uitgewerkte idee

Eerste vergadering participatie
Aanwezig: Pepijn, Seppe, Lennert, Benjamin
We werken een nieuw voorstel uit voor de inhoud van de AV's doorheen het jaar. De momenten
van AV's zijn ongewijzigd.
Alles wat volgt is slechts een voorstel, en wordt teruggekoppeld naar de RvB en AV voor feedback.
Inhoud van de 5 AV's
Congres 1 (donderdagavond): moties
Deze AV verandert niet. Wel is er voor de AV een soort markt waar motie-indieners hun motie
kunnen voorstellen, en geïnteresseerden kunnen rondlopen tussen de verschillende moties. Het
doel is om mensen op voorhand meer mee te krijgen met de inhoud, zodat er een betere
inhoudelijke discussie kan zijn tijdens de AV zelf. Minder mondige mensen worden bovendien
zelfzekerder als ze hun argumenten al eens kunnen aftoetsen met de indiener of andere JNM'ers.
We doen dit al op donderdag, omdat dit een echte volktrekker is (met het risico dat er niet veel volk
is). Het is bovendien iets goed voor 's avond: er is ambiance, niet te veel verveling, en mondt mooi
uit in samen een pintje drinken
Congres 2 (vrijdagochtend): beleidsnota/projecten
We kijken naar de projectwerking en beleidsnota van JNM. Er wordt kort teruggeblikt op wat er het
afgelopen jaar zoal gebeurde: welke delen van de beleidnota werden gerealiseerd, welke projecten
zijn al dan niet succesvol afgerond.
De nadruk ligt op de toekomst: wat staat er in de planning van de beleidsnota? Welke projecten
zijn al lopende of zullen er zeker opgestart worden? Waar willen we als JNM veel energie in te
steken? Wat is eerder secundair?
Deze AV heeft ook als rol om mensen warm te maken om mee te werken aan projecten waar ze
normaal niet mee in aanraking zouden komen. Het format moet nog uitgewerkt worden, maar we
denken aan een soort mega-filocafé.
Tot slot kunnen op deze AV enkele varia-puntjes besproken worden, die algemeen over het beleid
van JNM gaan. Dat zijn dingen die op eender welke AV zouden kunnen plaatsvinden, maar waar
nu op het congres geen moment voor bestaat.
Congres 3 (zaterdagochtend): evaluatie en verkiezing
We vertrekken vanuit de idee dat de evaluatie van een ploeg in de eerste plaats dient om de ploeg
van volgend jaar te helpen. Als je de goede en werkpunten van je voorgangers kent, kan je hier
rekening mee houden.
Een voorstel is om de oude en nieuwe ploegvoorzitter samen op het podium te zetten, in een minidebat-format, met de Bovo als moderator. Er worden vragen gesteld, opmerkingen en tips
gegeven, aan de oude en/of nieuwe voorzitter. Zij kunnen hierop antwoorden, elkaar aanvullen,
aangeven hoe het komt dat iets fout liep en elkaar tips geven. In het zeldzame geval dat er twee
kandidaten zijn voor dezelfde functie, kunnen die samen op het podium zitten.
Er wordt niet gestemd op het beleid van de oude ploeg. Mensen wippen is dus niet meer mogelijk,
maar je kan nog steeds kiezen om niet op hen te stemmen in hun nieuwe functie.
Er wordt geen beleid voorgesteld door de nieuwe voorzitter: dat gebeurt voortaan op de nazofé-AV.
Wel wordt er nog gestemd op de ploegen en hun leden. Dit blijft dus zoals het nu is, en is vooral
een formaliteit, maar het lijkt ons belangrijk om vrijwilligers te bevestigen in hun engagement. Dit is
ook nodig om een soort van “wippen” te hebben.
Op de tweede congres-AV werden projecten voorgesteld. We moedigen aan om jezelf voor te
stellen als trekker of geïnteresseerde van een project. Ook deze “functies” worden dan gestemd.
Zo is die persoon ook echt HB'er, en kan die meer gewaardeerd worden. We hopen dat mensen zo
laagdrempeliger met projecten in aanraking komen.
Nazofé: beleidsvoorstelling
Ploegen hebben hun eerste vergadering gehad, en hebben een idee van wat ze het komende jaar
kunnen en willen doen. Op het nazofé stellen ze dit voor, en wordt om feedback van de AV
gevraagd.
Dit zou eventueel ook kunnen gebeuren voor projecten. Probleem is wel dat projecten in oktober
vaak nog geen eerste vergadering hebben gehad, dus dat dat in de praktijk misschien niet vaak zal
gebeuren. Anderzijds zijn de doelstellingen van een project vaak al voor aanvang redelijk concreet,
en kan de projecttrekker die dus wel voorstellen.
Een idee: thermometerstemming. Elke ploeg stelt een aantal projecten en/of speerpunten op.
Iedereen kan op een schaal van 1 tot 5 stemmen hoe belangrijk ze dit punt vinden. Het is niet de
bedoeling dat dit bindend is, maar kan wel interessant zijn voor ploegen om te weten wat de rest
van JNM belangrijk vindt.
Maart: financiën en voortgangsrapport
Financiën
Een maand op voorhand wordt het financieel verslag en de begroting gemaild naar alle
werkmieren. Dit gebeurt in een heel toegankelijke vorm, met grafiekjes, samenvattende tabelletjes
en uitleg. In het ideale geval een infographic.
Mensen worden aangemoedigd om vragen bij deze twee documenten mailen naar de ping. ALLE
vragen worden behandeld tijdens de AV. Zo proberen we te vermijden dat de begroting al volledig
vastligt en de AV dus geen andere keuze heeft dan ze goed te keuren. In geval van gegronde
opmerkingen, kunnen meerdere alternatieve versies van de begroting voorgesteld worden op de
AV.
Op de AV wordt het financieel verslag gepresenteerd, met als belangrijkste doel inzicht in de
financiën van JNM meegeven. Over de begroting worden enkel de posten besproken die afwijken
van de vorige jaren. Een groot deel van de begroting ligt nu eenmaal vast, en het heeft geen zin
om die onderdelen ook te blijven behandelen. De voorstelling van de begroting is kort.
Voortgangsrapport
Het voortgangsrapport wordt niet meer gestemd of voorgesteld op de AV. Een maand voor de AV
wordt wel het voortgangsrapport gemaild naar alle werkmieren. Dit gebeurt in een toegankelijke
infographic-vorm. Veel van de cijfers die in het voortgangsrapport verzameld worden, zijn
interessant, dus het zou jammer zijn om deze helemaal niet meer naar JNM'ers te communiceren.
Op de tweede congres-AV wordt over toekomstige en gepasseerde verwezenlijkingen uit de
beleidsnota gepraat. Dat vervangt deels het stemmen van het voortgangsrapport. Los hiervan: het
voortgangsrapport is eigenlijk een manier om weer te geven waar JNM mee bezig is of is geweest.
Dit is iets dat op regelmatigere basis moet gebeuren, en kadert in het (interne) communicatieplan.
Een tussentijdse evaluatie van het HB lijkt ons niet iets om op een AV te doen. Dit kan wel heel
nuttig zijn, maar is meer iets voor op een maarts HB-weekend. Dat is een kwestie van de
bondstop/RvB, en niet van het participatie-project.
Verdere verloop van dit dossier
Mogelijke onderwerpen




