Project
advertisement
Improviserend werken Projectmatig werken Routinematig werken Zekerheid over het eindresultaat neemt toe in de tijd. Figuur 1.1 Werkvorm Voordelen Improviserend •Flexibel werken •Inspelen op veranderingen •Snel inspelen op de vraag •Geen voorschriften Nadelen •Weinig beheersing •Veel onzekerheid •Weinig stabiliteit •Geen richtlijnen •Opnieuw het wiel uitvinden Projectmatig werken •Effectief •Resultaatgericht •Grote betrokkenheid van de medewerkers •Goede beheersing •Verbeterde samenwerking •Werknemers kunnen zelfstandig functioneren •Kostbare aanloopfase •Bureaucratisering doordat alles wordt vastgelegd •Zware taak projectleider •Spanningen binnen de organisatie door tegengestelde belangen Routinematig werken •Efficiënt •Kwaliteit neemt toe •Gelijke prestaties over een langere periode •Niet flexibel •Geen mogelijkheid om in te spelen op veranderende vraag Figuur 1.2 AC: Afdelingschef PM: Projectmedewerker PL: Projectleider Bedrijfsleiding AC AC AC AC PM PM PM PM PM PL PM PM PM PM PM PL PM PM PM PM PM PL Afd. 3 Afd. 4 Afd. 5 Afd. 1 Figuur 1.3 AC Afd. 2 Programmagroep Stuurgroep Projectgroep Werkgroep Figuur 1.4 Stuurgroep Stuurgroep Projectgroep Werkgroep Werkgroep Projectgroep Werkgroep Werkgroep Werkgroep Globaal Specifiek Begin Figuur 1.5 Eind Projectresultaat tijd geld Figuur 1.6 =%*$ Risico = Kans x Schade Figuur 1.7 kwaliteit Eindresultaat tijd Figuur 1.8 $ geld Initiatief Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Nazorg Eind In stand houden Doen Hoe te maken? Begin Hoe? Wat? Idee Projectverloop Figuur 1.9 Initiatief Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Nazorg Eind Begin Realisatieprogramma Projectopdracht Figuur 1.10 Projectprogramma Projectontwerp Projectverloop Nazorgprogramma Welke alternatieven vallen in de loop van de tijd af? Initiatief Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Nazorg Eind Gebruikswijzen Uitwerkingen Begin Oplossingen Eisen Projecten Projectverloop Figuur 1.11 Beheersplannen: •Tijd Projectweg: •Geld •Globaal voor de rest van de route •Kwaliteit •Informatie •Organisatie •Gedetailleerd voor de volgende fase Projectresultaat: •Beschrijving •Afbakening Begin Projectverloop Figuur 1.12 Eind Realisatie van de communicatie 4 Analyse van de projectomgeving 1 Eind 3 2 Begin Organisatie van de communicatie Bepalen van de strategie Projectverloop Figuur 1.13 Doel Meten en bewaken Gegevens Figuur 2 1 Invoer Proces: - Activiteiten - Subprocessen Uitvoer Rapport Draairichting van het wiel Do 2 3 Check Plan 1 Kwaliteitsverbetering 4 Act KWALITEITSZORG Plan: plannen Kwaliteitsborging Do: doen Check: controleren Act: aanpassen Figuur 2.2 Idee Haalbaarheidsstudie Opdracht Specificatie Ontwerp Productlevenscyclus Ontwikkeling Test Overdracht Gebruik en beheer Vernietiging Figuur 2.3 Projectlevenscyclus Klant CPM Prince2 CRAMM Project ISO Figuur 2.4 Itil Leverancier Productgerichte planning Wijzigingsbeheer Kwaliteitsbeheer Business case Dirigeren van een project Beheersen van een Opstarten Initiëren Managen van Afsluiten van een fase van een faseovergangen van een project project project Managen van productoplevering Risicobeheer Beheersing Organisatie Plannen Plannen maken Configuratiebeheer Kwaliteitscontrole Figuur 3.1 Wijzigingsbeheer Andere technieken Dirigeren van een project Initiëren van een project Opstarten van een project Beheersen van een fase Managen van productoplevering Plannen maken Figuur 3.2 