Lot 2014_2_D Opdracht voor de organisatie van een lerend netwerk rond samenwerking reguliere en sociale economie LOT 2014_2_D OPDRACHT VOOR DE ORGANISATIE VAN EN LEREND NETWERK ROND SAMENWERKING REGULIERE EN SOCIALE ECONOMIE Aanduiding van relevante externe deskundige(n) voor het opzetten en begeleiden van een lerend netwerk. Uiterste indieningsdatum offertes: Maandag 20 oktober 2014 om 10u00 1 Lot 2014_2_D Opdracht voor de organisatie van een lerend netwerk rond samenwerking reguliere en sociale economie 1. Algemene bepalingen 1.1. Opdrachtgever Deze opdracht wordt uitgeschreven door: in│C vzw Kanunnik De Deckerstraat 20A 2800 Mechelen Hierna genoemd de ‘opdrachtgever’. 1.2. Situering Binnen het decreet betreffende de ondersteuning van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie en de stimulering van het maatschappelijk verantwoord ondernemen is onder meer voorzien in collectieve ondersteuning voor de sociale-economiebedrijven. Collectieve ondersteuning wordt daarbij gezien als het initiëren van een omvattend aanbod van ondersteunende diensten voor de sociale economie en haar sociale-economieondernemingen, dat beantwoordt aan hun specifieke behoeften op het vlak van bedrijfsvoering. Voor deze opdracht is eind 2012 een overheidsopdracht uitgeschreven die na een onderhandelingsprocedure midden 2013 is toegekend aan de organisatie In|C. Dit is gebeurd via het goedkeuren van een convenant waarin alle verwachte output is neergeschreven samen met het overheidsbudget dat hiervoor ter beschikking staat. Deze convenant loopt van augustus 2013 tot juli 2017. Binnen het convenant wordt het aanbod collectieve ondersteuning gespecifieerd in 5 grote deelopdrachten: 1. het verstrekken van eerstelijnsinformatie over de sociale economie, onder meer over het beschikbare overheidsinstrumentarium; 2. de kennisopbouw, expertise- en instrumentontwikkeling voor de sociale economie 3. het organiseren van opleidings- en uitwisselingstrajecten die tot doel hebben de professionalisering en de kwaliteit van de sociale-economieondernemingen te bevorderen; 4. het organiseren van een specifiek aanbod voor startende ondernemingen in de sociale economie; 5. de promotie van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie. Als uiteindelijke begunstigden worden de (erkende) werkvormen binnen de sociale economie gestipuleerd: beschutte werkplaatsen, sociale werkplaatsen, lokale diensteneconomie, invoegbedrijven, coöperaties en activiteitencoöperaties (starterslabo’s). Daarnaast krijgen ook potentiële starters binnen de sociale economie een duidelijke plaats. In|C is een organisatie voor en door de sociale economie. De organisatie heeft als kernopdracht het ondersteunen van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie door collectieve dienstverlening voor sociale economie en de sociale economieondernemingen te formuleren en te organiseren. In|C is een kleine organisatie (bestaande uit 3 werknemers) die maximaal inzet op samenwerking met bestaande ondersteuningsorganisaties uit diverse sectoren. Dit doet In|C in een netwerk en samenwerkingsverband met diverse partners en deskundigen. Naar werkwijze worden meermaals per 2 Lot 2014_2_D Opdracht voor de organisatie van een lerend netwerk rond samenwerking reguliere en sociale economie jaar oproepen gelanceerd in de markt voor diverse ondersteuningsopdrachten waarop dan mag ingetekend worden door geïnteresseerde ondersteuners. Alle dossiers die binnenkomen worden beoordeeld en gegund op basis van een standaardprocedure. De afspraken met de weerhouden onderaannemers worden vastgelegd in een contract. Alle trajecten worden opgevolgd en tussentijds en achteraf geëvalueerd (met klantentevredenheid als ultieme toetssteen). Voor het aanbod vertrekt In|C zoveel mogelijk vanuit de behoeften van de finale begunstigden en er wordt zoveel mogelijk afgestemd met andere lopende initiatieven