Brancheonderzoek zakelijke dienstverlening februari 2012

Medisch secretaresse
Ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en in het beroep
1
Colofon
Uitgave
september 2013
Teksten
ECABO
ECABO
ECABO is het kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven voor de economisch-administratieve,
ICT- en veiligheidsberoepen. In deze beroepen werken ongeveer twee miljoen Nederlanders. Bijna
83.500 leerlingen doen een mbo-opleiding in één van de ECABO-sectoren: dat is ongeveer 16% van
het hele mbo.
ECABO is een van de zeventien kenniscentra in ons land. Samen vormen wij de schakel tussen
beroepsonderwijs en bedrijfsleven, vanuit één gezamenlijk doel: een arbeidsmarkt in balans voor
iedereen. ECABO wil bijdragen aan de instroom van voldoende en goed opgeleide medewerkers voor
de kennissamenleving. ECABO houdt de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en in het
beroepsonderwijs daarom scherp in de gaten.
www.ecabo.nl
Informatie
Voor informatie over dit onderzoek kunt u terecht bij:
- Mariet van der Burgt
Secretariële opleidingen
[email protected]
-
Frits Wouda
Arbeidsmarktonderzoek
[email protected]
2
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 3
Leeswijzer ................................................................................................................................................ 4
Inleiding ................................................................................................................................................... 5
Wie hebben er meegewerkt aan het onderzoek?.................................................................................... 6
Highlights ................................................................................................................................................. 7
Samenvatting, conclusies en aanbevelingen .......................................................................................... 8
I.
werkgelegenheid, werk- en denkniveau / opleidingsachtergrond en vacatures .......................... 8
II.
Werkzaamheden van de medisch secretaresse ......................................................................... 9
III.
(Medische) kennis en houdingsaspecten ................................................................................ 9
IV.
Trends en ontwikkelingen ...................................................................................................... 10
V.
Veranderingen in het beroep van de medisch secretaresse in de komende 3 tot 5 jaar .......... 11
1. Arbeidsmarkt ..................................................................................................................................... 12
1.1 Functienamen van de medisch secretaresse .............................................................................. 12
1.2 Werkgelegenheid ......................................................................................................................... 12
1.3 Vereiste werk- en denkniveau ..................................................................................................... 13
1.4 Opleiding verwant aan het beroep .............................................................................................. 13
1.5 Opleidingsachtergrond respondenten ......................................................................................... 14
1.6 Bekendheid met opleiding medisch secretaresse ....................................................................... 15
1.7 Vacatures..................................................................................................................................... 15
2. Ontwikkelingen in het beroep............................................................................................................ 17
2.1 Veranderingen in het beroep ....................................................................................................... 17
2.2 Kennis en vaardigheden .............................................................................................................. 19
2.3 Werkzaamheden ......................................................................................................................... 21
2.4 Trends en ontwikkelingen ............................................................................................................ 25
Bijlagen .................................................................................................................................................. 27
Bijlage 1 Ontwikkeling aantal vacatures voor medisch secretaresse vanaf april – juni 2010 .... Error!
Bookmark not defined.
Bijlage 2 Veranderingen in het beroep. Bij figuur 2.2 ....................................................................... 28
Wat is er nog meer aan (arbeidsmarkt)informatie beschikbaar? .......................................................... 29
3
Leeswijzer
ECABO doet continu onderzoek naar de kwantitatieve en kwalitatieve ontwikkelingen op de
arbeidsmarkt. Daarin past ook dit onderzoek. De uitkomsten van dit onderzoek worden gebruikt bij het
actueel houden van het kwalificatiedossier: zo krijgt het bedrijfsleven de mensen die het nodig heeft.
ECABO heeft vertegenwoordigers van organisaties uit het werkveld van de medisch secretaresse
gevraagd welke ontwikkelingen zij zien op de arbeidsmarkt en in het beroep.
Welke betekenis hebben die ontwikkeling voor de mbo-opleiding medisch secretaresse? In deze
publicatie beschrijven we de belangrijkste uitkomsten.
In de conclusies en aanbevelingen vermelden we bovendien mogelijke acties van en
aandachtspunten voor ECABO. Scholen kunnen hun voordeel doen met de uitkomsten bij het
vormgeven van hun onderwijs. Bedrijven kunnen er in hun personeelsbeleid op inspelen.
4
Inleiding
Het ministerie van OC&W heeft de kenniscentra, waaronder ECABO, de opdracht gegeven om de
kwalificatiestructuur te herzien. Het kwalificatiedossier ‘secretariële beroepen’ omvat de kwalificaties
secretaresse niveau 3 en managementassistent/directiesecretaresse niveau 4. Daarbij is onder
andere mogelijk om te kiezen voor de keuzetaak medisch secretaresse niveau 4. De kwalificatie kan
worden gezien als een diploma- en exameneis voor de mbo-opleidingen. Binnen de kaders van een
kwalificatie kunnen onderwijsinstellingen zelf vorm geven aan hun onderwijs. Aan iedere kwalificatie
ligt een beroepscompetentieprofiel ten grondslag. Hierin staan de kerntaken en werkprocessen
beschreven die een ervaren beroepsbeoefenaar moet kennen en kunnen.
Dossier actueel houden
Zijn het huidige beroepscompetentieprofiel en kwalificatie van de mbo-opleiding medisch secretaresse
nog actueel? Om dat te bepalen heeft het sectorteam secretariële beroepen ECABO verzocht om
onderzoek te doen naar de ontwikkelingen in de sectoren waar de medisch secretaresse werkzaam is.
De resultaten, conclusies en aanbevelingen worden gepresenteerd in de sectorraad secretariële
beroepen die bestaat uit afgevaardigden uit het bedrijfsleven én het onderwijs en behartigt de
opleidingsbelangen voor de beroepsgroep. In dit rapport worden de resultaten van het onderzoek
beschreven. De ontwikkelingen en eventuele andere bevindingen worden meegenomen bij de
herziening van de keuzetaak medisch secretaresse (onderdeel van het kwalificatiedossier)
Wat doet de medisch secretaresse?
De medisch secretaresse moet in staat zijn zich goed uit te drukken. Ze heeft een voorlichtende
functie naar externen en in die hoedanigheid bepaalt zij veelal de eerste indruk vanuit de organisatie.
Zij heeft een eigen professionele houding door de veelvuldige omgang met verschillende
functionarissen op verschillende niveaus. Ze biedt zelfstandig ondersteuning aan het primaire proces
binnen de algemene kaders en procedures. Ze heeft een sterk sturende afhandeling van
administratieve werkprocessen met het oog op de financiële afwikkeling. Daarnaast is zij
verantwoordelijk voor de kwaliteit met betrekking tot interne en externe correspondentie en
voorlichting aan cliënten en verwijzende instanties. Geheimhouding is een vereiste omwille van de
privacy van cliënten.
5
Wie hebben er meegewerkt aan het onderzoek?
In juni 2013 is een vragenlijst uitgezet onder leerbedrijven van ECABO, erkend voor medisch
secretaresse. Ook is een deel van de vragen gepost op een aantal LinkedIn groepen. Dit heeft
geresulteerd in een respons van 66 ingevulde vragenlijsten van de leerbedrijven en 16 ingevulde
vragenlijsten via LinkedIn.
Van de 82 respondenten die de vragenlijst hebben ingevuld, voeren er 52 medisch secretariële
werkzaamheden uit. 32 respondenten hebben een leidinggevende functie. 17 daarvan combineren
leiding geven met het uitvoeren van medisch secretariële werkzaamheden. 11 geven leiding aan
medisch secretaresses maar voeren geen medisch secretariële werkzaamheden uit. De overige vier
leidinggevenden zijn werkzaam op een P&O afdeling of binnen een algemeen secretariaat. Daarnaast
is er een groep van 15 respondenten, bestaande uit o.a. opleidingsfunctionarissen (4x),
personeelsadviseurs (2x) en secretaresses (2x).
