projectaanpak - CultuurProfielScholen

Projectaanpak
INLEIDING
Van droom naar werkelijkheid: de kracht van planmatig werken
Om als cultuurcoördinator grip te houden op de diverse te realiseren ambities, is het goed om
planmatig te werken. Projectmatig werken biedt een handvat voor planmatig werken en is een goed
instrument om beleidsprocessen te beheersen, Vanwege de gestelde begrenzing in tijd en middelen,
maar ook omdat het afgesloten wordt met een concreet projectresultaat.
We gaan hier in op aandachtsgebieden voor projectmatig werken en de ingrediënten van een goed
projectplan. Ook vindt u hier formats voor een projectplan, begroting en plan van aanpak.
INFORMATIE
Projectmatig werken biedt een handvat om ideeën en wensen om te zetten in concrete plannen. Maar
ook een handvat om deze plannen uit te voeren, te evalueren en verbeteren. Het kenmerkt zich door
een duidelijke beschrijving van doelen, middelen, uitvoerders en tijdspad van een afgebakende
eenheid. Het beperkt zich niet tot deze beschrijving of het initieel ontwerp, maar het gaat ook om het
tonen van visie, goed leiderschap, gestuurde uitvoering en evaluatie.
Voordeel van projectmatig werken is dat het leidt tot efficiëntie en effectiviteit bij de uitvoering van
het beleid. De vele ideeën die op een school leven kunnen namelijk beter geleid worden, mits ze in
duidelijk omschreven projecten zijn omgezet. Een project kan klein zijn, bijvoorbeeld het opzetten
van een leerlingenraad, of groot zoals de invoering van een cultuurstroom of de cultuurprofilering van
de school. Als het een dergelijk groot plan betreft, spreekt men eerder van een beleidsplan, of bij de
VCPS van het Cultuurprofielplan. In deelprojectplannen worden delen van het beleid uitgewerkt.
AANDACHTSGEBIEDEN VAN PROJECTAANPAK
1
Fases en aspecten van een project
Nadat het idee is geboren en het initiatief is genomen (formuleren van de opdracht en het
samenstellen projectgroep) wordt het 'wat' vastgesteld. Daarbij wordt in het projectplan gedefinieerd
wat het projectresultaat zal moeten zijn. De basis voor dit resultaat en de daaraan gekoppelde
activiteiten ligt in de visie of de ambities van de school. Pas als deze in gezamenlijkheid geformuleerd
zijn, kan invulling worden gegeven aan de projectfasen.
In de ontwerpfase wordt een beeld van de toekomstige situatie – in de zin van te behalen doelen – op
een zo concreet mogelijke wijze geschetst. In sommige gevallen, bijvoorbeeld bij grote
veranderingen, kan het helpen een pilot of een 'change-lab' op te zetten om de voor- en nadelen van
bepaalde keuzes te doorgronden.
In het plan van aanpak wordt gedetailleerd beschreven hoe het project uit gevoerd zal
worden. Van belang is om te bedenken welke acties en activiteiten nodig zijn voor de
Idee
initiatief
diverse aspecten van het project. Deze aspecten hebben betrekking op:
• de inhoud (wat);
•
de organisatie (hoe: tijd, middelen en mensen);
•
het gedrag/handelen van de docenten/begeleiders en de leerlingen (verwachtingen
en competenties);
•
Wat:
definitie
de sturing hierop (rol van de betrokkenen zelf, de projectgroep, de directie en
overleg).
Let op dat ook tijdens de realisatie of uitvoering het van belang is dat er voldoende
sturing en ondersteuning is.
Hoe te
maken:
Voorbereiding
Evaluatie kan plaatsvinden door middel van een gesprek of in de vorm van een enquête.
Zowel voorbereiding als uitvoering kan onderwerp van evaluatie zijn. Feedback kan
gevraagd worden aan projectleden, uitvoerders, buitenstaanders en vooral leerlingen.
De wijze van bevragen is afhankelijk van de doelgroep.
Maken:
realisatie
Evaluatie &
Verbetering
2
Regie
Om de ambities van de school te realiseren, is een duidelijke regie nodig. Regie in de vorm van
subtiele steun, motivering of stimulering, soms door concrete aansturing of coördinatie. Binnen het
krachtenveld van een schoolorganisatie vragen verschillende elementen – organisatie, inhoud en
gedrag –om coördinatie en aansturing.
Een goede projectaanpak biedt hiertoe een oplossing, Door de concrete beschrijving van hoe u uw
