introductiebrochure sociale dienst voor nieuwe

INTRODUCTIEBROCHURE SOCIALE DIENST VOOR NIEUWE
MEDEWERKERS / STUDENTEN
Versie november 2016
Beste nieuwe medewerker,
Hartelijk welkom in naam van al het personeel van de sociale dienst !
Op uw eerste werkdag krijg je heel wat nieuwe informatie te verwerken.
Hopelijk kan deze tekst een geheugensteuntje zijn waarop je kan terugvallen als het gaat
om geldende afspraken, gebruiken en belangrijke weetjes.
Uiteraard zullen niet alle details vermeld staan, aarzel niet om iemand van ons aan te
spreken en vragen te stellen. Vragen stellen & beantwoorden hoort vanzelfsprekend bij
de opleiding en ook later nog bij het inwerkingsproces.
Allerhande informatie die voor het hele ziekenhuis van toepassing is (overzicht over de
organisatie, arbeidsvoorwaarden, organisatieprocedures, richtlijnen en huisregels zoals
die nu voor de organisatie op personeelsgebied gelden) kan men gedetailleerd
terugvinden in het personeelsvademecum, wat zeker een door te lezen document is. Dit
is te vinden op de workplace
Wij wensen je van harte welkom en veel succes !
1.
Dagelijkse taken:
Bij patiëntencontact moet er een witte schort gedragen worden met korte
mouwen. Hieronder moet ook kleding met korte mouwen gedragen worden.
Ringen, horloges, armbanden, nagellak,… mogen niet gedragen worden.
De schorten kunnen afgehaald worden in de kleedkamer (enkel bereikbaar met
badge), meestal gebeurt dit op maandag en brengt een iemand een deel schorten
mee voor de collega’s in het begin van de week.
De schorten worden meestal op het einde van de week in de was gedaan: in de
witte zak met rode strepen in de gang van het personeelstoilet en spoedgevallen.
De eerste persoon die binnenkomt, zet de printer aan, zet de radio aan (post op
nummer 2), doet de lichten aan + ook in het gesprekslokaal en zet alvast koffie
voor de collega’s.
Computer wordt opgestart
o Inloggen met persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord
o Workplace openen en nadien HIX: hier opnieuw inloggen met persoonlijke
gebruikersnaam en wachtwoord
o Via Workplace kan je ook Outlook openen om je e-mails na te kijken,
hierbij wordt opnieuw hetzelfde wachtwoord en gebruikersnaam gebruikt.
Programma HIX
o De opleiding van HIX wordt gegeven door een medewerker van de sociale
dienst op de stage / werkdag !
o Handleiding HIX : zie bijlagen
2.
Praktische zaken:
Badge:
o Elke werknemer heeft een badge (deze dient om te tikken, op de parking
te kunnen, om in de kleedkamer te kunnen,…). Deze badge kan je
bekomen bij de personeelsdienst.
Telefoon:
o Als werknemer van de sociale dienst krijg je een eigen telefoon
o Wanneer je er niet bent, schakel je de telefoon door naar een andere
werknemer van de cluster, dit doe je als volgt:
 *72 met daar achter de nummer van de persoon naar wie je
doorschakelt (let op: de volledige 014-nummer, niet de verkorte
versie)

dan bellen (groen telefoontje en dan afleggen (rood telefoontje)
 Doorschakeling opheffen: #72 en bellen (groen telefoontje)
o Wanneer je jouw telefoonlijn moet doorverbinden naar iemand anders
tijdens een telefoongesprek doe je dit als volgt:





