Het
ROC pakt deze problematiek aan.
De aanpak
De onderwijsondersteunende processen bij de
scholen worden opnieuw geïmplementeerd
op basis van de nieuwe systemen. PwC heeft
ondersteuning verleend door fase 1 van
het project te leiden en te ondersteunen.
Wij hebben als voorbereiding voor fase
2 de beginsituatie bij de scholen in kaart
gebracht. Daarnaast hebben we het Project
Initiatie Document geschreven. Daarin staat
centraal hoe er draagvlak gecreëerd wordt bij
schooldirecteuren, docenten, medewerkers
van examen- en BPV-bureau’s om te werken
volgens de nieuwe processen en systemen.
Het resultaat
De onderwijsondersteunende processen in
de back-office worden als resultaat van fase 1
effectief uitgevoerd. Dit stelt het ROC in staat
om meer tijd, geld en energie te steken in
de verdere ontwikkeling van de organisatie.
In fase 2 zal het ROC de processen bij de
scholen aanpakken. Dit stelt de scholen in
staat de focus te leggen op het geven van
goed onderwijs in plaats van het corrigeren
van inefficiënties. Deze tweede stap stelt
het ROC op termijn in staat om een goed
functionerend kwaliteitssysteem te realiseren:
duidelijke verwachtingen over kwaliteit,
inzicht in de stand van zaken op basis van
(onder meer) betrouwbare management
informatie, vroegtijdig inzicht in mogelijke
knel- en verbeterpunten (‘early warning
system’) en een proces van structurele
verbetering.
Meer informatie?
Voor nadere informatie of een offerte kunt u
contact opnemen met een van onderstaande
personen.
Els van der Heijden
Director
Tel. +31 (0)88 – 792 6408
E-mail: [email protected]
Jan Visser
Senior Advisor Technology
Tel. +31 (0)88 – 792 7639
E-mail: [email protected]
Bij PwC in Nederland werken ruim 4.600 mensen met elkaar samen vanuit 12 vestigingen en drie verschillende invalshoeken: Assurance, Tax & HRS en Advisory. We leveren sectorspecifieke diensten en zoeken
verrassende oplossingen, niet alleen voor nationale en internationale ondernemingen, maar ook voor overheden en maatschappelijke organisaties.
© 2012 PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287). Alle rechten voorbehouden. In dit document wordt met ‘PwC’ bedoeld PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. die een member firm is van
PricewaterhouseCoopers International Limited. Niet bestemd voor verdere openbaarmaking zonder toestemming van PwC.
‘PwC’ is het merk waaronder member firms van PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) handelen en diensten verlenen. Samen vormen deze member firms het wereldwijde PwC-netwerk.
Elke member firm in het netwerk is een afzonderlijke juridische entiteit en handelt voor eigen rekening en verantwoording en niet als vertegenwoordiger van PwCIL of enige andere member firm. PwCIL
verricht zelf geen diensten voor klanten. PwCIL is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor het handelen of nalaten van welke van haar member firms dan ook, kan geen zeggenschap uitoefenen over hun
professionele oordeel en kan hen op geen enkele manier binden.