Aanvraagformulier organisatie van evenementen

AANVRAAGFORMULIER : ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
Deze aanvraag moet minstens 8 weken voor het evenement zal plaatsvinden, ingevuld terug bezorgd
worden aan de dienst Interne zaken van Stad Zoutleeuw.
Datum ontvangst :
Stad Zoutleeuw
Interne zaken
Vincent Betsstraat 15
3440 Zoutleeuw
Tel.: 011/78 91 83
E-mail : [email protected]
Gem. dossiernr.:
Dat. ontvangst pzlan :
Pzlan dossiernr. :
Bovenstaande gegevens zijn voorbehouden voor de administratie
Versie 2016
GEGEVENS EVENEMENT
Naam van het evenement :
Aankruisen welke rubrieken van toepassing zijn. Meerdere rubrieken zijn mogelijk.
Bal/fuif
Jeugdfuif
Optreden
Straatfeest
Markt
Doortocht
Openvuur/verbrandingen
Vuurwerk
Eetfestijn/BBQ
Tentoonstelling
Kermis
Beurs
Sportmanifestatie* :
Andere :
* Voor wielerwedstrijden moet er een ander formulier (bijlage M.O. 28/01/1977) gebruikt worden!
NAAM VAN DE ORGANISATIE
Organisatie :
Contactpersoon:
Adres :
Gemeente :
TEL/GSM :
Mail:
VERANTWOORDELIJKE TIJDENS HET EVENEMENT
De volledige identiteit van één van de organiserende meerderjarige personen
Voor jeugdfuiven dient de identiteit van 3 meerderjarige verantwoordelijken opgegeven te worden!
Functie :
Naam :
Adres :
Gemeente :
GSM. :
E-mail :
Geboortedatum:
Geboorteplaats:
DATA + LOCATIE VAN HET EVENEMENT
Een evenement kan over verschillende dagen gespreid zijn en kan uit diverse activeiten bestaan. Alle activiteiten dienen
chronologisch worden opgesomd met begin- en einduur per activiteit.
Een evenement kan verschillende locaties hebben. Gelieve deze allemaal op te sommen (bv. start en aankomst).
Voor doortochten (o.a. wandel-, fiets-, autotochten, …) dient een routebeschrijving + plan aan de aanvraag worden toegevoegd.
Voor evenementen met tenten, podia en dergelijke dient een liggingsplan met de locatie van de diverse constructies aan de
aanvraag worden toegevoegd.
Datum :
Beginuur :
Einduur :
Activiteit :
1 van 4
Locatie :
Aankruisen welke rubrieken van toepassing zijn. Meerdere rubrieken zijn mogelijk
gebouw
tent
openlucht
openbaar domein
privé-domein
Capaciteit van de tent : _____ personen
BEWAKINGSACTIVITEITEN
Voor fuiven dient men ten minste 2 stewards (eigen vrijwilligers of erkende/interne bewakingsfirma) te voorzien.
1.
Inzet vrijwillige bewakers
Verplicht invullen formulier “aanvraag toestemming tot inzet vrijwillige bewakers”
2.
Inzet eigen vrijwilligers en erkende/interne bewakingsfirma
Verplicht invullen formulier “aanvraag toestemming tot inzet vrijwillige bewakers” alsook de adresgegevens van
de erkende/interne bewakingsfirma onder punt 3.
3.
Inzet erkende bewakingsfirma
Naam van firma :
Adres :
Gemeente :
Tel./GSM :
SPECIFIEKE GEGEVENS MBT EVENEMENT
Enkel in te vullen indien van toepassing
Opkomst
Verwacht aantal deelnemers :
Aantal deelnemers vorige editie :
Verwacht aantal toeschouwers :
Aantal toeschouwers vorige editie :
Tijdens het evenement
Zijn er tijdens het evenement sterke dranken verkrijgbaar :
JA
| NEE
JA
| NEE
JA
| NEE
JA
| NEE
Worden er uitsluitend plastieken bekers gebruikt tijdens het evenement :
Wordt er gebruik gemaakt van gasinstallaties :
Zal er muziek worden gespeeld tijdens het evenement :
LET OP:
Wettelijke verplichtingen: wanneer bij uw evenement (achtergrond)muziek gebruikt wordt, dient u Sabam en/of billijke vergoeding te betalen. Meer
info hierover vindt u op www.sabam.be en www.ikgebruikmuziek.be . Hier kan u ook de aanvraagformulieren downloaden.