Druk ‘r’ (dit staat bij op de knop van het groene telefoontje)
druk daar achter de nummer van de persoon naar wie je wil
doorverbinden (verkorte versie mag hier wel)
daarna bellen (op groene telefoontje drukken)
dan krijg je de persoon naar wie je doorverbindt aan de lijn en kan
je de nodige info geven
dan afleggen (rood telefoontje) en dan krijgt de persoon naar wie je
hebt doorverbonden de lijn door
Middagpauze:
Er wordt uitgetikt en opnieuw ingetikt.
Je dient minimum een 30 min pauze te nemen ( tussen 11.45 – 14 u )
Sleutel :
Elke werknemer krijgt een sleutel van het bureau van de sociale dienst
Personeelsparking :
Er is een parking voor het personeel voorzien naast het ziekenhuis. Met behulp
van de badge kan je hierop rijden.
Ligging sociale dienst :
De sociale dienst bevindt zich op het gelijkvloers achter de dienst spoedgevallen.
De dienst is aangeduid met paarse pijlen vanaf het onthaal.
Wat te doen bij ziekte:
Zie richtlijnen personeelsvademecum - workplace
Vergaderingen sociale dient:
o
o
o
o
o
Dit is wekelijks (uitgezonderd verlofperiodes)
Afwisselend donderdag of vrijdag (afhankelijk van de jointcare)
Er is telkens afwisselend 1 verslaggever en deze stuurt het verslag door
naar iedereen van de sociale dienst en naar Mieke Gillis, dit verslag wordt
ook afgeprint en in de kaft gestoken.
Bij het opstarten van de portalen wordt dit via Infoland bewaard.
Mieke Gillis is bij deze vergaderingen regelmatig aanwezig
1x jaar is er een dientvergadering waarbij de directie ook aanwezig is
Diensthoofd sociale dienst:
o
o
Er is geen diensthoofd, iedereen is gelijk en is verantwoordelijk voor zijn
eigen werk
Bij het organigram valt de sociale dienst onder stafverpleging Mieke Gillis
(telefoonnummer: 7237)
Koffie-afspraken:
o We zetten onze eigen koffie (koffie en filters krijgen we van het
ziekenhuis). Deze worden besteld via een formulier.
o Flessen plat water en thee is ook voorzien vanuit het ziekenhuis
o Kleine melkcupjes zijn ook voorzien, maar wij voorzien zelf grote bussen,
hiervoor wordt een kleine bijdrage gevraagd
3.
Clusterindeling en verdeling van de diensten:
De sociale dienst is ingedeeld in een aantal clusters van 2-3 personen. Dit wil
zeggen dat bij afwezigheid (door ziekte, verlof,…) de cluster het werkt opvangt
van de persoon die afwezig is. Ook overleggen zij onderling over hun
verlofindeling en dergelijke zaken, er moet altijd 1 iemand van de cluster
aanwezig zijn.
Cluster: Mieke Janssen en Liliane Vangeel
o Diensten:
 Mieke Janssen: orthopedie = dienst 10 en SP-dienst (orthopedie)
 Liliane Vangeel: pneumologie en oncologie = deel van dienst 5 en
dienst 7, dienst 2, SP-dienst (neurologie)
Cluster: Sara Mertens, Mieke Mertens en Chris Vanuytven:
o Diensten
 Sara Mertens: geriatrie = dienst 9 en geriatrisch daghospitaal
 Mieke Mertens : geriatrie = dienst 9 en geriatrisch dagziekenhuis
 Chris Vanuytven: neurologie met stroke-unit = dienst 8, intensieve
zorgen (heelkunde), ambulante revalidatie en parkinson-revalidatie
Cluster: Martine Verellen, Sofie Naulaerts en Ingrid Huysmans
o Diensten:
 Martine Verellen: spoed, borstkliniek, oncologisch dagcentrum,
Daghospitaal, MOC, deel D5
 Sofie Naulaerts : materniteit, pediatrie, dienst 1, dienst 4 en deel
D7.
 Ingrid Huysmans: cardiologie = dienst 6 en intensieve zorgen
(inwendige)
Op de sociale dienst moeten er minstens 2 personen een volledige dag aanwezig
zijn, dit is niet cluster-gebonden.
De minimale bezetting per cluster is dat er minstens 1 persoon van elke cluster
een halve dag aanwezig is.
4.
Uur- en verlofregeling
Uurregeling:
Op de sociale dienst gelden er glijdende werkuren. Men mag ten vroegste starten
om 7 uur en mag ten laatste stoppen om 17 uur 30.
De kerntijden of stamtijden zijn: starten tussen 7 en 9 uur
Tussen 11 uur 45 en 14 uur middagpauze nemen, een half uur middagpauze is
verplicht, hierbij moet in- en uitgetikt worden
Stoppen tussen 15 uur 30 en 17 uur 30
Van 9 uur tot 11 uur 45 en van 14 uur tot 15 uur 30 moet men dus verplicht
aanwezig zijn.
De sociale dienst is enkel geopend op werkdagen, men werkt hier dus niet in de
weekends of op feestdagen. Er is ook geen wachtdienst.
Verlofregeling:
Eerst moet dit afgesproken worden binnen de eigen cluster, nadien binnen de
gehele groep van de sociale dienst.
Er is een wensenboekje op de dienst waar je alle wensen m.b.t. uren en
verlofaanvragen kan noteren.
Ongeveer half van de maand wordt het uurrooster door de persoon van de sociale
dienst die hier verantwoordelijk voor is opgemaakt.
Als deze af is, wordt deze doorgemaild naar Mieke Gillis en wordt er bekeken of er
voldoende bezetting is en of er aanpassingen nodig zijn.
De kloktijden worden geregistreerd met een tikkaart. Elke maand worden deze
individueel per persoon geprint en kan deze lijst nagekeken worden op fouten die
dan zullen recht gezet worden. Dit gebeurt door Mieke Gillis.
Het saldo van uren (overuren of min-uren) wordt ook elke maand geprint.
Er moeten minimum 10 verlofdagen opgenomen worden voor eind mei.
Voor de maanden juli en augustus (zomerverlof) moet dit goed afgesproken
worden binnen de cluster, er moet altijd minimum 1 iemand van de cluster een
halve dag aanwezig zijn.
Men moet in juli augustus proberen om 3 weken verlof te nemen = 15
verlofdagen, dit is niet verplicht. Daarbovenop kunnen er nog AV-dagen
(arbeidsduurverkorting) genomen worden (aantal is individueel bepaald) en
kunnen de wettelijke feestdagen genomen worden in juli en augustus.
De wettelijke verlofdagen zijn voor iedereen gelijk, dit zijn er 24. Daarnaast
bestaan er ook nog de arbeidsduurverkortingsdagen (= AV-dagen) die voor
iedereen individueel bepaald worden en is er nog het
kompensatieverlof ( K dagen) wat ook individueel verschillend kan zijn.
Je kan je eigen persoonlijke verlofdagen nakijken via een programma:







