Microsoft Office Communicator 2007 Juli 2007 Inhoudsopgave Overzicht van Microsoft Office Communicator 2007 ...................... 3 Direct de juiste personen vinden ................................................................4 Flexibeler communiceren via een enkele interface .................................5 De communicatie stroomlijnen vanuit de toepassingen die u vaak gebruikt ........................................................................................6 In realtime samenwerken op kantoor of onderweg ................................8 Direct de juiste personen vinden ................................................... 9 Communicatie wordt eenvoudiger door de aanwezigheidgegevens ........... 9 Direct zichtbaar wie er wel en wie er niet aanwezig is ..........................9 Ondersteuning van federatie .....................................................................11 Markeren van contactpersonen .................................................................11 Laat andere weten hoe zij het beste contact met u kunnen opnemen ............................................................................................. 12 Aanwezigheidstatus .....................................................................................12 Toegangsniveaus ..........................................................................................12 Locatie-instellingen ......................................................................................14 Uw contactpersonen gemakkelijker beheren ................................................ 15 Functies voor het beheren van contactpersonen ..................................15 Contactkaarten .............................................................................................16 Slepen en neerzetten ..................................................................................16 Meerdere contactpersonen selecteren .....................................................17 Ondersteuning voor roaming .....................................................................17 Flexibeler communiceren via een enkele interface ...................... 19 Kies de communicatiemethode die aan uw wensen beantwoordt ............ 19 Telefoneren vanuit expresberichten .........................................................19 Naadloze overgang naar video ..................................................................20 Direct naar een vergadering ......................................................................20 Een vergadering omzetten in een webvergadering ..............................21 Krachtige telefoonfuncties via uw computer ................................................. 22 Opties voor telefoongesprekken ...............................................................22 Onderwerp en andere belangrijke gegevens toevoegen .....................22 Flexibel doorschakelen ................................................................................22 Sneller werken door een intuïtieve integratie en ondersteuning van apparaten ...................................................................................................... 24 Beeld en geluid installeren .........................................................................24 Ondersteuning voor USB-apparaten ........................................................24 De communicatie stroomlijnen vanuit de toepassingen die u vaak gebruikt ..................................................................... 26 Snel communiceren vanuit Microsoft Office-toepassingen ......................... 26 Gestroomlijnde communicatie vanuit toepassingen .............................26 Integratie van bedrijfstoepassingen.........................................................27 http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx i Met de vertrouwde programma's de productiviteit verbeteren ................. 28 Integratie met OneNote 2007 ...................................................................28 Functies voor het overbrengen van bestanden .....................................29 Opgemaakte tekst in expresberichten .....................................................30 Meldingen voor binnenkomende gesprekken .........................................30 Een gespreksgeschiedenis bijhouden .............................................................. 32 Uitgebreide gespreksgeschiedenis en gespreksarchief ........................32 In realtime samenwerken op kantoor of onderweg ..................... 34 Vanaf de door u gewenste locatie verbinding maken en communiceren ................................................................................................ 34 Overal toegang .............................................................................................34 Gemakkelijke toegang vanaf meerdere apparaten ...............................35 Samenvatting .............................................................................. 36 Voor meer informatie .......................................................................................... 36 Systeemvereisten ........................................................................ 37 http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx ii Overzicht van Microsoft Office Communicator 2007 Welkom bij Microsoft® Office Communicator 2007, dat onderdeel is van Microsoft Office 2007. Microsoft Office is een geïntegreerd systeem van programma's, servers en services en bevat een uitgebreide set met gebruiksvriendelijke functies en hulpprogramma's waarmee efficiënt en productief met gegevens kan worden gewerkt. Met Office Communicator 2007 kunt u de communicatie stroomlijnen met de apparaten en toepassingen die u vaak gebruikt. Met functies voor aanwezigheidsinformatie, software voor spraak, professionele expresberichten en audio- en videovergaderen met meerdere deelnemers kunt u met een internetverbinding vanaf elke locatie samenwerken met anderen. Office Communicator 2007 is naadloos geïntegreerd met Microsoft Office en zorgt voor een probleemloze communicatie met Office-toepassingen zoals Microsoft® Office Outlook® 2007, Microsoft® Office SharePoint®-sites, enzovoort. In dit document wordt een