Het maximumvolume van de muziek is nooit luider dan 85dB(A)LAeq,15min
Maximaal 85dB(A)LAeq,15min = praatcafé of restaurant, waar de muziek louter als achtergrond dient. Vanaf het moment dat de muziek meer
prominent aanwezig is, en zeker vanaf het moment dat het geluidsvolume een ‘dansbaar’ niveau haalt, overschrijdt het gemiddelde volume
meestal de 85 decibel.
Je hoeft niets te doen of aan te vragen om die activiteit te mogen organiseren. Let er wel op dat je de omgevingsnormen respecteert.
Het maximumvolume van de muziek is luider dan 85dB(A)L Aeq,15min, met een max. van 95dB(A)LAeq,15min:
dB(A)
Luider dan 85 dB(A) LAeq,15min = muziekcafés waar de muziek een stuk luider staat dan in een ‘gewoon’ praatcafé, bij kleine fuiven, bij
dansoptredens en bij liveconcerten van stillere genres of concerten in akoestisch zeer gedempte ruimtes.
Je vraagt bij deze toestemming aan het college van burgemeester en schepenen en vermeldt welk maximumniveau je wilt hanteren.
In deze categorie moet je bepaalde maatregelen nemen:
 Je meet het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel.
 Het gemeten geluidsvolume is permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient.
 Je mag ook een geluidsbegrenzer gebruiken die ervoor zorgt dat de maximumnorm niet wordt overschreden, maar dat is geen
verplichting. Ook hier is het gemeten geluidsvolume permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient.
Het maximumvolume van de muziek is luider dan 95dB(A)LAeq,15min, met een max. van 100dB(A)LAeq,60min:
dB(A)
Luider dan 95dB(A)LAeq,15min = rockconcerten, discotheken en grote fuiven.
Je vraagt bij deze toestemming aan het college van burgemeester en schepenen en vermeldt welk maximumniveau je wilt hanteren.
In deze categorie moet je bepaalde maatregelen nemen:
 Je meet én registreert (1 maand bewaren) het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel.
 Het gemeten geluidsvolume is permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient.
 Je mag ook een geluidsbegrenzer gebruiken die ervoor zorgt dat de maximumnorm niet wordt overschreden, maar dat is geen
verplichting. Ook hier is het gemeten geluidsvolume permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient.
 Je stelt gratis oordopjes ter beschikking
2 van 4
Meer info omtrent de geldende wetgeving omtrent geluidsnormen vindt u op www.lne.be – meten, registreren, controles, sancties…
Naam van de DJ :
Type meettoestel van de organisator of DJ:
Type geluidsbegrenzer :
(indien van toepassing)
Zichtbaarheid voor DJ:
Verkeers- en veiligheidsmaatregelen :
Moeten er voor, tijdens en/of na het evenement verkeersmaatregelen genomen worden. (stilstaan-, parkeer-, verkeersverbod)
JA
| NEE
Datum + aanvangsuur van
de verkeersmaatregelen:
tot datum + einduur van de
verkeersmaatregelen:
Som de straten en de nodige
verkeersmaatregelen op :
Is er parkeergelegenheid voorzien tijdens het evenement :
JA
| NEE
JA
| NEE
Som de terreinen op + de
capaciteit per terrein :
Is politietoezicht/begeleiding noodzakelijk voor, tijdens of na het evenement :
Datum :
van :
Plaats :
Reden :
tot :
Is er een medische hulppost voorzien tijdens het evenement :
JA
| NEE
UITLEENDIENST
U kan voor een aantal zaken beroep doen op de uitleendienst van de gemeente.
- Wilt u beschikken over een geluidsinstallatie, projectiescherm, springkasteel, ballenbad, trampoline, parachutes, videokanon,
DVD-speler of tenten. (enkel voor erkende verenigingen, scholen en organisatoren van wijkfeesten)
JA
| NEE
- Wilt u beschikken over nadarhekken
JA
| NEE
Het aanvraagformulier zal u worden toegestuurd.
STEDELIJKE AANKONDIGINGSBORDEN
Wenst u gebruik te maken van de aankondigingsborden van de stad Zoutleeuw?
JA
| NEE
JA
| NEE
Het aanvraagformulier zal u toegestuurd worden.
