Projectmanagement - 404 De pagina is niet gevonden

Projectmanagement
Naam: Marc van der B.
Studentnummer: 4324053
Datum: 22-03-2012
NCOI opleidingsgroep
Opleiding: HBO bachelor bedrijfskunde
Module: projectmanagement
Docente: Mw. E. van Sleeswijk
1
Voorwoord
Geachte lezer,
Voordat u mijn projectplan gaat lezen stel ik mezelf graag even voor. Mijn naam is Marc van der B. 27
jaar, woonachtig in Den Haag, getrouwd en vader van een kersverse dochter.
In het dagelijks ben ik werkzaam als (junior) projectleider in een bewegende tak van sport, namelijk
de projectinrichting bij de firma xxxxxxxxxx ( bedrijfsomschrijving en organogram in bijlage )
Het vak projectmanagement waaronder mijn opdracht het schrijven van een projectplan valt, is een
uiterst boeiend en leerzaam vakgebied. Steeds meer bedrijven groot of klein zien vaker het nut van
dit onderdeel in hun organisatie.
Het vakgebied projectmanagement is breed van opzet maar werd duidelijk en op een boeiende wijze
uitgelegd, zodat het leuk bleef alle theorie zoveel mogelijk in mij op te nemen en toe te passen in de
praktijk.
Mijn projectplan: het introduceren van een meubel- hefsysteem heb ik met liefde en uiterste zorg
gedaan.
Samenvatting
xxxxxx heeft mij aangesteld om het project: het introduceren van een meubelhef- verplaats systeem
te begeleiden. Dit project is gestart om meer projecten te realiseren bij ministeries en semioverheidsinstellingen. Tevens is het project nodig om een voorsprong te creëren op de concurrentie
bij aanvragen vanuit deze klanten. In dit plan staat smart beschreven wat het resultaat van het
project is en welke projectweg er is gekozen. Er worden drie beheersplannen uitgewerkt te weten:
tijdplan, middelenplan en kwaliteitplan. Als laatste worden er mogelijke risico’s omschreven die het
project kunnen beïnvloeden daarbij wordt ook de actie voor oplossing aangedragen.
Leeswijzer:
Hoofdstuk 1: brengt u bij de aanleiding om het project te starten. Ook worden hier de doelen, het
resultaat en de scope onder de aandacht gebracht.
Hoofdstuk 2: brengt u bij de gekozen projectweg met daarin omschreven de activiteiten per fasering.
Hoofdstuk 3: laat u drie beheersaspecten van dit project zien te weten: tijdplan, middelenplan, en
kwaliteitplan.
Hoofdstuk 4: brengt u bij de risicoanalyse
Note: graag wil ik iedereen bedanken voor de leerzame lessen op dit vakgebied, en de kennis die we
met elkaar hebben mogen delen.
Ik wens u net zoveel plezier met het lezen van mijn plan, als ik heb gehad met het maken!
2
Inhoudsopgave
Voorwoord
Samenvatting
Leeswijzer
Inhoudsopgave
Inleiding
pagina 2
pagina 2
pagina 2
pagina 3
pagina 4
Hoofdstuk 1: projectbeschrijving
1.1
1.2
1.3
1.4
aanleiding
doelen
beoogd resultaat ( Smart )
scope
pagina 5
pagina 5
pagina 5
pagina 5
Hoofdstuk 2: projectweg
2.1 faseringen en activiteiten
pagina 5 en 6
Hoofdstuk 3: beheersplannen
3.1 tijdplan
3.2 middelenplan
3.3 kwaliteitsplan
pagina 7
pagina 7 en 8
pagina 8
Hoofdstuk 4: risico’s
pagina 8
Reflectie
pagina 8
Bijlagen
I.
II.
III.
IV.
V.
Literatuurlijst
Organogram
Risico tabel
Programma van eisen
Balkenplanning
3
Inleiding
xxxxxx is een bedrijf dat gespecialiseerd is in project inrichting. De regio waarin xxxxxx werkzaam is
beslaat geheel Nederland met als grootste afzet provincie Zuid-Holland regio Den Haag.
De markten waarin zij werkzaam zijn kan je onderverdelen in 2 disciplines namelijk: nieuwbouw en
renovatie.
De core business van xxxx is tapijt, tapijt tegels, marmoleum vloeren, PVC vloeren, en gordijnen.
xxxxxx neemt op dat gebied alles uit handen voor de klant van egaliseren, coördineren van diverse
activiteiten tot een grondige schoonmaak voor oplevering, in de tijd van uitvoering blijft de klant
centraal staan.
