Financiële Kaderstelling

JAARAGENDA ODC UD 2013
Inhoudsopgave
Hoofdonderwerpen 2013 ................................................................................................... 2
Jaarlijks terugkerende zaken .............................................................................................. 2
Planning en Control cyclus .............................................................................................. 2
R&O-cyclus.................................................................................................................... 2
Ziekteverzuim ................................................................................................................ 2
RI&E’s........................................................................................................................... 3
Incidentele zaken 2013 ..................................................................................................... 3
Taakverdeling en commissies ............................................................................................. 3
Domeincommissies ........................................................................................................ 3
Overige commissies ....................................................................................................... 3
317504887concept
1
Hoofdonderwerpen 2013
JAARLIJKS TERUGKEREND
Ziekteverzuim
Bestuurlijke jaaragenda *
Financiële Kaderstelling
R&O-cyclus
RI&E
P&C-cyclus *, begroting
Meerjarenplan *
OdC jaarverslag
Met ingang van 2013 zal dit rapport per kwartaal
via Josje aan de OdC worden gezonden waarbij per
directie ook de afdelingen zullen zijn vermeld.
Definitieve jaarrapportage ter info
Ter info als voorbereiding van de OdC-jaaragenda
Geen adviserende rol, maar ter info
Definitieve rapportage
Stand van zaken
Definitieve begroting wordt ter advisering
besproken in OdC
Ter info als voorbereiding van de OdC-jaaragenda
Tbv OR en populaire versie voor zichtbaarheid OdC
Cie HR
juni
April/november
Feb/maart
Cie
Cie
Cie
Cie
Financiën
HR
VGWM
Financiën
Cie Financiën
secretaris
INCIDENTEEL
Flexibilisering functiehuis
Herijking
PSA
Wat is de stand van zaken omtrent functiegebouw,
bewegingen rond flexibilisering
gestart in november 2009
uitgevoerd 2009, uitvoering monitoren
Loopt tot 2014
Twee maal per
jaar
Cie VGWM/HRM
Doorlopend
Jos/Gerben/Adri
DOORLOPEND
Zichtbaarheid OdC
Na de verkiezingen: blijven werken aan de
zichtbaarheid van de OdC.
Plannen worden nader uitgewerkt door de PR-cie
* Deze onderwerpen zijn voorlopig afgelast ivm herijking
Jaarlijks terugkerende zaken
Planning en Control cyclus
Ieder cyclus van 3 jaar wordt er een Meerjarenplan (MJP) gemaakt. Deze wordt jaarlijks
bijgesteld. Op basis van het MJP wordt een jaarplan opgesteld. Naar aanleiding hiervan wordt
de begroting gemaakt. Dit betreft de Planning. Na de planning volgt Control: iedere maand
en kwartaal moet er een financiële rapportage gemaakt worden. Uiteindelijk volgt de
jaarrekening.
Zodra de concept begroting bij de OdC binnenkomt, is het goed het MJP en jaarplan erbij te
houden om er op toe te zien dat deze met elkaar in overeenstemming zijn. Ook de
jaarrekening kan op deze manier nagekeken worden. De TU maakt 1 jaarrekening, niet per
faculteit of dienst.
R&O-cyclus
De OdC neemt jaarlijks kennis van de stand van zaken m.b.t. uitvoering van de cyclus,
uitkomsten op hoofdlijnen, verdeling van de scores, bewust belonen etc. De OdC heeft
aangegeven daarover graag andere uitsneden te willen zien, bijvoorbeeld per salarisgroep,
maar die wens is tot op heden niet gehonoreerd.
Ziekteverzuim
Ziekteverzuimcijfers, zeker die van kortdurend frequent verzuim, kunnen een goede indicatie
zijn van problemen die zich binnen de UD voordoen. Daarnaast is de OdC zeer geïnteresseerd
in maatregelen die genomen worden om verzuim terug te dringen. Regelingen, die een
nadere uitwerking van TU-regelingen betreffen om specifiek verzuim terug te dringen komen
langs de OdC voor instemming. Ook bij ziekteverzuim geldt dat de OdC graag andere
rapportages zou willen ontvangen dan de huidige. Op dit moment kan bijvoorbeeld het
verzuim onder gedetacheerd personeel niet per locatie inzichtelijk worden gemaakt, terwijl de
OdC aanwijzingen heeft dat hier wel problemen spelen.
317504887concept
2
RI&E’s
Risico Inventarisatie en Evaluaties (RI&E’s) vormen een belangrijk instrument om continue de
arbeidsomstandigheden van de medewerkers van de UD te monitoren. De OdC heeft
instemming op de systematiek (hoe ga je meten) en op de Plannen van Aanpak (PvA’s). In de
PvA’s geeft de directie weer welke maatregelen worden getroffen om knelpunten in de
arbeidsomstandigheden weg te nemen, hoe die geprioriteerd zijn, wat dat kost, wie
verantwoordelijk is en binnen welke termijn het punt afgerond moet zijn. De stand van zaken
met betrekking tot RI&E’s komt ook terug in het halfjaarlijks overleg dat hierover met de
beheerder van de UD wordt gevoerd.