Fig. 1 Aantal respondenten per type organisatie (N=82)
(academisch) ziekenhuis poli
16
(academisch) ziekenhuis
14
divers
14
fysiotherapie
11
GGZ
10
zelfstandig behandelcentrum
6
revalidatiecentrum /…
medisch centrum
6
3
thuiszorg
2
0
5
10
15
20
De meeste respondenten werken op een afdeling of poli van een (academisch) ziekenhuis. Ook
respondenten werkzaam in een praktijk voor fysiotherapie of bij de GGZ zijn goed vertegenwoordigd.
In ‘divers’ zitten respondenten werkzaam bij o.a. een zorgverzekeraar, mytylschool, arbodienst, UWV
en een justitiële jeugdinstelling.
Conclusies en aanbevelingen
De conclusies en aanbevelingen zijn opgesteld in samenspraak met experts uit het werkveld en ter
beoordeling voorgelegd aan een klankbordgroep.
6
Highlights
1. De werkgelegenheid staat volgens een derde van de respondenten onder druk.
2. Naar verwachting neemt het aantal vacatures het komende jaar, in 2014, af.
3. Het beroep van medisch secretaresse zal de komende drie tot vijf jaar behoorlijk veranderen.
‘Effecten van digitalisering’ en ‘bredere inzetbaarheid’ worden het meest genoemd als reden.
4. Er wordt een groter beroep gedaan op ‘snapsnelheid’ en ‘snapvermogen’.
5. Mbo- en mbo/hbo niveau worden het meest genoemd als vereist werk en denkniveau.
6. Medische kennis is een vereiste. Welke kennis dat is hangt sterk af van het type organisatie
en afdeling waar de medisch secretaresse werkzaam is.
7. Het takenpakket wordt steeds breder, maar klassieke secretariële taken zoals
‘agendabeheer’, ‘onderhouden van het (digitale) archief’ en ‘verzorgen van de (medische)
correspondentie’ worden het meest genoemd als taken die vaak of regelmatig worden
uitgevoerd.
8. Een aan het beroep verwante opleiding is noodzakelijk, maar dat hoeft niet altijd een
specifieke medisch secretariële opleiding te zijn. In een aantal gevallen kan worden volstaan
met de opleiding managementassistent/directiesecretaresse. Via werkervaring, specifieke
cursussen en trainingen wordt dan de noodzakelijke medische kennis verkregen.
7
Samenvatting, conclusies en aanbevelingen
I.
werkgelegenheid, werk- en denkniveau / opleidingsachtergrond en
vacatures
Werkgelegenheid
Meer dan de helft van respondenten verwacht dat de werkgelegenheid voor de medisch secretaresse
stabiel zal blijven. Ruim een derde van de respondenten verwacht een daling van de werkgelegenheid
en een op de twintig verwacht een stijging.
‘Efficiënter werken’ en ‘afname van de werkzaamheden op dit niveau door toepassing van ICT’
worden het vaakst genoemd als reden van de verwachte daling van de werkgelegenheid.
Werk- en denkniveau / opleidingsachtergrond
Meer dan de helft van de respondenten geeft aan dat mbo niveau het vereiste werk- en denkniveau is
voor de medisch secretaresse. Vier van de tien respondenten geven mbo/hbo niveau aan.
Van de respondenten die die medisch secretariële werkzaamheden uitvoeren heeft ruim een derde
een mbo (voor)opleiding en een kwart een hbo (voor)opleiding. Bijna een kwart van de respondenten
geeft aan een havo/mms opleiding als hoogst genoten vooropleiding te hebben.
Ruim de helft van de respondenten geeft aan een (aanvullende) medisch secretariële opleiding,
cursus of training te hebben gevolgd. Dat varieert van een opleiding medisch secretaresse tot een
cursus medische terminologie, maar ook een meer algemene training zoals een training ICT
vaardigheden wordt genoemd.
Het merendeel van de respondenten vindt het belangrijk dat de medische secretaresse een opleiding
heeft genoten die verwant is aan het beroep. Een opleiding medisch secretaresse wordt door ruim
acht van de tien respondenten als een verwante opleiding genoemd, maar ook een secretariële
opleiding wordt door de helft van de respondenten aangemerkt als verwant.
Vacatures
Vier van de tien respondenten geven aan dat er het afgelopen jaar een vacature is geweest voor
medisch secretaresse. Van die vacatures zijn er vier van de tien vervuld door eigen personeel. Wordt
gekeken naar de opleidingsachtergrond, dan is ruim een derde van de vacatures vervuld door
kandidaten met een medisch secretariële opleidingsachtergrond en een derde door kandidaten met
een secretariële opleidingsachtergrond. Twee derde van de kandidaten had een mbo opleiding als
hoogst afgeronde vooropleiding.
Voor het komende jaar verwacht één op de zeven respondenten een vacature voor medisch
secretaresse. Dit is beduidend minder dan het aantal respondenten dat aangeeft het afgelopen jaar
een vacature te hebben gehad. Deze verwachte afname van het aantal vacatures sluit aan bij de
vacatureontwikkeling van Jobfeed (bijlage 1).
Bij het vervullen van een vacature gaat de voorkeur uit naar eigen personeel (interne mobiliteit). De
meest gewenste vooropleiding is een medisch secretariële opleiding, gevolgd door een secretariële of
medische vooropleiding. Als gewenst opleidingsniveau wordt zowel mbo als mbo/hbo niveau
genoemd. Het aantal respondenten dat de voorkeur geeft aan een kandidaat met werkervaring is even
groot als het aantal respondenten dat aangeeft geen voorkeur te hebben.
Conclusies
De verwachting is dat de werkgelegenheid in zijn geheel zal dalen. Ook het aantal vacatures zal naar
verwachting van de respondenten het komend jaar, in 2014, afnemen. Deze daling sluit aan bij de
vacatureontwikkeling van Jobfeed (bijlage 1). Daarin is te zien dat de afname van het aantal vacatures
voor medisch secretaresse de afgelopen twee jaar groter is dan mbo totaal.
Respondenten geven aan dat er bij het vervullen van een vacature geen duidelijke voorkeur bestaat
voor een kandidaat met werkervaring of een schoolverlater.
8
Als vereist opleidingsniveau voor de medisch secretaresse worden mbo en mbo/hbo niveau genoemd.
Er wordt een steeds groter beroep gedaan op ‘snapsnelheid’ en ‘snapvermogen’ en ook is de
verwachting dat als gevolg van bezuinigingen en toepassing van ICT, de medisch secretaresse
efficiënter moet gaan werken, breder wordt ingezet en haar taken een accentverschuiving krijgen van
uitvoerend naar coördinerend en controlerend.
Een opleiding die verwant is aan het beroep wordt door de respondenten belangrijk gevonden, maar
hoeft niet altijd een specifieke medisch secretariële opleiding te zijn. Een opleiding
managementassistent/directiesecretaresse volstaat ook volgens een aantal respondenten.
Aanbevelingen ECABO
-
Vooralsnog geen extra werving van medisch secretaresses noodzakelijk
Mbo niveau 4 is het minimale vereiste opleidingsniveau
Breed opleiden i.v.m. brede inzetbaarheid en verandering van taken
Medisch secretariële opleiding niet altijd noodzakelijk, maar wel een pre bij sollicitaties en het
functiepakket kan daardoor inhoudelijk interessanter zijn.
II. Werkzaamheden van de medisch secretaresse
Secretariële taken zoals het beheren van de agenda, het verzorgen van de (medische)
correspondentie en het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief, worden het meest
genoemd als taken die vaak of regelmatig worden uitgevoerd door de medisch secretaresse. Maar
ook ‘notuleert en/of werkt (medische) verslagen uit’ en ‘verzorgt het spreekuur’ wordt door meer dan
de helft van de respondenten genoemd. Reizen en accommodaties regelen en eenvoudige medische
handelingen verrichten, worden het minst genoemd.