De activiteiten die xxxxxx in beide markten uitoefent kun je onderverdelen in verschillende
segmenten namelijk:





Overheid
Scholen
Aannemers
Architecten
Vastgoed bedrijven
xxxxxx is een van de 5 grotere spelers op de project markt en probeert zich ook altijd van de
concurrenten te onderscheiden! in dit plan staat een meubelhef- verplaats systeem centraal. Dit
systeem kan bureaus en kasten liften zonder dat deze hoeven worden leeggeruimd. Computers
kunnen op het bureau blijven staan gedachte achter dit concept is dat het aanzienlijk kosten
reduceert wat betreft verhuiskosten voor onze opdrachtgever. Gezien het feit dat er geen mankracht
nodig is om met zware bureaus en kasten te gaan verhuizen, kan men het omschrijven als
mensvriendelijk. Dit draagt positief bij aan de certificering van MVO ( maatschappelijk verantwoord
ondernemen.) Omdat de overheid altijd een forse weegfactor rekent voor MVO bij projectaanvragen
ziet xxxxxxx daar een goede kans.
Gegevens xxxxxxxx:
 Omzet 16 miljoen euro
 15 vaste werknemers
 Alle certificeringen op gebied milieu, arbo en kwaliteit
 Constante innovatie op gebied van ontwikkeling en opleiding
Binnen xxxxxx ben ik werkzaam als junior projectleider het organogram van xxxxxx is te vinden in de
bijlage.
Dit plan heb ik geschreven in de rol van projectleider.
4
Hoofdstuk 1: Projectbeschrijving
1.1 Aanleiding:
xxxxxx is een grote speler op de Nederlandse markt voor projectinrichters. In deze branche zijn er
veel nieuwe ( kleinere ) spelers op de markt waardoor de prijzen voor projecten onder druk staan.
Vanwege de strenge eisen voor het uitvoeren van projecten bij overheid en semioverheid ziet xxxx
daar een kans. Zo is het idee ontstaan om een meubelhef- verplaats systeem te maken, zodat er bij
offerteaanvragen vanuit deze organisaties een voorsprong gemaakt kan worden op de concurrentie.
1.2 Doelen:
1. De doelstelling van de organisatie is: marktleider worden bij projecten voor overheid/ semioverheid door het ontwikkelen van een meubelhef- verplaats systeem.
2. Doordat het meubelhef- verplaats systeem een groot gedeelte van het zware verhuiswerk uit
handen neemt draagt het bij aan het keurmerk van MVO
1.3 Beoogd resultaat: ( SMART )
Door in september 2012 de floormanager te introduceren, willen wij verwezenlijken om in 2014
marktleider te zijn voor projecten bij overheidinstanties in Zuid-Holland. Om te kijken hoeveel
aandeel wij hebben in die markt zal er worden getoetst door een extern bureau genaamd xxxxxxxxx
management.
1.4 Scope:
De term scope is een term waarmee aard, omvang en beperkingen binnen een project word
aangeduid. Wat doen we wel en wat doen we niet?
Het resultaat bevat:
 Doordacht concept van een meubelhef- verplaats systeem voor meubilair
 Duidelijke instructie aan medewerkers over de bediening
 Aanvraag Octrooi
 Puur de bouw van de floormanager
 Tevredenheids onderzoek
 Alle materialen en middelen om het product te bouwen
Het resultaat bevat niet:
 Uitleen meubelhef- verplaatssysteem aan andere bedrijven
 Direct meetbare omzetverhoging
 Een wijziging van de scope
 Transport naar projecten
 Marktonderzoek
 Kosten voor introductie op de beurs
Hoofdstuk 2: projectweg
2.1 faseringen en activiteiten
De projectweg is de weg in het project naar het beoogde doel. Deze projectweg bestaat uit 6 fases
waarvan het doorlopen van 5 hoofdfases iedere fase uitkomt bij het bereiken van een resultaat.
Initiatiefase eindigt in de project opdracht, definitiefase in het project programma, ontwerpfase in
het project- ontwerp, voorbereidingsfase, in de realisatieprogramma realisatiefase, in het
nazorgplan.
5
Als 6e fase is er de nazorgfase hierin wordt aandacht besteed aan het opstellen van een evaluatie en
voor instructies. Iedere fase begint na akkoord van opdrachtgever.
Zonder goede faseringen is het niet mogelijk een project te besturen laat staan bijsturen. Door te
faseren bepaal je de grote lijnen van het project. Voor dit plan heb ik gekozen om parallelle fasering1
toe te passen dit omdat de ene activiteit begint voordat de andere activiteit is afgelopen.