Managen van faseovergangen Afsluiten van een project Informatiestroom Kwaliteitsbeheer Risicobeheer Organisatie Beheersing Plannen Configuratiebeheer Figuur 3.3 Business case Wijzigingsbeheer CITYPARK Parkeergarage Deur Lift Deur Normaal Spits Ochtend Figuur 3.4 Casco Hardware Software Avond Lift Vloer Muren Software deur Casco ruimte Hardware deur Software lift Schilderwerk Hardware lift Testen Hardware + Software Oplevering Figuur 3.5 Dirigeren van een project Wijzigingsbeh. Plannen Beheersing Beheersing Managen productoplevering Opstarten van een project Plannen Risicobeheer Organisatie Business case Initiëren van een project Kwaliteit controle Plannen Kwaliteitbeh. Risicobeheer Business case Beheersing Beheren van een fase Beheersing Wijzigingsbeh. Config. mgmt. Plannen maken Figuur 3.6 Wijzigings beheer Managen faseovergangen Plannen Business case Risicobeheer Beheer Organisatie Afsluiten van een project Beheer Config. mgmt. Plannen Product gerichte planning Bedrijfs- of programmamanagement Projectbestuur Projectmanagement Management van productoplevering Figuur 4.1 Controle Informatie Opdrachtgever (Businessmanager) Figuur 4.2 Projectopdracht Opdrachtnemer (Projectmanager) Projectorganisatie Directie of Programmamanagement Stuurgroep (BUS) Stuurgroep (BUS) Stuurgroep (BUS) Borging Projectgroep (Projectmanager) Projectgroep (Projectmanager) Projectgroep (Projectmanager) Projectgroep (Projectmanager) Ondersteuning Team (Teammanager) Figuur 4.3 Team (Teammanager) Team (Teammanager) Team (Teammanager) Team (Teammanager) Team (Teammanager) Strategie Programma Project Project Project Project Huidige situatie Evaluatie Toekomstvisie Evaluatie Project Project Project Ondersteuning Figuur 4.4 Project Programmamanager Programmaplan Stuurgroep Projectmanager Teamleider Projectplan Faseplan Teamplan Projectplan Faseplan Teamplan Faseplan Teamplan Teamplan Afwijkingsplan Figuur 4.5 DP IP OP BF MP PL Figuur 4.6 MF AP Organisatie Programmastuurgroep Programma Support Office Programmadirecteur Programmamanager Verandermanager Programma borging Projectstuurgroep Project Support Office Senior gebruiker Businessmanager Project Figuur 4.7 Senior leverancier Project borging DP IP OP BF MP PL Figuur 5.1 MF AP Mandaat Figuur 5.2 Opstarten van een project: Stel het projectmanagementteam samen Beschrijf het doel van het project Welke oplossing is mogelijk? Wat is de business case? Inventariseer de risico´s Vraag goedkeuring voor projectinitiatie DP1 Dirigeren van een project DP - Projectinitiatie autoriseren (DP1) Directie/Programmamanagement Projectmandaat OP Projectaanpak Projectvoorstel Initiatiefaseplan Risicologboek Organisatiestructuur Opstarten van een project OP - Business manager en projectmanager benoemen (SU/OP1) - Projectmanagementteam samenstellen (SU/OP2) - Projectmanagementteam benoemen (SU/OP3) - Projectvoorstel opstellen (SU/OP4) - Projectaanpak definiëren (SU/OP5) - Initiatiefaseplan opstellen (SU/OP6) Initiatiefaseplan PL Figuur 5.3 DP IP Voorfase Figuur 5.4 Initiatiefase Uitvoeringsfase(n) DP Dirigeren Projectaanpak Projectvoorstel Initiatiefaseplan Risicologboek Organisatiestructuur Projectmandaat OP Opstarten Initiatiefaseplan PL Plannen maken Figuur 5.5 DP IP OP BF MP PL Figuur 6.1 MF AP OP3 Figuur 6.2 Dirigeren van een project: Bevestig de start van het project Geef toestemming een plan voor de eerste fase op te stellen Geeft toestemming voor het project Geef toestemming