ga naar Workplace
kies bovenaan ‘programma’s’
scrol naar onder naar het titeltje ‘personeelsbeheer’
kies ‘Ortec Workface Scheduling Employee Self Scheduling’
meld je aan door gebruikersnaam en paswoord in te vullen
kies rechts boven ‘rapporten’: hier kan je zowel het dienstrooster,
als je persoonlijk rooster bekijken
op de homepage kan je links kiezen voor ‘kaarten’ en voor ‘meer’
o duid hier ‘vakantietegoed’ aan en druk op verversen
o bij ‘rubrieken’ kan je nakijken waarop jijzelf persoonlijk recht
hebt: AV-dagen, compensatieverlof en wettelijk verlof (is
hetzelfde voor iedereen, nl. 24 dagen)  klik op ‘details’
hierbij voor een overzicht hiervan
5.
Terugkomdagen nieuwe medewerkers
Elke nieuwe medewerker moet binnen zijn eerste werkjaar drie terugkomdagen
volgen.
Elke terugkomdag heeft een aantal specifieke onderwerpen .
Dit wordt viermaal per jaar georganiseerd , tweemaal in het voorjaar en
in het najaar !
De aanwezigheid wordt genoteerd op een formulier.
Het formulier wordt bewaard in je personeelsdossier !
Terugkomdagen 2017
Data:
8/2 – 22/2 – 8/3
3/5 – 17/5 – 7/6
6/9 – 20/9 - 4/10
8/11 – 22/11 – 6/12
Onderwerpen:
Terugkomdag 1: voor alle nieuwe medewerkers
Personeelszaken
Danny Peeters
35 min.
Persoonlijke beschermingsmiddelen
Leen Gram
10 min.
Handhygiëne
Inge De Busser / Gunther
Oris
Leen Gram
15 min
Omgaan met agressie – geweld op de
werkplek
Omgaan met noodsituaties en rampen
Leen Gram
20 min
Leen Gram
20 min
Procedures
Inge De Busser
15 min
Accreditatie
Stef Peeters
30 min
Patiëntenrechten / Ombudsdienst
Ann Verfaillie
20 min
Patiëntveiligheid
Inge De Busser
30 min
Omgaan met ziekenhuisafval
10 min
Terugkomdag 2: voor alle nieuwe zorgkundigen en verpleegkundigen.
Pijn: pijnprotocol, VAS score
Mieke Govaerts
30 min
Vorming spuitpompen,
druppelpompen, telemeterie,
holter, EKG
Raf Bakelants
40 min
Prikongevallen, infectiebeleid,
HIV en hepatitis
Gunter Oris
20 min
Infectie en educatie
programma /
isolatiemaatregelen
Inge De Busser
20 min
Fixatiebeleid en vallen
Inge De Busser
20 min
Valpreventie
Gunter Oris
10 min
Debutituspreventie
Gunter Oris
10 min
Diabeteseducatie
Arlette Mertens
30 min
Terugkomdag 3: voor alle nieuwe zorgkundigen en verpleegkundigen
Veilig medicatiebeleid (incl.
medisch rekenen)
Inge De Busser / Sofie
Bartholomeus
45 min
Liever slikken dan prikken –
antibiotica
Sofie Bartholomeus
20 min.
Bloed / transfusie
Inge De Busser
30
Zuurstofgas: risico’s, correcte
behandelingen,
beschermingsmaatregelen en
acties igv nood, klinische
indicaties
Pieter Geudens / Hans Heylen/
Raf Bakelants
20 min.
Vorming levenseinde, DNR
code, werking PSST
Karen Berghmans / Mieke Gillis
30 min.
6.
Algemeenheden
Het gebruik van de Workplace
Dit wordt uitgelegd op de introductiedag !
Op het startscherm van de workplace, kan je belangrijke informatie vinden zoals

