Intervisie Kortrijk – flow Turnhout

Turnhout: Europawerking
Algemeen:

Welke proces volgt een project precies?
Sensus-methode: procesgericht werken via procesmanagement software.

-
-
Hoe worden projectpistes bijgehouden?
Pascale Van Bael, directeur Burger en Samenleving voor de stedelijke diensten:
Gelijke Kansen (Senioren, Vrijwilligers, Peuterspeelpunten, Kinderopvang, Gezondheid,
Diversiteit, Noord-Zuid en Onderwijs).
Katrijn Raeymaekers, onderwijsconsulent volgt de Europese projectoproepen op:
Indien collega’s een vraag hebben naar subsidiëring.
Brengt de interne stuurgroep Europawerking samen om collega’s te informeren en met elkaar te
laten uitwisselen.
Melanie Ryckaert, adviseur lokale economie, Ive Van Bouwel en Hugo Meeus,
projectmanagers, volgen de projectoproepen op via EFRO en Interreg Vlaanderen – Nederland.

Hoe wordt samengewerkt met diensten?
Via de interne stuurgroep Europawerking. In kinderschoenen. 2 x samengekomen.
Informatie over projectoproepen, bundelen van projectideeën, enz.

In welke fase rapporteert men aan het college?
Secretaris: beslist wie deelneemt aan startevenementen.
Bundel wordt in college gebracht wanneer een project wordt aangevraagd.
Bundel wordt in college gebracht wanneer een project wordt goedgekeurd.
Bij start en einde van een project wordt gerapporteerd aan de gemeenteraadscommissie.


Wanneer wordt de financiële dienst betrokken?
Financiële dienst wordt betrokken bij:
Goedkeuring van een project: actiecode aanmaken
Voorbereiding audit
Voorbereiding claim: bestelbons, facturen,…
Welke tools gebruiken jullie voor het beheren van Europese projecten (bv. om overzicht op alle
projecten te bewaren, om afspraken met de diensten per project bij te houden en op te volgen,
om logo’s te bewaren, om taken te delegeren? Doet men dit via het gewone gebruik van Office
(via excels, outlook, word?), of gebruikt men eigen gemaakte (cf. Gent) of aangekochte
programma’s (bv. MS Project) of andere tools? Hoe verhoudt zich dit tot het
projectmanagement van andere (niet-Europese) projecten binnen de stad?
Er is momenteel geen overzicht over de gehele organisatie. Er is wel een overzicht per sector. Er wordt
werk gemaakt van een sjabloon ( Exceldocument ). Via de interne stuurgroep Europawerking zal dit
verder op punt gesteld worden. Op de Openbare schijf is er een mapje ‘Interne Europawerking’ waar
allerlei documenten worden bewaard. Bijv.:
- Verslagen Interne Europawerking
- Voorbeeld aanvraagformulieren afgeronde Eur. projecten
- Aanmeldingsfiches projectideeën
- Hoe schrijf ik een goed subsidiedossier?
- Documenten van vormingen over Europa

-
‘Incentives’ voor subsidiewerving. Concreet: hoe zet je stedelijke diensten ertoe aan om met
bovenlokale middelen aan de slag te gaan? Immers, diensten werken liever met reguliere
middelen (geen bijkomende lasten…). Incentives kunnen zijn: verhoging van middelen op hun
doelstellingen; aanwerving van bijkomend personeel om het project uit te voeren
Enkel prioriteiten die passen binnen het SMP
Min. 50% cofinanciering
Financieel:

-

Hoe en wanneer wordt een nieuw budget van een nieuw project ingeschreven (via BW?)? Hoe
wordt de vertaling gemaakt van het Europese projectbudget naar de stadsbegroting (via
excelbladen? Via een overzicht per project of een standaard sjabloon dat gebruikt wordt voor
alle Europese projecten, iets anders?)
Bij opmaak van het budget of bij budgetwijzigiging nadat een project werd goedgekeurd en er
zekerheid bestaat over het krijgen van de subsidie.
Er zijn nog geen standaardsjablonen opgemaakt. De vertaling gebeurt in bulkbedragen op een
actiecode sinds BBC. Voordien werd een sui generiscode opgemaakt onder de sector/dienst
waarbinnen het project werd uitgewerkt.
Hoe is in de boekhouding duidelijk welke budgetten bij een project horen (via
deelrapportagecode, via een aparte actie, hoe wordt aangeduid dat een cofinancieringsbudget
onder een project valt?)

-
Vanaf BBC wordt een project zoveel mogelijk als een aparte actie ingeschreven wat
werkingsmiddelen betreft. (Nog) geen aparte vermelding van personeelsinzet/kosten.
Er is geen aanduiding van cofinanciering.
Een budget van een project loopt over enkele jaren, timing verandert in zo’n project doorgaans
wel: hoe gaan jullie om met ‘overdrachten’ ? (toch al heel vroeg ramen?, heropnemen van
restbudgetten in eerste BW van nieuwe jaar, is er een andere methode?….?
Zoveel mogelijk incalculeren bij de opmaak van het budget en anders BW1