Hoe maken we de agendering meer bottom-up? Voorbeeld: een afdeling worstelt met een
probleem. Hoe maken we hen duidelijk dat ze dit op een AV kunnen brengen, en raad
vragen aan andere afdelingen? Idem voor nationale ploegen en projecten.
Het AHR: wat is de functie van dit document? Vervult het die functie nu? Hoe kan het
anders? Stellen we een motie voor waarin staat dat de AHR-bijlagen niet kwijtgespeeld
mogen worden?
AHR-wijzigingen: deze kunnen nu enkel op de motie-AV gestemd worden. Is dat ok? Willen
we dat kunnen spreiden over het hele jaar? Bijv. nu met de kampgelden zou dat handig
zijn.
Er zijn wat zakelijke problemen met het feit dat elke aanmelder op een AV stemgerechtigd
is: hoeveel leden zijn er dan nodig om een BAV opgeroepen worden? Hoeveel is 10% van
de leden (quorum voor geldige AV)? Zie vzw-wetgeving: wat zijn werkende leden en
toegetreden leden?
Planning





Begin december: volgende vergadering met hopelijk wat meer mensen. Evelyne alvast, we
nodigen extra RvB'ers persoonlijk uit.
Half december: terugkoppeling naar de RvB
Februari: café kruispunt/croissant (te overleggen met KP)
Februari/maart: verwerking filocafé en voorbereiding inputmoment AV
Maart: terugkoppeling met inputmoment koers-AV
volgende vergadering: we schaffen de AOP af