Nieuwsberichten

Prikbord

Telefoonlijsten

Wachtlijsten van de verschillende disciplines

Outlook enz
De algemene en specifieke arbeidsvoorwaarden , organisatorische procedures , richtlijnen
en huisregels zoals deze gelden in onze organisatie , kan je vinden in het
personeelsvademecum. Dit is beschikbaar op de workplace !
7.
Enkele zaken zijn belangrijk om weten :
Ombudsdienst:
Het ziekenhuis beschikt over een ombudsdienst waar U terecht kan met vragen,
problemen of wanneer U niet tevreden bent over de geleverde diensten of zorgen
tijdens uw verblijf in het ziekenhuis. Het is de taak van de ombudsdienst om te
bemiddelen bij klachten van patiënten. De ombudsman kan vanuit het
klachtenbeleid aanbevelingen doen om de kwaliteit van zorg te verbeteren. Het
huishoudelijk reglement geeft weer hoe de klachtenafhandeling binnen ons
ziekenhuis gestructureerd is.
Onze ombudsvrouw, Ann Verfaillie, is dagelijks te bereiken tussen 9.00u en
16.00u, op het nummer 014/57 72 42 of via email op
[email protected].

Bij afwezigheid kan U bellen naar het directiesecretariaat, dagelijks bereikbaar
tussen 08:30 - 12:00 en 13:00 - 17:00 op het nummer 014/57 74 20.
Patiëntenrechten :
In het ziekenhuis is de wet van 22 augustus 2002 op de rechten van de patiënt
van toepassing.
Deze wet kent de patiënt een aantal rechten toe.
Zo is er het recht op klachtenbehandeling, recht op informatie over de
gezondheidstoestand, het recht op toestemming over een behandeling, het recht
op inzage of afschrift van het patiëntendossier enz.
De volledige inhoud van deze patiëntenrechtenwet kan U raadplegen op de
website van de overheid via de volgende link.
U kiest daarna voor de gewenste taal, en dan voor achtereenvolgens 'extra
rubrieken' en 'wetgeving'.
Informatierecht inzake patiëntendossiers
Voor iedere patiënt moet het ziekenhuis een patiëntendossier aanleggen. Daarin
worden de nodige medische en verpleegkundige gegevens opgenomen om een
optimale behandeling en verzorging te kunnen garanderen.
Dit dossier is strikt vertrouwelijk.
Enkel de behandelende artsen en verpleegkundigen hebben toegang tot het
volledige of een gedeelte van het dossier.
Al deze personen zijn door het beroepsgeheim gebonden.
Incidentmelding patiëntveiligheid
–
–
–
–
–
–
–
–
Agressie
Decubitus
Diefstal
Medicatieveiligheid
Overleg
Transfusie
Valincident
Andere
Deze incidenten worden gemeld in Infoland : incidentmelding patiëntveiligheid
Procedures
De ziekenhuisbrede en dienstspecifieke procedures zijn te vinden in het
procedureboek.
Het procedureboek kan je vinden op de workplace en vervolgens op Infoland
Iprova opent zich !
Het melden van defect materiaal
De technische defecten worden gemeld via Ultimo.
Dit is te vinden op de workplace en dan klikken op meldingen. Het portaal van
Ultimo opent zich. Vervolgens kunnen alle defecten worden gemeld voor de
technische , biotechnische dienst en de dienst informatica.
Bij dringende zaken kan steedss worden gebeld naar het meldpunt 7080 of de
biotechnische dienst 7081 of 7334.
Inscholingstraject : naam van de sociaal verpleegkundige :
Praktisch, algemeen en organisatorisch niet dienstgebonden
Technieken
Gekend na Datum
uitleg
gehad
Handhygiëne
Welke maatregelen moeten
gevolgd worden?
1 week
Wachtdiensten
Hoe kan ik weten wie er van
wacht is ( technische dienst ,
informatica enz )?
1 week
Buizenpost
Hoe gebruik ik de buizenpost?
1 week
Brand
