Bevoegdheden van de OdC

Bevoegdheden van de OdC
Onderstaand wordt kort vermeld welke rechten dan wel bevoegdheden de
onderdeelcommissie heeft.
De rechten van de OdC kunnen worden ingedeeld in:
 instemmingsrecht;
 adviesrecht;
 initiatiefrecht;
 recht op informatie.
Daarnaast kent de WOR de OdC nog de hieronder genoemde specifieke taken toe.
De OdC moet toezien op de naleving van afspraken over:
 arbeidsvoorwaarden (ligt in geval van de TU voornamelijk bij het Lokaal Overleg
(LO), het overleg van de samenwerkende bonden met het College van Bestuur);
 arbeidsomstandigheden.
De OdC moet bevorderen dat werknemers zich beter kunnen ontplooien en tot hun recht
kunnen komen in hun werk door:
 werkoverleg;
 delegatie van bevoegdheden.
De OdC moet waken tegen alle vormen van discriminatie op het werk, meer in het bijzonder
door te bevorderen dat:
 mannen en vrouwen op het werk gelijk worden behandeld;
 gehandicapte en allochtone werknemers worden ingeschakeld.
Instemmingsrecht
Het Instemmingsrecht wordt geregeld in Art. 27 van de WOR en betreft secundaire
arbeidsvoorwaarden en personeelsregelingen. Het instemmingsrecht zou ook het recht om
'mee te beslissen' genoemd kunnen worden en houdt een bindend oordeel in over een
voorgenomen besluit. Er kan echter alleen wel of niet worden ingestemd met het
voorgenomen besluit. Door voorwaarden te verbinden aan de instemming kan men echter
wel degelijk trachten invloed uit te oefenen op de inhoud van het besluit.
Omdat de meeste zaken die in Art. 27 genoemd worden bij de TU centraal worden geregeld,
is het instemmingsrecht voor de OdC van beperkt belang.
Voor een OdC kunnen de volgende zaken van belang zijn:
 een regeling op het gebied van de veiligheid, de gezondheid of het welzijn;
 een regeling op het gebied van de personeelsopleiding;
 een regeling op het gebied van werkoverleg;
 een regeling op het gebied van de behandeling van klachten.
In die gevallen dat het voorgenomen besluit aan de OdC voorgelegd dient te worden, mag de
OdC pas na tenminste één overlegvergadering besluiten of zij er mee instemt of niet.
De OdC moet het eventuele niet-geven van instemming schriftelijk goed en duidelijk
motiveren.
Zodra de decaan/directeur weet of hij instemming heeft gekregen van de OdC of juist niet,
deelt hij zo snel mogelijk de eindbeslissing mee aan de OdC. Indien de OdC niet instemt, kan
de decaan/directeur niet zelfstandig naar de kantonrechter om vervangende instemming te
verkrijgen. Dit is een recht dat alleen het CvB toekomt.
Regels en richtlijnen bij OdC Jaaragenda
1
Adviesrecht
Een van de belangrijkste rechten van de OdC is het adviesrecht (Art. 25 van de WOR). Door
het adviesrecht wordt de OdC in staat gesteld vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid te
oordelen over besluiten die de wijze van (voort)bestaan van de faculteit of dienst betreffen.
Het gaat daarbij zonder uitzondering om besluiten die nu of in de toekomst gevolgen hebben
voor het werk of de werkomstandigheden van het personeel.
Onderwerpen die voor advies aan de OdC moeten worden voorgelegd zijn besluiten van de
decaan of directeur op de volgende gebieden:
 de overdracht van de zeggenschap over (een deel van) de faculteit/dienst;
 het aangaan (wijzigen of verbreken) van een duurzame samenwerking met een
andere onderneming;
 het geheel of grotendeels beëindigen van werkzaamheden binnen de faculteit/dienst;
 een belangrijke reorganisatie binnen de faculteit/dienst;
 het werven of inlenen van een groep arbeidskrachten;
 een belangrijke investering ten behoeve van de faculteit/dienst;
 het verstrekken een van een adviesopdracht aan een externe deskundigheid over een
van de hiervoor genoemde onderwerpen.
