Toelichting

TOELICHTING KENNIS- EN COMPETENTIEMATRIX - KLEURRIJK WONEN
.............................................................................................................................
Wat is het doel van het instrument?
Deze matrix maakt in één oogopslag overzichtelijk op welke competenties en kennisgebieden de
organisatie goed dan wel minder goed scoort. Het schema is bedoeld voor directie, MT-leden en
leidinggevenden.
Wat levert het op?

Per functiegroep inzicht in het aantal competenties en kennisgebieden die onder het gewenste niveau
scoren

Per competentie en kennisgebied inzicht in hoeveel procent van het totale personeelsbestand onder
het gewenste niveau scoort

Inzicht in de positieve uitschieters: op welke competenties en kennisgebieden scoren we al (meer
dan) goed?

De aandachtspunten en de positieve uitschieters vormen de basis voor een actieplan op
organisatieniveau
Wat is een goed moment/een goede aanleiding het instrument te gebruiken?
De matrix kan op ieder gewenst moment gebruikt worden om een “nulmeting” voor je organisatie vast te
stellen. Tevens kan het instrument ook goed gebruikt worden na een verandering binnen de organisatie
zoals een fusie of reorganisatieproces.
Wie vult het instrument in?
Alle leidinggevenden in samenwerking met HRM vullen het instrument in. HRM bewaakt de voortgang in
dit proces, stuurt op verdieping en een zo’n objectief mogelijke invulling van de matrix en communiceert
de totale matrix.
Hoe werkt het instrument?
De kennis- en competentiematrix heeft twee tabbladen: een tabblad Voorbeeld (met een aantal
uitgewerkte competenties en kennisgebieden) en een tabblad Format (met een lege matrix die je zelf
kunt invullen).
In de matrix vul je de verschillende functiegroepen binnen de organisatie in met het aantal medewerkers
(rij 2 en 3 in het voorbeeld). Vervolgens geef je per functiegroep de (kern)competenties en
kennisgebieden aan. HRM levert dit overzicht aan de direct leidinggevende van een team/afdeling.
De direct leidinggevende geeft per functiegroep door middel van een stoplicht systeem aan hoe de
betreffende competenties en kennisgebieden er voor staan (groen=excellent, geel=zeer goed,
oranje=normaal/goed en rood=slecht/matig; deze indeling komt overeen met de beoordelingsniveaus in
de cao Woondiensten). Met behulp van het drow-down menu kan de leidinggevende de score/kleur per
competentie en kennisgebied selecteren. De direct leidinggevenden bespreken de matrix voor hun
afdeling met HRM. HRM verwerkt dit vervolgens in een totaal matrix voor de hele organisatie.
Per functiegroep wordt automatisch het aantal kennisgebieden en competenties berekend dat onder het
gewenste niveau scoort (rij 27 in het voorbeeld). Daarnaast geef je handmatig per competentie en
kennisgebied aan hoeveel medewerkers uit de verschillende functies slecht/matig scoren (kolom K). Er
wordt automatisch een berekening gemaakt welk percentage van het totale personeelsbestand onder het
gewenste niveau van de betreffende competentie of kennisgebied zit.
Naast het bekijken van de aandachtspunten is het ook interessant om juist de positieve uitschieters
inzichtelijk te maken. Als de matrix is ingevuld kan in samenwerking met het MT en de direct
leidinggevenden een actieplan opgesteld worden voor de top 3 van aandachtspunten.
Welke gegevens heb je nodig om het instrument te kunnen gebruiken?
Om de matrix goed te kunnen invullen heb je een overzicht nodig van de verschillende functiegroepen,
het aantal medewerkers per functie, een overzicht van de (kern) competenties en de kennisgebieden
(bijvoorbeeld vanuit de functieprofielen).
Hoe lang ben je bezig met het invullen van het instrument?

Voor het invullen van de matrix hebben direct leidinggevenden en HRM per functiegroep gemiddeld
een tot twee uur tijd nodig.

HRM heeft, afhankelijk van het aantal afzonderlijke matrices, ongeveer een dagdeel nodig om de
gegevens te verwerken tot een totaal matrix.

De uitslag en het vaststellen van de aandachtsgebieden, kan vervolgens in een uur besproken
worden in het MT.

Het formuleren van de acties per functiegroep kost gemiddeld twee uur per groep voor de direct
leidinggevende en HRM.

HRM heeft vervolgens weer een dagdeel nodig om de aangegeven acties te verwoorden in een totaal
actieplan, welke in het MT wordt geformaliseerd.
Wat doe je met de uitkomsten?
Je bespreekt de uitkomsten met de direct leidinggevenden, MT-leden en de directie. De acties zijn
afhankelijk van de uitkomsten en kunnen liggen op het vlak van opleidingen, themabijeenkomsten,
coaching, etc.
Waar kun je terecht met vragen over het instrument?
Wil je meer informatie over het instrument of de toepassing ervan? Neem dan rechtstreeks contact op
met de contactpersoon van de corporatie:
Kleurrijk Wonen
Pauline de Jager
Senior HRM Adviseur
[email protected]
Mobiel: 06-12981181