Wat moet ik doen en wie moet
ik verwittigen?
1 week
Wat moet ik doen bij
brandalarm?
MUG
1 week
Datum
onder
toezicht
Datum
zelfstandig
uitgevoerd
Hoe bereik ik de interne
MUG?
Waar bevindt zich het
reanimatiemateriaal op dienst?
Informatica
Hoe gebruik ik workplace?
Hoe gebruik ik outlook?
1 week
Procedureboek
Waar vind ik het
procedureboek?
Hoe zoek ik een procedure op?
1 week
Wegwijs in ziekenhuis
Waar bevinden zich de
verschillende logistieke
diensten?
Waar bevinden zich de
verschillende
verpleegafdelingen?
Waar bevinden zich de
verschillende medisch
technische diensten?
Waar bevindt zich de
personeelsdienst?
1 maand
Afvalverwijdering
1 maand
Hoe verwijder ik besmet
afval?
Linnen
Waar kan je de
dienstuniformen vinden ?
1 week
Bijscholing
Hoe moet ik een bijscholing
aanvragen?
3 maanden
Incidentmelding
Wat is een incidentmelding?
Hoe doe ik een
incidentmelding?
3 maanden
Ultimo
Hoe contacteer ik ultimo?
Waarvoor contacteer ik
ultimo?
3 maanden
Ombudsdienst
Wie is de
ombudsverantwoordelijke?
Hoe meldt je een klacht?
3 maanden
Welke zijn de rechten van een
patiënt?
Inscholingstraject : dienstgebonden
Naam sociaal verpleegkundige :
Info en handelingen
Rondleiding op afdeling
Kennismaking met artsen en
collega’s
Uitleg krijgen over werking
van de dienst
Uitleg krijgen over het
opzoeken van dienstspecifieke
procedures
Computer opzetten en
inloggen in verschillende
programma’s
Pat dossier ophalen
Opzoeken pat ,K ziekenfonds,
rijksregisternummer
Correct invullen pat dossier:
Sociale aandachtspunten,
ingeschakelde diensten, sociale
anamnese, sociale contacten
Inscannen documenten en
koppelen aan pat dossier.
Documenten doormailen
Documenten faxen
Gekend na
1 week
1 week
1 week
1 week
Datum
gezien
Datum
onder
toezicht
Onderzoek
zelfstandig
uitvoeren
Aanvragen rusthuis
Ontslagbrief maken
Printen van afdelingsoverzicht
Ophalen pat van eigen
werklijst
Dossiers van collega’s kunnen
raadplegen
Telefoneren
Correct opnemen en
doorverbinden
Telefoneren intern / extern
1 week
3 weken
Gesprekken patiënten
In staat zijn pat / cliënten te
observeren, situatie exploreren;
intakegesprek doen om alzo de
situatie te analyseren en waar
nodig door te verwijzen naar
andere personen of
instellingen.
Rapportage
Mondelinge en schriftelijke
rapportage van de pat naar
derden
Kunnen bemiddelen tussen
cliënten / pat en hun omgeving
De belangen van de cliënt
behartigen en bepleiten .
De nodige voorziegingen van
de cliënt regelen.
3 weken
Samenwerking
In staat zijn om met collega’s
samen te werken
In staat zijn om
multidisciplinair samen te
werken
3 weken
Kennis van en inzicht van de 3 maanden
hulpverleningsmogelijkheden
binnen en buiten de instelling
Kennis van de sociale kaart
Kennis van de werkwijze van
bestaande voorzieningen
Kennis van de taak en
functie inhoud van andere
disciplines
3 maanden
Kennis van
vergadertechnieken en
verslaggeving
3 maanden
Juridische en sociale
wetgeving noodzakelijk voor
de uitoefening van je job
6 maanden
In staat zijn om je eigen
professionaliteit te
ontwikkelen
>6 maanden
In staat zijn om studenten te
begeleiden
6 maanden
In staat zijn om een bijdrage
te leveren aan de uitvoering
van projecten
>6 maanden
De sociale dienst beschikt nog over een aantal specifieke informatiebrochures.
Deze liggen op de afdeling !
Voor bijkomende vragen of onduidelijkheden kan je steeds op de sociale dienst terecht!
November 2016