Inleiding directiebeoordeling ZNWV

Format Handreiking Directiebeoordeling
De directiebeoordeling is één van de belangrijkste onderdelen van het
kwaliteitsmanagementsysteem. In deze jaarlijkse beoordeling stelt de directie vast of wat zij
voor de organisatie heeft bedacht aan regels, methoden en afspraken wel werkt. Oftewel: of
het kwaliteitsmanagmentsysteem ook de resultaten oplevert die beoogd waren. In het
onderstaand stuk beschrijven we een mogelijk aanpak van de directiebeoordeling.
Kwaliteitsnorm Speciaal Onderwijs 2011 over de directiebeoordeling
In de Kwaliteitsnorm Speciaal Onderwijs 2011 staat het volgende geschreven over de
directiebeoordeling:
Directiebeoordeling. De leiding reflecteert periodiek op de effectiviteit van het
kwaliteitsmanagementsysteem en het gevoerde beleid.
 De leiding reflecteert tenminste jaarlijks in een directiebeoordeling op de effectiviteit van
het kwaliteitsmanagementsysteem en het gevoerde beleid in relatie tot haar missie en
visie en relevante ontwikkelingen in de organisatie en in de omgeving.
 De leiding beoordeelt hierbij ook de status en effectiviteit van genomen
verbetermaatregelen.
 De rapportage van de kwaliteitsregistraties, de aanpak van de directiebeoordeling en de
gang van zaken rond planning en uitvoering van verbetermaatregelen is geregeld in een
procedure.
 Zowel de input (de gegevens) als het resultaat van de directiebeoordeling worden
gedocumenteerd.
 Het resultaat van de reflectie is bijsturing en verbetering van processen, aanpassing van
het beleid, de doelstellingen, de organisatie, de infrastructuur en het
kwaliteitsmanagementsysteem.
Vervolgens staat in de leeswijzer nog vermeld:
Input en output van de directiebeoordeling zijn vastgesteld. De gang van zaken rond de
rapportage van kwaliteitsregistraties en de aanpak van de directiebeoordeling ligt vast in een
procedure.
Bij de input gaat het tenminste om:
Auditresultaten (intern en extern)
Feedback van klanten (klachten, signalen, tevredenheid)
Procesprestaties
Uitkomsten van orthopedagogisch en orthodidactisch handelen
Realisatie van eigen doelstellingen
Status van preventieve en corrigerende maatregelen
Follow-up van vorige directiebeoordelingen Veranderingen met consequenties voor het
kwaliteitsmanagementsysteem
Aanbevelingen ter verbetering
De output bestaat minimaal uit:
Besluiten en maatregelen ter verbetering van de effectiviteit van het
kwaliteitsmanagementsysteem Verbetering van het dienstaanbod in relatie tot eisen en
wensen van klanten
Behoefte aan investeringen om infrastructuur, capaciteit en deskundigheid op peil te houden.
1
De achterliggende gedachte is, dat regelmatig op zoek te gaan naar verbanden tussen
verschillende soorten gegevens om vervolgens op basis daarvan verbetermaatregelen te
nemen of het beleid bij te stellen, heel verstandig is. Het is te zien als een ‘helicopter’evaluatie die de belangrijkste verbeterpunten van de organisatie blootlegt en daarmee focus
aanbrengt.
Het doel van een directiebeoordeling
Uit de Kwaliteitsnorm Speciaal Onderwijs 2011 kan het volgende doel voor de
directiebeoordeling gedestilleerd worden:
In een directiebeoordeling, die jaarlijks wordt uitgevoerd door de directie, beantwoordt de
directie de vraag of het kwaliteitssysteem nog effectief is:
• Werkt het kwaliteitsysteem eigenlijk wel?
• Levert het systeem de gewenste resultaten op?
• Geven externe ontwikkelingen nog aanleiding tot aanpassing van het systeem.
Belangrijk daarbij is, dat deze beoordeling een ‘overall-view’ heeft. Het gaat niet om
individuele resultaten, oorzaken, procedures of verbeterpunten, maar om de rode lijnen.
