Handleiding bij het schrijven van het strategisch - VMS-ZKN

Bijlage 2: Handleiding bij het schrijven van een strategisch
opleidingsplan
VWS subsidieregeling (2014-2017)
Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg
Inleiding
Het strategisch opleidingsplan dient een duidelijk relatie te hebben met het strategisch beleidsplan.
Het ministerie van VWS stelt als voorwaarde dat de looptijd van het strategisch opleidingsplan
minimaal 4 jaar moet zijn. ZKN adviseert u derhalve het plan op te stellen voor de periode 20142017.
Het schrijven van een strategisch opleidingsplan komt neer op het doorlopen van vier stappen. Wij
geven die stappen - als onderdelen (hoofdstukken / paragrafen) van uw strategisch opleidingsplan hieronder schematisch weer. We behandelen de eerste vier stappen één voor één waarbij het
vertrekpunt het strategisch beleid van uw kliniek is. Tot slot wordt in deze handleiding aandacht
besteed aan de vereiste afstemming met het personeel en de monitoring van de opleidingsplannen.
Strategisch
beleid
Thema’s strategisch
opleidingsplan
Benodigde omvang en
kwaliteit formatie
Scholingsactiviteiten
1. Het strategisch beleid in het opleidingsplan
Strategisch
beleid
Thema’s strategisch
opleidingsplan
Benodigde omvang en
kwaliteit formatie
Scholingsactiviteiten
In uw strategisch beleidsplan (of het missie/visie-document) staan de strategische doelen van de
kliniek beschreven. Van belang is dat deze strategische doelen terugkomen in uw strategisch
opleidingsplan. Onderstaande vragen dienen daarvoor te worden beantwoord:
a) Wat is de corebusiness? (zorgaanbod in medische disciplines, doelgroepen en behandelingen)
b) Waarin onderscheidt de kliniek zich in de markt?
c) Wat is het beoogd groeidoel?
d) Wie zijn de eventuele strategische partners daarbij?
e) Hoe wil men gegeven de doelen reageren op ontwikkelingen in de context / DEPEST factoren? 1
(U kunt hierbij gebruik maken van uw eigen uitwerking van het ZKN-keurmerk Algemene eisen 1.
Kwaliteitsbeleid)
1
Demografische, Economische, Politieke, Ecologische, Sociale en Technologische factoren
Document: Bijlage 2 Handleiding bij het schrijven van een strategisch opleidingsplan
Versie: 1.0
Datum: 14 juli 2014
ZKN
1
2. Thema’s strategisch opleidingsplan
Strategisch
beleid
Thema’s strategisch
opleidingsplan
Benodigde omvang en
kwaliteit formatie
Scholingsactiviteiten
Op grond van de antwoorden in de vorige paragraaf wordt in deze paragraaf een focus beschreven in
het beleid dat de kliniek wil voeren om een impuls te geven aan de kwalificaties van het personeel,
welke bijdragen aan het realiseren van de strategische doelen. ZKN hanteert de volgende indeling in
opleidings- en scholingsthema’s:
a) Kwaliteit & Veiligheid
b) Leiderschap
c) Samenwerking & Cultuur
d) Logistiek & Processen
e) Gastvrijheid, klantgerichtheid en service
f) Overig / Generiek
Deze indeling naar thema’s is gebaseerd op overleg met diverse klinieken en vormt ook de basis voor
de indeling van het overzicht van scholingsactiviteiten (zie Excel invulformat Opleidings- en
scholingsactiviteiten). In het strategisch opleidingsplan wordt de focus en de prioritering van deze
thema’s beschreven, gerelateerd aan de doelstellingen zoals geformuleerd in het strategisch beleid.
Hieronder twee voorbeelden van de uitwerking van boven beschreven stappen:
i.
ii.
Strategisch beleid is verhoging van de service en klantgerichtheid als onderscheidend kenmerk t.o.v. de regionale
ziekenhuizen. Dit vereist voldoende personeel, dat in staat is om deze attitude dagelijks gestalte te geven, dit tot een
kernpunt van de cultuur van de kliniek te maken. De focus is duidelijk: ‘klant centraal!’. De focus vertaalt zich in de
thema’s Samenwerking & Cultuur en Gastvrijheid, klantgerichtheid en service. De scholingsactiviteiten worden in het
Excel invulformat onder dat thema beschreven.
Strategisch beleid is meer regionale profilering van de 15 vestigingen van een grote kliniek, om zo de samenwerking in
de keten beter gestalte te geven. Dit vereist leidinggevenden met grote omgevingsgevoeligheid en ondernemerszin en
personeel dat het een uitdaging vindt zich hier bij aan te sluiten. De focus is duidelijk: ‘binnen een strategisch kader
vergroten van het eigen initiatief!’ De focus vertaalt zich in de thema’s Kwaliteit en Veiligheid, Leiderschap en
Samenwerking & Cultuur. De scholingsactiviteiten worden in het Excel invulformat onder die thema’s beschreven.
Naast een beschrijving van de focus en een vertaling naar de opleidings- en scholingsthema’s is het in
deze paragraaf belangrijk om iets te zeggen over de visie op leren die de kliniek hanteert. Dit hoeft
geen uitgebreide beschrijving te zijn. In enkele kernachtige zinnen kan dit onder woorden worden
gebracht. Kernwoorden hierbij kunnen zijn:
- Levenslang leren
- Interactief leren
- Praktijkgericht leren
- Competentiegericht leren
- Reflectief leren
- Kennis delen
- Leren in de werksituatie
Document: Bijlage 2 Handleiding bij het schrijven van een strategisch opleidingsplan
Versie: 1.0
Datum: 14 juli 2014
ZKN
2
Stel u de vraag welke begrippen in de visie van uw kliniek centraal staan en breng dat in enkele
zinnen onder woorden (U kunt hierbij gebruik maken van uw eigen uitwerking van het ZKN-keurmerk
Algemene eisen 1. Kwaliteitsbeleid, visie op deskundigheidsbewaking en – bevordering).
3. Omvang en kwaliteit van de formatie
Strategisch
beleid
Thema’s strategisch
opleidingsplan
Benodigde omvang en
kwaliteit formatie
Scholingsactiviteiten
Het bereiken van die strategische doelen stelt eisen aan:
- De omvang van de personeelsformatie
Vragen hierbij zijn:

Wat is op dit moment de omvang en samenstelling van uw personeelsformatie

Welke eventuele verandering zou u daar in willen doorvoeren?

Waarop is deze verandering gebaseerd?
-
Het niveau van opleiding van de medewerkers



Wat is het wettelijk vereiste opleidingsniveau voor de verschillende functies?
Wat is het door de kliniek gewenste opleidingsniveau voor de verschillende functies?
In welke richting denkt u de kwaliteit van uw personeel verder te ontwikkelen? Welke focus heeft u daarbij
gekozen en welke opleidingsthema’s kiest u daarbij als prioriteit?
In de subsidieregeling wordt gesproken over het verhogen van kwalificatieniveaus. Na overleg met
VWS, wordt voor de zelfstandige klinieken kwalificatieniveaus tevens bezien als focus op het
verhogen van competenties, kennis en vaardigheden (zie ook uw uitwerking van het ZKN-keurmerk
Algemene eisen, 2. Organisatie, 27 Addendum VMS eis 14, 15).
4. Scholingsactiviteiten
Strategisch
beleid
Thema’s strategisch
opleidingsplan
Benodigde omvang en
kwaliteit formatie
Scholingsactiviteiten
De gewenste samenstelling, omvang en het niveau van het personeel en de op basis daarvan
vastgestelde focus en prioritering worden vertaald in opleidings- en scholingsactiviteiten. Voor de
uitwerking en opsomming van de activiteiten is een Excel invulformat ontwikkeld (zie ook uw
uitwerking van het ZKN-keurmerk 27. Addendum VMS eis 14, 15 en 16). Naast de opleidings- en
scholingsactiviteiten worden in dit format tevens de begrote (uitgesplitst) en de gerealiseerde totale
kosten per jaar ingevoerd. Bij de opvoering van de verletkosten en interne voorbereidingskosten
dient voor de opvoering van de bruto uurlonen (incl. werkgeverslasten) de cao ZKN te worden
gevolgd.
Document: Bijlage 2 Handleiding bij het schrijven van een strategisch opleidingsplan
Versie: 1.0
Datum: 14 juli 2014
ZKN
3
5. Proces – tot standkoming van het strategisch opleidingsplan
Het Ministerie van VWS stelt als voorwaarde dat het strategisch opleidingsplan met het personeel of
een personeelsvertegenwoordiging is afgestemd. In uw strategisch opleidingsplan geeft u aan op
welke wijze het plan tot stand is gekomen.
U kunt hierbij denken aan de volgende items:
-
Wie in de kliniek heeft het plan opgesteld?
Wie is (eind)verantwoordelijk voor de uitvoering en monitoring van het plan?
Op welke wijze is het personeel betrokken bij het strategisch opleidingsplan (werkoverleg, OR,
functioneringsgesprekken)?
De afstemming met het personeel kan op verschillende manieren worden georganiseerd. Het gaat
om betrokkenheid van - en het creëren van draagvlak onder het personeel. De wijze waarop dit
proces vorm wordt gegeven hangt onder andere af van de organisatiestructuur en - cultuur van uw
kliniek en de wijze van besluitvorming. Denk hierbij aan het aantal (of het ontbreken) van
managementlagen (bestuur, directie, managers, locatiemanagers, teamleiders, professionals) en de
mogelijke aanwezigheid van een Ondernemingsraad.
Aantal opties vormgeving Strategisch opleidingsplan:
-
-
Routing via de lijnorganisatie in een grote kliniek waarbij RvB/directie accordeert en ter
instemming voorlegt aan OR
Directeur van een kleine kliniek stelt in overleg met kliniekmanager de kaders en grote lijnen met
strategische focus en prioriteiten vast en vanuit dat kader wordt door de kliniekmanager in
overleg met professionals gewerkt aan de invulling van de scholingsactiviteiten.
Strategische thema’s en focus top down en mogelijkheid voor professionals om bottum-up
wensen en behoeften kenbaar te maken.
6. Monitoring van de plannen door de kliniek
- De kliniek monitort de strategische opleidingsplannen als onderdeel van de in het ZKN-keurmerk
opgenomen jaarlijkse (directie)verbetercyclus op basis van de Plan Do Check Act cyclus (zie uw
uitwerking en toepassing van het ZKN-keurmerk 21. Continue verbetering en 27. Addendum VMS
eis 15).
- De wijze waarop de monitoring plaatsvindt (wie, wat, hoe vaak en wat wordt gedaan met de
uitkomsten) toelichten.
Document: Bijlage 2 Handleiding bij het schrijven van een strategisch opleidingsplan
Versie: 1.0
Datum: 14 juli 2014
ZKN
4