PowerPoint-presentatie - Procesmanagement in de praktijk

Procesmanagement
in de praktijk
Hoofdstuk 4
Processen analyseren
Hugo Hendriks
conceptuitgeefgroep.nl
Analyseren van processen
De analyse van processen kunt u richten op de volgende aspecten:
• Analyse van de effectiviteit van procesmanagement: draagt de inrichting van de
processen nog steeds bij aan de doelen van uw organisatie?
• Analyse van het procesverloop: verloopt het proces zoals u dat hebt gepland en
het in de procesbeschrijvingen is vastgelegd?
• Analyse van de performance van het proces: kwaliteit, betrouwbaarheid,
flexibiliteit, kosten, doorlooptijd.
conceptuitgeefgroep.nl
Analyseren van de effectiviteit van procesmanagement
• Draagt de inrichting van de processen nog steeds bij aan de doelen van uw
organisatie?
• Zijn de omgevingsomstandigheden ondertussen niet veranderd?
conceptuitgeefgroep.nl
Analyseren van het procesverloop
Frequentie en benodigde tijd is afhankelijk van het detailniveau van
procesbeschrijvingen.
Procesaudit:
• selecteer het proces;
• bestudeer de procesbeschrijving;
• toets het proces in de praktijk;
• rapporteer de gevonden afwijkingen.
Moet de procesbeschrijving (p) aangepast
worden of het verloop in de praktijk (v)?
conceptuitgeefgroep.nl
Analyseren van de performance van het proces
Performance factoren:
• Kwaliteit;
• Betrouwbaarheid;
• Flexibiliteit;
• Kosten;
• Doorlooptijd.
conceptuitgeefgroep.nl
Analyse van de kwaliteit van het proces
Twee mogelijkheden om de kwaliteit van
een proces te interpreteren:
• Voldoen aan de behoeften van de
klant (SERVQUAL model);
• Voldoen aan de specificaties
(prestatie-indicatoren).
conceptuitgeefgroep.nl
Analyse van de betrouwbaarheid van het proces
Negen stappen:
1. Bepaal de activiteiten in het proces in de vorm van een zelfstandig naamwoord
en een werkwoord.
2. Bepaal per activiteit de mogelijke verstoringen.
3. Bepaal het mogelijke effect van de verstoring.
4. Bepaal de ernst van het effect.
5. Bepaal de oorzaak van de verstoring.
6. Bepaal de kans dat de verstoring optreedt.
7. Bepaal hoe deze verstoring al tijdens het proces ontdekt kan worden.
8. Bepaal de kans dat de verstoring al tijdens het proces wordt ontdekt.
9. Bepaal de risicoprioriteitfactor (RPF) = Ernst x Kans x Ontdekking
conceptuitgeefgroep.nl
Ernst van de verstoring
conceptuitgeefgroep.nl
Kans dat de verstoring optreedt
conceptuitgeefgroep.nl
Kans dat de verstoring in het proces wordt opgemerkt
conceptuitgeefgroep.nl
Statistische proces controle (SPC)
Met behulp van SPC kunt u onderzoeken of een variatie in een proces een toevallige
afwijking is, of dat er een aanwijsbare oorzaak is (trendbreuk)
conceptuitgeefgroep.nl
Analyse van de flexibiliteit
Flexibiliteit in:
• input (arbeid, materialen)
• throughput (routing, doorlooptijd)
• output (productmix, mass customization)
conceptuitgeefgroep.nl
Analyse van de kosten
Opbrengsten: omzet, verkopen, aantal geleverde producten
Kosten: bestede uren, investeringen, exploitatiekosten
conceptuitgeefgroep.nl
Analyse van de doorlooptijd
•
Little’s Law:
•
Doorlooptijd: de tijdsduur die verstrijkt vanaf het moment dat een ‘object’ het
proces inkomt tot het moment dat hetzelfde object het proces verlaat
Procestijd: de tijd waarin het object bewerkingen ondergaat.
Procescapaciteit: de tijd die het kost om één outputvariabele (product) te
produceren.
Onderhanden werk: Het aantal objecten dat op enig moment in het totale
proces aanwezig is.
•
•
•
•
Outputsnelheid: het aantal stuks dat per tijdseenheid wordt geproduceerd
conceptuitgeefgroep.nl
Analysetechnieken
•
•
•
•
•
•
•
Visgraatdiagram;
Controleblad;
Regeldiagram;
Stroomschema;
Histogram;
Paretoanalyse;
Spreidingsdiagram.
conceptuitgeefgroep.nl
Visgraatdiagram
conceptuitgeefgroep.nl
Controleblad of turfstaat
conceptuitgeefgroep.nl
Regeldiagram
conceptuitgeefgroep.nl
Stroomschema
Analyse ahv een stroomschema:
• ga bij elke activiteit (rechthoekig symbool) na of deze activiteit wel noodzakelijk
is om het proces tot een goed einde te brengen, of deze activiteit wellicht een
bottleneck is in de doorstroming van het proces en of voldoende duidelijk is hoe
deze activiteit uitgevoerd wordt (door wie, wie is verantwoordelijk, enzovoort);
• ga bij elke beslissing (ruitsymbool) na of deze beslissing noodzakelijk is in het
proces, of duidelijk is wie de beslissing neemt en of de criteria helder zijn op
basis waarvan de beslissing wordt genomen;
• ga bij elke ‘terugstroming’ (herstelwerkzaamheden) na of deze terugstroming
vermeden kan worden of in elk geval korter gemaakt kan worden;
• ga bij elk document dat wordt geproduceerd na of het document wel in een
volgend proces wordt gebruikt en of de gegevens die geproduceerd worden
allemaal nodig zijn (need-to-know versus nice-to-know);
• ga bij elke meting na of deze meting wel noodzakelijk is en of er niet andere
manieren zijn om het proces te borgen.
conceptuitgeefgroep.nl
Histogram
Richtlijn voor het aantal klassen:
Voorbeeld histogram:
conceptuitgeefgroep.nl
Paretoanalyse
conceptuitgeefgroep.nl
Spreidingsdiagram
conceptuitgeefgroep.nl