doelen wilt behalen, borgt u enerzijds de aandacht voor de realisatie van het hoe, wanneer, wie en
wat en anderzijds de aandacht voor de beheersaspecten.
TIJD
BEHEERSASPECTEN
GELD
KWALITEIT
INFORMATIE
ORGANISATIE
2
ANALYSE VAN EXTERNE COMMUNICATIE
De schoolleiding – en namens de schoolleiding ook de cultuurcoördinator – dient te zorgen dat de
beheersaspecten in voldoende mate aanwezig zijn voor de uitvoering van het project.
3
Projectgroep
Gewerkt wordt met een kleine projectgroep of stuurgroep. Deze zet de koers en de lijnen uit en
bespreekt welke mensen uit de school betrokken zijn of worden bij de uitvoering. Van belang is dat
de opdracht voor deze groep duidelijk is gedefinieerd. Dit kan doordat de opdracht door de OR (MR),
de docentenvergadering of schoolleiding is aangestuurd. Ook als de projectgroep zichzelf in het leven
heeft geroepen, is een duidelijke beschrijving nodig van wat zij wil bereiken. In dat geval dient steun
dan wel een akkoord gevraagd te zijn bij de leiding (of OR / docententeam). Binnen de projectgroep
moeten de taken helder onderling verdeeld zijn.
4
Cultuurcoördinator als projectcoördinator
In de praktijk zal de cultuurcoördinator ook vaak de
projectcoördinator zijn van diverse projecten.
In het schema hiernaast is de rol van de
Rol van Cultuurcoördinator in de
verschillende Kunst en cultuurscenario’s
scenario's Kunst & cultuur
cultuurcoördinator vanuit de mogelijke Kunst en
cultuurscenario's uitgewerkt
5
Strategisch denken
De cultuurcoördinator (projectcoördinator) is kartrekker van de projectgroep. Om deze rol zo goed
mogelijk te spelen en de taken goed
uit te voeren, is inzicht in strategisch
denken en handelen ten aanzien van
de beleidscyclus in een school nodig.
Als de coördinator zich bewust is van
wat deze beleidscyclus betekent voor
zijn handelen, kan hij op het juiste
moment de goede strategie kiezen.
Bijgaande 'Achtbaan' geeft daarvoor
inzicht als reminder voor het verloop
van het proces in cycli. Vaak zit de
coördinator in het midden op het
kruispunt van beleid en
implementatie. De coördinator houdt
alle fasen in evenwicht door die
achtbaan steeds – met de klok mee
– te doorlopen
3
PROJECTAANPAK
6
Leiderschap
Een leider geeft sturing op verschillende fronten. Leiderschap vindt op meerdere niveaus plaats. Er is
leiderschap ten aanzien van de rol en verantwoordelijkheid van de coördinator, de projectgroepleden,
de docenten en niet te vergeten het management van de school. Het gaat daarbij onder andere ook
om de invulling van leiderschap.
We geven enkele vuistregels voor goed leiderschap:
• passie uitstralen;
•
organisatie
inh
ou
d
eigenaarschap (zowel eigen verantwoording nemen als
zorgvuldig en planmatig (oog voor detail);
•
communicatief ('schakelen');
•
voorbeeldgedrag;
•
congruent zijn/geloofwaardig.
7
Resultaat
g
dra
Ge
NG
•
I
UR
ST
eigenaarschap delen);
De opbrengsten die zijn geformuleerd in het projectplan, worden uitgewerkt in een actieplan of plan
van aanpak. Dit is de voorbereiding op de realisatiefase. Voor het maken van zo'n 'plan van aanpak'
en een projectplan kunt u gebruik maken van de formats in dit gedeelte. Echter, hoe goed een format
ook is, een plan staat of valt bij de beschrijving van de resultaten. Als de te behalen doelen niet
geformuleerd of vaag zijn, kunt u nooit nagaan of het project geslaagd is. Een onbevredigend gevoel
dat 'iets' niet helemaal goed ging, kan vervolgens in de weg staan van projecten in de toekomst
omdat er geen gefundeerde evaluatie plaats kan vinden.
8
Evaluatie
In de projectaanpak spelen structurele tussentijdse evaluaties en eindevaluaties een belangrijke rol.
In de evaluatiefase wordt op basis van controleerbare gegevens en beoordelingen teruggekeken op
de realisatie van het project. Daarbij horen afspraken over de gegevens die voor de evaluatie- en
verbeterfase nodig zijn. Op basis van deze gegevens worden conclusies getrokken die leiden tot
eventuele voorstellen tot aanpassing van het project. Evaluatie heeft als einddoel kwaliteitsbewaking