en oproepen. Voor nog meer achtergrondinformatie over de werking van In|C en de sociale economie in Vlaanderen, verwijzen we naar de websites www.in-c.biz en de portaalsite www.socialeeconomie.be. 1.3. Voorwerp van de opdracht Aan deze opdracht is geen onderhandelingsprocedure verbonden. De opdracht omvat de aanduiding van (een) relevante externe deskundige(n) voor het opzetten en de begeleiding van een lerend netwerk waarin de samenwerking en synergie tussen reguliere en sociale economie centraal staat. Deze opdracht kadert binnen de hierboven beschreven opdracht van in│C vzw om uitvoering te geven aan het ‘convenant tot organisatie en uitvoering van een ondersteuningsorgaan ten behoeve van de sociale economie in Vlaanderen’, afgesloten tussen de Vlaamse Regering en in│C vzw, ondertekend door beide partijen op 02/08/2013. U kan dit convenant terugvinden op http://www.in-c.biz/node/206 De artikelen van het convenant waarop deze opdracht betrekking heeft zijn art. 5.80. t.e.m. 5.85. : de organisatie van lerende netwerken 1.4. Doelpubliek Doelpubliek zijn enerzijds werknemers van sociale economiebedrijven (interne klanten) uit de diverse werkvormen: beschutte werkplaatsen, sociale werkplaatsen, lokale diensteneconomie, invoegbedrijven, coöperaties en activiteitencoöperaties (starterslabo’s) en van diverse bedrijven uit de reguliere economie (zowel KMO’s als grote ondernemingen). Binnen deze ondernemingen worden beoogd als begunstigden: management (zoals directie, productie, financiën, marketing, HR, kwaliteit, verantwoordelijken, …) en/of eerste lijn leidinggevenden/werkvloerbegeleiders. Per organisatie kunnen er maximum 2 personen deelnemen. Desgewenst vinden voorafgaand aan het lerend netwerk infosessie(s) plaats, waar de potentiële deelnemers worden geïnformeerd en nadien geselecteerd. Als grootte van de groep voor een lerend netwerk wordt 15 deelnemers als richtlijn beschouwd. Wanneer het aantal geïnteresseerden dit aantal te ver overschrijdt, kan er door de organisator worden gevraagd om slechts 1 persoon per organisatie af te vaardigen. 2. Voorschriften 2.1. 3 Indiening offertes Lot 2014_2_D Opdracht voor de organisatie van een lerend netwerk rond samenwerking reguliere en sociale economie De uiterste indieningsdatum van de offertes is maandag 20 oktober 2014 om 10u00. De offertes en bijhorende documenten, worden digitaal en in pdf, ingediend op het volgend e-mail adres: [email protected]. 2.2. Vorm en inhoud van de offerte De offerte moet worden ingevuld op de bijhorende formulieren: - Deel 1: Prijs en deskundigheid Deel 2: Methodologie en relevantie Bijlagen (indien van toepassing): Ondertekende intentieverklaringen onderaannemers Elk formulier en elke bijlage moet in een afzonderlijk pdf document worden ingediend. 2.3. Samenwerking met onderaannemers De indiener vermeldt, in deel 1 van het offerteformulier, welk gedeelte van de opdracht hij zal uitbesteden en vermeldt de identiteit en rol van de onderaannemers die hij voorstelt. Elke onderaannemer ondertekent een intentieverklaring (cfr. formulieren in bijlage). De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat in de looptijd van het contract, de inzet van andere onderaannemers nodig is, wordt in-C op voorhand op de hoogte gesteld (en de intentieverklaringen aangevuld). 2.4. Duur en uitvoeringstermijn van de opdracht De opdracht vangt aan vanaf de datum bepaald in de gunning van de opdracht. Datum 16 september 2014 30 september 2014 20 oktober 2014 31 oktober 2014 3 november 2014 Vanaf najaar 2014 – december 2015 Juni 2015 December 2015 Lancering opdracht Tussentijds infomoment voor geïnteresseerde indieners: na voorafgaande afspraak ter plaatse in Mechelen of telefonisch. Aanvraag afspraak is mogelijk t.e.m. 26/09. ! Geldt als enige gelegenheid tot info. Enkel informatieve vragen m.b.t. de oproep worden beantwoord, geen aftoetsing van voorstellen. Er wordt hierbuiten niet met de opdrachtgever gecorrespondeerd m.b.t. de dossiervorming, noch schriftelijk noch telefonisch ! Uiterste datum indienen offerte Gunning van de opdracht – opmaak contract Overleg met de opdrachtgever – aanvang van de opdracht Uitvoering van de opdracht : Organisatie lerend netwerk Tussentijdse evaluatie met de opdrachtgever Eindevaluatie met de opdrachtgever Er wordt verwacht dat de eerste sessie minstens in het najaar van 2014 wordt gehouden, tenzij nadien met In|C anders overeengekomen wordt. 