Over een voorgenomen besluit op een van die gebieden moet tenminste eenmaal overleg
worden gevoerd. Pas nadat de OdC advies heeft uitgebracht, kan de decaan/directeur zijn
besluit nemen. Als de decaan/directeur het advies van de OdC niet volgt, zal hij schriftelijk
moeten meedelen waarom.
In een aantal gevallen gaat er dan een opschortingstermijn van een maand in. In deze
maand mag het besluit niet worden uitgevoerd en kan de OR zich samen met de OdC
beraden op de vraag of beroep zal worden aangetekend tegen het besluit.
Beroep wordt aangetekend bij de Ondernemingskamer van het gerechtshof in Amsterdam. De
OR kan in de volgende gevallen beroep aantekenen:
 de decaan/directeur volgt het advies niet;
 de decaan/directeur heeft helemaal geen advies gevraagd;
 de OdC heeft geen advies kunnen uitbrengen bij gebrek aan voldoende informatie of
voldoende tijd;
 er komen feiten of omstandigheden boven tafel die de OdC niet kende toen deze
advies uitbracht, terwijl deze feiten en omstandigheden toen al wel bij de
decaan/directeur bekend waren.
Initiatiefrecht
Het initiatiefrecht is geregeld in Art. 23 van de WOR.
Dit recht bevat de volgende elementen:
 de OdC heeft het recht voorstellen te doen op gebieden die de faculteit/dienst
betreffen;
 deze voorstellen kunnen ook buiten de officiële overlegvergaderingen om gedaan
worden;
 de decaan/directeur kan over zo'n voorstel pas beslissen, nadat het tenminste een
keer in een overlegvergadering besproken is geweest;
 de decaan/directeur is dan weliswaar niet verplicht het voorstel over te nemen, maar
dient afwijzing wel schriftelijk te motiveren.
Alhoewel het initiatiefrecht door het ontbreken van een beroepsgang een zwak recht lijkt,
liggen er toch vele mogelijkheden. Door verbanden te leggen met onderwerpen waarover wel
advies- dan wel instemmingsrecht geldt, en door duidelijk te maken hoe sterk een bepaald
onderwerp bij de achterban leeft, kan de OdC wel degelijk succes behalen.
Regels en richtlijnen bij OdC Jaaragenda
2
Recht op informatie
Om zijn taak goed te kunnen vervullen moet de OdC weten wat er speelt, wat er is gebeurd
en wat er te gebeuren staat. Het recht op informatie is geregeld in Art. 31 van de WOR.
Concreet worden in de WOR de volgende punten genoemd:
 de decaan/directeur is verplicht de OdC (al dan niet gevraagd) alle informatie te
verstrekken die de OdC redelijkerwijs nodig heeft voor de vervulling van haar taak;
 de OdC ontvangt tenminste twee keer per jaar ter bespreking informatie over de
algemene gang van zaken aan de faculteit/dienst;
 ten minste 1 x per jaar wordt met de OdC de personeelsbezetting en het sociaal
beleid aan de faculteit/dienst besproken;
 tenminste twee keer per jaar wordt de OdC geïnformeerd over de financiën van de
faculteit/dienst.
Als gewenste informatie niet bij de OdC terechtkomt, kan ze de volgende stappen
ondernemen:
 aankaarten in overlegvergadering;
 aankaarten bij ondernemingsraad;
 via de OR naar de Ondernemingskamer.
Buiten deze officiële stappen, kan ook gedacht worden aan:
 publiciteit;
 traineren;
 netwerken;
 College van Bestuur;
 Raad van Toezicht (artikel 24 WOR);
 adviseurs intern of extern;
 WHW.
Verstrekte informatie is in principe niet vertrouwelijk, tenzij expliciet is aangegeven dat
informatie vertrouwelijk is. Voor verstrekking van de informatie moet dan wel met de OdC
overlegd worden of ze akkoord gaat met deze vertrouwelijkheid.
Regels en richtlijnen bij OdC Jaaragenda
3
Organisatieveranderingen in het kader van de herijking
Voor organisatieveranderingen in het kader van de herijking zijn de categorieën anders
ingedeeld.
