Functieomschrijving deskundige inschrijvingen

FUNCTIEOMSCHRIJVING
Deskundige Inschrijvingen
1. Functietitel
Deskundige Inschrijvingen
2.
Doel van de functie
Meewerken aan de optimalisatie van de werking van de dienst Inschrijvingen door enerzijds in te staan
voor de correcte registratie van patiënten die administratief of financieel extra ondersteuning nodig
hebben en anderzijds een grondige kennis te ontwikkelen binnen deze domeinen; deze in te zetten
binnen projecten, voor de opvolging van fouten lijsten, voor het geven van opleiding, …
3.
Graad/Niveau/Weddenschaal
B1-B2-B3
4.
Plaats in de organisatie
Departement: Financieel departement
Rapporteert hiërarchisch aan: Hoofd inschrijvingen
Wordt vervangen bij afwezigheid door: Hoofd patiëntenadministratie
Evaluatoren: Hoofd inschrijvingen en Hoofd Patiëntenadministratie
1
5.
Resultaatsgebieden
Resultaatsgebied 1: Kwalitatieve dienstverlening
Doel:
Bieden van een kwalitatieve dienstverlening door mee te werken aan de ontwikkeling van procedures,
deze kennis te delen met collega’s en andere diensten, de bestaande procedures correct toe te passen
en op die manier te zorgen voor een correcte inschrijving en registratie van patiënten bij opname,
mutatie of ontslag in het ziekenhuis
Deelactiviteiten:
Staat in voor het klantvriendelijk onthaal van patiënten en verschaft hen correcte en duidelijke
informatie in functie van de aanwezige behoeften
Staat in voor het correct inschrijven en registeren van patiënten in het NPADM-systeem bij
inschrijving in het ziekenhuis. Zorgt daarbij voor het accuraat invullen van de nodige
documenten (o.a. verzekeringen, mutualiteiten, werkgevers, rusthuizen, …). Heeft hierbij
speciale aandacht voor patiënten die financieel of administratief extra ondersteuning nodig
hebben (bijv buitenlandse verzekering, medische kaart, betalingsproblemen…) Verwijst de
patiënt door naar de Sociaal Administratieve Cel indien nodig/gewenst
Beschikt over (of ontwikkelt) een grote kennis binnen het domein van verzekerbaarheid;
buitenlandse verzekeringen; medische kaarten en Europese Ziekteverzekeringskaarten,…. Kan
deze kennis accuraat toepassen bij het vervullen van zijn taken en is bereid deze verder te
ontwikkelen en te delen met collega’s
Is verantwoordelijk voor de opvolging van de foutenlijsten inzake deze dossiers (bijv
Mediprima). Lost probleemdossiers zelfstandig op zodat deze kunnen gefactureerd worden
Volgt de wetgeving binnen zijn specialisme op, integreert zijn kennis in zijn functioneren en
verspreidt deze via procedures, opleiding, etc.
Reflecteert hierbij over de eigen geleverde kwaliteit van het werk en verbetert waar nodig
Is goed op de hoogte van de algemene werking van het ziekenhuis, kan de verschillende
diensten/afdelingen situeren binnen het gebouw en verwijst patiënten op de gepaste wijze door
naar de juiste dienst/afdeling
Werkt nauw samen met de artsen en verpleegkundigen van de dienst, integreert de opgedane
informatie in het eigen functioneren met het oog op het afleveren van kwalitatieve
dienstverlening
Werkt snel en efficiënt, speelt vlot in op elke situatie en blijft hierbij op elk moment professioneel
en menselijk. Kan goed de ernst inschatten, evenals de nodige acties die dienen te gebeuren
Handelt correct en efficiënt de opvolging van de administratieve dossiers af (bijv na
nachtdienst)
Weet welk programma hij dient te consulteren om het correcte antwoord aan de interne of
externe klant te geven. Heeft een grondige kennis van de spoedprogramma’s, gebruikt elk
computersysteem en Office-programma op correcte wijze en schoolt zich bij wanneer nodig
Is op de hoogte van de bestaande procedures die van toepassing zijn binnen zijn domein, werkt
actief mee aan de uitwerking ervan en past deze procedures toe om zo de meest optimale
dienstverlening te kunnen bieden
Staat open voor en is enthousiast over bijscholing om zijn jobkennis te verbeteren. Blijft op de
hoogte van de ontwikkelingen en reglementering binnen zijn vakgebied. Past opgedane kennis,
informatie, inzichten en vaardigheden toe in de praktijk en deelt deze met collega’s, met het oog
op het afleveren van continue kwalitatieve dienstverlening
2
Resultaatsgebied 2: Patiënt- en Klantvriendelijkheid
Doel:
Bieden van kwalitatieve dienstverlening door oog te hebben voor, te anticiperen op en in te spelen op
de wensen en behoeften van elke patiënt, interne en externe klant
Deelactiviteiten:
Heeft oog voor de noden van de patiënten, interne en externe klanten en komt hieraan
tegemoet indien het binnen zijn of haar takenpakket valt. Indien nodig, verwijst de deskundige
inschrijvingen de patiënt of klant door naar de correcte persoon om een optimale en
kwalitatieve zorg te bieden
Levert efficiënte en effectieve dienstverlening af aan patiënten, interne en externe klanten.