4 Lot 2014_2_D Opdracht voor de organisatie van een lerend netwerk rond samenwerking reguliere en sociale economie 2.5. Prijs Deze opdracht is voor de organisatie van een lerend netwerk van minimum 6 tot maximum 10 sessies. De maximum prijs bedraagt tussen de 10.000€ en 17.000€ (excl. BTW), met een maximum prijs per sessie van 2000€. 2.6. Gunningscriteria 2.6.1. Kwalitatieve gunningscriteria (85/100) Methodologie en relevantie (55/100) Dit onderdeel moet alle activiteiten bevatten die zullen worden opgezet, hoe deze zullen uitgevoerd worden en wat het beoogde effect is op de begunstigden. Bij het uitschrijven van de activiteiten, moet aandacht besteed worden aan onderstaande elementen die meegenomen worden in de beoordeling van de dossiers: - - - 5 Zorg ervoor dat alle activiteiten in een helder en overzichtelijk stappenplan worden weergegeven. Dit stappenplan omvat minimaal: beoogde doelstellingen, opsomming van activiteiten, verwachte resultaten/output (zie ook 3.2), betrokkenen, timing en fasering. Verwerk in dit stappenplan ook de rekrutering van de beoogde doelgroep waarbij diverse instrumenten en communicatiemiddelen kunnen worden ingezet (mail ter bekendmaking, uitnodiging, …). Hierin moet worden rekening gehouden met optimale toegankelijkheid voor de deelnemers: regionale spreiding en bereikbaarheid met het openbaar vervoer. In-C werkt, in overleg met de uitvoerder, mee aan de rekrutering door inzet van haar netwerk en communicatiemiddelen. Geef duidelijk aan dat de sessies binnen het lerend netwerk logisch en samenhangend zijn opgebouwd (opvolging van de sessies op elkaar met mogelijks tussentijds huiswerk van deelnemers is duidelijk omschreven). Dit omvat een eerste schematische voorstelling van de verschillende sessies met hierin Een selectie van mogelijke onderwerpen die aan bod zullen komen De manier waarop de noden en behoeften van de deelnemers in kaart zullen worden gebracht De gebruikte methodiek om maximale uitwisseling tussen de deelnemers te stimuleren Welke achtergrond zal worden meegegeven als input: documentatie met input van verzamelde kennis, concepten, methodieken, verwijzingen naar bestaande best practices, beeldmateriaal, achtergrond… Tijdsplanning van het volledige lerend netwerk De manier waarop blijvend wordt ingespeeld op de behoeften van de deelnemers waarbij deze behoeften in de loop van het lerend netwerk kunnen variëren Deze planning kan in de loop van het lerend netwerk, binnen het aantal contractueel overeengekomen sessies, nog worden bijgestuurd, op basis van de dynamiek en evoluerende behoeften van de deelnemers. Omschrijf hoe het stappenplan zal worden opgevolgd en gemonitord (intern en naar In|C). Geef aan hoe ervoor zal worden gezorgd dat de opgeleverde outputs (zie verder) toepasbaar zijn in de praktijk. Geef aan hoe er zal worden gezorgd voor maximale disseminatie en valorisatie van de resultaten. Lot 2014_2_D Opdracht voor de organisatie van een lerend netwerk rond samenwerking reguliere en sociale economie Deskundigheid (30/100) Binnen dit criterium geeft de indiener, zowel voor de eigen organisatie als voor de onderaannemers/partners waarmee wordt samengewerkt, een overzicht van bewezen deskundigheid m.b.t. het onderwerp van deze opdracht. Hierbij hoort een referentielijst van gelijkaardige opdrachten, een overzicht van de personen die