Type A – maatregel zonder personele gevolgen
Nodig: implementatieplan herijkingsmaatregel met financiële bijlage
Aandachtspunt: welke maatregelen heeft de beheerder in gedachten
Afhandeling door OdC: advies aan beheerder, cc aan OR
Type B- organisatiewijziging met personele gevolgen, maar uitsluitend
- Natuurlijk verloop en/of
- Verplaatsing van functies zonder personele gevolgen
- Dus geen boventalligen
Nodig: implementatieplan herijkingsmaatregel met financiële en personele bijlage
Aandachtspunt: let op taakverzwaring voor anderen
Afhandeling: OdC stuurt conceptadvies naar OR. OR behandelt conceptadvies. Advies naar
CvB, cc OdC en beheerder
Type C – Organisatiewijziging met personele consequenties, waaronder opgeheven functies.
Overeenstemming met alle medewerkers over gevonden oplossing(andere functie, regeling)
of herplaatsingsplan. Voorwaarde: handtekening(en) onder vaststellingsovereenkomst(en).
Nodig: implementatieplan herijkingsmaatregel met financiële en personele bijlage, oud-nieuw
vergelijking en beschrijving van de personele gevolgen (oplossingen) en het proces.
Aandachtspunt: handtekening over vaststellingsovereenkomst, toetsing door OdC, gaat niet
over de inhoud. Dit is geen standaardovereenkomst. De werkgroep TaskForce zal dit
meenemen (juni 2012).
Medewerkers niet alleen het gesprek in laten gaan.
Afhandeling: door OR mmv van OdC. OR stelt conceptadvies op. Advies naar CvB, cc aan OdC
en beheerder.
Type D – organisatiewijziging met personele gevolgen, waaronder opgeheven functie(s). Er
is geen overeenstemming met de medewerker over een mogelijke oplossing.
Nodig: implementatieplan herijkingsmaatregel met financiële en personele bijlage, oud-nieuw
vergelijking en beschrijving van de personele gevolgen (oplossingen) en het proces.
Reorganisatieplan cf CAO.
In het domein: formeel sluiten oude organisatie, Plaatsings Advies Commissie,
Personeelsplan, Plaatsingsbrieven, toetsingscommissie en monitoringscommissie.
Aandachtspunt: oude procedure handhaven.
Afhandeling: OR mmv OdC. OR stelt conceptadvies op. Advies naar CvB, cc OdC en
beheerder.
Regels en richtlijnen bij OdC Jaaragenda
4
Tot vóór de herijking golden onderstaande punten.
Belangrijk item binnen de OdC is het punt belangrijke organisatiewijziging. De OdC stelt zich
op het standpunt dat elke organisatiewijziging belangrijk is. Hoe klein ook, een organisatiewijziging heeft bijna altijd grote personele consequenties, ook al betreft het slechts één
persoon. Ook als sprake is van taakwijzigingen of wijzigingen in processen etc. is de OdC van
mening dat ze daarover adviseert. De OdC UD ziet pilots die (tijdelijk) personele
consequenties hebben gewoon als een organisatiewijziging en zal deze ook als zodanig
(willen) behandelen.
Uitgangspunten
(Geciteerd uit de brief van D.J. van den Berg, 01434 d.d. 16 juli 2009)
Voor ieder organisatieverandering geldt een aantal uitgangspunten:
1. Elk (aanleiding voor) organisatieverandering is onderwerp van gesprek met het
bevoegde medezeggenschapsorgaan. Veelal zal dit in eerste instantie de
Onderdeelcommissie van de betreffende eenheid zijn. De aard van deze bespreking is
in deze fase opiniërend;
2. Elk voornemen tot organisatieverandering wordt –in een tijdig stadium- schriftelijk
gemeld aan het College van Bestuur, met een afschrift aan de werkgroep DOL. De
werkgroep DOL adviseert het CvB over de categorie-indeling van de
organisatieverandering conform de Reorganisatiecode TU Delft d.d. 1 oktober 2003;
3. Na het advies van de werkgroep DOL neemt het CvB een besluit over de categorieindeling van de organisatieverandering en volgt op basis daarvan het formele traject
met het bevoegde medezeggenschapsorgaan.
De OdC UD hanteert een checklist op basis waarvan ze organisatieveranderingen toetst.