Conclusies
Hoewel de meerderheid van de respondenten aangeeft dat het takenpakket van de medisch
secretaresse steeds breder wordt, worden de ‘klassieke’ secretariële taken zoals het beheren van de
agenda, het verzorgen van de correspondentie en het onderhouden van het archief, het meest
genoemd als taken die de medisch secretaresse veel of regelmatig uitvoert1
Aanbevelingen ECABO
-
Aandacht blijven houden voor de traditionele secretariële taken, maar ook aandacht voor de
accentverschuiving van uitvoerende naar coördinerende en controlerende werkzaamheden.
III. (Medische) kennis en houdingsaspecten
Negen van de tien respondenten vinden dat de medisch secretaresse (enige) medische kennis moet
hebben. ‘Medische terminologie’ en ‘kennis van regelgeving m.b.t. bewaartermijnen’ worden het meest
genoemd. Maar ook ‘kennis van de organisatie van de gezondheidszorg in Nederland’, ‘financiering
van de gezondheidszorg, DBC/DOT’, ‘de meest voorkomende diagnostiek’ en ’therapie en het
menselijk lichaam (anatomie, fysiologie en pathologie)’ wordt door meer dan twee derde van de
respondenten belangrijk gevonden.
‘Communicatief en sociaal vaardig zijn’ en ‘kunnen werken in complexe werksituaties met veel
dynamiek’ worden het meest genoemd als belangrijkste houdingsaspecten. Het ‘beschikken over
1
Vanuit de GGZ is de volgende opmerking gemaakt. Als gevolg van de veranderingen in financiering
en organisatie van de zorg veranderen de werkzaamheden van secretariaten en komt de klassieke
secretaresse niet of nauwelijks meer voor binnen de ggz. Het uitwerken van correspondentie en
notuleren van vergaderingen is nog maar minimaal onderdeel van het dagelijkse werk. De focus ligt
voornamelijk op ondersteuning aan het primaire proces en de sturende afhandeling van
administratieve werkprocessen die in de ggz een op een verbonden zijn aan de financiële afwikkeling.
9
goede schriftelijke vaardigheid’ en ‘beschikken over goede mondelinge taal en spreekvaardigheid’
worden het minst genoemd.
Conclusies
De medisch secretaresse moet zeker medische kennis hebben. Welke kennis dat precies is kan per
type organisatie verschillend zijn. Kennis van ‘de meest voorkomende diagnostiek en therapie’ en
‘meest voorkomende ziekten en ziektebeelden’ kan per organisatie en zelfs per afdeling verschillen.
Daarentegen zal kennis van ‘medische terminologie’, ‘regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van
medische gegevens’ en ‘de organisatie van de gezondheidszorg in Nederland’ voor alle medisch
secretaresses, ongeacht het type organisatie waar ze werkzaam zijn, een vereiste zijn.
Respondenten hebben aangegeven welke houdingsaspecten zij het belangrijkst vinden.
‘Communicatieve en sociale vaardigheid’ alsmede ‘het kunnen werken in een complexe werksituatie
met veel dynamiek’, worden het meest genoemd. Andere houdingsaspecten worden minder genoemd,
maar zijn naar het oordeel van een aantal respondenten ook essentiële houdingsaspecten van de
medisch secretaresse.
Aanbevelingen ECABO
-
-
Het accent in de opleiding dient te liggen op algemene (medische) kennis. Specifieke kennis
wordt opgedaan via werkervaring, trainingen en cursussen (binnen de organisatie of
specifieke trainingsinstituten)
Alle genoemde houdingsaspecten zijn belangrijk, in het bijzonder de communicatieve en
sociale vaardigheden.
Studenten moeten worden voorbereid op het kunnen werken in een complexe werksituatie
met veel dynamiek.
IV. Trends en ontwikkelingen
Negen van de tien respondenten zijn het eens met de stelling dat er een groter beroep wordt gedaan
op ‘snapsnelheid en snapvermogen’ om het werk van medisch secretaresse goed te blijven doen.
Zes van de tien respondenten zijn het eens met de stelling dat het takenpakket van de medisch
secretaresse steeds breder wordt. Een op de vijf geeft neutraal aan en een op de twintig is het met de
stelling oneens.
Een kwart van de respondenten is het eens met de stelling dat het gebruik van social media steeds
belangrijker wordt voor het werk van de medisch medewerker. Een derde geeft neutraal aan en bijna
een kwart is het met de stelling oneens.
Iets minder dan een kwart is het eens met de stelling dat de medisch secretaresses gebruik maken
van de mogelijkheden van ‘Het nieuwe werken’. Een derde geeft neutraal aan en drie van de tien
respondenten is het met de stelling oneens.
Conclusies
Op ‘snapsnelheid en snapvermogen’ wordt een steeds groter beroep gedaan. Ook vindt een groot
deel van de respondenten dat het takenpakket van de medisch secretaresse steeds breder wordt.
Het gebruik van social media en ‘het nieuwe werken’ is voor een groot deel van de respondenten nog
niet actueel. De vraag is of dat in de toekomst anders zal zijn. De aard van de werkzaamheden maakt
dat veel medisch secretaresses op vaste tijden op hun werkplek dienen te zijn. Het gebruik van social
media in het belang van de organisatie of om kennis te delen, lijkt op dit moment ook minder aan de
orde voor de medisch secretaresse.
Aanbevelingen ECABO
- Aandacht in de opleiding voor het niveau van de werkzaamheden; een half woord moet voldoende
-
zijn om tot actie over te gaan.
Hoewel het gebruik van social media en Het Nieuwe Werken nog maar beperkt hun intrede
hebben gedaan zal omwille van de brede inzetbaarheid van medisch secretaresses en mogelijke
toekomstige ontwikkelingen aandacht aan deze onderwerpen moeten worden besteed in de
opleiding.
10
V. Veranderingen in het beroep van de medisch secretaresse in de
komende 3 tot 5 jaar
Twee derde van de respondenten verwacht dat het beroep van medisch secretaresse de komende 3
tot 5 jaar behoorlijk zal veranderen.
‘Effecten van digitalisering’ en ‘bredere inzetbaarheid’ worden door de respondenten het meest
genoemd als redenen voor die verandering. Maar ook ‘hogere eisen vanuit de organisatie’ en
‘economische factoren’ worden veel genoemd.
Conclusies
De veranderingen die respondenten verwachten, hangen deels samen met bezuinigingen en daarmee
samenhangend, bredere inzetbaarheid en efficiënter werken en vinden voor een deel hun oorsprong
in de effecten van digitalisering waardoor een verschuiving van de werkzaamheden optreedt; minder
papier en meer digitaal, meer controlerend en meer faciliterend. Kennis van diverse software
programma’s is een vereiste. Daarnaast worden cliëntgroepen complexer waardoor hogere eisen aan
communicatieve vaardigheden worden gesteld en worden door marktwerking in de zorg
klantvriendelijkheid en gastvrijheid speerpunten bij een aantal organisaties.
Aanbevelingen ECABO
- Het aanleren van digitale vaardigheden is van groot belang in de opleiding medisch
-
secretaresse.
Aan sociale en communicatieve vaardigheden moet veel aandacht worden besteed.
o Patiënten worden steeds assertiever, maken actief gebruik van het internet om dingen
uit te zoeken en vertonen soms agressief gedrag wanneer de dienstverlening hen niet
aanstaat of zaken niet in het ziektekostenpakket zijn opgenomen.
o Vanwege de marktwerking in de zorg worden klantvriendelijkheid en gastvrouwschap
steeds belangrijker
11
1. Arbeidsmarkt
Respondenten hebben vragen beantwoord over ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Vragen zijn
gesteld over de functienaam van de medisch secretaresse, de werkgelegenheid, het vereiste werk- en
denkniveau, de opleidingsachtergrond, opleidingen verwant aan het beroep, bekendheid met de
opleiding medisch secretaresse, vacatures en vacaturevervulling.