Treuzelt niet en probeert op elk moment lange wachttijden te voorkomen
Is op elk moment vriendelijk, correct en behulpzaam voor patiënten, interne en externe klanten,
zelfs wanneer deze zich niet correct gedragen
Houdt zich aan het beroepsgeheim en de wettelijke bepalingen inzake de bescherming van het
privéleven van de patiënt
Heeft respect voor de morele, filosofische, godsdienstige of politieke keuzes van de patiënt of
derden. Behandelt iedereen op een objectieve en gelijkwaardige manier. Speelt hier flexibel en
correct op in tijdens het zorgproces. Doet dit echter zonder een correcte toepassing van het
zorgplan te verhinderen of wettelijke richtlijnen te overtreden
Resultaatsgebied 3: Organisatiebetrokkenheid
Doel:
Bijdragen aan de kwalitatieve zorgverlening door het beleid van de werkgever loyaal uit te voeren,
actief mee te werken aan vooruitgang en een gezond-kritische en correcte houding aan te nemen ten
opzichte van de organisatie, evenals de aangeboden infrastructuur
Deelactiviteiten:
Kent de waarden van het ziekenhuis en weet waar de organisatie en de dienst naar streven.
Draagt hier zijn steentje in bij door zijn functie te vervullen zoals vooropgesteld
Toont interesse in de organisatie en de werking van de dienst door actief deel te nemen aan
personeelsvergaderingen of infosessies. Integreert deze opgedane kennis en informatie in zijn
functioneren
Respecteert genomen beslissingen die voor het ziekenhuis of de dienst noodzakelijk zijn. Voert
deze trouw uit, zelfs wanneer deze beslissingen niet in lijn zijn met de persoonlijke belangen.
Reageert correct en loyaal bij kritiek op de organisatie
Stelt geen handelingen die het positieve imago van het ziekenhuis kunnen schaden
Toont respect voor de mening en beslissingen van anderen. Communiceert op correcte en
constructieve wijze zijn persoonlijke mening omtrent bepaalde beslissingen aan de
leidinggevende, directie of collega’s
Heeft een gezond-kritische blik op de werking van de dienst. Denkt na over mogelijke
verbeteringen en formuleert voorstellen hieromtrent aan de leidinggevende. Neemt actief deel
aan de uitwerking van verbetertrajecten
Draagt zorg voor de materialen en infrastructuur die ter beschikking worden gesteld en gebruikt
deze voor de voorziene doeleinden. Werkt actief mee aan een gezonde en nette werkomgeving
Werkt actief samen met collega’s van andere diensten of disciplines om de kwaliteit van de
dienstverlening te optimaliseren
3
Resultaatsgebied 4: Samenwerking
Doel:
Een positieve bijdrage leveren aan de (werk)sfeer op de dienst en binnen de organisatie door zich
collegiaal en constructief op te stellen.
Deelactiviteiten:
Stelt zich collegiaal op en draagt bij aan een positief werkklimaat door positief, vriendelijk en
respectvol met collega’s en leidinggevenden om te gaan
Helpt collega’s met werkgerelateerde taken wanneer zij hier om vragen, ook bij taken die niet
binnen het eigen takenpakket vallen
Geeft informatie door aan collega’s indien deze relevant is voor hun functioneren
Is aanwezig op alle vergaderingen die vanuit de dienst georganiseerd worden
Resultaatsgebied 5: Veiligheid en preventie op het werk
Doel:
Waken over en actief meewerken aan een veilige en gezonde werkomgeving voor zichzelf en anderen
Deelactiviteiten:
Kent alle regels omtrent veiligheid, preventie en hygiëne, past deze correct toe en waakt ook bij
collega’s over een correcte toepassing
Gebruikt de persoonlijke beschermingsmiddelen die ter beschikking gesteld worden op correcte
wijze. Volgt verplichte opleiding indien deze wordt aangeboden
Werkt mee aan de uitvoering van het beleid van de werkgever met betrekking tot het welzijn
van personeelsleden. Streeft naar een veilige werkomgeving, is op de hoogte van de meest
recente richtlijnen omtrent welzijn op het werk en leeft deze na
Meldt incidenten die de patiënten- en medewerkersveiligheid in het gedrang kunnen brengen en
stimuleert de collega’s om dit ook te doen
Werkt actief mee aan een werkomgeving waarin grensoverschrijdend gedrag geen kans heeft.
Vertoont zelf geen grensoverschrijdend gedrag, signaleert het bij de leidinggevende indien het
zich voordoet en reageert adequaat en consequent
Alle taken opgenomen in deze taakomschrijving zijn niet limitatief.
6.
Competenties
7.
Ervaring
8.
Collegialiteit
Zelfstandig werken
Innovatie
Stressbestendigheid
Klantvriendelijkheid
Patiëntgerichtheid
Loyaliteit
Jobkennis
Kwalitatief werken
Kwantitatief werken
Geen ervaring vereist, ervaring binnen de welzijnssector is een troef
Aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden
Diploma van Bachelor in een Administratieve Richting of Bachelor Sociaal Werk
4