PREMIES
Voor de organisatie van een straat of wijkfeest kan u beroep doen op een premie.
Wenst u deze premie te ontvangen :
3 van 4
HERBRUIKBARE BEKERS
Alle Vlaams-Brabantse erkende verenigingen, gemeentelijke diensten, scholen of andere organisaties die gebruik wensen te
maken van herbruikbare bekers, kunnen reserveren via [email protected] of tel. 02 467 11 14.
Meer info op . http://www.vlaamsbrabant.be/vrije-tijd-cultuur/voor-kinderen-en-jongeren/ondersteuning/infrastructuurmateriaal/herbruikbare-bekers/
BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN
Een afschrift van de verzekering inzake burgerlijke aansprakelijkheid voor het aangevraagde evenement.
Voor doortochten : routeschema + plan
Voor grootschalige evenementen : inplantingsplan diverse opstellingen (podia, tenten, …), draaiboek
Indien u sterke dranken wenst te schenken op het evenement : attest van goed gedrag en zeden (enkel indien niet
woonachtig in Zoutleeuw)
SINDS 01/01/2013 IS ER EEN NIEUW BELASTINGSREGLEMENT VAN KRACHT VOOR HET ORGANISEREN
VAN ACTIVITEITEN/EVENEMENTEN EN HET OPSTELLEN VAN TIJDELIJKE VERKEERSREGLEMENTEN.
AFDELING 5 : TIJDELIJKE VERKEERSREGLEMENTEN, SIGNALISATIEVERGUNNINGEN en TOELATINGEN VAN DE
BURGEMEESTER
Art. 45 :
De belasting is verschuldigd door de organisator van de activiteit/evenement, een particulier of een aannemer waarvoor een tijdelijk
verkeersreglement (TVR) of een toelating van de burgemeester vereist is (TB).
Art. 46 :
Het bedrag van de belasting wordt als volgt vastgesteld:
Organisator
Activiteit
OCMW, politie, brandweer en
andere organisatoren i.s.m.
gemeentelijke diensten
Particulier of aannemer
in opdracht van particulier voor
kleine werken
(zonder winstoogmerk)
Bedrijf, zelfstandige, horeca
van Zoutleeuw (of in groep)
Bedrijf, zelfstandige, horeca
buiten Zoutleeuw (of in groep)
Aannemer bouw- of
infrastructuurwerken
Erkende verenigingen, VZW,
scholen,
dorpsfeesten/wijkcomités, … van
Zoutleeuw
Erkende verenigingen, VZW,
scholen,
dorpsfeesten/wijkcomités, …
buiten Zoutleeuw
Verenigingen, ….
Grote manifestaties (bovenlokaal
karakter) ongeacht soort
organisator
Bedrag TVR
Carnaval, kermissen, markten, beurzen,
...
Vrijgesteld
Verhuis, verbouwing, feest, plaatsing
container of stelling, tuinaanleg,
leveringen,…
5 euro
Fuif, evenement, beurs, tentoonstelling,
markt, …
Fuif, evenement, beurs, tentoonstelling,
…
Wegenwerken, rioleringswerken,
bouwprojecten met meer als 1 woning of
2 appartementen of als ontwikkelaar, en
per werfplaats of straat
Met lokaal karakter
10 euro
Met lokaal karakter
10 euro
Wielerwedstrijden, doortochten
Motocross, autocross/rally,
kampioenschappen,
jumpingwedstrijden, …
10 euro
50 euro
20 euro
50 euro
5 euro
Dit bedrag wordt vermeerderd met 20 euro indien er politietoezicht wordt gevraagd of de politie dit verplicht.
Art. 47 :
Voor een toelating van de burgemeester voor het organiseren van een evenement is een belasting van 5 euro per toelating
verschuldigd.
Art. 49 :
De belasting op afgifte van deze administratieve stukken moet contant betaald worden bij de aflevering, tegen afgifte van een
betalingsbewijs. Bij gebreke van contante betaling wordt de belasting ingekohierd. De belasting is slechts 1x verschuldigd per
activiteit (vb: indien de opdrachtgever van een werk de verschuldigde belasting betaalt is de uitvoerende aannemer hiervan
vrijgesteld of omgekeerd).
Gedaan te :
op
Handtekening van de aanvrager
___________________
4 van 4