voor iedere volgende fase Neem beslissingen als zich problemen voor doen Hou directie en programmamanagement op de hoogte Bevestig de projectafsluiting decharge Directie/Programmamanagement Dirigeren van een project - Projectinitiatie autoriseren (DP1) - Project autoriseren (DP2) - Fase- of afwijkingsplan autoriseren (DP3) - Ad hoc sturing geven (DP4) - Projectafsluiting bevestigen (DP5) DP Initiëren van een project Opstarten van een project Plannen maken Figuur 6.3 Beheersen van een fase Managen van faseovergangen Afsluiten van een project PL DP IP OP BF MP PL Figuur 7.1 MF AP DP1 Figuur 7.2 Initiëren van een project: Kwaliteit plannen Project plannen Business case opnieuw bekijken Risico’s opnieuw bekijken Projectbeheersing opzetten Projectinitiatiedocument opstellen Goedkeuring vragen voor het project DP2 DP1 Autorisatie voor initiatie IP PID Faseplan Initiëren van een project - Kwaliteitsplan opstellen (IP1) - Project plannen (IP2) - Business case en risico’s aanscherpen (IP3) - Projectbeheersing opzetten (IP4) - Projectdossier aanleggen (IP5) - Projectinitiatiedocument samenstellen (IP6) Projectplan Faseplan PL Figuur 7.3 DP2 IP Projectvoorstel Projectaanpak Projectkwaliteitsplan Risicologboek Risicologboek Projectplan IP2 PL Figuur 7.4 IP3 Projectvoorstel Organisatiestructuur Projectaanpak Projectkwaliteitsplan Projectplan Business case Risicologboek Projectbeheersingsinstrumenten Communicatieplan PID DP2 IP6 Faseplan Faseplan BF Figuur 7.5 DP IP OP BF MP PL Figuur 8.1 MF AP OP Initiatiefaseplan IP Projectplan Plannen maken: Methoden en hulpmiddelen kiezen Producten identificeren Activiteiten plannen Afhankelijkheden identificeren Schatting maken Planning maken Risico’s analyseren Plan voltooien Figuur 8.2 MP Teamplan MF Fase- of afwijkingsplan PL OP6 IP2 PL MF 1, 2, 6 MP1 Plannen maken - Plan ontwerpen (PL1) - Producten definiëren en analyseren (PL2) - Activiteiten en afhankelijkheden identificeren (PL3) - Schatting maken (PL4) - Tijdschema opstellen (PL5) - Risico's analyseren (PL6) - Projectplan voltooien (PL7) Figuur 8.3 PL Producten definiëren Figuur 8.4 Producten beschrijven Volgorde bepalen Project verbouwing keuken Verbouwde keuken Keuken Kastjes Boven Figuur 8.5 Onder Koelkast Tegels Fornuis Oven Schilderwerk Afwasmachine Elektriciteit Leidingen Gas Waterleiding Productbeschrijving koelkast Doel: een beschrijving van alle onderdelen van de nieuwe koelkast. Samenstelling De koelkast heeft de volgende onderdelen: - vriesvak van 20 liter - 3 vakken van ieder 25 liter - groentela van 30 liter - flessenrek in deur - opbergvak voor eieren - binnenverlichting Kleur - wit Kwaliteitscriteria - geleverd door erkend leverancier - 5 jaar garantie - laag energieverbruik Kwaliteitsmethode - test consumentenbond - testrapport energiebedrijf Figuur 8.6 Oude keuken Meetresultaten Lijst van materialen Verf Tegels Ontwerp Leidingen Nieuwe keuken Verbouwde keuken Figuur 8.7 Nr. 1 2 3 4 5 6 7 Figuur 8.8 Naam product Meetresultaten Ontwerp Materialenlijst Verf Tegels Leidingen Nieuwe keuken Datum besteld 7-5-2003 23-5-2003 23-5-2003 25-5-2003 23-5-2003 Geplande Gerealiseerde oplevering oplevering 2-5-2003 2-5-2003 14-5-2003 15-5-2003 19-5-2003 18-5-2003 14-6-2003 14-6-2003 14-6-2004 14-6-2003 21-6-2003 Figuur 8.9 Nr. Activiteit Uur Afhankelijk van: 1 Keuken opmeten 1 - 2 Ontwerp maken 4 1 3 Nieuwe keuken uitzoeken 8 1, 2 4 Gereedschap klaar zetten 1 - 5 Oude keuken verwijderen 4 3 6 