Gebruikersreglement* voor - Werkplaats Amateurkunst Tilburg

Gebruikersreglement Stichting Werkplaats Amateurkunst Tilburg.
Versie januari 2017
Gebruikersreglement voor
De Werkplaats van de Stichting Werkplaats Amateurkunst
Tilburg
Ledeboerstraat 5,
5048 AC Tilburg
Opgesteld door het Bestuur van de Stichting Werkplaats Amateurkunst
Tilburg (St.WAT), ten behoeve van het gebruik van de werkplaats voor
Tilburgse culturele amateur-organisaties en andere organisaties voor het
bouwen van decors, decoropslag en opslag van voor productie benodigde
kleding en als repetitieruimte tbv doorloop van theater-producties.
Het gebruik van de Werkplaats aan de Ledeboerstraat 5 te Tilburg valt
onder de rechtstreekse verantwoordelijkheid van het Bestuur van de
Stichting Werkplaats Amateurkunst Tilburg, welk bestuur de uitoefening
van het beheer heeft gedelegeerd aan Beheerders.
Tilburg, 10 januari 2017,
Namens het bestuur van de Stichting Werkplaats Amateurkunst Tilburg,
Bert van Ganzewinkel
secretaris
1
Gebruikersreglement Stichting Werkplaats Amateurkunst Tilburg.
Versie januari 2017
1. Begripsbepalingen.
-
St.WAT
Het bestuur
Beheerders
Werkplaats
Art-Fact
Adviseur
: Stichting Werkplaats Amateurkunst Tilburg.
: Het bestuur van de Stichting Werkplaats Amateurkunst Tilburg.
: Door het Bestuur van St.WAT aan te wijzen personen.
: Het pand Ledeboerstraat 5, 5048 AC Tilburg.
: Art-fact, service punt voor Amateurkunst.
: Een door het bestuur aan te wijzen persoon, die algemeen
en technisch advies aan het bestuur kan geven.
2. Beheer van de Werkplaats.
De bouwhal is eigendom van de Stichting Bestuur Bouwhal Tilburg (SBBT) en in verhuur
aan St.WAT. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor beheer en gebruik.
3. Functie van de werkplaats.
De werkplaats dient als plaats, waar Amateurkunst organisaties, decors kunnen bouwen
en kleding vervaardigen voor hun theaterproducties, hun decors en kleding voor de
theaterproducties kunnen opslaan en als ruimte voor zg. doorlooprepetities en zo
mogelijk kleinschalige voorstellingen.
4. Beheer Werkplaats.
4.1 In de Werkplaats is ruimte beschikbaar waar decors kunnen worden gebouwd, kleding kan
worden vervaardigd voor theaterproducties, decors en kleding voor theaterproducties
kunnen worden opgeslagen en ruimte voor zg doorloop-repetities en zo mogelijk kleinschalige voorstellingen.
Voorts zijn diverse faciliteiten en materialen beschikbaar die voor in- en extern gebruik
kunnen worden geleend, cq gehuurd.
De voorwaarden om deze ruimten, faciliteiten en materialen te kunnen gebruiken zijn
vastgelegd in een afzonderlijke regeling.
4.2 Het toezicht en naleving van hetgeen in de huurovereenkomst en in dit Gebruikersreglement mbt de Werkplaats is vastgelegd, is opgedragen aan door het bestuur aan te
wijzen Beheerders.
De taken en verantwoordelijkheden van de beheerders:
- Het toezicht houden op het gebruik van de bouwhal.
- Het onderhouden van contacten met nutsbedrijven, veiligheidsinstanties etc.
- Het onderhouden van contacten met in de Werkplaats toegelaten verenigingen en
organisaties.
- Het toezicht op instandhouding van in de Werkplaats aanwezige voorzieningen en
de controle daarop.
- Het toezicht op de uitvoering van onderhoud en het aanbrengen van aanpassingen
- Het toezicht op de naleving van het reglement.
- De verslaglegging van de gang van zaken en regelmatige rapportage daarvan aan
het bestuur.
- Het bijhouden van een logboek waarin worden vastgelegd: de data van de controle
werkzaamheden, welke controles worden uitgevoerd en de bevindingen van de
beheerders.
4.3 Vergaderingen
- Het bestuur van St.WAT vergadert ten minste viermaal per jaar, waaraan de adviseur,
afhankelijk van de te behandelen agendapunten, deelneemt.
- Voor zover daartoe aanleiding bestaat, vergadert het bestuur samen met de contactpersonen van de organisaties die van de Werkplaats gebruik maken.
2
Gebruikersreglement Stichting Werkplaats Amateurkunst Tilburg.
