School- en functieprofiel Bestuurssecretaris

School- en functieprofiel
Bestuurssecretaris
(conform functie en afhankelijk van ervaring)
Sollicitatieprocedure
Informatie:
Neem contact op met Lydia van Deelen tel. 06-55 89 85 65, [email protected]
Sollicitatie:
We roepen u op om uw uitgebreide cv met korte motivatiebrief zo spoedig als mogelijk en
uiterlijk maandag 10 juli a.s. te uploaden op onze website.
Belangrijke data
Kennismakingsgesprekken BeteoR-consultant 5, 11, 19 juli en 24 augustus
Voorselectiegesprekken
31 augustus
Online assessment (LeiderschapSelector)
1 t/m 3 september
1e gespreksronde
6 september
2e gespreksronde
8 september
Arbeidsvoorwaardengesprek
11 september
Start
z.s.m. , maar uiterlijk 1 november
1
Inhoudsopgave
1. Vooraf (doel van dit profiel)
2. SVOAZ (Stichting Voortgezet Onderwijs Amsterdam Zuid)
3. Plaats van de functie in de organisatie
4. Functieprofiel
5. Competentieprofiel
Informatiepakket
Naast dit profiel kunt u de schoolplannen van de drie scholen downloaden via www.beteor.nl.
Verdere informatie kunt u vinden op de website van de stichting www.svoaz.nl.
2
1. Vooraf
Het school- en functieprofiel wordt door BeteoR opgesteld om een kandidaat/geïnteresseerde te
informeren over de schoolorganisatie, de functie die vacant is en de context waarbinnen die functie
moet worden uitgevoerd.
Onderdeel van de BeteoR-aanpak bij search, werving en selectie is dat met diverse
sleutelfunctionarissen uit de organisatie wordt gesproken. In het kader van het zoeken, werven en
selecteren is 15 juni gesproken met het College van Bestuur bestaande uit de drie rectoren van de
scholen. De opbrengst van dit gesprek is verwerkt in bijgaand school- en functieprofiel.
3
2. SVOAZ
De Stichting Voortgezet Onderwijs Amsterdam-Zuid (SVOAZ) bestaat uit drie scholen voor havo, vwo
en gymnasium onderwijs:



Fons Vitae Lyceum
St. Ignatiusgymnasium
St. Nicolaaslyceum
De scholen kennen een oude onderwijstraditie én zijn volop in ontwikkeling. De leerlingen worden
gestimuleerd hun talenten breed te ontwikkelen en een daarbij passend diploma te halen, zodat zij
mede door ons toedoen op een zelfbewuste en verantwoordelijke wijze kunnen functioneren in de
maatschappij.
De waarden van de Stichting Voortgezet Onderwijs Amsterdam Zuid (SVOAZ)
De kernwaarden van de scholen: ontwikkeling, respect, aandacht.
De scholen van de SVOAZ kennen een lange katholieke traditie van op ontwikkeling gericht onderwijs
en aandacht en respect voor elkaar en de wereld om ons heen. Deze houding zit de scholen in de
genen. We geloven in een leven lang leren.
Ontwikkeling
Onderwijs zetten we in als middel om te ontwikkelen, zowel op het gebied van kennis als van
vaardigheden. We leiden onze leerlingen op tot kritische wereldburgers door tijdens lessen of
activiteiten aandacht te besteden aan grote thema’s die spelen in de wereld om ons heen. We
waarderen en stimuleren initiatief van leerlingen en medewerkers. Wij dagen leerlingen tijdens ons
onderwijs uit om hun talenten breed te ontwikkelen.
Respect
We geloven in een samenleving waar we elkaar helpen en respecteren, zowel binnen de kleine
samenleving van klas of school als binnen de nationale en internationale samenleving. We werken
met de leerlingen aan het ontwikkelen van een goed inlevingsvermogen, zodat het vanzelfsprekend
is dat we oog en respect voor elkaar hebben, ongeacht afkomst, religie of seksuele geaardheid.
Onder andere tijdens de lessen en activiteiten van het vak levensbeschouwing maken alle leerlingen
kennis met de wereldgodsdiensten en ethische onderwerpen.
Aandacht
Door gedifferentieerde lessen aan te bieden, door leerlingen keuzemogelijkheden te bieden, door
eigen initiatief te belonen, door leerlingen te ondersteunen en begeleiden naar behoefte, besteden
we aandacht aan verschillen tussen leerlingen en leveren zo maatwerk. Elke leerling wordt gekend.
We zetten actief in op sociale betrokkenheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Leerlingen
doen vrijwilligerstaken, zamelen geld in voor goede doelen en er zijn speciale dagen of vieringen
rond specifieke thema’s.
De kernwaarden ontwikkeling, aandacht en respect zijn waarden die de drie scholen delen – als
eenheid in verscheidenheid – en vormen de toetssteen voor het beleid van de SVOAZ.
4
3. Plaats van de functie in de organisatie
Het College van Bestuur (CvB) is het bevoegd gezag van de SVOAZ. De Raad van Toezicht (RvT) is het
toezichthoudende orgaan.
Raad van
Toezicht
College van Bestuur
Rectoren IG, SNL, FVL
GMR
Bestuurssecretaris
MT St.
Nicolaaslyceum
MT Fons Vitae
Lyceum
MT St. Ignatiusgymnasium
5
Context
Het CvB bestaat uit de drie rectoren van de drie scholen. Zij hanteren een collegiaal bestuursmodel,
elk CvB lid heeft een aantal portefeuilles onder beheer. De rector van het St. Ignatiusgymnasium is de
voorzitter van het CvB. De bestuurssecretaris zal deel uit maken van het CvB als volwaardig
gesprekspartner, critical friend en adviseur. Ook in de contacten met de RvT en de GMR zal de
bestuurssecretaris samen met het CvB optrekken. In de externe contacten met belangrijke
stakeholders, zoals o.a. Dyade, Arbo, ABP, zal de bestuurssecretaris de stichting vertegenwoordigen.
Doordat de organisatie plat is georganiseerd, wordt van de bestuurssecretaris verwacht dat hij/zij
proactief is, zelfstandig kan werken, professioneel handelt en een ‘hands on’ mentaliteit heeft. Een
mix tussen dienstbaar, ondersteunend en initiatiefrijk, ondernemend.
Het CvB is op zoek naar een bestuurssecretaris die collegiaal kan samenwerken, haar kan ontlasten
en een centrale positie inneemt in de beleids-en beheercyclus alsook in de bestuurlijke, en juridische
processen van het CvB. Kennis van wet/en regelgeving en financieel inzicht zijn noodzakelijk. Het CvB
heeft de wens om het HRM strategischer vorm te geven en zoekt daarom een bestuurssecretaris die
daar initiatieven in neemt en mede vorm kan geven aan de implementatie en uitvoering. De
bestuurssecretaris zal fungeren als linking-pin tussen het CvB en de rest van de organisatie waarin
ook communicatie een belangrijk aandachtspunt zal zijn. Van de bestuurssecretaris wordt verwacht
dat hij/zij een open en sociale houding heeft en makkelijk contact maakt met de mensen waarmee
hij/zij van doen heeft en samenwerkt.
Speerpunt is op alle terreinen hoge kwaliteit. Een kwaliteit die zich kenmerkt door een gezonde
ambitie, scherp analytisch vermogen, een werkwijze met een gedegen pdca cyclus, een
onderzoekende houding en ondernemerszin. Doelgericht en resultaatgericht werken met oog voor
zowel het grote geheel en als ook het detail zijn daarbij herkenbare eigenschappen.
6
4. Functieprofiel
De bestuurssecretaris is belast met:

Beleidsvoorbereiding, -ontwikkeling, –advisering, -monitoring en –evaluatie:
o Volgen van maatschappelijke, politiek-bestuurlijke en onderwijsontwikkelingen.
o Signaleren van relevante ontwikkelingen en tendensen.
o Formuleren van opties inzake noodzakelijke maatregelen ter bijstelling van het
beleid.
o Opstellen en redigeren van beleidsnotities, managementrapportages en regelingen.
o Volgen van onderwijswetgeving en adviseren over te nemen stappen op dit terrein.
o Aanpassen van relevante (juridische) schooldocumenten.
o Beoordelen van beleidsvoornemens en het opstellen van preadviezen.
o Zorgdragen voor de uitwerking van beleidsvoorstellen en adviezen.
o Op verzoek van de bestuurders verrichten van nader onderzoek naar bepaalde
onderwerpen en/of procedures en hierover verslag uitbrengen.
o Zorgdragen voor het opstellen van meerjaren-/jaarplannen en de jaarkalender, mede
in het kader van de planning- en control cyclus.
o Monitoren van de uitvoering van de in het CvB en met de RvT gemaakte afspraken
en daarover periodiek rapporteren aan de bestuurders volgens de gemaakte
afspraken en vastgestelde richtlijnen.
o Bijhouden van de termijnen die voor te voeren beleid zijn vastgesteld en toezien op
tijdige evaluatie daarvan volgens de gemaakte afspraken en vastgestelde
procedures.
o Op verzoek van CvB of RvT deelnemen aan of adviseren van werkgroepen.

Secretariaat College van Bestuur en Raad van Toezicht.
o Inhoudelijk voorbereiden en verwerken van vergaderingen van CvB en RvT door het
verzamelen van vergaderstukken en (achtergrond)informatie, het opstellen van
managementrapportages, het opstellen van annotaties, discussienota's en adviezen
en het aandragen van relevante agendapunten.
o Beantwoorden van aan CvB en RvT gerichte verzoeken om informatie.
o Uitzetten van afgesproken actiepunten, het bewaken van de voortgang van de
afhandeling hiervan.
o Mede zorgdragen voor een goed functioneren van het overleg van de bestuurders
met de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad door tijdige en adequate
verzending van de relevante documenten, met vermelding van de rechten van de
raad; bijwonen van de GMR-vergaderingen.
o Zorgdragen voor gedegen voorbereiding van besprekingen en in voorkomende
gevallen met of namens de bestuurders deelname aan extern (bestuurlijk) overleg.
o Afhandelen en Inhoudelijk ondersteunen bij bezwaren en klachten; contactpersoon
zijn voor bezwaren- en klachtencommissies.
o Zorgdragen voor behandelen en afhandelen van subsidieaanvragen van de
scholen/bestuurders.
7

Kwaliteitszorg
o Volgen van onderwijswetgeving en adviseren over te nemen stappen op dit terrein.
o Opstellen van jaarlijks activiteitenplan.
o Produceren en analyseren van managementinformatie.
o Uitzetten, analyseren en publiceren van (tevredenheid)enquêtes en monitoring van
de gemaakte afspraken over de evaluatie daarvan.
o Tijdig informeren van belanghebbende overheidsinstanties.
o Voorbereiden van inspectiebezoeken/visitaties door middel van informeren over het
toezicht kader en specifieke aandachtspunten.
o Verzorgen van jaarlijkse publicaties aangaande de resultaten van de scholen
(examens, onderwijstijd).

Communicatie
o Toezien op het onderhouden van de website van de stichting voor wat betreft de
actualiteit en volledigheid van de daarop geplaatste bestuurlijke documenten.
o Informeren van de web-redacteuren van de scholen over gewenste vermeldingen
m.b.t. de stichting.
o Zorgdragen voor (het up to date houden van) publicaties van de stichting.
Functieniveau:
Betrekkingsomvang:
Aanstelling:
conform functie en afhankelijk van ervaring
1,0 fte
1 november 2017
Contacten