1.1 Functienamen van de medisch secretaresse
De meest genoemde namen zijn medisch secretaresse en (afdeling-, senior-, coördinerend-, directie-)
secretaresse. Beiden zijn 20 keer genoemd. (Office-, operationeel-) manager / managementassistent
wordt 13 keer genoemd en (polikliniek) assistent 6 keer. Verder komen namen voor als
zorgcoördinator, afdelingshoofd, leidinggevende poli, coördinator zorgadministratie, etc.
1.2 Werkgelegenheid
Hoe verwacht u dat de werkgelegenheid voor medisch secretaresse zich de komende drie tot
vijf jaar binnen uw bedrijf / instelling zal ontwikkelen?
Fig. 1.1 Verwachte ontwikkeling werkgelegenheid de komende drie tot vijf jaar. N=82
0 5
0%
56
10%
20%
30%
sterke stijging
32
40%
stijging
50%
stabiel
60%
daling
70%
6 1
80%
sterke daling
90%
100%
onbekend
Meer dan de helft van respondenten (56%) verwacht dat de werkgelegenheid voor de medisch
secretaresse stabiel zal blijven. Eén op de twintig (5%) verwacht een stijging en ruim een derde van
de respondenten (38%) verwacht een daling van de werkgelegenheid.
Wat is de reden van de verwachte stijging?
‘Toename van bedrijfsactiviteiten’ en ‘toename regeldruk / hogere eisen die aan verantwoording c.q.
verslaglegging worden gesteld’ worden door 3 respondenten genoemd als reden van de verwachte
stijging.
Wat is de reden van de verwachte daling?
Fig. 1.2 Redenen verwachte daling werkgelegenheid. N=19
afname van werkzaamheden door toepassing van ICT
13
efficiënter werken
13
een andere reden
9
hoger opleidingsniveau vereist
5
doktersassistenten nemen de taken over
4
0
5
10
15
‘Efficiënter werken’ en ‘afname van de werkzaamheden op dit niveau door toepassing van ICT’
worden het vaakst genoemd als reden van de verwachte daling van de werkgelegenheid. ‘Een hoger
12
opleidingsniveau vereist’ en ‘doktersassistenten nemen de taken over’ wordt door respectievelijk vijf
en vier respondenten genoemd. Negen respondenten geven ‘een andere reden’ aan. Toelichting:
- er komen andere functies met andere competenties voor in de plaats
- bezuinigingen in de zorg (4x)
- artsen moeten meer administratieve verrichtingen zelf doen
- reorganisatie
1.3 Vereiste werk- en denkniveau
Voor de medisch secretaresse in mijn organisatie is minimaal het volgende werk en
denkniveau vereist.
Fig. 1.3 Vereiste werk- en denkniveau medisch secretaresse. N= 82
0
0%
44
10%
20%
54
30%
40%
hbo
50%
mbo/hbo
mbo
60%
70%
vmbo
anders
02
80%
90%
100%
Mbo niveau wordt door het grootste van de respondenten (55%) genoemd als het vereiste werk- en
denkniveau voor de medisch secretaresse. Mbo/hbo niveau wordt door ruim vier van de tien
respondenten (44%) genoemd. Hbo niveau en vmbo niveau worden niet genoemd.
1.4 Opleiding verwant aan het beroep
Ik vind het belangrijk dat een medisch secretaresse een opleiding heeft genoten die verwant is
aan het beroep.
Fig. 1.4 Belangrijk dat de medisch secretaresse een opleiding heeft genoten die verwant is aan het
beroep. N=82
56
0%
10%
20%
helemaal eens
30%
32
40%
50%
enigszins eens
neutraal
60%
70%
enigszins oneens
7
80%
90%
4 1
100%
helemaal oneens
De overgrote meerderheid van de respondenten (88%) is het eens met de stelling dat de medische
secretaresse een opleiding moet hebben genoten die verwant is aan het beroep.
Welke opleiding is dat dan? En welk opleidingsniveau? (meerdere antwoorden mogelijk)
Fig. 1.5 Aan het beroep van medisch secretaresse verwante opleidingen. N=71
medisch secretariële opleiding
60
secretariële opleiding
36
opleiding tot doktersassistent
11
anders
specifieke vakopleiding
4
2
0
10
20
30
40
50
60
13
Opleidingsrichting
Een opleiding medisch secretariële wordt door de meeste respondenten (85%) genoemd als opleiding
die verwant is aan het beroep. De helft van de respondenten (51%) geeft (eveneens) een secretariële
opleiding aan. Een specifieke vakopleiding wordt het minst genoemd (2 respondenten). Vier
respondenten geven ‘anders’ aan. Toelichting:
- medische registratie
- communicatie
- medische terminologie
Opleidingsniveau
De helft van de respondenten (50%) geeft mbo niveau aan als gewenst opleidingsniveau aan en bijna
eenzelfde percentage (49%) geeft mbo/hbo aan. 1% geeft hbo niveau aan.
1.5 Opleidingsachtergrond respondenten
Wat is uw hoogste afgeronde (voor)opleiding?
Deze vraag is uitsluitend beantwoord door respondenten die hebben aangegeven medisch
secretariële werkzaamheden uit te voeren.
Fig. 1.6 Opleidingsachtergrond respondenten. N=56
mbo
10%
23%
36%
hbo
havo/mms
31%
overig
Ruim een derde van de respondenten (36%) die medisch secretariële werkzaamheden uitvoert heeft
een mbo opleiding als hoogste afgeronde (voor)opleiding. Iets minder dan een derde (31%) heeft een
hbo opleiding en een kwart van de respondenten (23%) geeft aan een havo/mms opleiding als hoogst
genoten vooropleiding te hebben. ‘Overig’ bestaat uit 6 respondenten, waarvan 4 met een vmbo/mavo
opleiding en 2 met een vwo/hbs opleiding.
Van de 20 respondenten die een mbo diploma als hoogst afgeronde (voor)opleiding hebben
genoemd, hebben er 9 een secretariële opleiding, 8 een opleiding medisch secretaresse en 3 een
andere opleiding:
- facilitaire opleiding
- ziekenverzorgster
De 17 respondenten die een hbo opleiding als hoogst afgeronde (voor)opleiding hebben genoemd
hebben de volgende opleidingen gevolgd:
- (Office) management (3x)
- PDB
- Voeding en diëtiek
- Gerechtstolk
- Fysiotherapie (2x)
- Bachelor cultureel erfgoed
- PABO
- Junior communicatieadviseur
- Psychologie
- Financiële opleiding
14
Heeft u daarnaast nog een (aanvullende) medisch secretariële opleiding, cursus of training
gevolgd?
30 respondenten geven aan een (aanvullende) medisch secretariële opleiding, cursus of training te
hebben gevolgd. 10 respondenten hebben een opleiding medisch secretaresse gevolgd, 6 een
secretariële opleiding, 5 een opleiding (case-, office-) management, 4 een cursus medische
terminologie, 3 ICT vaardigheden. Daarnaast zijn er nog diverse andere opleidingen, cursussen en
trainingen gevolgd, zoals audiometrie (2x), psychologie (2x), boekhouden (2x), administratie (2x),
communicatieve vaardigheden (2x), doktersassistente en pr.
1.6 Bekendheid met opleiding medisch secretaresse
Bent u bekend met de opleiding medisch secretaresse die op de Regionale Opleidingscentra
(ROC’s) wordt gegeven? Heeft u contact met een ROC in uw omgeving?
Fig. 1.7 Bekendheid met de opleiding medisch secretaresse. N=66
bekend met de opleiding
niet bekend met de opleiding
38%
38%
62%
bekend met de opleiding en
contact met een ROC
24%
bekend met de opleiding,
maar geen contact met een
ROC
Bijna twee derde (62%) van de respondenten is bekend met de opleiding medisch secretaresse die op
de ROC’s wordt gegeven. Ruim een derde (38%) heeft contact met een ROC in de omgeving.