Populair gezegd stelt de directie zich de vraag: ‘Zijn we goed bezig en helpt dit
kwaliteitssysteem daarbij?’
Stappen in een directiebeoordeling
Voor een directiebeoordeling, waar uw organisatie echt de toegevoegde waarde van ervaart,
kunt u de volgende stappen doorlopen:
1. Verzamelen en analyseren van gegevens.
Kijken we naar de Kwaliteitsnorm Speciaal Onderwijs 2011 dan dienen in ieder geval
de volgende gegevens geanalyseerd te worden:
Kwaliteitsnorm Speciaal
Onderwijs 2011
Auditresultaten
Klantenterugkoppeling
Procesprestaties
Denk aan bijvoorbeeld:
Klachten, evaluaties met klanten,
tevredenheidsonderzoeken.
Denk in ieder geval aan:
Kernproces:
b.v. (niet) gehaalde offertes, doorlooptijden,
incidenten (zorg), interne evaluaties
Uitkomsten van
orthopedagogisch en
orthodidactisch handelen
Realisatie van eigen
doelstellingen
Status van preventieve en
Medewerkers:
Instroom, uitstroom, uitkomsten exitgesprekken,
evaluatie effect opleiding, klachten medewerkers,
MTO, uitkomsten jaargesprekken, …
Maar ook van andere processen (ICT,
Inkoop/leveranciers, samenwerking, beleid) kan
gekeken worden naar de procesprestaties.
Interne evaluaties, tevredenheid klanten.
Worden verbeterpunten die zijn geconstateerd ook
2
corrigerende maatregelen
Aanbevelingen ter verbetering.
Follow-up van vorige
directiebeoordelingen
Veranderingen met
consequenties voor het
kwaliteitsmanagementsysteem
opgepakt en opgelost?
Het verbeterpotentieel van de organisatie: komen
medewerkers zelf met verbetermogelijkheden?
Zijn de verbeterpunten die vorig jaar zijn
geconstateerd ook opgepakt en opgelost?
Organisatieveranderingen, veranderende wet- en
regelgeving, financiering, ….
Het verzamelen van informatie kan door de directie zelf gedaan worden, of door b.v.
een beleidsmedewerker of stafbureau. Om de gegevens in samenhang te kunnen
analyseren, is het ook logisch er samenhang in aan te brengen door de gegevens
bijvoorbeeld vooraf te ordenen rond:
- Processen, bijvoorbeeld alle informatie die voortkomt uit en iets zegt over het
Primaire proces in samenhang analyseren om op basis daarvan vast te stellen of
het proces goed is geregeld.
- Beleidsthema’s, bijvoorbeeld rond het thema Veiligheid alle informatie verzamelen
die hier iets over zegt uit bijvoorbeeld (niet) incidenten, evaluatiegesprekken met
leerlingen, maar ook jaargesprekken met medewerkers.
- De aandachtsgebieden uit de Kwaliteitsnorm.
- Resultaatgebieden: b.v. Klanten, Medewerkers, Partners, Eindresultaten, Interne
processen, bijvoorbeeld alle informatie van klanten bij elkaar zetten, dus
complimenten, klachten, evaluaties, klanttevredenheidonderzoek, …
- Rond risico’s voor de organisatie.
Kies daarbij als organisatie de vorm die bij jullie past, de norm geeft hier de ruimte.
Bedenk verder dat je deze gegevens niet verzamelt voor een wetenschappelijk
onderzoek. Neem de informatie die er is, ook al is die niet perfect.
