Presentatie Demo nieuwe functionaliteiten Traject

Nieuwe functionaliteiten
TRAJECT
Demo 11 jan 2016
// 1. INLEIDING
Aanloop Releases
 Op 2/2/2015 TRAJECT live
 Tijdens 2015 meer en meer gebruik van TRAJECT
 Nieuwe behoeftes werden gecapteerd vanuit
verschillende hoeken (klankbordgroep, helpdesk,
opleidingen, …) en werden geprioriteerd
Jullie feedback, suggesties zijn cruciale input
voor ons voor verdere ontwikkeling van
Traject
 Zomer 2015
 Budgetruimte
 20 prioritaire behoeftes geselecteerd en verwerkt in functionele
analyse
 Planning voor release 2 en release 3
 Najaar 2016: hard gewerkt en release 2 en 3
gelanceerd!
Doel van vandaag
 Heel wat veranderingen en verbeteringen in Traject
 Gecommuniceerd via Nieuwsbrief Traject
 Releasekalender te vinden op de website van
doelstellingenmanagement
 Maar belangrijk om tijd vrij te maken om de
nieuwigheden toe te lichten
 Bedoeling vandaag: we gaan met jullie stap voor stap
door de nieuwe functionaliteiten
 Zie ook de handleiding op
www.bestuurszaken.be/doelstellingenmanagement
Kennisdeling
 Veel vragen en behoeftes binnen VO m.b.t. kennisdeling
rond TRAJECT
 Dag op dag een jaar na de release van TRAJECT
(2/2/2016) organiseren we een eerste lunchsessie met 2
goede praktijken rond TRAJECT
 Departement LV: Jana De Bolle
 Departement WVG: Sammy Roos
 Bedoeling: handige tips, manieren van gebruik,…uit te
wisselen
 Op regelmatige basis organiseren in 2016
Opleiding
 Uitrol Traject ging gepaard met intensief opleidingstraject
 In 2015:
- 20-tal dag opleidingen functioneel beheerders
- 300 collega’s opgeleid
 Via pool van collega’s-trainers
 Opleiding werd continu up to date gehouden
 Nog steeds vraag naar opleidingen voor beheerders
Opleiding
 We willen jullie ook in 2016 nog de opleidingen kunnen
aanbieden
 Binnen entiteiten stijgt gebruik Traject
 Regelmatig starten nieuwe entiteiten met Traject
 We willen daarvoor een nieuwe trainerspool
samenstellen.
 Opleiding in duo gegeven
 Opleiding duurt 1 dag
 Trainersmateriaal beschikbaar
 Logistiek is uitbesteed aan AGO
 Kandidaten kunnen zich straks melden bij ons
Zoektocht
 Binnen entiteiten soms nog zoekend naar juiste tools
voor monitoring, projectwerking, etc.
 Contacteer ons om functionaliteiten te bespreken en hopelijk
kunnen jullie zo kosten besparen.
 Binnen entiteiten soms nog zoekend naar
toepasbaarheid van Traject in nieuwe werkcontext:
PTOW, anders werken, zelfsturende teams, projectmatig
werken, …
 Contacteer ons om samen te zoeken hoe Traject jullie hierbij kan
helpen/ondersteunen.
//2. NIEUWE FUNCTIONALITEITEN
//2.1 ENTITEITSOVERSCHRIJDEND
SAMENWERKEN
Entiteitsoverschrijdend
samenwerken
• Meewerkende
organisatie
• Zichtbaar maken van
eigen projecten voor
andere entiteiten
• Steeds tonen van alle
trekkende organisaties
op detailscherm
• Indicator ook
beschikbaar voor
andere entiteiten
Meewerkende organisatie
Issue:
Je had niet de mogelijkheid om
samenwerkingsverbanden aan te geven in Traject.
Bij organisaties kon je enkel de eigen entiteit of
onderliggende afdelingen selecteren.
Oplossing:
Je kan nu een onderscheid maken tussen
“trekkende” en “meewerkende” organisatie. Deze
nieuwe functionaliteit bestaat voor bril, doelstelling,
project en programma. De medewerkers van de
‘meewerkende organisatie’ krijgen nu ook rechten
op bv. het project.