1.7 Vacatures
Is er het afgelopen jaar binnen de vestiging van uw bedrijf / instelling een vacature geweest
voor medisch secretaresse?
Fig. 1.8 Vacatures afgelopen jaar voor medisch secretaresse. N=64
6%
ja
42%
52%
nee
onbekend
Vier van de tien respondenten (42%) geven aan dat er het afgelopen jaar een vacature is geweest
voor medisch secretaresse. Iets meer dan de helft (52%) geeft aan dat dat niet het geval is. 6% geeft
onbekend aan.
15
Hoe is deze vacature vervuld? Wat was de werkervaring en opleidingsachtergrond?
Fig. 1.9 opleidingsachtergrond medewerker bij vervulling vacature medisch secretaresse (meer
antwoorden mogelijk). N=27
eigen personeel
12
med/sec achtergrond
10
secretariële achtergrond
9
medische achtergrond
3
anders
2
onbekend
1
0
2
4
6
8
10
12
(Opleidings)achtergrond
12 respondenten geven aan dat één of meer vacatures zijn vervuld door ‘eigen personeel’. 10
respondenten geven aan dat één of meer vacatures zijn vervuld door een kandidaat met een medisch
secretariële opleidingsachtergrond, 9 door een kandidaat met een secretariële opleidingsachtergrond
aan, 3 met een medische opleidingsachtergrond en 1 respondent geeft onbekend aan.2 respondenten
geven ‘anders’ aan. Toelichting:
- flexwerker
- docentenopleiding en communicatiewetenschappen
Opleidingsniveau
21 keer is aangegeven dat de vacature is vervuld door een kandidaat met een mbo
opleidingsachtergrond, 10 keer met een mbo/hbo opleidingsachtergrond, 2 keer een hbo
opleidingsachtergrond en 1 keer met een vmbo opleidingsachtergrond.
Werkervaring
16 keer is aangegeven dat een kandidaat met werkervaring (>1 jaar) de vacature heeft vervuld en 6
keer een schoolverlater (<1 jaar). Van de 12 keer dat is aangegeven dat een vacature is vervuld door
eigen personeel gebeurde dat 6 keer door een medewerker die al als medisch secretaresse werkte en
6 keer door een medewerker die voorheen een andere functie had.
Verwacht u het komende jaar een vacature voor medisch secretaresse binnen de vestiging van
uw bedrijf / instelling?
Fig. 1.10 Verwachting vacatures komend jaar voor medisch secretaresse. N=81
27
15
ja
nee
58
onbekend
Van de 81 respondenten geven 12 respondenten (15%) aan het komende jaar een vacature voor
medisch secretaresse te verwachten. Zes van de tien respondenten (58%) geeft aan dat niet te
verwachten. Een kwart (27%) geeft ‘onbekend’ aan.
16
Waar gaat de voorkeur van de organisatie naar uit bij de vervulling van een vacature voor
medisch secretaresse? Hoeveel werkervaring en welke opleidingsachtergrond?
Fig. 1.11 Voorkeur opleidingsachtergrond medisch secretaresse bij vervulling vacature (meer
antwoorden mogelijk). N=12
eigen personeel
8
med/sec achtergrond
8
secretariële achtergrond
3
medische achtergrond
2
anders 0
0
2
4
6
8
10
12
(Opleidings)achtergrond
8 keer is de voorkeur voor eigen personeel (interne mobiliteit) genoemd, 3 keer voor een kandidaat
met een secretariële opleidingsachtergrond, 8 keer voor een kandidaat met een medisch secretariële
opleidingsachtergrond en 2 keer voor een kandidaat met een medische opleidingsachtergrond.
Opleidingsniveau
9 keer is als gewenst opleidingsniveau mbo aangegeven, 12 keer mbo/hbo.
Werkervaring
6 keer is aangegeven dat de voorkeur uitgaat naar een kandidaat met werkervaring (>1 jaar), 1 keer
voor een recent gediplomeerde (< 1 jaar) en 6 keer is aangegeven dat er geen voorkeur is.
2. Ontwikkelingen in het beroep
Respondenten hebben vragen beantwoord over de veranderingen in het beroep, de kennis die de
medisch secretaresse moet hebben, de werkzaamheden die worden uitgevoerd en hebben ze
gereageerd op een viertal stellingen.
2.1 Veranderingen in het beroep
Het beroep van medisch secretaresse zal de komende 3 tot 5 jaar behoorlijk veranderen.
Fig. 2.1 Het beroep van medisch secretaresse zal de komende 3 tot 5 jaar behoorlijk veranderen.
N=82
23
0%
10%
44
20%
helemaal eens
30%
40%
enigszins eens
30
50%
neutraal
60%
70%
enigszins oneens
80%
11
90%
100%
helemaal oneens
Twee derde van de respondenten (67%) is het eens met de stelling dat het beroep van medisch
secretaresse de komende 3 tot 5 jaar behoorlijk zal veranderen. Iets minder dan een derde (30%)
geeft neutraal aan en 2% is het met de stelling oneens.
Waar zit die verandering in?
Aan de respondenten die het eens zijn met de stelling is gevraagd welke van onderstaande redenen
van toepassing zijn en indien mogelijk een toelichting te geven.
17
In figuur 2.2 zijn de redenen kort weergegeven. Voor een volledige beschrijving zij bijlage 2.
Fig. 2.2 Redenen waarom het beroep van medisch secretaresse verandert. N= 52
effecten digitalisering
49
bredere inzetbaarheid
44
economische factoren
35
hogere eisen / kwaliteitsnormen vanuit…
34
aard van het klantcontact
26
veranderd werk- en denkniveau, namelijk
23
effecten social media
21
veranderende wet- en regelgeving
20
aantal klantcontacten
16
anders, namelijk
6
0
10
20
30
40
50
Effecten digitalisering (49 respondenten, 94%)
Toelichting:
- Binnen het ziekenhuis wordt hard gewerkt aan verregaande digitalisering, met name merkbaar
bij de statusverwerking en het correspondentieproces.
- Professionals doen steeds meer zelf, dus de werkzaamheden op het secretariaat worden
meer controlerend en de werkzaamheden verschuiven.
- Effecten digitalisering zijn enorm en niet te stoppen. Uitwerken van brieven is bijna geheel
komen te vervallen. Taal is en blijft belangrijk omdat de secretaresse meestal de brief
controleert op volledigheid en taalfouten moet kunnen corrigeren.
- Elektronisch dossier i.p.v. papieren versie.
- Minder werkzaamheden voor medisch secretaresses door invoering elektronisch
patiëntendossier.
- Meer kennis van software. Ook online portals kunnen bedienen voor anamnese afnemen en
afspraken maken.
- Digitaal aanmelden, digitaal afnemen van vragenlijsten, digitale behandelingen zijn in opmars.
Secretariaat heeft hierbij een faciliterende rol.
Bredere inzetbaarheid (44 respondenten, 85%)
Toelichting:
- Belangrijk om op meerdere plaatsen ingezet te kunnen worden en dat betekent een bredere
opleiding en snel kunnen schakelen.
- Doordat steeds efficiënter gewerkt moet worden door de professionals, komen meer taken bij
het secretariaat te liggen.
- Binnen ons ziekenhuis is de verwachting dat er in de toekomst minder medisch secretaresses
zullen zijn, gelet op de verandering in werkzaamheden. Er zal meer behoefte zijn aan
doktersassistenten.
- Functie zal inhoudelijk breder worden. Meer plannen en meer voorbereidende
werkzaamheden voor de arts.
Economische factoren (35 respondenten. 67%)
Toelichting:
- Bezuinigingen in de zorg.
- Efficiënter werken met minder personeel.
