1516-034a Informatie over bovenschoolse organisatie

Informatie over wijziging in taken en aansturing bovenschoolse organisatie
1. Waarom deze organisatie-aanpassing?
De evaluatie van de bestaande situatie o.b.v. gevoerde gesprekken met bestuur,
bestuurssecretaris, directeuren en bureaumedewerkers in combinatie met (organisatorische)
ontwikkelingen heeft geleid tot de wens/noodzaak de huidige verdeling van taken binnen het
bovenschoolse organisatie te heroverwegen. Hierbij gehanteerde overwegingen /
argumenten:
- Een knip in de aansturing van het bureau en de ondersteuning van het bestuur bleek
gewenst c.q. noodzakelijk.
- Flip Boer, algemeen directeur VO, is met pensioen gegaan, waarna is gekozen voor een
andere organisatiestructuur in het VO wat leidt tot een andere rol van Roel van Leerdam
als bestuurder t.o.v. de centrale directie (CEDI) van het ONC (verankerd in een daarop
aangepast Directiestatuut).
- Gewenste versteviging van de beleidsinhoudelijke ondersteuning van het bestuur, o.a.
met betrekking tot de vormgeving van de verantwoordingcyclus vanuit CvB naar RvT.
- Positionering van ICT in het bovenschoolse bureau.
- Voorgenomen besluit voor insourcing van administratieve taken (PSA/FA) die nu vanuit
OSG/Helder worden gedaan.
Bij het bepalen van de ondersteuningsbehoefte van CvB en directeuren (PO en VO) is
uitgegaan van het governance-principe, waarbij directeuren binnen de afspraken van het
directiestatuut zo integraal mogelijk verantwoordelijk zijn voor hun school. Het bureau dient
daarbij goede kwaliteit te leveren op de ondersteuningsvragen van de directeuren en
bestuur. Uitgangspunt hierbij is dat de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving en dat er
gezorgd wordt voor optimale ondersteuning van de organisatie voor het bereiken van de
binnen de organisatie vastgestelde resultaten zoals deze verwoord zijn in het strategisch
beleidsplan van Unicoz en daarop afgestemde schoolplannen. Tevens is een uitgangspunt
dat het bureau zo “lean and mean” mogelijk is.
2. Toelichting op de gedachten achter het organisatieschema
Bijgevoegd is het organogram. Hierin zie je dat sprake is van een viertal clusters en
daarnaast een aantal specifieke aandachtsgebieden waarop 1 functionaris werkzaam is. De
clusters worden aangestuurd door een coördinator.
Voorop staat dat samenwerking en communicatie over de clusters heen een vereiste is en
eigenlijk vanzelfsprekend moet zijn. De paraplugedachte is dat we met elkaar willen zorgen
voor een goede ondersteuning ten behoeve van goed onderwijs. Clustering heeft
plaatsgevonden vanuit deze gedachte, wat daarvoor ondersteunend georganiseerd moet
worden en welke beleidsterreinen daarbij zo verweven zijn dat deze in één cluster worden
ondergebracht. Daarbij is tevens “voorgesorteerd” op de verwachte insourcing van taken van
het administratiekantoor. De communicatietaken zijn op dit moment gepositioneerd onder het
cluster Secretariaat. Gezien de interne discussie binnen het bureau kan hier overigens nog
een heroverweging plaatsvinden.
Voor de aansturing van de clustercoördinatoren (Onderwijs en Kwaliteit, Personeel en
Financiën, ICT en Secretariaat) en overige medewerkers (controller, bestuurssecretaris en
huisvesting) door het bestuur is uitgegaan van de portefeuilles van de bestuurders.
Rol coördinatoren
Coördinatoren worden gezien als “meewerkend voorman/vrouw”. Coördinatoren zijn
verantwoordelijk voor het toewijzen en verdelen van taken en projecten binnen het cluster en
maken hiertoe afspraken met medewerkers in het cluster over na te komen werkafspraken
en processen. Daarbij wordt uitgegaan van professionaliteit en eigenaarschap van eenieder.
Coördinatoren nemen binnen hun mandaat besluiten ter bevordering van de dagelijkse gang
van zaken, vanuit vooraf met het bestuur besproken (financiële) kaders. Coördinatoren
werken samen, waar gezamenlijkheid gevraagd wordt, en verdelen in onderling overleg de
cluster-overstijgende taken.
1
Coördinator Personeel en Financiën: Arie Stougie
Coördinator Onderwijs en Kwaliteit: Natascha Niemeijer
Coördinator ICT: Gregory Thodé
Coördinator secretariaat: Aranka van der Werff
Rol bestuurssecretaris
De bestuurssecretaris ondersteunt het bestuur en voert daartoe beleidsvoorbereidende, coördinerende en -uitvoerende taken uit om het CvB bij te staan en te ontlasten. De
bestuurssecretaris heeft contact met CvB, schooldirecties PO en VO en bureau over de
verrichte analyses en beleidsadviezen om tot besluitvorming op bestuurs- en
managementniveau te komen. De bestuurssecretaris onderhoudt namens het CvB contacten
met derden, intern en extern, over de beleidsontwikkeling en bedrijfsvoering om te
onderhandelen en de belangen van de Stichting uit te dragen, te verdedigen en te
behartigen. De bestuurssecretaris bereidt de inhoudelijke verantwoording van het bestuur
aan de Raad van Toezicht voor.
Rol controller
Naast financial controller wordt voorzien dat de functie van de controller een bredere
invulling krijgt en ingevuld wordt als concern controller. Dit houdt in dat het aandachtsgebied
van de controller zich, weliswaar vanuit een financiële invalshoek, ook uitstrekt tot control op
beleidsmatige processen. Denk hierbij aan organisatie ontwikkelingen op het gebied van
ICT, insourcing van de personele- en financiële administratie en Unifac.
3. Wat betekent dit voor directeuren?
Voor de directeuren geldt dat bij inhoudelijke vragen deze direct kunnen worden gesteld aan
de specialist die hiervoor binnen het bureau is aangewezen. Indien ondersteuningsafspraken
voor (langduriger) projecten gemaakt moeten worden, komt de coördinator in beeld. Hij/zij is
verantwoordelijk voor het bieden van ondersteuning vanuit het cluster aansluitend bij de
behoefte van de organisatie.
Voor inhoudelijke vragen over
P&O:
Financiën:
Onderwijs (PO):
Passend onderwijs (PO):
Kwaliteit:
VVE/Brede School:
Identiteitsbegeleiding:
Aanvragen voor coaching en
begeleiding:
Inhoudelijke vragen coaching:
Huisvesting:
Communicatie:
ICT:
Arjan Hoogenveen (PO), Arie Stougie (PO/VO), Martijn
Hoogendoorn (PO)
Vacature (PO) (nu: Gordon Robinson, Arie Stougie),
Gordon Robinson (VO)
Vacature (nu: Renneke Bakker, Natascha Niemeijer)
Jan de Niet
Natascha Niemeijer
Angela Brandsen
Gerard Damen
Arjan Hoogenveen, Arie Stougie en Martijn
Hoogendoorn
idem
Martijn Geerts
Aranka van der Werff of Marijn van den Berg (PO),
Ingrid Bousair (VO)
Helpdesk, Gregory Thodé (PO en VO)
In geval van twijfel bij wie je moet zijn kun je contact opnemen met de coördinator van het
cluster waar binnen dit onderwerp valt of, indien naar verwachting cluster-overstijgend, het
bestuurssecretariaat of de bestuurssecretaris.
2