Eigen projecten zichtbaar voor andere
entiteiten
Issue:
Op het tabblad ‘mijn entiteit’ zijn alleen de
projecten/programma’s zichtbaar waar de entiteit
trekker van is.
Oplossing:
Als een organisatie wordt toegevoegd als
meewerkende organisatie, zal het project of
programma in kwestie zichtbaar worden bij
medewerkers van de meewerkende entiteit op het
tabblad ‘mijn entiteit’.
Joke Dierickx = Departement
informatie Vlaanderen
Trekkende organisaties tonen op
detailscherm
Issue:
Als een gebruiker een item opent waarbij de
gebruiker geen rechten heeft op de trekkende
organisatie, was de trekkende organisatie tot nu
toe niet zichtbaar.
Oplossing:
Alle trekkende organisaties zijn zichtbaar voor de
gebruiker, niet enkel de organisaties waar hij/zij
rechten op heeft
Indicator beschikbaar voor andere
entiteiten
Issue:
Je kon indicatoren en bijhorende meetwaarden van
de eigen entiteit niet beschikbaar stellen voor
andere organisaties in Traject.
Oplossing:
Er is een nieuw veld “indicator ook beschikbaar
voor” waar je de organisaties kan selecteren met
wie je je indicator wil delen. Het is mogelijk om
meteen de hele Vlaamse overheid te selecteren
i.p.v. elke entiteit afzonderlijk. Andere organisaties
kunnen nu deze indicator ook gaan koppelen aan
eigen projecten,…
//2.2 STATUS
Status
• Invoer van status via
‘Mijn to do’- pagina
• Invoer van status via
overzichtspagina’s
• Periodiciteit
halfjaarlijks
• Kleurstatus van
indicator
Invoer van status via ‘Mijn to do’pagina
Issue: om de status in te voeren werd je vanaf de
‘Mijn to do’-pagina weggeleid naar een
detailpagina, en was het complex om weer terug te
geraken
Oplossing: statusinvoer via een pop-up venster
• Klikken op de titel van de doelstelling, het
project, de mijlpaal, … waarover gerapporteerd
wordt, brengt je nu rechtstreeks bij de basisfiche
van die doelstelling, dat project, ….
• Niet telkens opnieuw aanklikken van de ‘Mijn to
do’ pagina om aan een volgende invoer te
kunnen starten.
Invoer van status via
overzichtspagina’s
Issue: het was voor gebruikers technisch mogelijk
om enkel een statuskleur in te voeren, en de
duiding blanco te laten
Oplossing: vooraleer de info kan worden
opgeslagen is er een ingebouwde controle of beide
velden zijn ingevuld
- Bewerken van de status van een project, proces,
doelstelling, … vanop de overzichtspagina’s
(‘Mijn projecten’, ‘Mijn processen’,…).
- Via de blauwe knop ‘Bijwerken’.
- Zelfde controle voor statusinvoer via ‘mijn to do’
Door hierop te klikken opent er ook een
pop-up scherm, waarin status en duiding
beide tegelijk kunnen aangepast worden.
Eén van beide blanco laten is niet meer
mogelijk
Periodiciteit ‘halfjaarlijks’
Issue: bij periodiciteit ‘halfjaarlijks’ werd de
statuslijn voor de eerste jaarhelft automatisch
aangemaakt op 1 juni, voor de tweede jaarhelft op
1 dec. Verschillende entiteiten gaven aan dat dit te
laat was (bv. ifv voorbereiding beleidsbrief)
Oplossing: de statuslijn voor de eerste jaarhelft
(bv. 2016-1) wordt nu automatisch aangemaakt op
1 april, de statuslijn voor de tweede jaarhelft (bv.
2016-2) op 1 oktober.
Kleurstatus van indicator
Issue: bij koppeling van een indicator aan een
project, doelstelling, … moet er een streefwaarde
opgegeven worden. Er moest gewacht worden tot
de invoer van een eerstvolgende meetwaarde om
een kleurindicatie te verkrijgen.