- Eerder een doktersassistente aannemen, omdat die breder inzetbaar is, medisch gezien.
- Alles moet snel en efficiënt, daardoor stressbestendig zijn.
Hogere eisen / kwaliteitsnormen vanuit de organisatie (34 respondenten, 65%)
Toelichting:
- Er worden steeds hogere eisen gesteld door de zorgverzekeraars.
18
-
Klant staat centraal en kan overal shoppen. Klantvriendelijkheid en gastvrijheid zijn
speerpunten binnen de organisatie.
Aard van het klantcontact (26 respondenten, 50%)
Toelichting:
- Onze doelgroep wordt complexer en dat betekent dat het gezinssysteem en de daarbij
horende contacten ook complexer worden.
- Steeds meer contacten zijn telefonisch en virtueel.
- Klantcontact zal steeds belangrijker worden. Ruimere openingstijden en professioneler
handelen richting patiënten. Echt service bieden.
Veranderend werk- en denkniveau
Door 23 respondenten (44%) genoemd. Alle 23 respondenten verwachten dat het niveau zal stijgen.
Toelichting:
- Basale werkzaamheden zijn komen te vervallen, bijv. het uitwerken van gedicteerde brieven.
Daarvoor in de plaats komen steeds meer controle werkzaamheden.
- Digitaal vaardiger. Werken met verschillende systemen/software. Meer initiatief/proactief
werken.
- Centrale regie op complexe risicovolle processen. Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het
totale werk/zorgproces.
- Werkzaamheden worden steeds specialistischer.
- Pro actief signaleren van veranderingen in patiëntenstromen en gevolgen voor inrichting
spreekuren, specifieke zorgpaden.
- Werken voor meerdere specialismen. Toenemende kennis van vakgebied i.v.m. de
telefoonbeantwoording.
Effecten social media (21 respondenten, 40%)
Toelichting:
- Doen we nu nog niets mee, maar gaat in de toekomst zeker komen.
- Alertheid op houding, gedrag en uitstraling poli. E.e.a. ligt eventueel sneller op straat.
Veranderende wet- en regelgeving (20 respondenten, 38%)
Toelichting:
- Vanaf 2014 bepalen zorgverzekeraars wat een instelling mag gaan behandelen. De
veranderingen die dat met zich meebrengt zijn nog af te wachten
- Verandering in wet- en regelgeving vraagt om steeds meer administratieve handelingen
- Voortdurend op de hoogte zijn van veranderingen (zoals bij DOT).
Aantal klantcontacten (16 respondenten, 31%)
Toelichting:
- Nemen niet alleen toe, maar worden ook lastiger. Klanten worden steeds mondiger en soms
zelfs agressief
- Wordt minder door bijvoorbeeld aanmeldzuilen
Anders (6 respondenten, 12%)
Toelichting:
- Zeer flexibele werkhouding vereist
- Groeien in coördineren en leiding geven
2.2 Kennis en vaardigheden
Respondenten zijn gevraagd of de medisch secretaresse (enige) medische kennis moet hebben en
welke kennis dat is. Ook is gevraagd naar de belangrijkste vaardigheden die de medisch secretaresse
moet hebben.
19
De medisch secretaresse moet zeker (enige) medische kennis hebben.
Fig. 2.3 De medisch secretaresse moet zeker (enige) medische kennis hebben. N=81
54
0%
10%
20%
helemaal eens
30%
37
40%
enigszins eens
50%
60%
neutraal
5 21
70%
80%
enigszins oneens
90%
100%
helemaal oneens
Een grote meerderheid van de respondenten (91%) is het eens met de stelling dat de medisch
secretaresse (enige) medische kennis moet hebben. 5% geeft neutraal aan en 3% is het met de
stelling oneens.
De medisch secretaresse in mijn organisatie / afdeling moet kennis hebben van:
Deze vraag is alleen beantwoord door respondenten die het (helemaal of enigszins) eens zijn met
voorgaande stelling.
Fig. 2.4 De medisch secretaresse in mijn organisatie / afdeling moet kennis hebben van N=77
medische terminologie
69
regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van
medische gegevens
52
organisatie van de gezondheidszorg in
Nederland
21
menselijk lichaam (anatomie, fysiologie en
pathologie)
enigszins eens
neutraal
35
45
20%
40%
enigszins oneens
41
23
48
19
0%
17
31
32
algemene ziekteleer; meest voorkomende
ziekten en ziektebeelden
8 30
42
39
meest voorkomende diagnostiek en therapie
5 30
38
36
financiering van de gezondheidszorg (DBC/DOT)
helemaal eens
23
17
9 5
18
10 4
18
60%
51
80%
13
4
100%
helemaal oneens
Negen van de tien respondenten (92%) zijn het eens met de stelling dat de medisch secretaresse
kennis moet hebben van medische terminologie. Nagenoeg hetzelfde percentage (91%) geldt voor
kennis van regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van medische gegevens. Meer dan twee derde van de
respondenten is eens met de stellingen dat de medisch secretaresse kennis moet hebben van
organisatie van de gezondheidszorg in Nederland (78%), financiering van de gezondheidszorg,
DBC/DOT (70%), meest voorkomende diagnostiek en therapie (69%) en het menselijk lichaam
(anatomie, fysiologie en pathologie) (67%). Bijna twee derde van de respondenten (64%) is het eens
met de stelling dat de medisch secretaresse kennis moet hebben van Algemene ziekteleer; meest
voorkomende ziekten en ziektebeelden.
Andere (medische) kennis die is genoemd:
- Psychiatrische ziektebeelden
- ICT en organisatie
- Bejegening, gastvrijheid, cultuur, teamwork, logistieke stromen
20
Overige opmerkingen:
- De (medisch) secretaresse blijft een secretaresse en heeft geen medische
verantwoordelijkheid, maar voert secretariële werkzaamheden uit voor specialisten. Om die
reden is kennis niet noodzakelijk.
- Medische kennis noodzakelijk voor het werken binnen een GGZ afdeling.
- Vooral belangrijk wat de medische termen betekenen en hoe ze gespeld/geschreven worden.
- De administratie is binnen onze organisatie het belangrijkst. Het is wel handig voor de
correspondentie dat je kennis hebt van de terminologie, maar dat hoeft niet.
- Bij dezelfde functie binnen hetzelfde ziekenhuis, maar een andere afdeling worden er andere
eisen gesteld.
- Algemene kennis van de diagnostiek van het ziektebeeld van de afdeling waar je werkt is fijn,
maar leer je al doende.
- Ik vind het belangrijk dat de medisch secretaresse verstand van zaken heeft, dat geeft
vertrouwen.
- Meest voorkomende ziekten/ziektebeelden, diagnostiek en therapie zijn natuurlijk per poli
verschillend.
Wat zijn voor de medisch secretaresse in uw organisatie de 3 belangrijkste houdingsaspecten?
Fig. 2.5 Belangrijkste houdingsaspecten. N=65
communicatief en sociaal vaardig zijn
30
kunnen werken in complexe werksituaties met…
27
klantgericht zijn
24
kunnen plannen en organiseren
22
omgaan met vertrouwelijke gegevens
21
nauwkeurig zijn
19
pro-actief denken en handelen
16
goed kunnen samenwerken
10
beschikken over goede schriftelijke vaardigheid
9
beschikken over goede mondelinge taal of…
anders
8
3
0
10
20
30
‘Communicatief en sociaal vaardig zijn’ wordt het meest genoemd als belangrijkste houdingsaspect
voor de medisch secretaresse. 46% van de respondenten is het daar mee eens. Daarna volgen
‘kunnen werken in complexe werksituaties met veel dynamiek’ (42%) en ‘klantgericht zijn’ (37%). Het
minst genoemd worden ‘beschikken over goede schriftelijke vaardigheid’ (14%) en ‘beschikken over
goede mondelinge taal of spreekvaardigheid’ (12%). 3 respondenten geven anders aan. Toelichting:
- Alle genoemde houdingsaspecten zijn belangrijk voor het goed uitvoeren van het beroep (3x)
2.3 Werkzaamheden
Van de werkzaamheden in figuur 2.6 is gevraagd of de medisch secretaresse deze vaak, regelmatig
of zelden uitvoert. Ook wordt gevraagd of de werkzaamheid in de organisatie voorkomt en of het een
taak van de medisch secretaresse is of van een andere functionaris in de organisatie.