Checklist bij organisatieveranderingen UD
Inleiding
Iedere voornemen tot organisatieverandering in de Universiteitsdienst komt tijdig ter advies
bij de OdC. In ieder geval gaat één overlegvergadering, voorafgegaan door één intern
overleg, aan het uitbrengen van het definitieve advies of instemmingdocument vooraf. De
directeur van het domein waar de organisatieverandering gaat plaatsvinden, beschrijft de
veranderplannen in een notitie en stuurt deze aan de OdC minimaal twee weken voor het
interne overleg. De OdC gebruikt bij de advisering een checklist. Deze checklist bevat zaken
die duidelijk in de notitie beschreven moeten zijn.
De checklist kan bij iedere organisatieverandering in de Universiteitsdienst worden gebruikt.
De checklist
 aanleiding organisatieverandering;
 probleemstelling;
 analyse van het probleem;
 wat lost het nieuwe voorstel op;
 oud/nieuw vergelijking: (zet naast elkaar een-op-een de oude en nieuwe functies
neer)
o organogram oud en nieuw;
o functieomschrijvingen oud en nieuw;
 gevolgen voor huidige medewerkers (geen individuele gevolgen):
o functievolgers;
o herplaatsingen (incl. randvoorwaarden als scholingseisen, maatregelen bij
negatief loopbaanperspectief etc.);
o boventalligen;
 communicatie: op diverse momenten (wanneer?) communiceer je zo open en eerlijk
mogelijk
 planning:
o uitvoeringsstappen;
 financieel overzicht;
 evaluatie.
Regels en richtlijnen bij OdC Jaaragenda
5
De evaluatie kan door een onafhankelijke derde gedaan worden en dient de volgende
elementen te omvatten (naar verhouding van de grootte van de organisatiewijziging):
Korte samenvatting van aanleiding tot en doelstelling organisatiewijziging;
Uitvoeringsstappen verandertraject;
Communicatieproces naar betrokken partijen;
Organogram oud-nieuw;
Werkwijze en resultaten bij de invulling van nieuwe functies: aantal sollicitanten vanuit de
diverse functiegroepen, etc.;
Scholings-/opleidingstraject voor de nieuwe groep medewerkers;
Effecten op de kwaliteit van de nieuwe dienstverlening op basis van interviews of
vragenlijsten.
Werkgroep DOL
(Geciteerd uit de brief van D.J. van den Berg, 01434 d.d. 16 juli 2009)
De werkgroep DOL is het communicatieplatform tussen de directie P&O, de OR en de
werknemersorganisaties in het lokaal overleg. Zij informeren elkaar over
organisatieveranderingen binnen de TU Delft.
Op basis van de aan de werkgroep ter beschikking gestelde documenten bespreekt de
werkgroep:
 De aanleiding van de organisatieverandering;
 De gevolgen voor de organisatie;
 De gevolgen voor de kwantitatieve bezetting;
 De verwachte gevolgen voor de individuele medewerkers;
 De procedure van de uitvoering van de verandering;
 De wijze waarop medezeggenschap en medewerkers betrekken worden.
Op basis van deze bespreking adviseert de werkgroep het CvB over de bij de
organisatieverandering passende categorie-indeling conform de Reorganisatiecode TU Delft.
De werkgroep houdt hier een registratie van bij. In enkele gevallen zal de werkgroep nadere
informatie inwinnen bij de betreffende decaan/directeur of lokale medezeggenschap.
Categorieën in de reorganisatiecode
(Geciteerd uit de brief van D.J. van den Berg, 01434 d.d. 16 juli 2009)
Uitgangspunt voor onderscheid in verschillende categorieën van
organisatieveranderingsprocessen is dat de beheerder (=decaan/directeur) in principe de
bevoegdheid heeft te besluiten tot veranderingen in de organisatie van de beheerseenheid,
alsmede tot uitvoering van deze besluiten, voor zover niet in strijd met het Bestuurs- en
Beheersreglement van de TU Delft (BBR) en de Mandaatregeling TU Delft. In enkele gevallen
kan de beheerder een organisatieverandering niet realiseren zonder aanvullende
bevoegdheden. Dit is o.a. het geval wanneer het gaat om beheerseenheidoverstijgende
processen en wanneer maatregelen in het kader van klankerend beleid getrokken moeten
worden.
De reorganisatiecode TU Delft kent de volgende categorieën:
Categorie 1: de beheerder kan de organisatieverandering zonder aanvullende bevoegdheden
realiseren binnen de beheerseenheid
Indien het CvB, na advies van de werkgroep DOL, tot deze categorie-indeling besluit, heeft
de beheerder voor het realiseren van de organisatieverandering geen andere dan de reguliere
managementbevoegdheden nodig.