Vervolg: welke activiteiten er in welke fasering plaats vinden kunt u hieronder lezen. In totaal heeft
dit project 6 faseringen.
Initiatiefase:
 Brainstorm sessies met projectteam over functionaliteit eisen
 Bepalen wat het budget is om dit project te realiseren
 Interviewen opdrachtgever
 Interviewen mogelijke klanten
 Aanvraag octrooi
 Opstellen van raming en aanvragen offertes en levertijden bij externe
Definitiefase:
 Bepalen definitieve functionele eisen, zoals grootte en hefvermogen met externe
 Vertalen van klantwensen in kwaliteiteisen
 opstellen van project voorwaarden
 keuze materialen voor project met externe
Ontwerpfase:
 Presentatie van het eerste model aan opdrachtgever( 1e pilot )
 Presentatie aan ( mogelijk )geïnteresseerden klanten
 Evalueren van eventuele andere opties ( verbeterpunten )
 Keuze besturingssysteem
 Bijsturen voorwaarden project
Voorbereidingsfase:
 Uitbesteden voor het maken van het prototype
 Beurs uitzoeken om floormanager spetterend te introduceren
 Aankoop van besturingssysteem
Realisatiefase:
 Maken van de floormanager door externe
 Instrueren van medewerkers voor het juist gebruiken van het meubelhef- verplaats systeem
 Instrueren van klanten
Nazorgfase:
 Opstellen evaluatie rapport
 Eventuele mankementen verhelpen
 Evalueren huidig marktaandeel door Daamen management
1
Parallelle fasering, boek: projecten leiden blz. 66
6
Hoofdstuk 3: Beheersplannen
3.1 tijdplan:
Hieronder ziet u de tijdsduur per fase, uitgebreide omschrijving van activiteiten in de balkenplanning2
Doorlooptijd initiatieffase: januari 4 weken
Doorlooptijd van definitiefase: februari – maart 8 weken
Doorlooptijd van ontwerpfase: april – mei 5 weken
Doorlooptijd van voorbereidingsfase: april – mei 6 weken
Doorlooptijd van realisatiefase: april t/m september 18 weken
Doorlooptijd van nazorgfase: september 2 weken met een halfjaarlijkse herhaling van onderzoek
marktaandeel.
Einddatum fysiek project door introductie: 06-09-2012
3.2 middelenplan:
Om tot de juiste calculatie van mens en product ( middelen ) te komen voor dit project is er voor een
aantal onderdelen een raming gemaakt. Deze raming is gemaakt door het gebruiken van de analogie
methode3 in combinatie met de expert methode4:
Omschrijving
Intiatiefase
Kosten
€ 21.000
Definitiefase
€ 26.250 extern
€ 18.000 intern
Ontwerpfase
Voorbereidingsfase
Raming
Extern: 150 uur brainstorm kosten ontwerp
en materiaal keuze
Intern: 20 uur opstellen eisen
160 uur brainstormkosten ontwerp
en materiaal keuze
€ 3.200
€ 8.000
€ 12.000
€ 2.200
Realisatiefase
presentaties: 12 uur
20 uur evaluatie en aanpassen eisen
Aankoop besturingssysteem
aankoop materiaal
22 uur administratieve handelingen
€ 4.300
kosten instructie aan gebruikers en klanten
43 uur
kosten beurs facilitair
€ 2.100
€ 7.500
Opst. evaluatie 21 uur
kosten externe voor markt onderzoeken
€ 5.500
Nazorgfase
Omschrijving kosten
Project Start Up 100 uur
30 uur aanvraag octrooi incl. administratie.
80 uur interviewen incl. reiskosten
2
Balkenplanning in bijlage
Analogie methode, boek: projecten leiden blz. 129
4
Expert methode, boek: projecten leiden blz. 129
3
7
Totaal:
Totaal
€ 90.750
€19.300
NB. Gerekend met uurtarief intern € 100 per uur en extern € 175 per uur.
Omdat er nog een aantal kosten staan geraamd is er besloten om met een uitloop van 10% rekening
te houden. In deze calculatie zijn ook de interne uren berekend van alle project betrokkenen zodat er
een reëel beeld ontstaat wat het project daadwerkelijk kost zodra het klaar is.
3.3 kwaliteitsplan:
het kwaliteitsplan is een plan met daarin de eisen waarin het project op verschillende onderdelen
moet voldoen, ook vaak een Programma Van Eisen5 genoemd.