Versie januari 2017
- Het bestuur zal ook vergaderen indien twee of meer verenigingen daarom specifiek
verzoeken.
- Van die vergaderingen wordt een verslag gemaakt, dat wordt toegestuurd aan belanghebbers.
5. Aansprakelijkheid en verzekering.
- Het risico van wettelijke aansprakelijkheid of van verlies of beschadiging van goederen
door welke oorzaak dan ook, is voor eigen rekening van wie het aangaat.
- Iedere betreder, gebruiker, bouwer of in welke hoedanigheid ook, draagt de
verantwoordelijkheid van verzekering van het eigen belang.
- Het bestuur van St.WAT is niet aansprakelijk voor verlies of diefstal van eigendommen van
de gebruikers van de Werkplaats.
6. Toedeling van de beschikbare ruimte.
6.1
Algemeen
6.1.1. Voor zover de Werkplaats op enig moment ontoereikend is om aan de behoefte te
voldoen, geldt als stelregel, dat verenigingen en organisaties die op dat moment al actief
zijn in de Werkplaats, voorrang krijgen bij de toedeling van bouwruimte.
6.1.2. Aan nieuw aangemelde organisatie(s) word(t)(en), bij het beschikbaar zijn / komen van
bouwruimte, ruimte toegewezen op basis van een door het bestuur vastgestelde
prioriteitenlijst.
6.1.3. De aangegane overeenkomst voor de huur van opslagruimte(s) is een stilzwijgende
doorlopende overeenkomst met een opzegtermijn van 3 maanden.
Opzegging dient schriftelijk aan het bestuur te worden gedaan.
De betreffende ruimte dient in oorspronkelijke staat te worden opgeleverd.
6.1.4. Na beëindiging van de bouwactiviteiten dient de bouwruimte binnen één week, geheel
schoongemaakt en opgeruimd te worden opgeleverd.
Tevens dient de betreffende organisatie er voor zorg te dragen dat alle materialen welke
niet in eigendom en / of bruikleen zijn van St.WAT, worden afgevoerd.
De organisatie is verantwoordelijk voor een verantwoorde afvoer van milieu schadelijke
stoffen.
Eventuele wagens of voertuigen dienen elders (buiten de Werkplaats resp. buitenterrein)
te worden gestald.
6.1.5. In de Werkplaats mogen onder geen enkele voorwaarde gevaarlijke of milieuonvriendelijke (vloei)stoffen worden gebruikt.
6.2
Omvang van de te gebruiken bouw- of opslagruimte
6.2.1. Een organisatie krijgt een bepaalde oppervlakte toegewezen.
De bouwende organisaties dienen binnen de oppervlakte van de toegewezen bouwplek
te blijven, met inbegrip van eventuele voortbewegingmechanismen, rekwisieten en
opslagruimte.
6.2.2. De Werkplaats is in principe bedoeld voor het bouwen van decors voor theaterproducties, decoropslag, opslag resp. vervaardigen van voor theaterproducties
benodigde kleding en repetitieruimte voor doorloop van theaterproducties.
Het bestuur kan, per geval besluiten om in enig jaar dat er ruimte beschikbaar is, ook
anderen organisaties, zoals bijvoorbeeld amateurverenigingen of -organisaties die op
3
Gebruikersreglement Stichting Werkplaats Amateurkunst Tilburg.
Versie januari 2017
cultureel gebied actief zijn of onbezoldigd evenementen organiseren, toegang verlenen
tot de Werkplaats.
Uitgangspunt is echter, dat Tilburgse culturele amateur-organisaties die decors bouwen
en kleding vervaardigen voor theaterproducties, decoropslag en opslagruimte van voor
theaterproducties benodigde kleding nodig hebben, en repetitieruimte nodig hebben
voor doorloop van theaterproducties, voorrang krijgen.
6.2.3. Opslag van aanhangers, wagens, voertuigen e.d. zowel in het complex als op de
(buiten)terreinen van het complex is niet toegestaan tenzij deze uitsluitend gebruikt
worden in theaterproducties en in dat laatste geval behoren tot de rekwisieten.
De wagens/voertuigen dienen steeds elke avond binnen het bouw- of opslagvlak van
de betreffende organisatie te worden gestald.
6.2.4. Huurders welke gebruik maken van gesloten aanhangers voor het vervoer van decor
e.d. dienen voor stalling een aparte huuroverkomst te sluiten met St.WAT.
Parkeren is alleen toegestaan op het parkeerdek van CST op een in overleg met CST te
bepalen locatie.