De bevoegdheden die hem op grond van de CAO Nederlandse Universiteiten (CAO-NU), BBR
en Mandaatregeling TU Delft zijn toegekend, zijn voldoende.
Het bevoegde medezeggenschapsorgaan is in dit geval de onderdeelcommissie van de
betreffende eenheid.
Regels en richtlijnen bij OdC Jaaragenda
6
Categorie 2: de beheerder kan de organisatieverandering niet realiseren zonder aanvullende
bevoegdheden
Indien het CvB, na advies van de werkgroep DOL, tot deze categorie-indeling besluit, heeft
de beheerder voor het realiseren van de organisatieverandering aanvullende bevoegdheden
nodig. Dit impliceert de beslissing over de organisatieverandering vanaf dat moment is
voorbehouden aan het CvB. De bevoegde medezeggenschapsorganen zijn in dit geval de OR
en de werknemersorganisaties in het lokaal overleg. Concreet betekent dit dat het CvB zijn
voorgenomen besluit tot organisatieverandering conform de geldende bepalingen uit de Wet
op de Ondernemingsraden aan de OR voorlegt en conform de geldende CAO-bepalingen ter
zake meldt aan de werknemersorganisaties in het lokaal overleg. Nadat de OR haar opinie
heeft uitgebracht en nadat met de werknemersorganisaties in het lokaal overleg
overeenstemming is bereikt over het te voeren sociaal beleid, besluit het CvB tot
organisatieverandering. Bij dit besluit geeft het CvB tevens aan aan wie hij de uitvoering van
de organisatieverandering opdraagt. In veel gevallen zal dit de beheerder van de
desbetreffende eenheid zijn.
Gedurende de uitvoering van de organisatieverandering informeert de beheerder de
onderdeelcommissie van zijn eenheid over de voortgang van de verandering. Wanneer twee
of meer beheerseenheden betrokken zijn, worden deze onderdeelcommissies door hun
beheerder geïnformeerd over de voortgang.
Categorie 3: uitbesteding van werkzaamheden van de TU Delft
Een bijzondere categorie is gereserveerd voor de situatie waarin het CvB besluit bepaalde
werkzaamheden uit te besteden aan een externe partij. Het CvB legt zijn voorgenomen
besluit hiertoe conform de bepalingen uit de Wet op de Ondernemingsraden en CAObepalingen voor aan de OR en de werknemersorganisaties in het lokaal overleg.
Bovengenoemde is uitgewerkt in het ORLO-protocol.
Regels en richtlijnen bij OdC Jaaragenda
7
Orlo-protocol
Regels en richtlijnen bij OdC Jaaragenda
8
ORLO Protocol spoorboekje
1. Je moet ergens beginnen…: je hoort en ziet bij de Beheerseenheid (BE) dingen
gebeuren ('rook').
2. De Decaan (of directeur van de centrale dienst) wil (organisatie-) verandering, al dan
onder etiket van "reorganisatie" ('vuur').
3. Een Decaan overlegt dit in zo'n vroeg mogelijk stadium met de OdC. Vraag na bij
OdC-lid of de decaan de OdC al heeft aangesproken. Zo ja, ga door naar stap 4.
Anders voert de decaan eerst gesprekken met medewerkers bijv. over 'oplossingen':
ga door naar stap 21 Ù deze actie IS mogelijk VOOR IEDEREEN, dus niet alleen voor
OdC-leden!
4. De decaan legt zijn ideeën (inzake probleem­stelling, -analyse en –oplossing; voorstel
reo­categorie) ter bespreking & advies voor aan de OdC [dit is stap 1 in de
Reorganisatiecode 2008; zie ook kanttekening 1 in diagram].
5. Decaan meldt zijn voornemen aan het CvB met het OdC-advies uit stap 4 [zie ook
kanttekening 2 in diagram]. Het CvB geeft dit door aan DOL ter registratie - stap 6 en toetsing - stap 7. DOL = platform P&O-OR-LO (zie reo-code 2003 5.2)
6. Registratie van 1e melding, incl. OdC-advies, en van de indeling in reo-categorie door
DOL.