en verbetering.
DE BASISELEMENTEN VAN EEN GOED PROJECTPLAN
a
•
Een korte omschrijving van het project
Doelstelling
•
Aanleiding
•
Activiteiten
•
Probleem dat opgelost wordt door het project
•
doelgroep (wie profiteert van de resultaten)
b
•
Planning
Start- en einddatum
•
Tussentijdse oplevermomenten
c
•
Randvoorwaarden en risico's
Welke risico's loopt u in dit project en neemt u daar maatregelen tegen?
4
PROJECTAANPAK
•
Welke randvoorwaarden moeten zijn vervuld om het project te doen slagen en welke maatregelen
neemt u om die randvoorwaarden te creëren?
d
•
Partners en samenwerkingsverbanden
Welke partners zijn betrokken in het project en waaruit bestaat hun bijdrage?
•
Welke afspraken zijn gemaakt tussen de partners met betrekking tot verdeling van inbreng,
opbrengst en risico's?
•
Zijn de afspraken geformaliseerd? Zo ja, hoe (offerte of contract)?
e
•
Organisatie van het project
Stuurgroep
•
Projectmanagement
•
Projectleden
•
Penvoerderschap
f
•
Communicatie
Hoe worden de projectresultaten gecommuniceerd?
•
Welke promotionele en communicatieve activiteiten worden georganiseerd?
•
Hoe wordt het project onder de aandacht gebracht?
•
Op welke wijze wordt tussen partners gecommuniceerd?
g
•
Kwaliteit
Hoe wordt de kwaliteit van de uitvoering geborgd?
•
Welke controle en verantwoordingsmechanismen zijn er?
•
Welke (meetbare) resultaten zijn als doelstelling opgenomen?
Meestal apart beschreven:
h
•
Activiteitenplan
Omschrijving van de activiteiten
•
Verdeling van taken
•
Beschrijving van de resultaten en deelproducten
•
Gedetailleerd tijdspad
i
•
Begroting
Personele lasten
•
Materiële lasten
•
Financiering en eventuele cofinanciering
•
Gevraagde bijdrage
PROJECTMATIG WERKEN EN ICT
De keuze voor projectmatig werken is een keuze voor aangenaam samenwerken, maar zeker ook een
keuze voor efficiëntie en effectiviteit. Hierdoor levert het op de lange termijn kwaliteit op. Efficiëntie
en effectiviteit vragen om ICT-oplossingen. Daarom is het aan te raden om bij het opzetten van een
project meteen ook digitale ondersteuning te zoeken. Een eenvoudige manier kan zijn om binnen de
eigen ELO een kalender en besloten plek te creëren voor de uitwisseling van documenten en interne
discussie. Er is ook speciale software zoals Google docs, Microsoft Sharepoint, Projectspace,
enzovoort. Voor het traceren van de laatste ontwikkelingen kunt u het best een beroep doen op een
trendwatcher of management websites.
5
PROJECTAANPAK
FORMAT VOOR EEN PROJECTPLAN, EEN PLAN VAN AANPAK EN EEN BEGROTING
Omdat een projectplan een aantal vaste onderdelen heeft, is het bij het schrijven van een projectplan
praktisch een format te gebruiken als leidraad. U kunt onderstaand voorbeeld gebruiken of er een
eigen format mee samenstellen.
VOORBEELD FORMAT PROJECTPLAN
PROJECTPLAN
Naam school / locatie / afdeling
Wie bedacht de
noodzaak van dit
Opdrachtgever
plan?
Titel project
Wat is de titel van
het (deel)project?
Een korte omschrijving van het project
Aanleiding: welk
probleem moet
opgelost worden
door het project?
Doelstellingen
Wat moeten we
ontwikkelen? (Geef
aan binnen welk
kader dit
(deel)project valt
(visie, programma,
activiteiten,
enzovoort.)
Resultaat
Wat moet het
specifieke
resultaat; product
of activiteit van dit
project zijn?
Doelgroep leerlingen
Voor welke groep
leerlingen
ontwikkelen we?
Doelgroep docenten
Welke docenten
moeten er mee
kunnen werken?
6
PROJECTAANPAK
Start en opleverdatum
Hoe lang mogen
we over dit project
doen?
TUSSENTIJDSE OPLEVERMOMENTEN
Welke tussentijdse
oplevermomenten
zijn er?
Organisatie van het project
Wat is de
Projectcoördinator
samenstelling van
de projectgroep en
hoe zijn de taken
verdeeld?
Projectleden
Wie zitten er in het
ontwikkelteam, wie
zijn de projectmedewerkers?
Communicatie
Hoe worden de
projectresultaten
gecommuniceerd,
bijvoorbeeld
tussen diverse
partners? Denk
ook aan promotie.
Randvoorwaarden, risico's en kwaliteit
Welke
randvoorwaarden
en maatregelen
zijn nodig? Wat
zijn de risico's en
hoe borgt u de
kwaliteit