Oplossing: nu wordt op het moment van de
koppeling van een indicator aan een project,
doelstelling,… de kleurindicatie direct berekend
op basis van historisch ingevoerde meetwaardes
voor die indicator (indien beschikbaar)
//2.3 SELECTIE VAN ZICHTBARE
OBJECTEN BINNEN EEN BRIL
Selectie van zichtbare
objecten binnen een bril
• Selectie van zichtbare
projecten, processen,
programma’s binnen
een bril
Selectie van zichtbare projecten,
processen, programma’s binnen een bril
Issue: bij het hernemen van een bestaande
doelstelling werden standaard ALLE onderliggende
projecten, processen, programma’s mee
overgenomen. In de praktijk is vaak een selectie
nodig (bv. doelstelling uit beleidsnota in
ondernemingsplan, met focus op de
projecten/processen van slechts 1 entiteit)
Selectie van zichtbare projecten,
processen, programma’s binnen…
Oplossing: Mogelijkheid selectie te maken van de
gekoppelde objecten
Bij de doelstelling-bril-relatie zijn in het menu links 3 extra
tabs voorzien:
- Zichtbare projecten
- Zichtbare processen
- Zichtbare programma’s
Deze tabs tonen telkens een overzicht van alle objecten
die gekoppeld zijn aan de doelstelling.
- Standaard staan alle projecten aangevinkt.
- De gebruiker kan 0, 1 of meer projecten uitvinken en
terug aanvinken.
- Er is ook de mogelijkheid om alles in 1 beweging uit of
aan te vinken.
Overzicht van gekoppelde
doelstellingen binnen de bril
//2.4 CASCADE BETER ZICHTBAAR
Cascade beter zichtbaar
• Aanpassingen in
tabbladen:
– Beheer brillen/Brillen
– Beheer projecten/Mijn
projecten
– Beheer programma’s/
Mijn programma’s
– Mijn entiteit
Issue: niet mogelijk om in TRAJECT de cascade
van hiërarchisch gekoppelde objecten weer te
geven. Om de hele boomstructuur te zien, moest
altijd via rapporten gewerkt worden
Oplossing: aanpassing van verschillende
schermen, zodat het mogelijk wordt om in
overzichten de cascade van onderliggende
objecten open te klikken
- Beheer brillen/Brillen
- Beheer projecten/Mijn projecten
- Beheer programma’s/ Mijn programma’s
- Mijn entiteit
Beheer brillen/Brillen
Cascade van bril t.e.m.
mijlpaal
Beheer projecten/Mijn projecten
Cascade van onderliggende projecten
en mijlpalen
Beheer programma’s/Mijn programma’s
Cascade van programma t.e.m.
mijlpaal
Mijn entiteit
In het overzicht van organisaties kan per afdeling de
‘inhoud’ verder opengeklikt worden: de gekoppelde
projecten, mijlpalen, programma’s en processen
worden getoond
Om de informatie te exporteren naar excel, klik je bovenaan op de knop
‘Rapport’. Als je de volledige cascade mee wil nemen, dien je het vinkje
‘Include all child and related items’ aan te vinken
//2.5 PROJECTWERKING
Projectwerking
• ‘Mijn mijlpalen’
• Mijlpaalverantwoordelijke
• Projectnaam bij
mijlpalen
• Projecten waar je aan
meewerkt
Tabblad ‘Mijn mijlpalen’
Issue: een mijlpaalverantwoordelijke wordt niet
automatisch toegevoegd als projectmedewerker.
Oplossing:
- Bij toewijzen van een mijlpaal zal de naam van
de verantwoordelijke automatisch toegewezen
worden aan de lijst van projectmedewerkers.
- Wanneer de mijlpaal gewist wordt, dan zal de
verantwoordelijke weer verdwijnen uit de lijst van
projectmedewerkers (voor zover deze natuurlijk
niet gelinkt is aan andere mijlpalen).
Mijlpaalverantwoordelijke
Issue: Geen overzicht van alle mijlpalen (over de
projecten heen) waar de gebruiker voor
verantwoordelijk was.
Oplossing: Een extra tabblad ‘mijn mijlpalen’.
- een overzicht van alle mijlpalen waar de
gebruiker verantwoordelijk voor is.
- per mijlpaal wordt ook het project vermeld
waartoe de mijlpaal behoort.
Oorspronkelijk
Na toewijzing mijlpaal aan Catherine M.