op de opdracht kunnen worden ingezet (incl. verantwoordelijken), en een beschrijving van de rol en meerwaarde van de mogelijke partners/onderaannemers. Van elke partner wordt verwacht dat er een intentieverklaring wordt ondertekend. De ondertekende intentieverklaringen maken integraal deel uit van het dossier. De beoordeling van de deskundigheid zal gebeuren op basis van volgende elementen: - Bewezen ervaring van de organisatie(s) met gelijkaardige opdrachten (organisatie van lerende netwerken) in diverse sectoren Vertrouwdheid van de organisatie(s) met sociale economie en/of sociaal ondernemerschap Duidelijke omschrijving van rollen, taken en verantwoordelijkheden van de diverse betrokkenen 2.6.2. Prijs (15/100) Deze opdracht is voor de organisatie van een lerend netwerk van minimum 6 tot maximum 10 sessies (waarbij één sessie een halve dag beslaat dus 4 uren). De maximum prijs bedraagt tussen de 10.000€ en 17.000€ (excl. BTW), met een maximum prijs per sessie van 2000€. De prijsopgave omvat een all-in prijs voor de realisatie van de onderscheiden outputs binnen de opdracht (zowel kosten voor kennisverzameling, ontwikkeling, personeelskosten, organisatiekosten, …). Vallen buiten de prijs van deze opdracht: - De organisatie van bijkomende sessies lerende netwerken bovenop de genoemde maximum aantallen indien de relevantie en meerwaarde voor de begunstigden kan worden aangetoond De bijkomende kosten voor disseminatie en presentatie van de resultaten (vormgeving van ontwikkeld materiaal d.m.v. cross mediale publicaties zoals webapplicaties, artikels, getuigenissen, videobeelden, organisatie events …) Het maken van deze extra kosten kunnen enkel gebeuren na overleg met de opdrachtgever, en kunnen indien gegrond via een aanvullende opdracht worden toegewezen. Voor de valorisatie kan de opdrachtgever zelf de nodige partners en deskundigen (vb. communicatiedeskundigen, copywriters, …) toewijzen. De kosten hiervan worden gedragen door de opdrachtgever. De beoordeling van de prijs gebeurt als volgt: Het dossier met de laagste prijs (bekeken als geheel van deelprijzen van de verschillende outputs en herleid tot kostprijs per sessie) krijgt het maximum van de punten. De andere dossiers krijgen verhoudingsgewijs punten. De quotering van het dossier zal verkregen worden volgens de formule: X = 15 * Y/Z X = quotering bekomen voor het geëvalueerde dossier Y = bedrag van het goedkoopste dossier Z = totaalbedrag van het dossier dat het onderwerp van de evaluatie uitmaakt 6 Lot 2014_2_D Opdracht voor de organisatie van een lerend netwerk rond samenwerking reguliere en sociale economie 2.7. Vervolg beoordelings- en gunningsprocedure De ingediende offertes worden gelezen en beoordeeld door minstens 3 door de opdrachtgever geselecteerde beoordelaars, op grond van hun expertise en onafhankelijkheid. De offertes worden beoordeeld op grond van de gunningscriteria zoals hierboven opgenomen en weergegeven in het offerteformulier. De opdrachtgever maakt een rangschikking van de ingediende dossiers in volgorde van de behaalde score op bovenstaande gunningscriteria. De opdracht zal worden gegund aan de indiener met de hoogst behaalde eindscore, met een minimumscore van 60 punten op het totaal van 100. De indiener aan wie de opdracht wordt gegund, ontvangt een gunningsverslag met een verantwoording van de scores en aanbevelingen voor de uitvoering. De indieners aan wie de opdracht niet werd gegund ontvangen eveneens een beoordelingsverslag met een verantwoording van de behaalde scores. Aan deze opdracht is geen onderhandelingsprocedure verbonden. Bij gunning van de opdracht kan de opdrachtgever niet fundamentele bijsturingen vragen, waarmee de uitvoerder dient mee rekening te houden bij de uitvoering van de opdracht (bvb naar verwachte regionale spreiding, disseminatie van de resultaten, ...). Deze gevraagde bijsturingen worden opgenomen in het gunningsverslag en besproken in een overlegmoment tussen uitvoerder en opdrachtgever bij de start van de uitvoeringsperiode. Voor aanvang van de opdracht wordt een contract opgemaakt waarin de wederzijdse verbintenissen tussen beide partijen, in│C als opdrachtgever en de uitvoerder, zijn opgenomen. 