(evaluatiemomenten)?
7
PROJECTAANPAK
Partners en samenwerkingsverbanden
Welke partners zijn
betrokken, welke
afspraken zijn er
gemaakt en hoe
zijn deze
geformaliseerd?
8
PROJECTAANPAK
VOORBEELD FORMAT 'PLAN VAN AANPAK'
PLAN VAN AANPAK
Welke activiteiten
moeten
ondernomen
Nr.
Activiteiten
Uitvoerder
Uren
Gereed
worden om het
doel te bereiken?
Wie voert de
activiteit uit? In
hoeveel tijd?
Wanneer gereed?
1
Denk als één van
de eerste
activiteiten ook
aan een
inventarisatie van
materiaal. Wat is
er al op dit
terrein ?
2
Hoe
gedetailleerder de
verschillende
stappen apart
worden
beschreven hoe
makkelijker het is
om de voortgang
van het project
aan te sturen.
3
9
PROJECTAANPAK
4
Plan ook enkele
overlegmomenten
in.
5
Hoe lang mogen
we over dit project
doen?
Evaluatie
Welke evaluatieactiviteiten plant u
om het
ontwikkelproces te
bewaken en om
het ontwikkelde
materiaal te
verbeteren?
Projectcoördinatie
In de regel 10%
van de totale
projecttijd. Denk
aan
voorbereidingstijd
voor
vergaderingen,
overleg met
directie, overleg
met andere
geledingen,
enzovoort.
10
PROJECTAANPAK
Projectoverleg
Vast onderdeel om
elkaar te
informeren, kennis
te delen en te
ontwikkelen.
Draagvlak
Denk aan
activiteiten om het
draagvlak op
school te vergroten
Communicatie en PR
Denk aan
informatievoorziening naar
collega's,
(toekomstige)
leerlingen en
ouders, culturele
instellingen,
gemeente. Vergeet
de krant niet in te
lichten.
11
PROJECTAANPAK
VOORBEELD FORMAT BEGROTING
Tenslotte een voorbeeld format voor het opstellen van een begroting.
BEGROTING
Intern
Naam medewerker
Overige kosten
Aantal uren
Totaal aantal uren
inhuren externen
€
Vergader/verblijfskosten
€
Literatuur
€
Materiaalkosten
€
Huur apparaten
€
Scholing
€
Overige kosten
€
Totale activiteitenkosten
€
Totaal
€
Onvoorzien 1 tot 13%
€
Totaal kosten
€
BRONNEN EN VERWIJZINGEN
LITERATUUR
•
Bont, S. de (2009). Persoonlijke effectiviteit in projecten. Den Haag: Academic Service.
•
Grit, R. (2008). Projectmanagement. Groningen: Noordhoff Uitgevers.
•
Lingsma, M. & A. Boers (2010). Help! Ik leid een project. Multi Media Coach.
•
Newton, R. (2006). Projectmanagement. Amsterdam: Pearson Education Uitgeverij.
•
NS Competence Center Project Management (2005). Projecten op de rails. Kluwer.
•
Quant, P. (2006). Je project op de rails: In 15 stappen. Waaier.
•
Savelsbergh, C. e.a. (2010). Projectmatig werken: de basis. Houten: Spectrum.
•
Verhaar, J. (2007). Het project. Boom: Lemma uitgevers.
•
Wijnen, G. e.a. (2007). Projectmatig werken. Houten: Spectrum.
12
PROJECTAANPAK
DEZE WEBSITE
•
swot-analysestrategischkiezen.pdf
•
scenarioskunstencultuur.pdf
Andere beleidsondersteunende documenten op deze website:
• visieopcultuureducatie.pdf
•
subsidieseenstappenplan.pdf
•
samenwerkingspartners.pdf
•
monitoring.pdf
•
communicerenoverhetcultuurprofiel.pdf
WEBSITES
•
http://nl.wikipedia.org/wiki/Project
•
http://www.leren.nl/cursus/management/projectmanagement/projectplan.html
•
http://www.managersonline.nl/
•
http://www.managementboek.nl/
•
http://www.frankwatching.com
Samenwerkingssoftwaremarkt is constant in beweging, informatie over de laatste ontwikkelingen
•
http://www.projectplace.nl/Over-Projectplace
•
http://www.mkbservicedesk.nl/2912/hoe-kan-online-werken-met-google.htm
•
http://sambam.nl/
SCHOOLVOORBEELD
TITUS BRANDSMALYCEUM, OSS
Locatie van Het Hooghuis
Molenstraat 30
5341 GD Oss
Contactpersoon: Paul van der Heijden
E [email protected]
T 0412 - 224180
I www.hethooghuis.nl
Schoolportret: http://www.cultuurprofielscholen.nl/schoolportretten/titus-brandsmalyceum
Project Schoolradio
Het Titus Brandsmalyceum (TBL) is in samenwerking met locatie West begonnen met het zoeken naar
verbindingen op het gebied van kunst en cultuur. Zo ontstond het idee een schoolradiozender te
beginnen waar leerlingen, docenten en ouders zich kunnen presenteren en informatie en ervaringen
worden gedeeld. Radio 3FM was bereid te helpen bij het opzetten van de Radio DJ-opleiding voor het
ontwikkelen van nieuw talent.
De volgende stappen zijn doorlopen.

