Subsidiedocument buurtfeesten

Gemeente Kapelle-op-den-Bos
Cultuurdienst
Subsidiereglement buurtfeesten
Doelstelling
Het gemeentebestuur wil met dit subsidiereglement mensen samenbrengen in een
ontspannen sfeer van verbondenheid en ontmoeting en tegemoetkomen aan buren
die samen een activiteit willen organiseren in hun straat, wijk of buurt.
Artikel 1 activiteiten
Binnen de perken van de jaarlijks goedgekeurde begrotingskredieten wordt onder de
hierna vermelde voorwaarden een gemeentelijke subsidie verleend voor activiteiten
die de sociale contacten binnen een buurt of een duidelijk afgebakend gedeelte
ervan bevorderen.
Dit reglement voorziet een subsidie voor buurtactiviteiten. Uitgesloten zijn: privéfeesten, familiefeesten, vennootschappen of verenigingen die een ander hoofddoel
hebben dan het bevorderen van de sociale contacten binnen een buurt, activiteiten
met winstoogmerk, feesten met een promotioneel karakter, alsook schoolfeesten en
feesten met een politiek, religieus of filosofisch karakter.
Het buurtfeest vindt plaats in de straat, wijk of buurt. Elke buurt kan slechts één keer
per kalenderjaar een subsidie bekomen. Het feest vindt plaats in hetzelfde jaar als
waarvoor de subsidie wordt verstrekt.
Artikel 2 doelgroep
Het buurtfeest moet zich richten tot alle inwoners van minstens 1 straat of alle
inwoners van minstens een 10-tal huizen die een aaneengesloten geheel vormen.
Indien een buurt een ruimtelijk geheel vormt, moeten alle inwoners van deze buurt bij
het buurtfeest betrokken worden.
Met inwoners wordt bedoeld: inwoners van Kapelle-op-den-Bos of diegenen die hun
socio-culturele leven in Kapelle-op-den-Bos beleven (grensstraten).
Artikel 3 initiatiefnemers
De initiatiefnemers, minstens twee, dienen volwassen personen te zijn en moeten
woonachtig zijn op verschillende adressen in de betrokken buurt of een afgebakend
deel ervan.
Artikel 4 financiële en logistieke ondersteuning
§1 financiële ondersteuning
De subsidie wordt vastgesteld op maximaal 150 euro en is bedoeld om de
basisorganisatiekosten die rechtstreeks verband houden met het evenement te
helpen dragen: burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering, huur tent/zaal, optreden
muziekgroep, animatie, promotie, Sabam,… De kosten voor voeding en drank
komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
Mogelijke winst wordt achteraf door de organisatoren in de buurt of in het buurtleven
geïnvesteerd. De subsidie kan nooit méér dan de effectieve kosten dekken. Binnen
de perken van de kredieten, daartoe goedgekeurd op het gemeentebudget, worden
aan de buurtfeesten subsidies verleend volgens de normen en voorwaarden zoals
gesteld in dit reglement.
1
§2 logistieke ondersteuning
Goedgekeurde aanvragen kunnen gratis gebruik maken van het gemeentelijk
uitleenmateriaal voor zover dit nog niet is uitgeleend en volgens het desbetreffende
reglement dat wordt opgesteld.
De politie onderzoekt de mogelijkheid tot het afsluiten van de straat indien dit op het
aanvraagformulier wordt aangeduid. De nadarafsluiting voor het afsluiten van de
straat en borden parkeerverbod worden gratis ter beschikking gesteld. De
nadarhekken moeten door de organisatoren geplaatst en na het feest op een
zorgvuldige manier terug samengebracht worden. Bijkomende nadarhekken voor
andere doeleinden dan voor het afsluiten van de straat moeten apart worden vermeld
op de aanvraag.
De inrichters dienen zelf in te staan voor alle mogelijke verplichtingen zoals Sabam,
Billijke vergoeding, voor zover van toepassing.
Artikel 5 promotie
§1 De activiteit moet ruim bekend gemaakt worden in de buurt via affiches of folders
of uitnodigingen of mails of website.
§2 De initiatiefnemers leveren tekst en foto aan voor een vermelding in het
gemeentelijk infokanaal.
§3 Op alle promotiemateriaal moet de aanvrager het logo van de gemeente
Kapelle-op-den-Bos en/of de tekst ‘Met steun van de gemeente Kapelle-op-den-Bos’
vermelden.