7. Financiële Bijdrage.








De kosten voor het in stand houden van de bouwhal worden in principe gedragen door
St.WAT.
Als tegemoetkoming in de kosten van de instandhouding van de Werkplaats wordt
iedere organisatie, welke gebruik maakt van de Werkplaats, jaarlijks een door het
bestuur van St.WAT vastgestelde bijdrage in de exploitatiekosten in rekening gebracht.
Deze bijdrage bestaat uit 2 componenten.
Component 1 is een bijdrage gerelateerd aan het beschikbaar gestelde oppervlak en zal
jaarlijks worden vastgesteld in het laatste kwartaal van het lopende jaar.
Component 2 betreft de bijdrage in de kosten voor het gebruik van Nutsvoorziening.
Voor bepaling van de hoogte van deze component wordt naar artikel 9 verwezen.
Iedere organisatie is verplicht de door het bestuur vastgestelde bijdrage (het totaal van
component 1 en 2) tijdig binnen de gestelde betalingstermijn van 14 dagen te voldoen.
In het geval van twijfel ligt de bewijsplicht van tijdige betaling bij de betreffende
organisatie.
Niet of niet tijdig betalen kan sancties tot gevolg hebben. Indien sancties worden
opgelegd is artikel 16 van toepassing.
Bij het aangaan van een huurovereenkomst dient € 50,= borg te worden betaald voor de
ontvangen sleutels.
8. Toegang tot de Werkplaats.





Toegang tot de Werkplaats hebben slechts zij, die omwille van hun functie aanwezig
moeten zijn. Te denken hierbij valt aan: decorbouwers, deelnemers aan repetities, leden
van de organisaties die op dat moment actief zijn in de Werkplaats.
Iedere organisatie die een opslagruimte in de Werkplaats heeft toegewezen gekregen,
heeft recht op 2 (twee) sets sleutels welke toegang verschaffen tot het terrein, de
Werkplaats en de gehuurde opslagruimte(s).
Deze sleutels kunnen in ontvangst worden genomen na het betalen van een onder
artikel 7 genoemde bijdrage.
Met het in ontvangst nemen van de sleutels gaat de organisatie onverwijld en
onvoorwaardelijk akkoord met het in dit reglement gestelde. De organisatie zal aldus
haar activiteiten ontplooien en is verantwoordelijk voor het opvolgen van het gestelde in
dit reglement, voor al haar leden.
Iedere organisatie is verplicht jaarlijks op te geven wie de houder(s) van de sleutels van
de Werkplaats is/zijn.
4
Gebruikersreglement Stichting Werkplaats Amateurkunst Tilburg.







Versie januari 2017
Sleutels mogen slechts in het bezit zijn van volwaardige leden van de betreffende
organisatie.
Het is betreffende organisatie ten strengste verboden dat verstrekte sleutels worden
bijgemaakt.
St.WAT houdt administratie bij van de verstrekte sleutels aan huurders.
Het betreden van de Werkplaats en / of het gebruik maken van de voorziening(en) in de
Werkplaats is geheel voor eigen rekening en risico.
De Werkplaats is slechts verzekerd voor opstal.
Elke organisatie stelt een contactpersoon aan die het contact onderhoudt met het St.
WAT bestuur cq de beheerder(s) van de Werkplaats.
Deze contactpersoon is tevens sleutelbeheerder en binnen zijn/haar organisatie
verantwoordelijk voor het correct reilen en zeilen in de Werkplaats. Verder zal hij/zij
toezien op correct opvolgen van dit reglement door de leden van de organisatie.
9. Nutsvoorzieningen.
9.1.
Elektra
 Aanpassingen c.q. wijzigingen in de elektriciteitskast respectievelijk de leidingen,
schakelingen en aansluitingen in alle ruimtes zijn niet toegestaan.
 Indien het elektriciteitsverbruik in enig jaar te zwaar op de begroting van het beheer
van De Werkplaats drukt, zal het bestuur de kosten van het elektriciteitsmeerverbruik
door de organisaties geheel of gedeeltelijk doorbelasten.
E.e.a. in overleg met de gebruikers van De Werkplaats.
 De organisaties / gebruikers zijn verantwoordelijk voor een sober en juiste benutting
van elektriciteit.
9.2.
Water
- Brandhaspels (en brandblussers) mogen uitsluitend gebruikt worden in het geval
van brand of andere calamiteiten.
- Het bestuur neemt de kosten voor het waterverbruik voor haar rekening tot een
maximum van 250 m3 per jaar. Het meerverbruik zal evenredig over het aantal
verenigingen of organisaties verdeeld worden en in rekening worden gebracht met
de eventuele energiekosten van het meerverbruik.