Met CvB en RvT over (beleids-)inhoudelijke, organisatorische, procedurele en beheersmatige
aspecten om zaken te regelen en tot beleidsafstemming te komen.
Met leden van de GMR en overige medewerkers van de stichting over te ontwikkelen of
geformuleerd beleid om standpunten uit te leggen en tot afstemming te komen.
Met medewerkers van de drie scholen over administratie en bedrijfsvoering (financiën,
personeel, ICT, facilitair).
Met medewerkers van het administratiekantoor van de stichting (financiën, personeel).
Met de accountant over het tot stand komen van jaarverslag en jaarrekening.
Met leden van de bezwaren- en klachtencommissies en indieners van bezwaren en klachten
om informatie te verschaffen en om vergaderingen af te stemmen.
Met vertegenwoordigers van justitiële diensten en advocaten over procedures, de
toepassing van richtlijnen en beslissingen om af te stemmen en overleg te voeren.
Met bestuurlijke en ambtelijke vertegenwoordigers van beleidsuitvoerende of
toezichthoudende organen over de toepassing van richtlijnen en procedures om
uitgangspunten van het beleid te verduidelijken of om uit te leggen.
8
De opdracht
De belangrijkste opdracht is het ‘ontzorgen’ van de bestuurders op het terrein van
beleidsvoorbereiding, -ondersteuning, bewaking van de gemaakte afspraken en het voorbereiden
van evaluaties, mede in het kader van de afgesproken planning en control cyclus. Daarnaast
ondersteunt de bestuurssecretaris de Raad van Toezicht bij het uitvoeren van haar
verantwoordelijkheden. Tevens houdt hij of zij toezicht op een goede interne en externe
communicatie en levert daar ook belangrijke bijdragen aan. Tenslotte is de bestuurssecretaris
namens de bestuurders verantwoordelijk voor het toezicht op en analyseren en evalueren van de
uitvoering van de kwaliteitszorg in de school.
Persoonlijk profiel van de bestuurssecretaris
De bestuurssecretaris






Is onafhankelijk en integer, punctueel en accuraat.
Heeft brede bestuurlijke en juridische kennis en ervaring op beleidsterreinen in relatie tot en
van het onderwijs, de daarop van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de daarin van
toepassing zijnde ontwikkelingen.
Heeft kennis van en inzicht in maatschappelijke ontwikkelingen in relatie
tot bestuurlijk/juridische thema’s voor de onderwijsinstelling.
Heeft kennis van en inzicht in de specifieke kenmerken van het werken met professionals.
Is in staat tot overzien, analyseren en adviseren over voorkomende klachten over
procedurele aangelegenheden.
Bewezen schriftelijke taalvaardigheid op verschillende niveaus:
a. het opstellen van beleidsnotities, regelingen;
b. het opstellen van meerjaren-/jaarplannen, jaarverslagen, managementrapportages;
c. het opstellen van bestuurlijke reacties op externe ontwikkelingen ter informatie aan
stakeholders, etc.;
d. het opstellen van persberichten, informatieboekjes, teksten ten behoeve van de website
van de school, etc.
Selectie-eisen

Aantoonbaar Academisch werk- en denkniveau en bij voorkeur een opleiding op het gebied
van onderwijs- of bestuursrecht.

Uitstekende -schriftelijke en mondelinge- communicatieve vaardigheden.
Bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare functie in het onderwijs.
Ervaring met (onderwijs-) innovaties.


9
5. Competentieprofiel Bestuurssecretaris SVOAZ
Visiegerichtheid

Strategische Visie
Heeft een lange termijn visie, heeft een breed perspectief, houdt uiteenlopende
mogelijkheden in gedachten bij het ontwikkelen van een toekomstbeeld voor de organisatie.
Omgevingsgerichtheid

Omgevingsbewustzijn
Is goed geïnformeerd over maatschappelijke en politieke en andere omgevingsfactoren.
Benut deze kennis effectief in de eigen organisatie en het eigen functioneren.

Opbouwen en onderhouden van relaties
Is in staat op alle niveaus relaties met mensen op te bouwen en te onderhouden, stelt
anderen op hun gemak, bevordert harmonie en consensus door diplomatiek optreden bij
onenigheid en potentiële conflicten.
Organisatiegerichtheid

Organisatiebewustzijn
Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie, legt
contacten met andere afdelingen en zet bruikbare, ondersteunende netwerken op.

Aandacht voor Kwaliteit
Zet zich in voor het bereiken en behouden van kwaliteit: stelt hoge eisen aan eigen prestaties
en aan die van anderen.

Realisatie van Doelen
Voert projecten soepel uit, bereikt resultaat, zorgt ervoor dat belangrijke doelstellingen
worden gehaald.
Hogere orde denken

Oordeelsvorming
Neemt rationele, realistische en gegronde beslissingen, gebaseerd op het overwegen van alle
beschikbare feiten en alternatieven.
10