De weg die is gevolgd om tot een kwaliteitsplan te komen heb ik al grotendeels uitgelegd in de
fasering. Ik heb alle voorwaarden van mijn opdrachtgever geïnventariseerd in een brainstormsessie,
eveneens heb ik dit gedaan met mijn projectteam en een aantal van onze klanten waarvan ik denk
dat deze mij nuttige informatie kunnen verstrekken. Hieronder vallen facilitair manager van GGZE,
facilitair manager van gemeente Hoofddorp, en productmanager van Shell Rijswijk.
Van al deze uitkomsten heb ik een overzicht gemaakt in een eisenpakket6
Om de kwaliteit te toetsen of deze voldoet aan de eisen hanteer ik de Deming kwaliteits cirkel7
Plan: Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze
werkzaamheden.
Do: Voer de geplande verbetering uit
Check: Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de
oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde
doelstellingen.
Act: Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten bij CHECK
Hoofdstuk 4: Risico’s
Risico’s zijn gebeurtenissen die zich op een project kunnen voordoen en die het project op negatieve
wijzen kunnen beïnvloeden. Om niet in deze valkuil te vallen is goed risico management van belang
daarvoor gebruik ik een risicotabel8. Daarin worden vooraf risico’s beschreven die het project kunnen
beïnvloeden. Ook wordt er een beheers maatregel beschreven om de omvang van eventuele schade
aan het project zo klein mogelijk te houden.
Reflectie:
Het vak project management vind ik zeer interessant zeker omdat dit toepasbaar is in mijn eigen
projectomgeving. Ik heb veel geleerd over het eerst denken dan pas doen principe. Wat ik wilde
5
PVE programma van eisen, boek: projecten leiden blz. 144
Eisenpakket in bijlage
7
Deming’s beheerscyclus boek: projecten leiden blz. 142
8
Risicotabel in bijlage
6
8
bereiken met deze module heb ik ook bereikt namelijk: inzicht krijgen in het stap voor stap handelen
in projecten en het stilstaan bij verschillende belangen en het managen van risico’s
I.
Bijlage
Literatuurlijst:
Boek :projecten leiden 2011 ( Groote G., Hugenholtz-Sasse C., Klaassen D.)
Boek: wegwijzer voor methoden bij projectmanagement 2011(Moussault A., Baardman E.,Brave F.)
Website: wikipedia
9
II.
Bijlage
Organogram xxxxxxxxxxxxx
Directeur
projectleider
commercieel
directuer
administratie
Marc van der Burgt
verkoop
montage
werkvoorbereiding
planning
externe
10
III.
Bijlage
Risicotabel
11
Risico
Omvang
Gebeurtenis
oorzaak
gevolg
Kans
Opzetten
systeem duurt
te lang
gebruikers
slecht
getraind
Systeem
wordt te
weinig
gebruikt
Klein
systeem
krijgt geen
intro op de
beurs
klein
minder
gebruik
systeem dan
bedoeld
klein
datum
externe
introductie op partijen lopen
beurs word
uit op
niet gehaald
planning
systeem te
zwaar voor
inhuizen via
een trap
project word
een te groot
succes
te zware
materialen
gebruikt
introductie
niet kunnen
verloopt beter voldoen aan
dan voorspelt de vraag van
klanten
middel
Beheers
Gevolg
verantwoor
delijke
maatregel
Datu
m
geree
d
Status
voor project
goede
projectleider
gering. Voor
instructie op
bedrijfsvoering
werkvloer
groter
geen intro bij
een groot
publiek
werken met projectleider
goede
contracten
en
afspraken
vastleggen.
Daarnaast
controleren
van planning
voor project
goed laten projectleider
gering. Voor
adviseren
bedrijfsvoering
door
groter
externe over
materiaal
gebruik
je loopt omzet
mis
alvast tijd
inplannen
bij externe
om
eventueel
Snel een
nieuwe te
maken
projectleider
12
IV.
Bijlage
Programma van Eisen
Randvoorwaarden
op netspanning kunnen draaien
voldoen aan veiligheids eisen
Bron
energie leverancier
arbo
Functionele eisen
moet minimaal 200 kg kunnen heffen
moet hoek bureaus kunnen heffen
binnen 20 min. Alleen op te zetten
opdrachtgever en gebruikers
opdrachtgever en gebruikers
gebruikers
Operationele eisen
verplaatsen van systeem na heffen bureau
zekering voor doorbranden besturingssysteem
gebruikers
opdrachtgever
Ontwerp en uitvoeringsbeperkingen
in bedrijfskleuren Martin Kok
Moet september 2012 gereed zijn
opdrachtgever
opdrachtgever
13