2. Vormen van een oordeel.
De directie stelt vast of er verbanden zijn, mogelijke oorzaken van successen en
tegenvallende prestaties. De grote valkuil hierbij is de gegevens wederom
gedetailleerd inhoudelijk te gaan bestuderen, terwijl het er met een
directiebeoordeling juist om gaat van een afstand naar de gegevens te kijken en
daarin opvallende overeenkomsten te signaleren. Probeer daarbij ‘vrij’ te denken: wat
valt je op, waar maak je je zorgen over. Dit kan natuurlijk in de vorm van een
bijeenkomst met de directie, maar mogelijk zijn ook andere manieren te bedenken
hoe dit vorm te geven, waarbij een belangrijk criterium is dat een goede analyse
wordt uitgevoerd. Voert de organisatie de directiebeoordeling in een bijeenkomst uit,
dan geven wij ook wel als indicatie mee dat deze bijeenkomst ook in 2 uur uitgevoerd
moet kunnen worden.
3. Eindoordeel over de effectiviteit van het kwaliteitssysteem
De directie vormt zich vervolgens een overall oordeel of het
kwaliteitsmanagementsysteem dat binnen de organisatie is neergezet ook effectief is.
Hamvraag hierbij is: als we nu naar de resultaten kijken die we hebben gehaald,
hebben we het binnen onze organisatie dan goed geregeld? Of geven de resultaten
aanleiding tot aanpassingen? Levert het kwaliteitsmanagementsysteem sowieso wel
voldoende informatie om te oordelen over de effectiviteit?
4. Formuleren van nieuwe doelstellingen en afspraken over verbetermaatregelen.
De directie formuleert vervolgens evalueerbare doelstellingen voor het volgend jaar,
met daaraan gekoppeld maatregelen om dit te realiseren. Wanneer zijn we volgend
jaar tevreden en wat gaat we daarvoor extra doen?
3
5. Verslag maken.
De organisatie legt de bevindingen, de nieuwe doelstellingen en afgesproken
verbetermaatregelen vast in een verslag. De Kwaliteitsnorm Speciaal Onderwijs 2011
zegt daarover:
De output bestaat uit besluiten en maatregelen ter verbetering van de
effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem Verbetering van het
dienstaanbod in relatie tot eisen en wensen van klanten.
Een directiebeoordeling kan dus naast aanpassingen aan het kwaliteitssysteem (de
processen, meetinstrumenten, overlegstructuren e.d., verbetercycli), ook
verbetervoorstellen voor het product of de dienst zelf opleveren. Daarnaast kan
duidelijk worden dat er andersoortige ondersteuning met middelen nodig is om het
werk goed te kunnen uitvoeren.
6. Uitvoeren en evalueren verbetermaatregelen
Om de cirkel rond te maken dienen de voorgenomen maatregelen natuurlijk ook
uitgevoerd te worden, de voortgang moet worden bijgehouden en het uiteindelijke
resultaat geëvalueerd. Zorg dus dat de nieuwe doelstellingen en verbetermaatregelen
op een overzichtlijst terecht komen die regelmatig wordt bijgehouden. In een
volgende directiebeoordeling kunt u dan hopelijk terugzien dat de maatregelen
hebben gewerkt en uw organisatie echt beter is geworden.
Koppeling tussen beleidscyclus en directiebeoordeling
Vaak blijkt dat de directiebeoordeling op veel punten raakt aan de beleidscyclus en P&C
cyclus die uw organisatie al jaren kent. Doordat de directiebeoordeling "alleen maar"
elementen aan die cyclus toevoegt, kunt u ervoor kiezen beiden te integreren. De
directiebeoordeling kan bijvoorbeeld de start zijn van een nieuwe plancyclus. Het integreren
van directiebeoordeling en de beleidscyclus voorkomt het ontstaan van meerdere
planningscycli en dubbel werk. Bedenk echter wel dat een directiebeoordeling niet alleen een
voortgangsrapportage van uw jaarplan is. Mogelijk heeft u de informatie voor de analyse al
verzameld in uw beleidscyclus, heeft u op een aantal punten ook al een analyse gemaakt,
maar de directiebeoordeling voegt toe dat u deze gegevens in samenhang beschouwt om
vervolgens naar uw kwaliteitsmanagementsysteem te kijken en vast te stellen of deze goed
werkt. Dit is meestal niet iets wat automatisch in een beleidscyclus plaatsvindt.
4