Projectnaam bij mijlpalen
Issue: het ontbrak soms aan de titel van het project
om een mijlpaal juist te kunnen situeren.
Oplossing: Vermelden van de titel van het project:
- bij ‘Mijlpaal status’ op de ‘Mijn to do’ pagina
- op de tab ‘Mijn mijlpalen’ wordt per mijlpaal ook
de titel van het project weergegeven.
Projecten waar je aan meewerkt
Issue: een groot deel van werking bleef
onzichtbaar, meer bepaald de medewerkers die
nergens verantwoordelijk voor waren maar wel
meewerken als bv projectmedewerker.
Oplossing: het tabblad ‘Mijn Projecten’ geeft alle
projecten waar je mee verbonden bent:
- waaraan je aan meewerkt
- waar je verantwoordelijk voor bent.
//2.6 GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID
Gebruiksvriendelijkheid
• Time-out
• Bulk update
• Maximaal aantal
karakters
• Snelheid applicatie
• Kruimelspoor
• Overzicht
Time-out
Issue: na het draaien van een rapport had je maar
een heel beperkte tijd om het rapport te
downloaden (=korte time out)
Oplossing: de tijd is zodanig verlengd dat er in de
praktijk geen time out meer is.
Bulk update
Issue: De bulk update functie (*) werkte voordien
nog niet voor alle invoervelden.
(*) Bulk update is een handige functionaliteit die ervoor
zorgt dat beheerders heel wat tijd kunnen uitsparen bij het
aanpassen van informatie of metadata.
Oplossing: De functionaliteit is nu algemeen van
toepassing (**).
(**) voor het veld ‘Verantwoordelijke doelstelling’ zal bulk
update pas in januari mogelijk worden.
Maximaal aantal karakters
Issue: niet alle informatie uit de duiding wordt
meegenomen in de rapporten.
Reden: de voorgedefinieerde rapporten worden opgemaakt
in Excel. Excel laat slechts een beperkt aantal karakters toe
per cel. Dit aantal is lager dan wat toegelaten is in Traject
(8000). Hierdoor werd soms maar een deel van de
informatie beschikbaar in Traject, weggeschreven naar
Excel.
Oplossing: De gebruiker wordt gewaarschuwd (met
foutboodschap) als de ingevoerde omschrijving of
duiding
- tussen de 2000 en 8000 karakters ligt
- meer dan 8000 karakters is
Foutboodschap bij
motivering tussen 2000 en
8000 karakters
Informatie wordt wel
weggeschreven!
Foutboodschap bij
motivering tussen 2000 en
8000 karakters
Wijzigingen worden wel
weggeschreven!
Foutboodschap bij motivering meer dan
Cascade van bril t.e.m.8000 karakters
mijlpaal
Invoer wordt NIET weggeschreven!
Snelheid applicatie
Issue: de applicatie is langzaam (*)
(*) Bij nieuwe release is dit normaal en tijdelijk.
Oplossing:
• De hele keten van ‘datatransmissie’ wordt
gemonitord en nagekeken door de leverancier.
• Aanpassingen aangebracht op serverniveau en
in de applicatie
• De snelheid van de applicatie houden we ook in
2016 nauwgezet in de gaten.
• Doel: elke handeling onder de 10 sec krijgen.
Kruimelspoor
Issue: na doorklikken ben je soms snel het spoor
bijster waar je je bevindt
Oplossing: Toevoegen van ‘kruimelspoor’
• Een ‘kruimelspoor’ geeft elk bovenliggend item
weer.
Overzicht
Issue: toevoegen van extra kolommen gaat ten
koste van het overzicht.
Je kan veel kolommen selecteren in de tabbladen.
Hoe meer kolommen je zichtbaar wou hebben in
een bepaald overzicht, hoe smaller die kolommen
werden en hoe moeilijker het werd om de
informatie in de kolommen te lezen. De breedte
van de tabel werd immers bepaald door de breedte
van je scherm.