Leidingen verplaatsen 6 2, 3, 4, 5 7 Muren betegelen 12 2, 3, 4, 5, 6 8 Plafond schilderen 4 2 9 Nieuwe keuken plaatsen 8 1, 2, 3, 4, 5, 6 10 Vloer bijwerken 6 9 1 Identificatie 6 Bewaking 2 Analyse Risicomanagement 5 Inplementatie 3 Maatregelen 4 Selectie Figuur 8.10 Risicoanalyse DP IP OP BF MP PL Figuur 9.1 MF AP DP Beheersen van een fase: Werk autoriseren Informatie verzamelen over de voortgang Aandachtspunten verzamelen Beoordelen van de gevolgen Rapporteren aan de stuurgroep Problemen escaleren naar stuurgroep Corrigerende maatregelen nemen MP Figuur 9.2 AP MF DP MF BF MP Beheersen van een fase - Werkpakket autoriseren (BF1) - Voortgang bewaken (BF2) - Projectaandachtspunten verzamelen (BF3) - Projectaandachtspunten beoordelen (BF4) - Status fase beoordelen (BF5) - Hoofdlijnen rapporteren (BF6) - Corrigerende maatregelen nemen (BF7) - Aandachtspunten aan de orde stellen (BF8) - Afgerond werkpakket ontvangen (BF9) Figuur 9.3 AP BF BF: Beheersen van een fase. BF1 Werkpakket autoriseren BF2 Voortgang bewaken BF9 Afgerond werkpakket ontvangen MP: Managen van productoplevering. MP1 Werkpakket aannemen MP2 Werkpakket uitvoeren Informatiestroom Figuur 9.4 MP3 Werkpakket opleveren BF5 Binnen toleranties? Nee BF8 DP4 BF6 BF1 Ja Correctieve acties nodig? Ja BF7 Figuur 9.5 Nee BF9 Afgerond werkpakket ontvangen Status BF2 Voortgang bewaken Figuur 9.6 Werkpakket MP3 Werkpakket opleveren DP IP OP BF MP PL Figuur 10.1 MF AP BF1 Figuur 10.2 Managen van productoplevering: Aannemen van het teamwerk van de projectleider Plannen van het teamwerk in overleg met het team Toezicht houden op het teamwerk Rapporteren over kwaliteit en voortgang Beoordelen van de kwaliteit van het werk Goedkeuring vragen voor de opgeleverde producten BF9 BF2 BF1 MP BF9 Managen van productoplevering - Werkpakket aannemen (MP1) - Werkpakket uitvoeren (MP2) - Werkpakket opleveren (MP3) Figuur 10.3 MP DP IP OP BF MP PL Figuur 11.1 MF AP BF5 BF8 Figuur 11.2 Managen van faseovergangen: Maak een overzicht van de voortgang van de huidige fase Maak een planning voor de volgende fase of maak een afwijkingsplan Werk het projectplan bij Controleer of de business case is gewijzigd Controleer of de risico’s zijn gewijzigd Maak een rapportage voor de stuurgroep DP3 BF5 BF8 MF DP3 PL Managen van faseovergangen - Faseplan opstellen (MF1) - Projectplan actualiseren (MF2) - Business case actualiseren (MF3) - Risicologboek actualiseren (MF4) - Faseafsluiting rapporteren (MF5) - Afwijkingsplan opstellen (MF6) Figuur 11.3 MF Huidige fase Volgende fase Afwijkingsplan Figuur 11.4 MF2 Projectplan Projectplan Risicologboek Aandachtspuntenlijst Huidige fase Volgende fase MF5 Faseeindrapport Afwijkingsplan Werkpakket Leerpuntenlijst Figuur 11.5 Kwaliteitslogboek Afwijking BF8 Afwijkingsrapport DP4 Goedgekeurd Afwijkingsrapport Afwijkingsplan MF6 Stoppen DP3 Verder gaan BF1 Figuur 11.6 AP1 DP IP OP BF MP PL Figuur 12.1 MF AP BF5 DP3 DP4 Figuur 12.2 Afsluiten van een project: Archiveer alle managementproducten Controleer of alle producten zijn opgeleverd en goedgekeurd door de gebruiker Documenteer alle acties die op een later tijdstip moeten worden ondernomen door de onderhoud en beheer afdelingen Maak een plan wanneer en hoe de resultaten worden beoordeeld Hef de projectorganisatie op DP5 DP3 DP4 AP Archief DP5 BF5 Afsluiten van een project - Project afbouwen (AP1) - Vervolgacties identificeren (AP2) - Project evalueren (AP3) Figuur 12.3 AP