21
Fig. 2.6 Werkzaamheden van de medisch secretaresse. N=81
beheert de agenda
75
verzorgt de (medische) correspondentie
59
onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief
verzorgt het spreekuur
22
verricht handelingen in het DBC/DOT
22
10
organiseert bijeenkomsten
regelt reizen en accomodaties
verricht eenvoudige medische handelingen
28
43
voert financiële werkzaamheden uit
15
6
5 6
23
16
11
43
26
40
26
16
19
32
60
7 4
26
20
21
7
6
14
26
6
25
14
22
14
7 40
33
36
2 51
30
54
notuleert en/of werkt (medische) verslagen uit
onderhoudt het relatienetwerk
16
25
26
14
6
9
37
33
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
vaak
regelmatig
zelden
geen taak voor de medisch secretaresse
komt niet voor in onze organisatie/afdeling
Meer dan acht van de tien respondenten geven aan dat de medisch secretaresse vaak of regelmatig
de volgende werkzaamheden verricht: ‘beheert de agenda (91%), verzorgt de (medische)
correspondentie (89%)' en ‘onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief’ (87%).
‘Notuleert en/of werkt (medische) verslagen uit’ (64%) en ‘verzorgt het spreekuur’ (57%) wordt door
meer dan de helft van de respondenten genoemd.
‘Voert financiële werkzaamheden uit’(44%), ‘verricht handelingen in het DBC/DOT (37%), ‘onderhoudt
het relatienetwerk’ (36%) en organiseert bijeenkomsten wordt door ruim een derde van de
respondenten genoemd.
Ruim één op de tien respondenten geeft aan dat de medisch secretaresse vaak of regelmatig reizen
en accommodaties regelt (13%) en eenvoudige medische handelingen verricht (11%).
Een aantal werkzaamheden behoort wel tot het takenpakket van de medisch secretaresse, maar komt
zelden voor. Dit geldt volgens ruim vier van de tien respondenten voor ‘bijeenkomsten organiseren’
(43%). Volgens een kleiner aantal respondenten geldt dit ook voor ‘onderhouden van het
relatienetwerk’ (32%), (medische) verslagen uitwerken of notuleren’ (25%), ‘reizen en accommodaties
regelen’ (23%), handelingen in het DBC/DOT verrichten (20%). ‘Beheert de agenda’ (2%) is het minst
genoemd.
Ruim een derde van de respondenten geeft aan dat ‘het regelen van reizen en accommodaties’ (37%)
en ‘het verrichten van eenvoudige medische handelingen’ (33%) niet voorkomen in de eigen
organisatie. Een kwart van de respondenten geeft aan dat ‘handelingen verrichten in het DBC/DOT’
(25%) en ‘het verzorgen van het spreekuur’ (26%) niet in de eigen organisatie voorkomen.
Vier van de tien respondenten geven aan dat ‘het verrichten van eenvoudige medische handelingen’
(40%) geen taak is voor de medisch secretaresse. Het ‘uitvoeren van financiële werkzaamheden’
(26%), ‘onderhouden van het relatienetwerk’ (26%) en ‘regelen van reizen en accommodaties’ (26%)
is volgens een kwart van de respondenten geen taak voor de medisch secretaresse.
22
Maken de volgende activiteiten deel uit van het verzorgen van het spreekuur?
Fig. 2.7 Activiteiten die deel uitmaken van het verzorgen van het spreekuur. N=34
maakt (telefonisch) vervolgafspraken met patiënten voor
het spreekuur in het patiëntenregistratiesysteem
neemt de documenten in ontvangst, zoals een
verwijzing, brief of ziektekostenpas
verwerkt de gegevens in het systeem i.v.m. de
financieel administratieve afhandeling
verwijst of begeleidt patiënten naar de juiste arts of
afdeling
32
31
26
24
voorziet de patiënt van (medische) informatie
23
zoekt voor aanvang van het spreekuur de statussen,
dossiers en foto's op
21
andere activiteiten
2
0
5
10
15
20
25
30
35
Het maken van (telefonische) vervolgafspraken met patiënten voor het spreekuur in het
patiëntenregistratiesysteem wordt het meest genoemd. 94% van de respondenten die hebben
aangegeven dat het verzorgen van het spreekuur tot het takenpakket van de medisch secretaresse
behoort, geeft dit aan. Daarna volgen ‘neemt de documenten in ontvangst, zoals een verwijzing, brief
of ziektekostenpas’(91%), ‘verwerkt de gegevens in het systeem i.v.m. de financieel administratieve
afhandeling’ (81%), ‘verwijst of begeleidt patiënten naar de juiste arts of afdeling’ (71%), ‘voorziet de
patiënt van (medische) informatie’ (67%), ‘zoekt voor aanvang van het spreekuur de statussen,
dossiers en foto’s op’(62%). ‘Andere activiteiten’ wordt door 2 respondenten genoemd. Toelichting:
- Vaccinatieschema’s bijhouden, aanvraag onderzoeken volgens protocol klaarleggen,
coördinatie transplantatievoorbereidingen
- Naast vervolgafspraken ook logistiek omtrent afname bloed en urine (labbriefjes, orders in het
systeem zetten)
Welke handelingen worden in het DBC/DOT verricht?
De volgende handelingen zijn door één of meer respondenten genoemd:
- DBC openen; patiëntgegevens invoeren. Registreren van diverse verrichtingen. Spreekuur
afsluiten e.d.
- DBC handelingen mogen uitsluitend door hulpverleners worden uitgevoerd.
- Alleen aanvinken van de juiste codes
Behoren de volgende taken tot de financiële werkzaamheden?
Fig. 2.8 Taken die tot de financiële werkzaamheden horen. N=32
houdt een urenadministratie bij
19
beheert kleine budgetten en handelt financiële
zaken af
17
andere activiteiten
11
houdt een projectadministratie bij
6
beoordeelt offertes en leveringscontracten en stelt
leveringscondities op
4
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
23
Het bijhouden van een urenadministratie wordt het meest genoemd. 60% van de respondenten die
hebben aangegeven dat financiële werkzaamheden tot het takenpakket van de medisch secretaresse
behoort, geeft dit aan. Daarna volgen ‘beheert kleine budgetten’ en ‘handelt financiële zaken af’
(53%), ‘houdt een projectadministratie bij’ (6 respondenten) en ‘beoordeelt offertes en
leveringscontracten en stelt leveringscondities op’ (4 respondenten).
‘Andere activiteiten’ wordt door 11 respondenten genoemd. Toelichting:
- Declareren (bij zorgverzekeraar) (7x)
- Factureren, betalingsherinneringen opstellen
- Consulten van cliënten bijhouden
- Administratie bank
Welke eenvoudige medische handelingen verricht de medisch secretaresse?