Cultuurcoördinator komt met een plan en formeert een werkgroep met gemotiveerde collega's.

Samenwerking zoeken met andere instanties.

Gezamenlijk het plan uitwerken en presenteren aan de directie.

Realiseren van het plan, evalueren en verder ontwikkelen.
Doelstelling
Een internet radiozender opzetten voor het Hooghuis met als doel:
13
PROJECTAANPAK

verbinding van alle locaties, leerlingen, docenten en ouders;

onderwijskundige meerwaarde aanbieden;

opleiding en ervaring aanbieden op het gebied van radio- en studiotechniek;

aanbieden van informatie over de verschillende locaties, activiteiten, projecten, prestaties en
presentaties van leerlingen;

PR.
Onderwijskundige meerwaarde

Podcasting lessen: de site van ‘Hooghuis FM’ biedt de mogelijkheid tot podcasting van lessen.

Talen: in samenhang met de taalvakken wordt gekeken naar presentaties voor de zender waar
spreekvaardigheid, presenteren en interviewen optimaal worden toegepast.

Kunstvakken: bij de vakken muziek, beeldend en drama kunnen opnames worden gemaakt van
uitvoeringen tijdens de les of in de studio, ook kunnen presentaties en exposities worden
aangekondigd.

Techniek: met de bètavakken worden workshops georganiseerd samen met Radio 3FM.
Financieel overzicht
Eenmalige kosten:

aanschaf studioapparatuur;

bouw radiostudio;

website.
Jaarlijkse kosten:

muziekrechten Sena en Buma;

webhosting;

uren zendercoördinator.
Planning
Met de bouw van de studio is inmiddels begonnen. In januari 2013 zal de radiozender officieel worden
geopend: www.schoolradio.fm.
14
PROJECTAANPAK