2.8. Facturatie De concrete bepalingen i.v.m. facturatie zijn opgenomen in het contract. De opdrachtgever verbindt zich ertoe te betalen binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur. Voor opdrachten die uit verschillende deelopdrachten bestaan, kan de facturatie gebeuren na oplevering van een specifieke deelopdracht. De factuur wordt pas uitbetaald nadat de nodige bewijsstukken werden opgeleverd door de uitvoerder. Dit zijn minimaal de outputs zoals omschreven in dit lot (cfr. 3.2.) en zoals opgenomen in het aan de uitvoerder gegunde dossier. Voor deze opdracht, het lerend netwerk, is tussentijdse facturatie (per sessie) per einde boekjaar 2014 (voor de sessies die in 2014 nog zouden plaatsvinden) en verder in de loop van 2015 mogelijk, met eindfacturatie voorzien bij het beëindigen van de looptijd van het contract. 2.9. Communicatie en promotie In alle communicatie, documentatie en promotie dient te worden opgenomen en gerefereerd naar de opdrachtgever in│C en de steun van de Vlaamse Overheid. De beide logo’s worden meegestuurd in de bijlagen van deze opdracht. 7 Lot 2014_2_D Opdracht voor de organisatie van een lerend netwerk rond samenwerking reguliere en sociale economie 3. Inhoudelijke bepalingen 3.1. Algemene doelstelling van de opdracht Algemene doelstelling van de opdracht is het versterken van de samenwerking tussen sociale economie en reguliere bedrijven, zodanig dat er vanuit de bestaande noden, behoeften en competenties, synergieën en win-win’s kunnen worden gecreëerd. Met deze oproep lerende netwerken beogen we verschillende effecten. Uitganspunt is de overtuiging dat sociale economie bedrijven competenties hebben die zinvol en nuttig in te zetten zijn in de reguliere economie. Omgekeerd hebben reguliere economie bedrijven concrete vragen waarvoor ze zelf niet over de juiste competenties beschikken, maar die wel aangeleverd kunnen worden door de sociale economie. Door het samenbrengen van ‘vraag’ en ‘aanbod’, kan er voor beide partijen nieuwe toegevoegde waarde gecreëerd worden. Met deze oproep willen we bedrijven voeling laten krijgen met het potentieel van de sociale economie, waarbij we echter verder willen gaan dan de louter klant-leverancier relatie. Bedoeling is om samenwerkingsvormen te stimuleren die een effectieve meerwaarde of win-win kunnen creëren voor de beide partijen. Door intensief met mekaar in een lerend netwerk in interactie te gaan, en de daaruit voortvloeiende samenwerking, leren sociale en reguliere economie bedrijven elkaars werkpraktijken en cultuur beter kennen en waarderen. Daardoor wordt het ‘hokjesdenken’ doorbroken. Daarnaast ontstaat er ruimte om nieuwe opportuniteiten te ontdekken en ideeën op te doen voor nieuwe innovatieve business. Bovendien kunnen beide mekaar te versterken door wederzijdse inzet van (complementaire) competenties. Daardoor worden niet alleen meer kansen gecreëerd voor doelgroep-werknemers om door te stromen naar de reguliere economie maar wordt de poort geopend om innovatie en ondernemerschap te stimuleren. Tenslotte betekent het vormen van een duurzaam partnerschap met sociale economie voor bedrijven ook een vorm van maatschappelijk engagement De samenwerking kan betrekking hebben op verschillende domeinen, waaronder (niet limitatief): - Productie en dienstverlening / zowel cocreatie als outsourcing Innovatie op gebied van producten en diensten Aanboren van nieuwe afzetmarkten Doorstroom van doelgroepwerknemers Coaching van kansengroepen op de werkvloer Oprichting maatwerkafdelingen / enclaves Management en bedrijfsvoering Coöperatief