De volgende handelingen zijn door één of meer respondenten genoemd:
- Assisteren bij kleine ingrepen
- Meten van: lengte, gewicht, buikomvang, temperatuur, bloeddruk
- Ogentest
Tabel 1 Indien een taak wel voorkomt in de organisatie, maar geen taak is voor de medisch
secretaresse, wie voert de taak dan wel uit:
Taak
Uitgevoerd door
verzorgt het spreekuur
-
poli assistente (2x)
arts
doktersassistente
verricht handelingen in het DBC/DOT
-
poli assistente
verzorgt de medische correspondentie
-
zorgcoördinator
voert financiële werkzaamheden uit
-
afdeling financiën (4x)
zorgcoördinator
notuleert en/of werkt medische verslagen uit
-
zorgcoördinator
onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief
-
zorgcoördinator
beheert de agenda
-
zorgcoördinator
organiseert bijeenkomsten
-
zorgcoördinator
senior secretaresse
regelt reizen en accommodaties
-
arts
zorgcoördinator
verricht eenvoudige medische handelingen
-
doktersassistente
verpleegkundige (2x)
arts
zorgcoördinator
onderhoudt het relatienetwerk
-
directie secretaresse
officemanager
zorgcoördinator
Andere werkzaamheden die zijn genoemd:
- Assisteren bij artsen
- Dossiers opzoeken en klaarzetten (meerdere keren genoemd)
- Telefoon beantwoorden (meerdere keren genoemd)
- Verwerken verwijzingen, intakes plannen en regelen
- Invoeren patiëntgegevens in het EPD
- Plannen van trainingen
- Verzorgt/coördineert administratieve proces bij opname en ontslag
.
24
2.4 Trends en ontwikkelingen
Aan de respondenten is gevraagd in hoeverre ze het eens zijn met de volgende stellingen:




Het takenpakket voor de medisch secretaresse wordt steeds breder
Er wordt een groter beroep gedaan op ‘snapsnelheid en snapvermogen’ om het werk van de
medisch secretaresse goed te blijven doen
Medisch secretaresses maken gebruik van de mogelijkheden van ‘Het Nieuwe Werken’ (tijd
en plaats onafhankelijk werken).
Gebruik van social media wordt steeds belangrijker voor het werk van de medisch
secretaresse
Fig. 2.9 Het takenpakket voor de medisch secretaresse wordt steeds breder. N=82
25
0%
10%
34
20%
helemaal eens
30%
40%
enigszins eens
50%
neutraal
21
60%
70%
80%
enigszins oneens
20
90%
100%
helemaal oneens
Zes van de tien respondenten (59%) zijn het eens met de stelling dat het takenpakket voor de
medisch secretaresse steeds breder wordt. Een vijfde (23%) geeft neutraal aan en 2% is het oneens
met de stelling.
Fig. 2.10 Er wordt een groter beroep gedaan op ‘snapsnelheid en snapvermogen’ om het werk van de
medisch secretaresse goed te blijven doen. N=82
25
0%
10%
34
20%
helemaal eens
30%
40%
enigszins eens
50%
neutraal
21
60%
70%
80%
enigszins oneens
0
90%
100%
helemaal oneens
Negen van de tien respondenten (89%) zijn het eens met de stelling dat er een groter beroep wordt
gedaan op de ‘snapsnelheid en snapvermogen’ om het werk van de medisch secretaresse goed te
blijven doen. Een op de vijf (21%) geeft neutraal aan en 1% is het oneens met de stelling.
Fig. 2.11 Medisch secretaresses maken gebruik van de mogelijkheden van ‘Het Nieuwe Werken’ (tijd
en plaats onafhankelijk werken). N=82
7
0%
16
10%
20%
helemaal eens
30
30%
40%
enigszins eens
16
50%
neutraal
60%
70%
enigszins oneens
13
80%
90%
100%
helemaal oneens
Bijna een kwart van de respondenten (23%) is het eens met de stelling dat de medisch secretaresse
gebruik maakt van de mogelijkheden van ‘Het Nieuwe Werken’. Iets minder dan een derde (30%)
geeft neutraal aan en een bijna even groot deel (29%) is het oneens met de stelling.
25
Fig. 2.12 Gebruik van social media wordt steeds belangrijker voor het werk van de medisch
secretaresse. N=82
8
0%
17
10%
20%
helemaal eens
35
30%
40%
enigszins eens
50%
neutraal
12
60%
70%
enigszins oneens
80%
10
90%
100%
helemaal oneens
Een kwart van de respondenten (25%) is het eens met de stelling dat het gebruik van social media
steeds belangrijker wordt voor het werk van de medisch secretaresse. Ruim een derde (35%) geeft
neutraal aan en meer dan een op de vijf respondenten (22%) is het met de stelling oneens.
Zaken die nog niet aan de orde zijn geweest?
Een respondent geeft aan dat de werkdruk erg hoog is en dat het vak van medisch secretaresse wordt
onderschat wat betreft medische kennis en kennis van medicatie. Het blijft mensenwerk en je zou niet
alles moeten willen digitaliseren. Patiënten zijn erg gebaat bij persoonlijke aandacht. Zorglogistiek en
hospitality lijken als onderwerpen wat te ontbreken.
26
Bijlagen
Bijlage 1
Ontwikkeling van het aantal mbo vacatures in het verlengde van de opleidingen Medisch
secretaresse vanaf april – juni 2010
Onderstaande figuur toont de ontwikkeling van het aantal vacatures in relatieve zin. Het aantal
vacatures in de eerste periode (april 2010 - april 2011) wordt op 100 gesteld en de daaropvolgende
perioden worden met deze eerste periode vergeleken. Door deze wijze van presenteren kunnen niet
alleen de ontwikkelingen per kwalificatie zichtbaar worden gemaakt, maar kunnen deze ook worden
vergeleken met de ontwikkelingen ECABO totaal en mbo totaal.
120
100
80
60
40
20
0
Medisch secretaresse
apr 2010 apr 2011
apr 2011 apr 2012
apr 2012 apr 2013
ECABO
aug 2010 aug 2011
aug 2011 aug 2012
MBO
dec 2010 dec 2011
dec 2011 dec 2012
Jobfeed, bewerking ECABO
27
Bijlage 2
Veranderingen in het beroep. Bij figuur 2.2
-
Veranderd werk- en denkniveau, namelijk <hoger / lager>
-
Bredere inzetbaarheid (b.v. één afsprakenbureau voor meerdere poli’s van een ziekenhuis).
-
Aard van het klantcontact (b.v. minder face to face en meer digitaal contact)
-
Aantal klantcontacten (b.v. klanten melden zich zelf aan)
-
Effecten digitalisering
-
Effecten social media
-
Economische factoren (b.v. bezuinigingen).
-
Veranderende wet- en regelgeving (b.v. meer of minder administratieve lasten)
-
Hogere eisen / kwaliteitsnormen vanuit de organisatie (b.v. kwaliteitskeurmerken en
certificaten zoals HKZ of ISO certificering)
-
Anders, namelijk…
28
Wat is er nog meer aan (arbeidsmarkt)informatie beschikbaar?
In de uitgave ‘Perspectief op werken en leren in de Secretariële beroepen 2013 – 2017’ schetst
ECABO actuele ontwikkelingen op de arbeidsmarkt- en stagemarkt. Wat zijn de kansen voor mensen
met een mbo-opleiding? Hoe makkelijk of moeilijk komen werkgevers aan goede mensen?
Arbeidsmarktonderzoeken worden gedupliceerd op de website van ECABO:
www.ecabo.nl/arbeidsmarkt
Scholen zowel publiek als privaat kunnen hun voordeel doen met de uitkomsten bij het vormgeven
van hun onderwijs. Bedrijven en organisaties kunnen met hun personeelsbeleid op dit onderzoek
inspelen.
Verder vindt u op onze website ook de volgende onderzoeken:
 Onderzoek onder secretaresses 2012
 Secretariële beroepen 2010
Online in contact blijven?
ECABO heeft op online netwerk LinkedIn de klankbordgroep Secretariële-en Financieel
administratieve beroepen. U wordt van harte uitgenodigd om zich hierbij aan te sluiten.
Een uitgave van ECABO
© 2013
ECABO, kenniscentrum beroepsonderwijs en bedrijfsleven
Disketteweg 6
Postbus 1230
3800 BE Amersfoort
Telefoon 033 450 46 46
Fax 033 450 46 66
[email protected]
www.ecabo.nl
Twitter @ecabowerkt
29