Incidentele zaken 2013
Herijking, bezuinigingen 2010 - 2014
Teruglopende middelen lijken om drastische maatregelen te vragen. Eind november 2010 is
door het CvB een zgn. ‘Herijkingsbrief’ gestuurd naar de beheerseenheden om een aantal
zaken in kaart te brengen vooruitlopend op een forse bezuiniging. Dat zal ook de
ondersteuning niet onaangetast laten. Belangrijk is om snel te achterhalen:
 waar keuzes gemaakt gaan worden bij de andere beheerseenheden;
 welke consequenties deze keuzes voor de UD gaan hebben;
 wat de UD zelf aan keuzes gaat maken;
 wat de consequenties daarvan zijn.
Duidelijk is wel, dat ongeacht de OOD van 2005, ook deze operaties consequenties voor de
UD gaat hebben. Het punt wordt elk agendaoverleg opgevoerd.
Meerjarenplan UD
In het kader van de herijking is dit voorlopig uitgesteld.
PSA
In voorjaar 2012 heeft het tweede welzijnsonderzoek Psycho Sociale Arbeidsbelasting
plaatsgehad. De OdC heeft instemmingsrecht.
Momenteel (februari 2013) is er geen eindnotitie/plan van aanpak gereed.
Taakverdeling en commissies
Om de werklast binnen de OdC te verdelen, ontwikkelingen in de domeinen zo goed mogelijk
te volgen en inhoudelijke expertise te gebruiken en verder te ontwikkelen heeft de OdC een
aantal commissies ingesteld. Deze zijn te verdelen in domeincommissies en overige
commissies.
Bij organisatiewijzigingsvoorstellen worden alle leden van de OdC uitgenodigd voor overleg in
klein comité, voor een grotere betrokkenheid.
Domeincommissies
Een domeincommissie houdt een vinger aan de pols van een domein en voert (informeel)
overleg met een directeur. Dit om knelpunten in personele zin of in bedrijfsvoering te
signaleren, maar ook om bijvoorbeeld een beeld te krijgen van wat er tactisch en strategisch
in een domein speelt: waar wil de directeur naartoe (en wat zijn de mogelijke personele
consequenties).
Overige commissies
De overige commissies houden zich bezig met specifieke, UD-brede zaken. De OC kent een
aantal van deze commissies:
 de commissie Financiën houdt zich bezig met het financiële beleid van de UD, de
P&C-cyclus en bereidt de instemmingsronde van de begroting voor;
317504887concept
3




de commissie organisatiewijzigingen screent grote en kleine wijzigingsvoorstellen,
over het algemeen in samenspraak met de domeincommissie van het betreffende
domein met de gedachte, dat dit meer massa geeft bij dit proces en de juiste mate
van inhoudelijke betrokkenheid versus distantie;
de commissie VGWM houdt zich bezig met veiligheid, welzijn, gezondheid en milieu
en neemt met name dit aspect van de personeelszorg (dat heel wat wettelijke
regelgeving kent) voor zijn rekening;
de commissie HR houdt zich specifiek bezig met personeelsbeleid, tactisch en
strategisch, op UD-niveau;
de commissie PR tenslotte houdt zich bezig met communicatie met o.a. de achterban.
SAMENSTELLING SUBCOMMISSIES
Domeincommissies
Commissie Bibliotheek
Commissie IB/BO
Commissie DEMO
Commissie F&C
Commissie FMVG
Commissie ICT
Commissie M&C
Commissie O&S
Overige vaste commissies
Commissie Financiën
Commissie Organisatiewijzigingen
Commissie VGWM
Commissie HR
Commissie PR/zichtbaarheid
317504887concept
Elsa van der Kooi / Gerben Dijkstra
Gerben Dijkstra / Adri Sloot
Kees Hoek / Otto de Swart
Otto de Swart / Rob Karlas
Arsha Timmermans / Adri Sloot / Elsa van der Kooi
Jos Tempelman / Rob Karlas
Adri Sloot / Jos Tempelman
Stella Böger / Hans van der Meer / Elsa van der Kooi
Gerben Dijkstra / Ben Stuivenberg / Arsha Timmermans
Hans van der Meer / Gerben Dijkstra / Adri Sloot
Ben Stuivenberg / Hans van der Meer
Stella Böger / Elsa van der Kooi / Arsha Timmermans
Jos Tempelman / Gerben Dijkstra / Adri Sloot / Stella
Böger
4