Oplossing: ‘horizontaal scrollen’
Mogelijkheid om zelf
kolomweergave te kiezen en
zo bijkomende info te tonen
Eerste kolom blijft staan
Andere kolommen schuiven
//2.7 BEHEER
Beheer
• Organisaties beheren
• Medewerkers
beheren
Organisaties beheren
Issue: beheer van informatie gekoppeld aan
organisaties die niet langer actief zijn
Oplossing: nieuw tabblad ’beheer niet actieve
organisaties’
• Via bulk update snel hertoewijzen van informatie
• Enkel voor beheerders
Traject herkent niet actieve organisaties bij invoer
van data uit wegwijs organisatie en schrijft deze
informatie weg.
Issue:
Oplossing:
Medewerkers beheren
Issue: beheer van informatie gekoppeld aan
gebruikers die niet langer actief zijn
Oplossing: nieuw tabblad ’beheer niet actieve
medewerkers’
• Via bulk update snel hertoewijzen van informatie
• Enkel voor beheerders
Traject herkent niet actieve medewerkers bij invoer
van data uit Vlimpers en schrijft deze informatie
weg.
//2.8 RAPPORTEN
Rapporten
• Aanpassingen aan
bestaande rapporten
• Ontwikkeling van
nieuwe rapporten
Aanpassingen aan de bestaande
rapporten
Issue: weinig flexibiliteit in het bepalen welke
informatie van een bepaalde bril je in een rapport
wil weergeven.
Oplossing:
- Mogelijkheid om via opties en filters bij het
uitvoeren van het high level rapport, medium level
rapport en medium level plan te bepalen wat al dan
niet zichtbaar is in je rapport (niet van toepassing
voor medium level rapport tabel).
- Mogelijkheid te selecteren op organisatie, laat toe
om bv. in het rapport van bril ‘beleidsnota’ te
filteren op de objecten waar de eigen entiteit
verantwoordelijk voor is
STAP 2: Pop-up scherm voor selectie van outputformaat en bril
STAP 1: Functionaliteit Rapporten rechts op Mijn
To Do-pagina
STAP 3: Nieuw scherm met opties/filtermogelijkheden voor het
rapport
Eerder gedraaide rapporten
blijven beschikbaar via de nieuwe
tab ‘Rapporten’
Opties: welke informatie-elementen wil
je mee weergegeven zien in het rapport?
Tot op welk niveau wil je rapporteren?
(bv. mijlpalen, indicatoren al dan niet
tonen
Filters: Welke objecten binnen een bril wil je al dan
niet weergegeven zien in het rapport?
- projecten/processen/organisaties
- organisaties
Ontwikkeling van een aantal nieuwe
rapporten
Issue: beperkte set van voorgedefineerde
rapporten beschikbaar in TRAJECT, enkel vanuit
‘Bril’, beperkte mogelijkheid om zelf rapporten op
maat te ontwikkelen
Oplossing: ontwikkeling van enkele bijkomende
rapporten:
- Medium-level rapport tabel
- Proj/proc rapport zonder opmaak
- Medewerker rapport
Medium-level rapport tabel
(inhoudstafel)
Medium-level rapport tabel
(rapportinhoud)
Proj/proc rapport zonder opmaak (info
van alle entiteiten waar je recht op
hebt)
Medewerker rapport (alle objecten die
je als persoon trekt of waaraan je
meewerkt)
Medewerker rapport (alle objecten die
je als persoon trekt of waaraan je
meewerkt)
Medewerker rapport (alle objecten die
je als persoon trekt of waaraan je
meewerkt)
//3. TOT SLOT
Samenvattend
• Gemakkelijker om samen te
werken over entiteiten
• Vlottere statusrapportering
• Verbeterde navigatie
• Extra rapporten
• Betere selectie voor
rapportering brillen
• Cascade vervolledigen tot
aan medewerker
– Projectmedewerker
– Rapport medewerker
• Beter beheer
Toekomst?
• Integratie
regelgevingsagenda
• Verbeterde rapportering
via datawarehouse
• Verdere afwerking
prioriteiten
Niet vergeten…
• Lunchsessie op 2 februari
• Vrijwilligers gevraagd voor train de trainers
pool.
• Informeer ons over interne vragen
– M.b.t. zoektocht naar monitoringstools
– M.b.t. gebruik Traject in kader van PTOW,
zelfsturende teams, …
• Extra vragen over de nieuwe releases:
[email protected]