7. Als DOL in stap 6 unaniem is, dan naar stap 8. Bij verdeeldheid binnen DOL inzake de
reo­categorie wordt de melding door OR geagendeerd voor overleg met CvB: stap 19.
8. DOL toetst eigen beoordeling aan OdC-advies; indien gelijk dan stap 9, d.w.z CvB
besluit overeenkomstig. Indien afwijkend van OdC­advies dan stap 19, d.w.z. eerste
melding wordt geagendeerd voor overleg tussen OR en CvB.
9. CvB besluit inzake reo-categorie (1, 2 of 3: zie sectie 4 van de Reorganisatiecode
2003).
10. Indien reo-categorie 1 dan stap 12: decaan begint met uitvoering. Indien reocategorie 2 of 3 dan stap 11: CvB overlegt in het LO over volledige melding (conform
artikelen 9.2 en 9.3 CAO NU); pas na overeenstemming in het LO mag de decaan
beginnen. De beheerder kan de organisatie­verandering niet realiseren zonder
aanvullende bevoegdheden. Het gaat hier o.a. om het beschik­baar stellen van
voorzieningen uit het Sociaal Plan, om BE-overstijgende processen en om ontslag.
Het overleg over het te voeren Sociaal Beleid vindt plaats in het LO (stap 11).
11. Overleg CvB - vakbonden in het LO inzake de "melding" en het Sociaal Plan
(personeelsplan en bijzondere omstandigheden).
12. De Decaan begint met de organisatieverandering en houdt zijn OdC op de hoogte (in
stap 13).
13. De Decaan overlegt met de OdC over uitvoering; door naar stap 14!
14. Toetsing of de reo-categorie-indeling nog klopt… zo nee , terug naar stap 6: DOLtoetsing; zo ja stap 15.
15. Toetsing in de overlegvergadering van de OdC(s) of de reorganisatie voltooid is: zo ja
dan door naar stap 16: afmelden bij CvB; zo nee dan terug naar stap 13. Stem vooraf
eerst af met eventueel andere betrokken OdCs!
16. Decaan meldt CvB dat het organisatie­veranderingsproces (reorganisatie) gereed is;
het CvB geeft dit door aan DOL.
17. DOL registreert "gereed"-zijn.
18. Je moet ergens eindigen…: reorganisatie is klaar!
19. DOL is niet unaniem of wijkt af van OdC-advies: eerste melding wordt geagendeerd
voor overleg OR-CvB. Overleg vindt plaats nadat de OR stap 20 heeft uitgevoerd. Dit
leidt tot stap 9: CvB­besluit inzake reo-categorie.
20. OR stemt af met de bonden (VLO).
21. Waar rook is, is ook vuur? ofwel, de Decaan/directeur gaat z'n eigen gang…
22. Personeelsleden klagen, informeren of signaleren anderszins bij leden van OdC, OR of
vakbonden dat een veranderingsproces gaande is. De OR en de vakbonden in het
VLO zitten beide in DOL. Nu eerst stap 22.
Regels en richtlijnen bij OdC Jaaragenda
9
23. OdC-lid, OR-lid, of vakbond trekt na of inderdaad sprake is, of kan zijn van een
reorganisatieproces: hiertoe kunnen de DOL-registratie of bijvoorbeeld andere
personeelsleden worden geraadpleegd.
24. Oordeel op basis van stap 22: het lijkt op een reorganisatie
(organisatieveranderingsproces): ga door naar stap 24 (DOL-registratie). En anders is
het wellicht nog vals alarm: ga naar stap 27.
25. DOL registreert het binnengekomen reo-signaal.
26. DOL toetst of al eerder signaal is geregistreerd: zo ja dan stap 26: de druk erop! Zo
nee, dan als DOL dit eerste signaal beoordeelt als 'overduidelijk' dan eveneens stap
26; een zwak eerste signaal leidt tot de 1e registratie (in stap 24) en vooralsnog
terug naar stap 27.
27. De OR activeert betrokken OdC(s); evenzo activeert het CvB betreffende Decaan.
Deze acties moeten alsnog leiden tot stap 4 en verder.
28. Terugmelding van het "vals alarm"-oordeel of het (nog) te zwakke signaal naar bron
(zie stap 21).