- Het is uitsluitend toegestaan water te tappen op de daarvoor aangebrachte
tappunten.
- De verenigingen of organisaties / gebruikers zijn verantwoordelijk voor een sober en
juiste benutting van het water.
9.3.
Warmtevoorziening
- Indien het warmteverbruik in enig jaar te zwaar op de begroting van het
beheer van De Werkplaats drukt, zal het bestuur de kosten van het
meerverbruik door de organisaties geheel of gedeeltelijk doorbelasten.
E.e.a. in overleg met de gebruikers van De Werkplaats.
- De organisaties/gebruikers zijn verantwoordelijk voor een sober en juiste
benutting van de warmtebronnen.
10. Vuilverwerking en afvoer.
-
Uit kostenoverwegingen is besloten dat de organisaties in eigen beheer zorgdragen voor
correcte milieuvriendelijke afvoer van afvalstoffen.
Afvalstoffen dienen op de daarvoor aangemerkte plaats te worden verzameld voor
periodieke afvoer naar de geëigende stortplaats.
Alle vuilstortingen zijn voor rekening van de organisaties.
5
Gebruikersreglement Stichting Werkplaats Amateurkunst Tilburg.
Versie januari 2017
11. Schoonhouden van de Werkplaats.
-
-
-
Het schoonhouden betreft alle door huurder te gebruiken ruimtes en faciliteiten, zoals
toiletten, bouwruimte, spoeltrog en pantry in de bouwruimte, doorloopruimte, atelier,
vergader-/repetitieruimte.
Bouwplaatsen dienen na afloop van de dagelijkse werkzaamheden te worden opgeruimd
zodanig dat in geval van calamiteiten een vrije doorgang naar de vluchtwegen kan
worden gegarandeerd.
Gebruikers zijn verplicht er op toe te zien dan de toegewezen bouwplaatsen vrij zijn van
rommel en dat afval op de daarvoor aangewezen plek wordt gedeponeerd.
Op de aangegeven vluchtwegen mogen geen obstakels geplaatst respectievelijk
aangebracht worden.
12. Overige verplichtingen van de verengingen of organisaties welke gebruik maken
van de Werkplaats.
 Bij wijzigingen in de bestuurssamenstelling, wordt van de organisaties die permanent
ruimte in de Werkplaats huren, verwacht, deze wijzigingen ten spoedigste te melden aan
het secretariaat van de St. WAT.
 In het geval van twijfel ligt de bewijsplicht van tijdige betaling altijd bij de organisatie in
kwestie.
 Het is niet toegestaan om in de Werkplaats andere activiteiten, anders dan in artikel 3
genoemd, te ontplooien, tenzij in overleg met en met toestemming van het bestuur van
de St.WAT.
 Andere werkzaamheden of activiteiten zijn uitdrukkelijk verboden.
Bij overtreding zullen direct sancties worden opgelegd conform artikel 15: sancties.
 Opslag van goederen niet direct gerelateerd aan het bouwen van decors, rekwisieten of
de opslag van kleding bestemd voor eigen theaterproducties, is niet toegestaan.
Bij overtreding zullen direct sancties worden opgelegd conform artikel 15: sancties.
 Het organiseren van feesten in de Werkplaats is niet toegestaan.
 Uitzonderingen zijn die bijeenkomsten of activiteiten die door het bestuur worden
geïnitieerd en die een min of meer feestelijk karakter behoeven en die direct zijn
gerelateerd aan de functie van De Werkplaats.
 Een afschrift van het Gebruikersreglement is op een voor ieder toegankelijke en
herkenbare plaats in de Werkplaats (nabij de EHBO kist) duidelijk zichtbaar aanwezig en
daarnaast op de website van ST.WAT.
 De contactpersoon is verantwoordelijk voor het kennis nemen van en opvolgen van de
eisen gesteld in dit reglement.
 Aanwijzingen van de beheerder(s) en/of het bestuur dienen onverwijld en onverkort
opgevolgd te worden.
 Voor het niet of niet tijdig of niet correct opvolgen van aanwijzingen, kunnen sancties
worden opgelegd zoals vermeldt in artikel 15: Sancties.
 Elke organisatie dient tijdig voor aanvang van het nieuwe kalenderjaar een contactpersoon namens de vereniging of organisatie aan te wijzen resp. bij tussentijdse wijziging
de nieuwe contactpersoon aan te melden.
 Tevens dient deze persoon kennis te nemen van en om moeten kunnen gaan met de
eventueel te installeren alarminstallatie.
