Team Integriteit = AgO, klant = de entiteit die

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
RAAMCONTRACTENBEHEERD
DOORAGO
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Hoe gaat u te werk ?
(Team Integriteit = AgO, klant = de entiteit die ondersteuning vraagt,
externe partner = leverancier, in dit geval Diversity)
1)
Een vraag m.b.t. integriteit komt binnen bij Team integriteit van AgO en er is eerst een pre-intake
(telefonisch gesprek) met de klant (entiteit) om na te gaan of het raamcontract integriteit een
oplossing kan bieden op de vraag van de entiteit.
2) Team integriteit neemt contact op met Diversity voor een heldere briefing over dit gesprek. Team
integriteit, Diversity en klant maken een afspraak. De HR BP en de contactpersoon integriteit zijn
worden minstens op de hoogte gebracht.
3) Na het intakegesprek, dat betalend is, bezorgt Diversity een prijsofferte op maat aan de klant (met
team Integriteit in cc), en dit binnen een termijn van 10 dagen. Er kan maximum 1 dag aangerekend
worden voor het intakegesprek en het opmaken van een aanpak/projectplan.
4) Zodra er een akkoord is over aanpak en kostprijs, maakt de entiteit een bestelbrief over aan
Diversity ([email protected]). Team Integriteit ([email protected]) en de
financiële cel ([email protected]) staan in cc met een vermelding van een inkoopordernummer
(of een referentienummer), adres van de facturatie en vermelding van het raamcontract (in casu
raamcontract ondersteuning integriteitsbeleid). Dit inkoopordernummer is van belang om nadien op
het factuur te vermelden, evenzeer de naam van het raamcontract, en het facturatie-adres. Er kan
geen opdracht uitgevoerd worden zonder een bestelbrief.
Tijdens de opdracht verlopen de contacten in principe rechtstreeks tussen Diversity en de entiteit.
Uiteraard kunt u op AgO een beroep blijven doen tijdens de projectuitvoering – als klankbord of bij
vragen en problemen in het project of de samenwerking met de externe partner (Diversity).
5) Na afloop van de opdracht laat u per mail aan uw contactpersoon bij AgO (team integriteit) en de
financiële cel ([email protected]) in cc weten dat de opdracht zoals voorzien in de offerte is
opgeleverd is. U ontvangt een eindfactuur van Diversity. U staat in voor de controle en de betaling
van de factuur aan de externe partner.
6) AgO neemt het algemene contractbeheer op. AgO staat ook in voor de regeling van de borgsommen.
7) De projectevaluatie met de partner spreekt u met hen af. Ieder jaar evalueert het team integriteit de
werking met de leverancier.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 2 van 2
17.04.2014