29. Je moet ergens eindigen… al dan niet tijdelijk.
Regels en richtlijnen bij OdC Jaaragenda
10
Checklist Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E)
ter uitoefening van de OdC zorgtaak (art 28)
De OdC heeft diverse rechten; het recht op informatie (art 31), advies (art 25) (gevraagd en
ongevraagd), instemming (art 27) en initiatief (art 23). Bij de RI&E's komen deze rechten op
de volgende momenten aan de orde.
Eén van de navolgende redenen kan voor de beheerder UD aanleiding zijn een RI&E uit te
laten voeren.
 de huidige RI&E is (sterk) verouderd;
 er heeft een bouwkundige verandering plaatsgevonden;
 processen zijn verandert in aard en omvang;
 er heeft een organisatorische verandering plaatsgevonden.
Voor de OdC kan één van deze redenen aanleiding zijn de beheerder UD te verzoeken een
RI&E uit te laten voeren. Hier kan de OdC het initiatiefrecht [en eventueel ook het
adviesrecht art 25 e] uitoefenen.
De OdC heeft instemmingsrecht in het gehele traject. Dit betekent concreet:
 het voornemen een RI&E te houden, met de aanleiding en de planning van de RI&E
(recht op informatie en recht op instemming)
 de keuze van de te gebruiken instrumenten (recht op instemming);
 de rapportage van de uitgevoerde RI&E (recht op instemming);
 het plan van aanpak inclusief de borging van maatregelen (recht op instemming).
Milieugerelateerde onderwerpen uit de RI&E vallen niet onder het instemmingsrecht maar
onder het adviesrecht (in gevolg de investeringen) en zorgtaak.
Aspecten waarop de OdC een RI&E bekijkt zijn:
 veiligheid;
 gezondheid;
 welzijn;
 milieu.
Daarnaast zal de OdC erop toezien dat vragen over ongewenst gedrag in het welzijnsdeel zijn
opgenomen.
Met het wegvallen van de wettelijke verplichting tot jaarlijkse rapportage over de uitvoering
van het PvA is het nodig deze stap te borgen onder het recht op instemming. Immers, de
OdC kan anders de zorgtaak niet uitoefenen. Dit kan door in het PvA op te nemen “hoe is de
uitvoering van maatregelen geborgd in de uitvoeringsorganisatie en waar blijkt dat uit”. Als
dat niet helder is in het PvA volgt geen instemming.
Regels en richtlijnen bij OdC Jaaragenda
11
Proces besluitvorming
Intern wordt in de OdC het volgende besluitvormingsproces gehanteerd.
Alles start bij

Oordeelsvorming: waar hebben we het over, argumenten pro en contra, uitwisseling
van gedachten.
leidt tot

besluitvorming: afronding van de oordeelsvormingsfase door samenvatting en
formulering concreet besluit. Geen terugkeer naar de vorige fase!
indien nodig gevolgd door

concrete acties:
o wat gaan we doen: er moet helder afgesproken zijn wat er precies moet
gebeuren
o wie gaat het doen: liefst op basis van eigen initiatief en aanmelding, via de
vaste subcommissies of anders op aanwijzing van de voorzitter. Meld je ook
aan voor een onderwerp waar je weinig kennis van of affiniteit mee hebt, dat
verbreedt je horizon en jouw vragen kan de anderen eveneens stimuleren
(domme vragen bestaan niet).
o wanneer: er wordt per onderwerp een deadline afgesproken. Uitgezette
acties worden allemaal op de actielijst opgenomen. Als iets niet lukt voor de
afgesproken deadline vragen we assistentie of laten we dit weten
voorafgaand aan het overleg.
Rollen:
Voorzitter is de eerstverantwoordelijke voor het proces en zorgt:
 bewaakt de tijd
 zorgt dat we niet in herhaling vallen
 rond de stappen af
Ambtelijk secretaris
 houdt actiepuntenlijst bij
 bewaakt mede de voorgang
Iedereen
 participeert actief
 ondersteunt de voorzitter in de procesgang.
Waar hier voorzitter staat wordt de (technisch) voorzitter van het betreffende overleg
bedoeld. In overleggen waar geen ambtelijke ondersteuning aanwezig is bepaald de groep
wie de actiepunten bijhoudt en de voortgang bewaakt.
Regels en richtlijnen bij OdC Jaaragenda
12