13. Toegestane materialen.
 Alleen die materialen die volgens de geldende milieuwetten zijn toegestaan, mogen
verwerkt worden.
 Chemische materialen (zoals verf, paverpol, epoxies e.d.) mogen uitsluitend worden
verwerkt volgens de van toepassing zijnde milieu data bladen.
6
Gebruikersreglement Stichting Werkplaats Amateurkunst Tilburg.
Versie januari 2017
 Het is niet toegestaan niet-goedgekeurde bouwstoffen in het bezit te hebben in de
Werkplaats, noch te verwerken.
 Organisaties moeten de volgens de milieu data bladen genoemde verboden stoffen direct
uit de bouwhal verwijderen en deze op een milieuvriendelijke manier en conform het in
de wet gestelde, afvoeren.
 Opslag van gevaarlijke stoffen is ten strengste verboden.
 In de Werkplaats is gebruik en/of opslag van gasflessen, niet toegestaan.
14. EHBO- en Brandveiligheidvoorzieningen.
 In de Werkplaats is op een herkenbare plaats een EHBO-kist voor algemeen gebruik
aanwezig alsmede eventuele andere eerste hulpmiddelen. Gebruiker dient notitie te
maken van gebruikte middelen zodat beheerder deze kan aanvullen.
 In de Werkplaats zijn een aantal brandveiligheidvoorzieningen aangebracht.
Het betreft hier:
 Brandhaspels, brandblussers
 Sprinklerinstallatie met sproeikoppen in alle ruimtes
 Vluchtwegsignalering
 Brandmelders
 Vluchtdeuren
 Vluchtpaden, middels gele belijning aangebracht op de vloer van parkeerdek CST
Deze dienen te allen tijde vrij te zijn van obstakels.
15. Sancties.




16.
Sancties worden uitsluitend opgelegd in die gevallen dat het gedrag van de
gebruiker c.q. de organisatie niet in overeenstemming is met dat wat in het
Gebruikersreglement is gesteld.
Sancties worden vastgesteld en opgelegd door het bestuur.
Bij het niet opvolgen van het gestelde in dit reglement kan een sanctie worden
opgelegd ter hoogte van de jaarlijkse bijdrage.
E.e.a. per overtreding of gebeurtenis.
Ook worden eventuele kosten die door St.WAT moeten worden gemaakt als
gevolg van het ongewenste gedrag van de gebruiker op die gebruiker worden
verhaald.
In het uiterste geval behoudt het bestuur zich het recht voor een organisatie uit de
Werkplaats te laten verwijderen.
Sponsor-/reclame uitingen
Het is hurende organisaties niet toegestaan permanente reclame uitingen, ter
verkrijging van sponsoring of anderszins, aan de buitengevel te bevestigen. Deze zijn
wel aan de binnenzijde van de WAT-hal mogelijk in overleg met het bestuur.
17.
Roken
 In het complex is het in alle ruimtes verboden te roken
18.
Algemene bepalingen.
 Bepalingen aangaande voorschriften van de Gemeentelijke Diensten zoals Bouw- en
Woningtoezicht, Publieke Werken, Milieudienst, Politie, Brandweer etc. dienen
onverwijld en onverkort opgevolgd te worden.
7
Gebruikersreglement Stichting Werkplaats Amateurkunst Tilburg.
Versie januari 2017
 Elke persoon die in het bezit is van sleutels van het complex dient bij het verlaten
ervan, zich ervan te overtuigen dat:
 toegangsdeuren van de gebruikte ruimtes zijn afgesloten resp. de voordeur van de
Werkplaats en de toegangspoort aan de Ledeboerstraat.
 hij of zij de laatste is, die het gehele complex, gelegen tussen de Ledeboerstraat
en de Jules de Beerstraat verlaat en daarom ook de toegangspoort aan de Jules
de Beerstraat dient af te sluiten
 de overheaddeuren t.p.v. los-/laadbordes zijn vergrendeld
 elektrische apparaten zijn uitgeschakeld
 lichten zijn gedoofd
 close-in boiler(s) is(zijn) uitgeschakeld
 verwarming voor zover van toepassing en wenselijk is uitgeschakeld
 gebruikte koffiezetapparatuur is schoongemaakt en uitgeschakeld
 toiletten/toiletruimtes/kantine resp. de overige gebruikte ruimtes schoon zijn
 Voor zover dit reglement niet voorziet en in alle overige gevallen beslist te allen tijde
het bestuur.
Tilburg, 10 januari 2017
Copyright © 2017 - Stichting Werkplaats Amateurkunst Tilburg (WAT) - KvK 17225930
8