overzicht gegeven van Office Communicator 2007 waarbij de nadruk vooral ligt op nieuwe en verbeterde functies. Ook worden enkele voorbeelden gegeven van Office Communicator 2007 in de praktijk om de mogelijkheden van dit programma te laten zien.1 Er is een verbinding met Microsoft® Office Communications Server (OCS) 2007 nodig om alle functies van Office Communicator 2007 te kunnen gebruiken. De volledige systeemvereisten staan op http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx. 1 http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 3 Direct de juiste personen vinden Met de uitgebreide aanwezigheidsinformatie van Office Communicator 2007 kunt u heel snel en op de gemakkelijkste manier de personen vinden die u nodig hebt. Met de nieuwe programma's voor het beheren van contactpersonen kunt u bepalen welke informatie anderen mogen zien, bijvoorbeeld of u vanuit huis of bij een klant werkt en of u wel of niet bereikbaar bent. U kunt meerdere contactpersonen tegelijk selecteren en direct met hen gaan overleggen of een contactpersoon aan een oproep toevoegen door de naam van die contactpersoon naar het gespreksvenster te slepen. Doordat u op het scherm de aanwezigheidsinformatie kunt bekijken, ziet u direct wie er wel en niet beschikbaar is, bezig is, aan de telefoon of in een vergadering zit of niet op kantoor is en kunt u zien wanneer zij weer beschikbaar zijn. Door ondersteuning van federatie kunt u samenwerken met contactpersonen van buiten uw eigen bedrijf. De contactpersonen kunnen personen in een ander bedrijf zijn waarmee uw bedrijf een federated relatie heeft, of u kunt verbinding maken met een publieke service voor expresberichten, zoals Microsoft Windows Live™, MSN®, AOL of Yahoo!.2 U kunt contactpersonen labelen en automatisch worden gewaarschuwd wanneer de aanwezigheidsinformatie van die personen verandert. De aanwezigheidsstatus kan door u worden gecontroleerd of automatisch worden ingesteld op basis van uw Outlook-agenda, uw computeractiviteit en of u al dan niet telefonisch in gesprek bent. Met toegangsniveaus kunt u instellen wie uw contactgegevens kan bekijken. U kunt een voorkeurslijst maken met contactpersonen door het toegangsniveau Team aan hen toe te wijzen waarmee zij u ook kunnen bereiken als uw status staat ingesteld op Niet storen. Met de locatie-instellingen kunt u uw huidige locatie aangeven: thuis, kantoor of een andere locatie. 2 Voor federatiemogelijkheden is een licentie voor de desbetreffende expresberichtenservice nodig. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 4 De functies voor het beheren van contactpersonen geven u meer mogelijkheden bij het beheren van contactpersonen, waaronder een lijst waarin automatisch de laatste tien contactpersonen worden weergegeven met wie u contact hebt gehad. Door de integratie van de zakelijke distributiegroep kunt u zakelijke distributiegroepen opzoeken en die aan uw lijst met contactpersonen toevoegen. Contactkaarten bevatten gedetailleerde informatie over iedere contactpersoon en opties voor het opnemen van contact met die persoon. Met slepen en neerzetten kunt u contactgroepen maken, de naam van een contactpersoon vanaf een zoekopdracht in de adressenlijst naar de lijst met contactpersonen slepen of een contactpersoon aan een oproep toevoegen door de naam van die contactpersoon naar het gesprekvenster te slepen. De functie voor het selecteren van meerdere contactpersonen maakt het mogelijk een vergadering te starten via expresberichten, de telefoon of video door de gewenste contactpersonen in één keer te selecteren. Ondersteuning voor roaming biedt vanaf het bureaublad van uw computer toegang tot dezelfde lijst met contactpersonen, een mobiel apparaat met behulp van Microsoft® Office Communicator Mobile of een IP-telefoon met Microsoft® Office Communicator Phone Edition. Flexibeler communiceren via een enkele interface Communiceren met Office Communicator 2007 is gemakkelijker doordat het programma van een enkele interface gebruik maakt. Het doorschakelen van een persoonlijk gesprek naar een vergadering of het omzetten van een vergadering in een webvergadering is niet meer dan een paar muisklikken. U kunt ook de USB-handsets en headsets gebruiken waardoor u nog gemakkelijker kunt communiceren. Met spraakoproepen vanuit expresberichten kunt u een sessie met expresberichten omzetten in een telefoongesprek door te klikken op de knop Gesprek in het gespreksvenster. Door de naadloze overgang naar video kunt u beeld toevoegen aan een standaardtelefoongesprek. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 5 Tijdens een expresbericht of een telefoongesprek kunt u direct overschakelen naar een vergadering. U kunt anderen uitnodigen door ze te bellen of door de namen van contactpersonen naar het gespreksvenster te slepen. U kunt een vergadering omzetten in een webvergadering en de bellers de mogelijkheden geven dia's, documenten, toepassingen en een bureaublad met elkaar te delen. De deelnemers worden met de webvergadering verbonden via de vergadermogelijkheden van Office Communications Server 2007 of via Microsoft® Office Live Meeting. Via opties voor telefoongesprekken kunt u telefoongesprekken vanaf uw computer doorschakelen naar andere computers of naar een standaardtelefoon in een geschakeld telefoonnetwerk (PSTN), zowel op kantoor als vanaf een externe locatie. U kunt informatie over het onderwerp en andere gegevens toevoegen aan VoIP-oproepen (Voice over Internet Protocol) en zo ontvangers informeren over de reden of urgentie van de oproep of het expresbericht. Met flexibel doorschakelen kunt u inkomende oproepen gelijktijdig doorschakelen naar een ander telefoonnummer bij uw thuis, mobiele telefoon of telefoons op het werk, en onbeantwoorde oproepen omleiden. Met de audio- en video-instellingen kunt u audio- en videoapparaten voor uw spraak- en video-oproepen detecteren en selecteren. Ondersteuning voor USB-apparaten omvat ondersteuning voor handsets en headsets en USB-handsets met een display waarop meldingen, het gespreksonderwerp, gespreksinformatie en de tijd worden weergegeven. De communicatie stroomlijnen vanuit de toepassingen die u vaak gebruikt Office Communicator 2007 integreert naadloos met de vertrouwde programma’s van Microsoft Office waarmee u welke dag werkt. Wanneer u een IM-sessie of een VoIP-oproep vanuit een e-mailbericht in Outlook 2007 start, wordt er automatisch een onderwerpregel met informatie voor de ontvangers ingevoegd. Tijdens een telefoongesprek kunt u in Microsoft® Office OneNote® 2007 notities maken en die notities met de krachtige archiefprogramma's opslaan. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 6 Gestroomlijnde communicatie vanuit toepassingen vereenvoudigt de samenwerking en laat mensen productiever werken. U kunt met een telefoontje op een e-mailbericht reageren of de auteur van een document benaderen, en dat alles vanuit de programma's van Microsoft Office, zoals Outlook 2007 of SharePoint-sites. Door de integratie van bedrijfstoepassingen kunt u met uw bedrijfstoepassingen meer doen op communicatiegebied. Door de integratie met Office OneNote 2007 kunt u tijdens een telefoongesprek of een IM-sessie OneNote 2007 starten en notities maken. Op de pagina met notities worden automatisch de namen van de deelnemers ingevuld. Uw notities kunt u ook openen vanuit de map Gespreksgeschiedenis in Outlook 2007. Met de functies voor bestandsoverdracht kunt u een bestand overbrengen door het naar een IM-sessie te slepen. U kunt tekst opmaken met behulp van de functie voor opgemaakte tekst in expresberichten en tekst vanuit Microsoft Office-toepassingen kopiëren en plakken zonder dat daarbij de opmaak verloren gaat. In de meldingen voor binnenkomende gesprekken staan de details van een binnenkomend gesprek of expresbericht, waaronder de naam van de beller, onderwerp van het gesprek, communicatiemodus en of het gesprek een uitnodiging voor een vergadering is. Wanneer u in de modus Volledig scherm werkt, komen de meldingen in de vorm van niet-storende minimeldingen binnen. Met oproepgeschiedenis en gespreksarchief kunt u een logboek van expresberichten, telefoongesprekken, gemiste oproepen en doorgestuurde oproepen gedetailleerd bijhouden, zoals de datum en tijd, onderwerp, namen van de deelnemers en de notities die u in OneNote 2007 hebt gemaakt. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 7 In realtime samenwerken op kantoor of onderweg Met Office Communicator 2007 kunt u via een internetverbinding vanaf elke locatie verbinding maken en werken. Met Anywhere access3 kunt u vanaf elke locatie werken zonder dat u daarvoor een VPN-verbinding (virtual private network) nodig hebt om verbinding met uw bedrijfsnetwerk te maken. Door gemakkelijke toegang via meerdere apparaten kunt u met dezelfde aanmeldgegevens verbinding met een of meer apparaten hebben. Office Communicator 2007 in de praktijk Als hoofd marketing bij Litware, Inc. heeft Rebecca Laszlo de supervisie over alle auteurs, ontwerpers en producers. Zij werkt op het hoofdkantoor van het bedrijf in San Diego, Californië, waar zij dagelijks contact heeft met veel leveranciers en klanten van over de hele wereld. Rebecca gebruikt nu Office Communicator 2007 en maakt contact en communiceert met de mensen die zij nodig heeft, op de manier die op dat moment de beste manier is, zoals expresberichten, spraak- of beeldtelefoon en webvergaderen. 3 Voor Anywhere access is een internetverbinding nodig. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 8 Direct de juiste personen vinden Het opsporen van een collega kan soms veel tijd vergen. Wanneer e-mailberichten en telefoontjes niet worden beantwoord, kan dat aanzienlijke gevolgen voor de productiviteit hebben. Dankzij de uitgebreide aanwezigheidsinformatie van Office Communicator 2007 kunt u heel snel de personen vinden die u nodig hebt. U kunt bijvoorbeeld in één oogopslag zien of een persoon in vergadering of offline is en die persoon vervolgens op de beste manier zien te bereiken. De verbeterde programma's voor het beheren van contactpersonen maken samenwerken een stuk eenvoudiger en zorgen ervoor dat u beter van de gang van zaken op de hoogte blijft. Bovendien kunt u nu beter bepalen welke informatie anderen mogen zien, bijvoorbeeld of u vanuit huis of bij een klant werkt en of u wel of niet bereikbaar bent. Communicatie wordt eenvoudiger door de aanwezigheidgegevens Direct zichtbaar wie er wel en wie er niet aanwezig is Met Office Communicator 2007 ziet u direct of iemand beschikbaar of aanwezig is. U hoeft de desbetreffende contactpersoon maar op te zoeken om te weten of die persoon wel of niet is te bereiken. Een groen pictogram bijvoorbeeld betekent dat een contactpersoon Beschikbaar is, rood betekent dat hij of zij Bezet is en geel betekent dat de contactpersoon niet achter zijn of haar computer zit. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 9 Andere aanwezigheidsstatussen kunnen gedetailleerdere informatie over uw contactpersonen geven, zoals behalve Beschikbaar of Afwezig ook Niet storen en Ben zo terug. Afbeelding 1: Lijst met contactpersonen met informatie over hun aanwezigheid http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 10 Ondersteuning van federatie Office Communications Server 2007 ondersteunt het werken met contactpersonen die zich niet in het bedrijf zelf bevinden. Federated contactpersonen kunnen mensen in een onderneming zijn die een federated relatie met uw bedrijf heeft, of personen die verbinding hebben met een openbare service voor expresberichten, zoals AOL, MSN, Yahoo! of het Windows Live-netwerk van internetservices. In de lijst met contactpersonen worden federated contactpersonen met een specifiek pictogram aangegeven. Afbeelding 2: Ondersteuning voor federatie in Office Communicator 2007. Markeren van contactpersonen Als de contactpersoon die u nodig hebt, niet beschikbaar is, kunt u die contactpersoon markeren (zie de contactpersoon met het sterretje in afbeelding 1). Nadat u een contactpersoon hebt gemarkeerd, ontvangt u automatisch een melding wanneer de status van die contactpersoon verandert. De markering kan naderhand worden verwijderd. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 11 Office Communicator 2007 in de praktijk Met Office Communicator 2007 kan Rebecca heel gemakkelijk zien wie van haar collega's beschikbaar is. Wanneer zij Gretchen Rivas wil spreken over de deadline van een project, ziet zij in de lijst met contactpersonen dat Gretchen in vergadering zit en over een half uur weer bereikbaar is. Door de naam van Gretchen te markeren wordt Rebecca automatisch gewaarschuwd wanneer Gretchen weer beschikbaar is. Laat andere weten hoe zij het beste contact met u kunnen opnemen Doordat u meer controle over uw beschikbaarheids- en contactgegevens hebt, kunt u anderen beter laten weten hoe zij het beste contact met u kunnen opnemen. Aanwezigheidstatus Uw aanwezigheidsstatus wordt automatisch ingesteld op basis van uw Outlook-agenda, uw computeractiviteit en of u in gesprek bent. U kunt uw status echter ook zelf instellen. Ook kunt u een notitie toevoegen als u meer informatie over uw status wilt geven, bijvoorbeeld ‘Controle jaarbudget’ of ‘Laatste hand aan het ontwerp van de website’. Toegangsniveaus Met Office Communicator 2007 kunt u bepalen wie uw gegevens mag bekijken door toegangsniveaus voor contactpersonen en groepen in te stellen. Door een bepaald toegangsniveau aan een aantal contactpersonen toe te wijzen kunt u precies bepalen wat zij wel en niet mogen zien. U kunt het volgende toegangsniveau toewijzen: Persoonlijk: contactpersonen kunnen alle gepubliceerde contactgegevens bekijken, zoals privénummers en mobiele telefoonnummers. Team: contactpersonen kunnen behalve de plannings- en beschikbaarheidsgegevens ook de gepubliceerde zakelijke en mobiele telefoonnummers bekijken. Contactpersonen met dit toegangsrecht kunnen u storen wanneer u bezig bent. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 12 Bedrijf: contactpersonen kunnen behalve de basisgegevens over planningen en beschikbaarheid ook de zakelijke contactgegevens bekijken. Openbaar: contactpersonen kunnen uw naam, functie, bedrijf, e-mailadres en beperkte beschikbaarheid bekijken. Geblokkeerd: contactpersonen kunnen u niet via Office Communicator 2007 bereiken en uw status is Offline. Wanneer u uw status op Niet storen instelt, worden alle meldingen en binnenkomende berichten tegengehouden, behalve die van gebruikers met het toegangsniveau Team. Voor de contactpersonen uit deze categorie is uw status Alleen dringende onderbrekingen. Afbeelding 3: Aangepaste toegangsniveaus voor het bekijken van aanwezigheidsinformatie. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 13 Locatie-instellingen Met de locatie-instellingen van Office Communicator 2007 kunt u uw locatie instellen op Thuis, Kantoor of een andere locatie zoals ‘Verkoopbijeenkomst’ of ‘Vakantie in Spanje’. Afbeelding 4: Aangepaste locatie-instellingen in Office Communicator 2007. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 14 Office Communicator 2007 in de praktijk Voordat Rebecca met Gretchen het project gaat bespreken, wil zij eerst het projectbudget nog eens bekijken. Om er zeker van te zijn dat ze niet wordt gestoord, blokkeert ze 30 minuten in haar Outlook 2007-agenda. Vervolgens voegt ze in Office Communicator 2007 de notitie “Ben projectbudget voor Fabrikam, Inc. aan het bekijken” toe, zodat haar collega's kunnen zien dat zij bezig is. Door haar contactgegevens te bekijken kunnen zij zien dat zij bezet is niet kan worden gestoord. Uw contactpersonen gemakkelijker beheren Dankzij de nieuwe functies van Office Communicator 2007 kunt u uw contactpersonen op een veel betere manier beheren. Functies voor het beheren van contactpersonen De verbeterde programma's voor het beheren van contactpersonen geven u meer mogelijkheden bij het beheren van uw lijst met contactpersonen. U kunt verschillende groepen maken op basis van de manier waarop u met anderen communiceert, zoals op project, functie of locatie. Ook kunt u uw contactpersonen bekijken volgens beschikbaarheid, toegangsniveau en of een contactpersoon wel of niet is gemarkeerd. In de lijst Recente contactpersonen kunt u contactpersonen bekijken en selecteren. In deze lijst staan automatisch de laatste tien contactpersonen met wie u onlangs per expresbericht of telefonisch contact hebt gehad. Integratie van de zakelijke distributiegroep U kunt vanuit de directoryservice Active Directory zakelijke distributiegroepen voor e-mail toevoegen zonder dat u deze groep eerst opnieuw handmatig hoeft te maken in uw lijst met contactpersonen. Met deze functie kunt u een groep aan uw contactpersonen toevoegen, de leden bekijken en een gesprek met een of meer leden beginnen. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 15 Contactkaarten De nieuwe contactkaarten bevatten gedetailleerde informatie over iedere contactpersoon, waaronder (indien van toepassing) een koppeling naar hun SharePoint-site en opties voor het opnemen van contact met die persoon. Afbeelding 5: Verbeterde contactkaarten in Office Communicator 2007. Slepen en neerzetten Met slepen en neerzetten kunt u uw contactpersonen gemakkelijker indelen. U kunt een naam van een contactpersoon vanuit een zoekopdracht naar de lijst met contactpersonen slepen, groepen met contactgroepen configureren of contactpersonen van de ene groep naar een andere groep slepen. Als u een contactpersoon aan een IM-sessie of een audio- of videogesprek wilt toevoegen, sleept u de naam van die contactpersoon naar het gespreksvenster. U kunt de persoon met wie u een telefoongesprek voert, ook aan uw contactpersonen toevoegen door diens naam naar de lijst met contactpersonen te slepen. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 16 Meerdere contactpersonen selecteren In Office Communicator 2007 kunt u een gesprek met meerdere partijen starten via expresberichten, telefoon of video door meerdere contactpersonen tegelijk te selecteren. Selecteer de gewenste namen in de lijst met contactpersonen en kies vervolgens een optie zoals Een tekstbericht verzenden of Telefonisch vergaderen starten. Afbeelding 6: Een vergadering met meerdere contactpersonen starten. Ondersteuning voor roaming De lijst met contactpersonen wordt op de server opgeslagen, zodat u vanaf verschillende apparaten en locaties steeds toegang tot dezelfde lijst hebt. U hebt vanaf uw eigen computer, een andere computer, een mobiel apparaat met Office Communicator Mobile of een IP-telefoon met Office Communicator Phone Edition toegang tot uw contactpersonen. De toegang werkt vanaf elk apparaat naadloos en het is niet nodig steeds een nieuwe lijst met contactpersonen te maken. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 17 Office Communicator 2007 in de praktijk Rebecca heeft voor een probleem dat tijdens een telefoongesprek naar voren kwam, iemand nodig om dat probleem op te lossen. In de lijst met contactpersonen kan zij die persoon snel opzoeken. Zij zoekt Jonathan Haas op, ziet dat hij op dat moment beschikbaar is en stuurt hem via het actiemenu in de contactkaart een expresbericht, en dat alles met enkele muisklikken. Tijdens het gesprek met Jonathan besluiten zij een korte vergadering te beleggen met de andere personen die aan het project voor Fabrikam, Inc werken. Rebecca selecteert Sean Chai en Andy Jacobs in haar lijst met contactpersonen en sleept vervolgens hun namen naar het gespreksvenster om hen toe te voegen aan de IM-sessie. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 18 Flexibeler communiceren via een enkele interface Of u nu mobiel of via een vaste lijn belt, telefoneren gebeurt doorgaans niet met een computer. Met de geïntegreerde telefoonfuncties van Office Communicator 2007 wordt uw computer een telefoon door de krachtige telefoonsoftware. Communiceren via expresberichten, audio- en videogesprekken en webvergaderingen verloopt via een enkele interface. Spraakfuncties zijn onder andere dynamische routing en functies voor het doorsturen van gesprekken. U kunt hierbij ook allerlei andere communicatieapparaten gebruiken die de communicatie nog gemakkelijker en prettiger maken. Met deze intuïtieve, gebruiksvriendelijke hulpprogramma's is het heel eenvoudig een samenwerkingssessie te starten en beeld aan een telefoongesprek toe te voegen. Kies de communicatiemethode die aan uw wensen beantwoordt Of u nu wilt overschakelen van een expresbericht naar een standaardtelefoongesprek, beeld aan een telefoongesprek wilt toevoegen of spontaan met anderen wilt overleggen, de programma's die u daarvoor nodig hebt, zijn binnen handbereik. U kunt zelfs met enkele muisklikken een telefonische vergadering omzetten in een webvergadering. Telefoneren vanuit expresberichten Als u deelneemt aan een IM-sessie, kunt u heel snel overschakelen op een telefoongesprek. Het enige wat u hoeft te doen, is klikken op de knop Gesprek in het gespreksvenster. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 19 Naadloze overgang naar video Met Office Communicator 2007 kunt u met één muisklik beeld aan een traditioneel telefoongesprek toevoegen. Door de uitgebreide ondersteuning van audio- en videoapparatuur kunt u binnen enkele minuten een videogesprek instellen en voeren. Dit is een eenvoudige manier om de samenwerking tussen collega's en met klanten drastisch te verbeteren. Afbeelding 7: Videovergaderen met meerdere deelnemers. Direct naar een vergadering Als u met een collega aan het overleggen bent, kunt u heel snel en eenvoudig direct een vergadering beleggen. Tijdens een IM-sessie, telefoongesprek of videogesprek kunt u anderen uitnodigen door ze te bellen of door hun namen naar het gespreksvenster te slepen. Dit is een snellere en spontane manier om met anderen samen te werken. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 20 Een vergadering omzetten in een webvergadering Met Office Communicator 2007 zet u met één muisklik een IM-, telefoon- of videosessie om in een webvergadering. U kunt verbinding met de webvergadering maken via de vergadermogelijkheden van Office Communications Server 2007 of via Microsoft ® Office Live Meeting. Dit zijn krachtige hulpprogramma's waarmee de bellers dia's, documenten, programma's en het bureaublad kunnen delen. Alle bellers en IM-deelnemers worden automatisch aan de webvergadering toegevoegd, zodat zij ook de gebruik kunnen maken van de krachtige samenwerkingsprogramma's. Live Meetingpictogram Afbeelding 8: Integratie met Live Meeting. Office Communicator 2007 in de praktijk Met Office Communicator 2007 kan Rebecca via een enkele interface op verschillende manieren communiceren. Zij kan een IM-sessie omzetten in een telefoongesprek en zelfs beeld aan een telefoongesprek toevoegen. Ook kan ze een persoonlijk gesprek omzetten in een telefonische vergadering door namen van contactpersonen naar het gespreksvenster te slepen. Tijdens een telefonische vergadering met het projectteam besluit Rebecca via Live Meeting de vergadering om te zetten in een webvergadering. Met enkele muisklikken worden alle deelnemers aan de webvergadering toegevoegd, waar zij de laatste illustraties en het leveringsschema met elkaar kunnen bekijken. De grafische ontwerper deelt zijn bureaublad, zodat een ieder de projectafbeeldingen kan bekijken. De ontwerper hoeft dus geen grote bestanden meer naar ieder lid van het team te sturen. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 21 Krachtige telefoonfuncties via uw computer Met Office Communicator 2007 kunt u vanaf uw computer telefoneren en de andere krachtige telefoonfuncties gebruiken. Opties voor telefoongesprekken Via Office Communicator 2007 kunt u vanaf uw computer op uw werk of vanaf een andere locatie met een internetverbinding bellen met andere computers of telefoons. U kunt collega's via het VoIP-netwerk van het bedrijf bellen en telefoneren met collega's en klanten die worden gehost in een PBX- (Private Branch eXchange) of PSTN-netwerk (standaardtelefoonlijn). Bellen vanuit Office Communicator 2007 is niet meer dan één muisklik. Als u iemand uit uw lijst met contactpersonen wilt bellen, klikt u op het pictogram naast de naam van die persoon. Standaard wordt het zakelijk nummer van die persoon gebeld. Via het gespreksmenu kunt u die contactpersoon op elk ander vermeld nummer of elke ander vermelde locatie bellen. Onderwerp en andere belangrijke gegevens toevoegen U kunt telefoongesprekken in een context plaatsen, wat te vergelijken is met de onderwerpregel van e-mailberichten. U doet dat door het telefoongesprek te markeren met het desbetreffende onderwerp en indien nodig een urgentieniveau. Flexibel doorschakelen Met de opties van deze functie kunt u nummers opgeven waarnaar de oproep moet worden doorgeschakeld, gelijktijdige belsignalen voor mobiele telefoons en zakelijke telefoons instellen, onbeantwoorde oproepen doorsturen, enzovoort. Op deze manier blijft u altijd tijdens uw werk bereikbaar. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 22 U kunt de volgende instellingen opgeven: Gesprekken doorverbindgen. Hiermee worden binnenkomende gesprekken doorgeschakeld naar een ander nummer, zoals een mobiele telefoon, een nieuw telefoonnummer, een andere contactpersoon of een voicemailsysteem. Tegelijkertijd nog een nummer kiezen. Als u gedurende uw werkdag niet altijd op uw plek of bij hetzelfde toestel zit, kunt u de instellingen voor het doorschakelen van gesprekken zo configureren dat tegelijk met uw standaardtelefoonnummer een extra nummer wordt gebeld. Onbeantwoorde oproepen omleiden. U kunt instellen dat gesprekken die niet binnen een bepaalde tijd worden aangenomen, worden doorgeschakeld naar een ander nummer, een andere contactpersoon of voicemail. Doorschakelregels alleen toepassen tijdens werktijden. Gebruik het dialoogvenster Instellingen voor het doorverbinden van gesprekken om gesprekken alleen door te verbinden tijdens de werktijden die in Outlook 2007 zijn opgegeven. Afbeelding 9: Opties voor het flexibel doorverbinden van gesprekken in Communicator 2007. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 23 Office Communicator 2007 in de praktijk Met de nieuwe opties voor telefoongesprekken in Office Communicator 2007 kan Rebecca via haar computer andere computers en standaardtelefoons bellen. Wanneer zij collega's belt, kan ze een onderwerp toevoegen en hen als dringend markeren, net zoals bij e-mail. Met de geavanceerde opties voor het doorschakelen van gesprekken kan ze voor de duur van haar werktijden gelijktijdig belsignalen op haar mobiele telefoon en zakelijke telefoon instellen, zodat zij nooit een belangrijk telefoontje hoeft te missen. Sneller werken door een intuïtieve integratie en ondersteuning van apparaten Office Communicator 2007 heeft opties voor het automatisch instellen van beeld en geluid en biedt verbeterde ondersteuning voor USB-apparaten voor een betere gebruikerservaring bij telefoneren. Beeld en geluid installeren De optie Beeld en geluid installeren zoekt en selecteert automatisch de apparaten voor beeld en geluid, en ondersteunt tevens USB-handsets en headsets, luidsprekers, microfoons en webcamera's. Wanneer u een apparaat loskoppelt of een apparaat aansluit, worden automatisch de beeld- en geluidsinstellingen opnieuw geconfigureerd. Ondersteuning voor USB-apparaten Bij Office Communicator 2007 kunnen een groot aantal USB-apparaten worden gebruikt waardoor er meer gespreksmogelijkheden zijn. Door de geavanceerde opties voor geluidsinstelling is een kwalitatief uitstekend geluid haalbaar, zelfs wanneer er meerdere apparaten zijn aangesloten. Office Communicator 2007 ondersteunt nu ook USB-handsets met een display. Op de display van de handset worden meldingen, onderwerpen, gespreksgegevens en de tijd weergegeven. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 24 Wanneer u bij Office Communicator 2007 een USB-handset gebruikt, wordt de lijst met contactpersonen op uw computerscherm weergegeven zodra u de handset opneemt. Zo is het heel gemakkelijk om iemand met een paar muisklikken te bellen. Office Communicator 2007 in de praktijk Office Communicator 2007 heeft functies voor het automatisch detecteren en selecteren van geluids- en beeldapparatuur, waardoor randapparatuur gemakkelijker is te gebruiken. Wanneer Rebecca op kantoor is, gebruikt ze Office Communicator 2007 in combinatie met een draadloze headset. Door die headset kan zij telefoontjes aannemen en ondertussen bijvoorbeeld een document in haar archiefkast opzoeken of de printer aanzetten. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 25 De communicatie stroomlijnen vanuit de toepassingen die u vaak gebruikt Met Office Communicator 2007 kunt u communiceren via de vertrouwde programma's die u elke dag gebruikt. Of u nu in Outlook 2007 of met SharePoint-sites werkt, u beschikt altijd over uitgebreide aanwezigheidsinformatie zonder dat u een andere toepassing hoeft te openen. U kunt heel gemakkelijk uw contactpersonen opzoeken en een IM-sessie starten en vervolgens een bestand naar een collega doorsturen en dat alles met een paar muisklikken. In de map Gespreksgeschiedenis kunt u projectgegevens opzoeken en delen, zoals notities die tijdens een gesprek zijn gemaakt, of een lijst met deelnemers aan een vergadering. Nieuwe meldingen zorgen ervoor dat u geen enkel binnenkomend gesprek en bericht meer zult missen en deze meldingen worden automatisch aangepast wanneer u met een ander programma in de modus Volledig scherm werkt. Snel communiceren vanuit Microsoft Office-toepassingen Gebruik de vertrouwde programma's voor het stroomlijnen van communicaties, delen van documenten en het verhogen van de productiviteit. Gestroomlijnde communicatie vanuit toepassingen In Office 2007 wordt aanwezigheidsinformatie weergegeven met de pictogrammen waarmee die informatie ook in Office Communicator 2007 wordt weergegeven. Wanneer de pictogrammen worden weergegeven, kunt u in het bijbehorende vervolgmenu een groot aantal communicatieopties bekijken, zoals de optie voor het starten van een expresbericht of telefoongesprek. U kunt een e-mailbericht bijvoorbeeld telefonisch beantwoorden of contact maken met de auteur van een document, zonder dat u daarvoor een andere toepassing hoeft te openen of collega's hoeft op te zoeken. Via de meest efficiënte methode is het heel eenvoudig om de gewenste persoon op te zoeken en met die persoon te gaan communiceren. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 26 Afbeelding 10: Integratie van aanwezigheidgegevens in Outlook 2007. Integratie van bedrijfstoepassingen Met Office Communicator 2007 kunt u uw bedrijfstoepassingen aanpassen waardoor er soepeler kan worden samengewerkt en de productiviteit toeneemt. De IT-afdeling van uw bedrijf kan u helpen bij het activeren van de uitgebreide aanwezigheidsinformatie en de geïntegreerde communicatieprogramma's in de bedrijfstoepassingen die u elke dag gebruikt. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 27 Office Communicator 2007 in de praktijk Met Office Communicator 2007 heeft Rebecca diverse mogelijkheden om met haar collega's binnen andere Microsoft Office-programma's te communiceren zonder dat zij daarvoor haar werk hoeft te onderbreken. Ze werkt in Outlook 2007 en ontvangt een e-mailbericht van de projectmanager van Fabrikam, Inc. In plaats van dat ze dat e-mailbericht gaat beantwoorden, klikt ze op de optie waarmee zij de projectmanager rechtstreeks kan bellen. Ze hoeft geen ander programma te starten of de telefoon te pakken. Wanneer zij de oproep start, wordt de onderwerpregel van het e-mailbericht automatisch toegevoegd, zodat de projectmanager direct ziet waarover hij wordt gebeld. Met de vertrouwde programma's de productiviteit verbeteren Dankzij Communicator 2007 kunt u met de vertrouwde programma's bijvoorbeeld sneller gegevens opzoeken, bestanden overbrengen en notities maken. Integratie met OneNote 2007 Wanneer u tijdens een telefoongesprek OneNote 2007 start, worden op de notitiepagina automatisch de namen van de gesprekspartners en het onderwerp van het gesprek ingevuld. Deze notities kunt u naderhand ophalen vanuit de map Gespreksgeschiedenis in Outlook 2007. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 28 Afbeelding 11: Geïntegreerde functies van OneNote 2007. Functies voor het overbrengen van bestanden Tijdens een IM-sessie kunt u heel gemakkelijk bestanden en documenten delen. Klik met de rechtermuisknop op de naam van een contactpersoon en klik op Bestand verzenden of sleep een bestand naar het gespreksvenster. De ontvanger kan het bestand accepteren en op zijn eigen computer opslaan. U kunt het overbrengen van het bestand ook annuleren. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 29 Opgemaakte tekst in expresberichten U kunt tekst opmaken in expresberichten en tekst vanuit Microsoft Office-toepassingen kopiëren en plakken zonder dat daarbij de opmaak verloren gaat. Deze functie vergemakkelijkt het delen van gegevens, omdat u tabellen kunt delen en belangrijke zaken in een expresbericht kunt markeren. Afbeelding 12: Functies van Office Communicator 2007 voor het opmaken van tekst. Meldingen voor binnenkomende gesprekken In Office Communicator 2007 wordt u gewaarschuwd wanneer er gesprekken binnenkomen. Deze meldingen bevatten de details van het binnenkomende gesprek en een optie om dat gesprek te beantwoorden. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 30 In de meldingen staat informatie over het binnenkomende gesprek, zoals de naam van de beller, onderwerp van het gesprek en de communicatiemodus (een expresbericht, spraak- of videogesprek of een uitnodiging voor een vergadering). U kunt op deze meldingen antwoorden met een expresbericht of een telefoontje, de oproep naar een ander nummer doorsturen of de uitnodiging weigeren. Afbeelding 13: Meldingen over binnenkomende gesprekken in Office Communicator 2007. Als u in een volledig scherm met Microsoft® Office PowerPoint® 2007, Live Meeting of een ander programma werkt, ontvangt u een minimelding. Deze kleine melding kan desgewenst worden vergroot, maar door zijn kleine formaat valt hij niet echt op en kunt u gewoon blijven doorwerken. Office Communicator 2007 in de praktijk Tijdens een telefonische vergadering met het productieteam opent Rebecca OneNote 2007 om notities te maken. De namen van de teamleden die deelnemen aan de vergadering, worden automatisch aan haar notities toegevoegd en zij kan noteren zonder dat zij iets van de gesprekken hoeft te missen. Wanneer zij naderhand haar notities in OneNote 2007 doorneemt, ontvangt zij een melding op haar scherm met de mededeling dat Sean Chai haar probeert te bereiken. Aan de mededeling ziet zij dat de oproep urgent is en over het budget van Fabrikam, Inc. gaat. Aangezien zij op het punt staat naar een vergadering te gaan, schakelt zij de oproep door naar haar mobiele telefoon zodat zij onderweg naar de vergadering met Sean over de problemen kan praten. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 31 Een gespreksgeschiedenis bijhouden Met de functies van Office Communicator 2007 voor het bijhouden van een gespreksgeschiedenis en archiveren kunt u de gewenste informatie snel en gemakkelijk opzoeken. Uitgebreide gespreksgeschiedenis en gespreksarchief Met Office Communicator 2007 kunt u expresberichten en gesprekslogboeken in Outlook 2007 opslaan. In de map Gespreksgeschiedenis staat een record van alle IM-gesprekken, telefoongesprekken, gemiste oproepen en doorgestuurde oproepen. De record bevat verder uitgebreide informatie, zoals de datum en tijd, onderwerp, namen van de deelnemers, de tekst van het expresbericht (indien van toepassing) en de eventuele notities die in OneNote 2007 zijn gemaakt. U kunt ook een gesprek beginnen of u opnieuw bij een vergadering aanmelden door te klikken op de koppelingen in de gespreksitems. Als u een oproep mist, wordt de meldding ‘Gemist gesprek’ gemaakt. Deze melding wordt in de map Gespreksgeschiedenis geplaatst en wordt naar u toegestuurd in Office Communicator 2007. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 32 Afbeelding 14: De map Gespreksgeschiedenis in Office Communicator 2007. Office Communicator 2007 in de praktijk Later in het jaar gaat Rebecca op bezoek bij een klant in Azië. Wanneer zij bij die klant aan het werk is, ontvangt ze een dringende uitnodiging om deel te nemen aan een overleg over een nog niet opgelost probleem met het voorstel van Fabrikam, Inc. Zij moet zich voorbereiden op het gesprek en dus opent zij de map Gespreksgeschiedenis in Outlook en zoekt naar ‘Fabrikam’. De desbetreffende gegevens worden onmiddellijk weergegeven en Rebecca kan haar expresberichten, e-mailberichten en notities bekijken die ze in OneNote 2007 heeft gemaakt. Dankzij deze informatie is ze volledig op de hoogte van de situatie en kan ze met een gerust hart deelnemen aan het overleg. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 33 In realtime samenwerken op kantoor of onderweg Doordat tegenwoordig steeds meer mensen onderweg zijn, is het van groot belang dat er altijd verbinding kan worden gemaakt. Meer dan ooit moeten de werknemers in realtime verbinding met elkaar kunnen maken en kunnen samenwerken. Deze samenwerking staat of valt met de mogelijkheid om op elk gewenst moment en vanaf elke locatie met het apparaat dat op dat moment het beste daarvoor geschikt is, verbinding te maken voor bijvoorbeeld een snelle webvergadering of voor het delen van tijdgevoelige documenten met collega's. Vanaf de door u gewenste locatie verbinding maken en communiceren Office Communicator 2007 biedt een zeer veilige, realtime connectiviteit vanaf elke locatie met een verbinding die via compatibele apparaten tot stand wordt gebracht. Overal toegang Met Office Communicator 2007 kunt u via een internetverbinding vanaf elke locatie werken en bellen. Voor Office Communicator 2007 is geen VPN (Virtual private network) nodig om verbinding te kunnen maken met het bedrijfsnetwerk, waardoor er geen hoge kosten voor een interlokale verbinding meer hoeven te worden gemaakt. Door krachtige beveiligingsfuncties is er minder risico bij werken via openbare internetverbindingen en door de geavanceerde spraakoptimalisatie blijft de kwaliteit zelfs bij wisselende netwerksnelheden zeer goed. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 34 Gemakkelijke toegang vanaf meerdere apparaten Als u steeds onderweg bent, ontkomt u er vaak niet aan om meerdere apparaten te moeten gebruiken. Met Office Communicator 2007 kunt u met dezelfde aanmeldgegevens verbinding met een of meer apparaten maken. U kunt vanaf het bureaublad van uw computer verbinding maken met behulp van Office Communicator 2007, een openbare internetkiosk met Communicator Web Access, een Microsoft Windows Mobile®-apparaat met Communicator Mobile of uw IP-telefoon met Office Communicator Phone Edition, al naargelang wat u op dat moment nodig hebt. U kunt ook uw lijst met contactpersonen gebruiken wanneer u onderweg bent. Office Communicator 2007 in de praktijk Met Office Communicator 2007 kan Rebecca met al haar collega's contact houden en communiceren wanneer zij voor haar werk op reis is. Zij kan vanuit een hotel werken en telefonisch met de mensen in haar kantoor overleggen zonder daarvoor kosten voor interlokale gesprekken worden gemaakt. Behalve dat zij veilig contact houdt via een openbare internetverbinding, blijft zij ook op de hoogte van het werk op kantoor wanneer zij onderweg is. Rebecca ervaart ook de voordelen van de vele mogelijkheden van Office Communicator 2007 wanneer zij door omstandigheden vanuit haar eigen huis moet werken. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 35 Samenvatting Met Office Communicator 2007 kunt u de communicatie stroomlijnen met de apparaten en toepassingen die u vaak gebruikt. Met functies voor aanwezigheidgegevens, software voor spraak, professionele expresberichten en audio- en videovergaderen met meerdere deelnemers kunt u met een internetverbinding vanaf elke locatie samenwerken met anderen. Dankzij de gestroomlijnde communicatie vanuit andere Office-programma's, zoals Outlook 2007 en SharePoint-sites, kunt u ononderbroken communiceren en werken. Voor meer informatie Meer informatie over Office Communicator 2007 kunt u vinden op http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 36 Systeemvereisten Voor de volledige functionaliteit van Office Communicator 2007 is Microsoft Office Communications Server (OCS) 2007 nodig. Schermresolutie Vereist: Super VGA 800 x 600 Aanbevolen: Super VGA 1024 x 768 of hoger Opmerking: de staande modus van Microsoft Windows® XP Tablet PC Edition wordt ondersteund. Besturingssysteem Windows Vista™, 32-bits (RTM) Windows XP Professional met Service Pack 2 Windows 2000 Professional met Service Pack 4 (hiervoor zijn Microsoft Windows Media® Player versie 9 en Windows Installer versie 3.0 of hoger nodig) Beheerdersrechten (voor de gebruikersmodus van Windows Vista Standard zijn beheerdersrechten nodig) Computer/processor Gegevens en spraak: processor van 500 megahertz (MHz) of sneller, compatibel met Intel Pentium Voor video: 1 GHz of sneller Voor communicatie en archiefsysteem van Microsoft RoundTable™: 1,8 GHz of sneller Geheugen 512 megabytes (MB) RAM Benodigde schijfruimte voor de installatie: 1,5 MB Videokaart met 64 MB RAM (video-RAM of VRAM) en Microsoft DirectX® API (Application Programming Interface) http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 37 VoIP Microfoon en luidsprekers, headset met microfoon of soortgelijk apparaat Video Videocamera of RoundTable-apparaat Vereiste bandbreedte Minimum – Gegevens: 56 kbps, Spraak: 50 kbps, Video: 50 kbps Hoge kwaliteit – Gegevens: 56 kbps, Spraak: 80 kbps, Video: 350 kbps Andere vereisten Microsoft Office Outlook 2007 en Microsoft Exchange Server 2007 zijn vereist voor integratie met Outlook. De werkelijke vereisten en productfuncties kunnen per systeemconfiguratie en type besturingssysteem verschillen. Deze handleiding is geschreven voordat het product in productie is genomen en daarom kunnen wij niet garanderen dat alle informatie in deze handleiding exact overeenkomt met die van het product. De informatie in dit document vertegenwoordigt de huidige visie van Microsoft Corporation op kwesties die ten tijde van publicatie actueel waren. Omdat Microsoft moet blijven reageren op de wisselende markt, kan dit document niet als een verplichting van de kant van Microsoft worden beschouwd en kan Microsoft niet garanderen dat alle informatie in dit document na de datum van publicatie nog nauwkeurig en waar is. De informatie vertegenwoordigt het product ten tijde van het drukken van deze handleiding en dient alleen voor planningsdoeleinden te worden gebruikt. De informatie kan zonder kennisgeving worden gewijzigd. Dit document dient alleen ter informatie. MICROSOFT BIEDT VOOR DIT DOCUMENT GEEN ENKELE GARANTIE, EXPLICIET NOCH IMPLICIET. © 2007 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Microsoft, DirectX, MSN, the Office logo, OneNote, Outlook, PowerPoint, RoundTable, SharePoint, Windows, Windows, Live, Windows Mobile en Windows Media zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle andere handelsmerken in dit document zijn eigendom van de respectieve eigenaren. http://office.microsoft.com/nl-nl/communicator/default.aspx 38