groot Meewerken Informeren Meebeslissen weinig veel klein belang Meedenken invloed Figuur 13.1 groot klein overeenstemming Partner Vriend Opportunist Twijfelaar Vijand Tegenstander weinig veel vertrouwen Figuur 13.2 Team Visie Figuur 14.1 Beleid Tactiek Activiteit Denker Inspirator Ondernemer Project Ondersteuner Conservator Doener Figuur 14.2 Acceptatie Beheersing Informatie Afstemming Figuur 14.3 Nr. Activiteit 1 Toilet bezoeken 3 - 2 Koffie zetten 3 - 3 Eieren koken 5 - 4 Douchen 10 - 5 Broek strijken 5 - 6 Kleren aantrekken 10 4, 5 7 Krant uit de bus halen 3 4, 5, 6 8 Ontbijtspullen klaarzetten 5 2, 3, 7 9 Krant lezen 5 7 10 Ontbijten 10 8 11 Ontbijtspullen opruimen 5 10 12 Tanden poetsen 3 10 Totaal Figuur 15.1 Min. 67 Afhankelijk van: T4=2 dagen A B T1=2 dagen C T2=3 dagen dummy E T5=3 dagen Figuur 15.2 D T3=1 dag A tA=0 Figuur 15.3 1 t1=3 dagen B tb=0 Act.A tA=4 Act. B tB=1 Start tStart=0 Einde tEinde=0 Act. C tC=2 Act. D tD=1 Act.=Activiteit t=tijdsduur in dagen Figuur 15.4 Act. E tE=3 Figuur 15.5 Activiteiten Totale tijdsduur Start, A, B, Einde 5 dagen Start, A, E, Einde Start, C, D, E, Einde 7 dagen 6 dagen VS LS Figuur 15.6 Act. t VE LE Act.=Activiteit t=tijdsduur VS=Vroegste Start VE=Vroegste Einde LS=Laatste Start LE=Laatste Einde Activiteit Vroegste Start Figuur 15.9 Vroegste Einde Start 0 0 A 0 4 B C 4 0 5 2 D 2 3 E 4 7 Eind 7 7 0 A 4 tA=4 4 B 5 tB=1 0 Start 0 tStart=0 7 Eind 7 tEinde=0 0 C 2 tC=2 VS Act. VE LS t LE Figuur 15.10 2 D 3 tD=1 4 E 7 tE=3 0 A 4 0 4 4 Figuur 15.11 Figuur 15.12 Activiteit Speling A B C 0 2 1 D E 1 0 Activiteiten A B C D E 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tijd in dagen Figuur 15.13 Figuur 15.14 Informatieplanning Evaluatie en bijsturing Systeemontwikkeling Gebruik en beheer Figuur 16.1 Verkenning Informatieplanning Informatieplanning Analyse Definitiestudie Definitiestudie Functioneel ontwerp Basisontwerp Technisch ontwerp Detailontwerp Bouw Bouw Invoering Invoering Gebruik en beheer Gebruik en beheer Gebruik en beheer Globale fasering SDM I SDM II Ontwerp Realisatie Figuur 16.2 Toepasbaarheidsonderzoek en bedrijfsanalyse Functioneel model iteratie Implementatie Ontwerp & bouw iteratie Figuur 16.3 Acceptatiecriteria Kwaliteitsverwachting van de klant Kwaliteitssysteem Projectaanpak Projectkwaliteitsplan Configuratiebeheer Projectborging Fasekwaliteitsplan Wijzigingsbeheer Kwaliteitsborging Productbeschrijvingen Kwaliteitscriteria Werkpakket Kwaliteitsbeoordeling Figuur 17.1 Figuur 17.2 ISO 8402 algemeen ISO 9000 aanvullingen ISO 9001 ISO 9004 extern intern Procesbeheersing 5 Geoptimaliseerd Procesmeting 4 Bestuurd Procesdefinitie 3 Gedefinieerd Projectmanagement 2 Herhaalbaar 1 Initieel Figuur 17.3 Er wordt gestructureerd gewerkt, processen worden verbeterd en nieuwe processen en technieken worden ingevoerd. Processen en producten zijn voorspelbaar en daardoor pro-actief stuurbaar. Beheersing van project en product door standaardiseren, integreren en leren. Gedisciplineerd projectmanagement, eerdere successen kunnen worden herhaald. Projecten gaan over het budget, te laat, hebben een lage kwaliteit zijn onvoorspelbaar en niet beheerst. Waardering Personeel (9%) Mensen (9%) Leiderschap (10%) Beleid & Strategie (8%) Partnerships & Middelen (9%) Managen van processen (14%) Waardering Klanten (20%) Waardering maatschappij (6%) Resultaat (50%) Organisatie (50%) Leren en verbeteren Figuur 17.4 Ondernemingsresultaten (15%)
