Checklist individueel keuzebudget2016-2017

Checklist individueel
keuzebudget 2016-2017
START
April 2016
Richt een projectteam op.
Verzamelen en analyseren informatie over het IKB met het projectteam.
Mei 2016
Schrijf een startnotitie over het IKB met hierin aandacht voor:
Hoe het IKB er voor de eigen organisatie uit moet gaan zien
Wat de gevolgen zijn voor de salarisadministratie;
Wat het eenmalige en structurele verwachte financiële effect is;
Communicatie met verschillende stakeholders;
Planning en tijdsinvestering;
Het besluitvormingstraject.
Startnotie bespreken met de beslissers.
Op basis van de geaccordeerde startnotitie een plan van aanpak maken met hierin aandacht voor de volgende deelprocessen:
Informatieverzameling en analyse;
Besluitvorming /aanpassing van de arbeidsvoorwaardenregeling;
Salaris-systeemtechnisch;
Communicatie.
Ontwikkelen van een programma van wensen en eisen voor een keuzemodule.
Onderzoeken welke keuzemodule hierbij past.
Juni 2016
Overleg plan van aanpak met de beslissers.
Informeel vooroverleg met het GO. Stuur bij de uitnodiging een korte notitie over datgene wat de organisatie wil gaan realiseren en wat de rol
van het GO is.
Overleg met de OR over de invoering van het IKB. Stuur bij de
uitnodiging een korte notitie over datgene wat de organisatie wil gaan
realiseren en wat de rol van de OR is.
Aanschaffen keuzemodule en maak afspraken over de implementatie
met de leverancier.
Juli 2016
Voortgangsoverleg
met de beslisser.
Augustus 2016
Voorstel over de lokale IKB-regeling bespreken met het GO.
Overleg met de OR over de invoering van het IKB.
Inrichting van de looncomponenten die het IKB vormen.
Is er rekening gehouden met de minimum bedragen van de looncomponenten die het IKB vormen?
Is de inrichting juist wat betreft de aanlevering van het SV-loon naar de Belastingdienst?
Is de inrichting juist wat betreft het pensioengevend loon?
Moeten er nog lokale IKB-bronnen worden toegevoegd?
Testen bovenstaande basisinrichting van het systeem.
Verlofregistratie aanpassen: Zijn de landelijke bovenwettelijke verlofuren al uit het standaard
verlofsaldo gehaald?
Salarisadministratie zodanig aanpassen dat in mei 2017 de vakantietoelage over de maanden juni tot en
met december 2016 wordt uitbetaald.
Inrichting loonstrook: Is op de loonstrook zichtbaar hoe het IKB is opgebouwd en wat het saldo is?
Worden gemaakte keuzes op de juiste wijze inzichtelijk?
Kom met het projectteam samen om de verdere communicatie met de organisatie door te spreken. Is
een aanpassing van het reeds opgestelde communicatieplan noodzakelijk?
Oktober
2016
September 2016
Informeer
medewerkers
over de inhoud,
het doel en de
werkwijze IKB.
Tip: Gebruik
reken­voorbeelden
Controleer of gemaakte keuzes in de keuzemodule juist doorwerken in
het salarissysteem. Controleer hierbij ook of de keuze verlof kopen correct
doorwerkt in de verlofadministratie.
Zijn de salaris, verlof en financiële administratiesystemen zodanig
ingericht dat ze meebewegen met gemaakte keuzes?
Informeer leidinggevenden over de inhoud, het doel, de werkwijze en de
gevolgen van de invoering van het IKB.
Informeer alle medewerkers dat het IKB in januari van start gaat.
en filmpjes.
November 2016
December 2016
Testen van de IKB keuzemodule met medewerkers
Bereik overeenstemming met het GO
Testen van loonverwerking met het IKB
over de lokale IKB-regeling.
Informeer de medewerkers over de eenmalige
Leg de lokale IKB-regeling voor aan de
fiscus.
Informeer de OR over het akkoord met
het GO over de lokale IKB-regeling en de
voortgang van het project.
Vaststellen van de CAR-UWO en de
lokale IKB-regeling door het bevoegd
gezag.
Testen van de IKB keuzemodule met de
collega’s van de afdeling PSA en P&O.
gebeurtenissen in 2017
uitbetaling opgebouwd vakantietoelage over 2016 in mei 2017.
vrijval niet gebruikt IKB-saldo in december 2017.
eenmalig hoger inkomen en de eventuele gevolgen voor de toeslagen die de medewerker ontvangt.
Versturen van persoonlijke brieven met hierin
aandacht voor de opbouw IKB
Januari 2017
Aankondiging van de start van het IKB. Gebruik dit
moment om met de medewerkers te communiceren:
op welke wijze en tijdstip zij hun keuzemogelijkheden kenbaar kunnen maken;
hoe het systeem werkt en;
op welke wijze opbouw en opname IKB zichtbaar is op de loonstrook.
Organiseren inloopspreekuur voor medewerkers.
Zijn de keuzes van de medewerkers goed verwerkt
in de salarisrun, verlofadministratie en financiële
administratie?
Controleer of op de loonstrook van januari de
Februari 2017
Evalueer de eerste ronde van de
gemaakte keuzes.
Voorzie de leidinggevenden van
automatische overzichten van de
gemaakte keuzes. N
­ eem in deze
overzichten de financiële effecten mee.
Zijn eventueel foutief verwerkte
keuzes hersteld?
reservering van het IKB-saldo correct staat vermeld.
Maart 2017
Herinneren leidinggevenden aan consequenties van gemaakte keuzes voor bezetting.
April 2017
Zijn voorbeelden van keuzes en eerste ervaringen
vastgelegd en gedeeld met P&O, administratie en
Mei 2017
Versturen informatie over de eenmalige
leidinggevenden?
Controleren of de vakantietoeslag over 2016 in
mei 2017 correct wordt uitbetaald?
uitkering in mei 2017. Deze bestaat uit
de opgebouwde vakantietoelage in 2016.
December 2017
Informeren medewerkers over het belang van keuzes in IKB
en herinnering uitbetaling van het resterende IKB in plaats van
eindejaarsuitkering.
Overzicht met het totaal aangekocht verlof in de organisatie maken
Juni 2017
Evalueren IKB
met OR en GO.
en delen met leidinggevenden.
Januari 2018
Informeren medewerkers over de werking van het IKB in 2018.
Niet gebruikt IKB-saldo wordt in 2018 gespaard en eventueel
resterend saldo in december uitbetaald.
EINDE