Artikel 6 aanvraagprocedure
Elke aanvraag gericht worden aan Gemeentebestuur Kapelle-op-den-Bos,
cultuurdienst, Kerkstraat 24, 1880 Kapelle-op-den-Bos via een standaard
aanvraagformulier of via de website www.kapelle-op-den-bos.be en bevat o.a.
volgende gegevens:
- naam, adres en telefoonnummer van minimum twee initiatiefnemers (van
verschillende gezinnen)
- plaats en datum van de activiteit, eventuele deelnameprijs, beoogde
doelgroep (straat-, wijk-, of buurt)
- opgave van het rekeningnummer waarop de eventuele toelage gestort kan
worden.
Het aanvraagformulier moet volledig en correct worden ingevuld.
Het verstrekken van onvolledige of onjuiste gegevens kan aanleiding geven tot
terugvordering van de gehele of een deel van de toegekende som.
De aanvraag moet ten laatste 8 weken voor de activiteit ingediend zijn. Het college
van burgemeester en schepenen zal na controle van het aanvraagformulier door de
bevoegde ambtenaar al dan niet zijn goedkeuring verlenen tot de uitbetaling van de
subsidie. Dit wordt na uiterlijk 1 maand schriftelijk gemeld aan de initiatiefnemers.
2
De bevoegde ambtenaar dient voorafgaandelijk advies te vragen aan de betrokken
diensten (politie, dienst openbare werken, dienst milieu).
De aanvragen worden behandeld in volgorde van binnenkomen. Wanneer de
financiële middelen voor dat jaar uitgeput zijn, kunnen de initiatiefnemers die passen
in dit reglement wel nog rekenen op de logistieke steun van de gemeente zoals
voorzien in het desbetreffende reglement.
Het college van burgemeester en schepenen is steeds gemachtigd om onderzoek in
te stellen of te laten instellen om controle uit te oefenen op de activiteiten waarvoor
een subsidie wordt toegekend.
Er wordt een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten door het inrichtend
comité.
Indien het initiatief gewijzigd wordt of niet zal doorgaan, deelt de organisator dit
onverwijld mee aan het college van burgemeester en schepenen.
Bij annulering van de activiteit dient de toegekende som teruggestort te worden.
Artikel 7 uitbetaling
De subsidie wordt na goedkeuring van de aanvraag uitbetaald op het
rekeningnummer doorgegeven via het aanvraagformulier, uiterlijk twee maanden na
het doorgeven van het document tot staving van de activiteiten.
Het verstrekken van onvolledige of onjuiste gegevens zoals vermeld in artikel 5 kan
aanleiding geven tot terugvordering van de gehele of een deel van de toegekende
som.
Het niet of niet tijdig doorgeven van de gevraagde informatie ter staving van de
activiteit zoals beschreven in artikel 8 kan leiden tot de terugvordering van de gehele
of een deel van de toegekende som en uitsluiting van subsidie het volgende
kalenderjaar.
Artikel 8 staving van de uitgaven
Na de uitbetaling van de subsidie en ten laatste 1 maand na het plaatsvinden van het
initiatief moeten de organisatoren de onderstaande documenten tot staving van de
activiteiten binnenbrengen bij de cultuurdienst:
- voorbeelden van promotiemateriaal (brief, uitnodiging, affiche)
- financiële afrekening
- facturen ingebrachte kosten (ter staving van de 150 euro)
- minstens één sfeerfoto van de activiteit
- bewijs van verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.
Het niet of niet tijdig doorgeven van gevraagde informatie kan leiden tot
terugvordering van de gehele of een deel van de toegekende som en uitsluiting van
subsidie het volgende kalenderjaar.
3
Artikel 9 gemeentelijke reglementen
Buurtcomités die genieten van de subsidie volgens voorliggend subsidiereglement
kunnen de gesubsidieerde activiteit niet in aanmerking laten komen voor subsidiëring
via andere reglementen binnen de gemeente.
Artikel 10
De initiatiefnemers van buurtfeesten moeten zich houden aan de gemeentelijke
reglementeringen in verband met het gebruik van de openbare ruimten en de
veiligheid. De reglementen (ook i.v.m. sluitingsuur, geluidsoverlast, e.a.) kunnen
opgevraagd worden bij de lokale politie.
Artikel 11
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van dit
reglement.
Artikel 12
Dit reglement treedt in werking op de 5de na de bekendmaking ervan conform artikel
187 van het gemeentedecreet.
Het reglement werd goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van …….
4