ondernemen … 3.2. Concrete doelstellingen en verwachte outputs Een lerend netwerk omvat de organisatie van intensieve leer- en uitwisselingstrajecten, waaruit in kader van deze oproep ook effectief nieuwe samenwerkingsverbanden kunnen groeien. De onderwerpen die in het lerend netwerk aan bod zullen komen worden deels vooraf bepaald en deels in samenspraak met de deelnemers. De onderwerpen kunnen in de loop van het lerend netwerk nog worden aangevuld en bijgestuurd, dit om maximaal in te spelen op de dynamiek die zich tussen de deelnemers in de loop van het lerend netwerk ontwikkelt. In de lerende netwerken is er, naast de intensieve uitwisseling tussen de deelnemers, ook ruimte voor input van verzamelde kennis waarbij bestaande concepten, methodieken en best practices met de deelnemers worden uitgewisseld. 8 Lot 2014_2_D Opdracht voor de organisatie van een lerend netwerk rond samenwerking reguliere en sociale economie De sessies lerende netwerken staat open voor alle ondernemingen uit de reguliere en sociale economie. Wanneer haalbaar wordt er maximaal gestreefd om de sessies lerende netwerken op locatie te laten doorgaan, waar de ervaren deelnemer concrete voorbeelden uit de werkvloer ook kan toelichten aan de collega’s. Een lerend netwerk bestaat uit minimaal 6 sessies en maximaal 10 sessies van een halve dag (= 6 à 10 dagdelen). Het beoogde aantal deelnemers aan deze sessie bedraagt maximaal 15 om de ervaringsuitwisseling en betrokkenheid van alle deelnemers te kunnen garanderen. Wanneer het aantal geïnteresseerden dit aantal te ver overschrijdt kan er door de organisator worden gevraagd om slechts 1 persoon per organisatie af te vaardigen. Er moet ook rekening gehouden worden met het feit dat de netwerking tussen de deelnemers – elkaar leren kennen – ook een belangrijke na te streven nevendoelstelling is. Er dient hier dus voldoende aandacht naar te gaan. Verwachte outputs zijn minimaal: - - De organisatie en begeleiding van de diverse sessies (in termen van dagdelen) op zich, overeenkomstig het plan van aanpak. Bundel voor de deelnemers met hierin minimaal: lijst van deelnemers, planning, documentatie, evaluatieformulier (bij de laatste sessie is dit het formulier uitgewerkt door in-C), … Korte fiche met verslag van elke sessie met daarin: onderwerpen, werkwijzen, resultaat, nabespreking met de deelnemers, aanzet en planning voor de volgende sessie(s). Eindproduct op het einde van het lerend netwerk: een ‘fiche’ of andere, zelf gekozen vorm, waarin de concrete resultaten, win-wins en co creatieve samenwerkingsverbanden in beeld worden gebracht met verdere afspraken en acties voor de toekomst. Administratieve formaliteiten bij oplevering: ondertekende deelnemerslijsten, ingevulde evaluatieformulieren De uitvoerder heeft de vrijheid om nog andere bijkomende outputs op te leveren, in functie van het bereik van de beoogde algemene en concrete doelstellingen van de opdracht. De lerende netwerken, gefinancierd door in│C in kader van haar opdracht collectieve ondersteuning, omvatten enkel collectieve sessies. Indien er door de deelnemers vraag is naar individuele nazorg en coaching, dan kunnen ze hier de uitvoerder (of een andere ondersteuner) voor inschakelen maar dit voor eigen rekening. Indien blijkt dat er, op uitdrukkelijke vraag van de begunstigden, extra sessies nodig zijn om de doelstellingen van het lerend netwerk te bereiken, dan kan dit enkel gebeuren na overleg met de opdrachtgever, en via toewijzing van een aanvullende opdracht (als addendum bij het contract). De outputs worden opgeleverd onder de vorm van een digitale drager (via mail of USB stick). Startdatum van deze opdracht: 1 november 2014. Uiterste opleveringsdatum van deze deelopdracht: 31 december 2015 Bijlagen - 9 Offerteformulier deel 1 Offerteformulier deel 2 Sjabloon intentieverklaring onderaannemers Logo in│C Logo Vlaamse Overheid