Toon gehele stuk - Gemeente Heemstede

Collegebesluit
Collegevergadering: 27 november 2012
ONDERWERP
Gebruik Microsoft Office continueren en nieuwe licenties aanschaffen
SAMENVATTING
De huidige versie van Microsoft Office wordt begin 2014 niet meer ondersteund. Om de continuïteit van
de bedrijfsvoering niet in gevaar te brengen dient deze versie vervangen te worden. Uit onderzoek naar
de mogelijkheden van gebruik van Open Office blijkt dat veel leveranciers van vakspecifieke applicaties
dit niet of niet actief ondersteunen. Een overgang naar Open Office zou de continuïteit van de
bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen en teveel capaciteit van de organisatie vragen.
BESLUIT B&W
1. Het gebruik van Microsoft Office continueren en nieuwe licenties aanschaffen voor de komende zes
jaar.
2. Dit collegebesluit ter informatie te versturen aan de commissie Middelen (C-stuk).
INHOUD
Inleiding
In 2004 zijn bij de vervanging van de gehele ICT Infrastructuur (hardware en diverse software) destijds
Licenties aangeschaft voor gebruik van Microsoft Office 2003. Op alle werkplekken wordt sindsdien
gebruik gemaakt van Microsoft Office 2003. Er zijn 37 vakspecifieke applicaties die een koppeling hebben
met Word of met Word en Excel. Daarnaast zijn er door verschillende afdelingen toepassingen in Excel of
Access in gebruik voor het bijhouden van gegevens en het verwerken van berekeningen. Sinds 2009
wordt Microsoft Office 2003 niet meer actief onderhouden door Microsoft. Kwetsbaarheden in de
programmatuur worden meestal nog wel opgelost maar dit heeft geen prioriteit bij Microsoft omdat de
officiële support is gestopt. Kwetsbaarheden zijn stukjes programmacode waar kwaadwillenden gebruik
van kunnen maken om toegang te krijgen tot de computer en de bestanden. Begin 2014 wordt de hele
support op Microsoft Office 2003 gestopt, er zijn dan 3 nieuwere versies in omloop.
Vervanging noodzakelijk
Omdat de support op Microsoft Office 2003 begin 2014 geheel gaat stoppen moet ruim voor die tijd de
overgang naar een andere versie of andere applicatie zijn afgerond. Het beveiligingsrisico bij niet
vervangen van MS Office 2003 zou te groot worden. Ook kan de continuïteit van de bedrijfsvoering niet
meer gegarandeerd worden als MS Office 2003 niet meer wordt ondersteund. Een aantal bedrijfskritische
applicaties heeft een koppeling met Office waarbij de output via Office cruciaal in het proces is.
Bijvoorbeeld de uitgifte van uittreksels en aktes, correspondentie van Sociale Zaken of berekeningen bij
Financiën. Daarnaast zijn er nu een aantal problemen met het gebruik van Outlook 2003 (een onderdeel
van Office 2003) in combinatie met de huidige mailserver. Bij niet vervangen van de oude versie 2003
zullen er in de toekomst meer problemen ontstaan, omdat onderliggende systemen en gekoppelde
applicaties vervangen moeten worden en dan niet meer samenwerken met Microsoft Office 2003.
Open Office
De Gemeente Heemstede voert het beleid om open source software te gebruiken waar dit mogelijk is. Dit
om de leveranciersafhankelijkheid te doorbreken, om transparantie te verhogen en indien mogelijk om
kosten te besparen. De afgelopen maanden is onderzocht wat de mogelijkheden en de voordelen en
nadelen zouden zijn van het overgaan naar een open source variant van Office. Hiertoe zijn een aantal
sporen bewandeld.
 De leveranciers van de applicaties die gekoppeld zijn met Microsoft Office zijn gevraagd of zij
ondersteuning en support leveren;
 Een aantal sjablonen en Excel sheets zijn getest met de open source variant;
 Ervaringen van andere gemeenten zijn verzameld.
593289
1/2
Collegebesluit
Collegevergadering: 27 november 2012
Resultaat onderzoek
Leveranciers
Uit het onderzoek onder de leveranciers blijkt dat bij achttien van de zevenendertig applicaties die
gekoppeld zijn met Microsoft Office geen ondersteuning wordt gegeven voor Open Office. Hieronder zijn
een aantal bedrijfskritische applicaties voor Sociale Zaken en voor Burgerzaken. Ook het gemeentebreed
gebruikte Document Management Systeem valt hieronder. Bij negen applicaties wordt ondersteuning op
een oudere versie van Open Office toegezegd. Bij verdere navraag blijkt dit een aantal jaar geleden voor
één gemeente aangepast te zijn en wordt dit niet actief ondersteund. Bij drie applicaties wordt beperkte
ondersteuning toegezegd of is een conversie noodzakelijk. Bij één applicatie verwacht de leverancier
geen probleem maar heeft hiermee nog geen ervaring. Een aantal leveranciers zijn niet tot slecht te
bereiken of kan nog geen uitsluitsel geven op onze vragen.
Sjablonen en werkbladen
Om gebruik te kunnen blijven maken van de sjablonen en werkbladen bij een overgang van Microsoft
Office naar Open Office zal er veel aangepast moeten worden of opnieuw gebouwd. Er zijn ongeveer 350
sjablonen in gebruik en tientallen spreadsheets.
Ervaring andere gemeenten
Een aantal gemeenten die de afgelopen jaren een serieuze poging hebben ondernomen om over te
stappen op Open Office zijn terug gekomen op dit besluit en gaan weer gebruik maken van Microsoft
Office. Er is geen gemeente gevonden waarbij het gebruik van Open Office een succesvol project is.
Conclusie
Aangezien bij een aantal bedrijfskritische applicaties geen koppeling met Open Office mogelijk is zal bij
deze applicaties een koppeling met Microsoft Office moeten blijven bestaan. Ook het gemeentebreed
gebruikte DMS biedt geen actieve ondersteuning. De gemeenten die de afgelopen jaren actief bezig zijn
geweest om samen met leveranciers de koppelingen mogelijk te maken hebben deze projecten
afgebroken. De complexiteit blijkt steeds groter dan voorzien. De inspanningen wegen uiteindelijk niet op
tegen het resultaat. Bij een overgang naar Open Office zou ook een aanzienlijke investering gedaan
moeten worden in het omzetten en aanpassen van de sjablonen in Word en van toepassingen in Excel.
De capaciteit van de eigen organisatie is niet toereikend om als koploper in een dergelijk groot en
complex traject te opereren. Om de continuïteit van de bedrijfsvoering te garanderen zal de komende zes
jaar Microsoft Office gebruikt blijven worden. Hiervoor zal de nieuwste licentie worden aangeschaft met
de verwachting dat dit voor zes jaar volstaat. Gezien de voortdurende veranderingen op ICT gebied,
software gebruik vanuit de cloud, toename van gebruik van apps op handzame apparatuur, zal over zes
jaar opnieuw gekeken worden wat dan de beste oplossing is.
FINANCIËN
In het beschikbaar gestelde krediet uit 2010 voor vervanging ICT Infrastructuur is ruimte vrij gehouden
om Office licenties aan te schaffen. Bij gebruik gedurende zes jaar van 155 Microsoft Office licenties zijn
de totale kosten € 100.000. Het krediet wat nog beschikbaar is (stand najaarsnota 2012 € 116.000), is
voldoende om de licenties voor Microsoft Office 2013 te bekostigen.
BIJLAGE
 Kenmerk: 593398 Onderwerp: Bijlage onderzoek mogelijkheden gebruik Open Office
593289
2/2