Handleiding verzuimcalculator

Handleiding
VerzuimCalculator
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
Sector Gemeenten
juni 2012
Inhoudsopgave
In 5 stappen een schatting van uw verzuimkosten
3
Stap 1: Algemene berekening verzuimkosten
3
Stap 2: Kosten van lang verzuim
6
Stap 3: Schatting kosten arbeids-ongeschiktheid
8
Stap 4: Doelstelling verzuim en arbeidsongeschiktheid
10
Stap 5: Re-integratie
12
Aanvullende opties
13
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
2
In 5 stappen een schatting van uw
verzuimkosten
Dit document is opgesteld als een Praktische handleiding voor gebruik van de
VerzuimCalculator van het A+O fonds Gemeenten. Het instrument legt grotendeels
zichzelf uit met duidelijk invoervelden en bijpassende helpteksten. Dit document licht de
5 verschillende modules toe, telkens met afbeeldingen van de webpagina’s, aangevuld
met een toelichting van enkele aanvullende opties.
Stap 1: Algemene berekening verzuimkosten
Vul de gemeentegrootteklasse in, het aantal medewerkers, fte, loonsom en het
verzuimpercentage voor uw gemeente of afdeling. Wanneer u eigen gegevens van uw
afdeling beschikbaar heeft vult u die in. Als u ze niet heeft, gebruikt de VerzuimCalculator
standaard getallen gebaseerd op gemeentelijke cijfers. Het belangrijkste is dat u zelf het
werkelijke verzuimpercentage in uw gemeente of afdeling invult.
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
3
Figuur 1 Invoerscherm VerzuimCalculator met algemene gegevens van gemeente of
afdeling
Druk op bereken en bekijk de kosten en vergelijk met de door u geselecteerde branche.
Het overzicht geeft in twee kolommen de kosten voor uw gemeente of afdeling afgezet
tegen de kostenschatting indien uw gemeente of afdeling volgens de verzuimnorm zou
presteren.
Is uw verzuim hoger, dan ziet u ook de meerkosten hiervan in vergelijking met de
verzuimnorm. De berekening laat de kosten van verzuim zien als meerkosten door
vervanging van zieke collega’s of verlies van productie door het niet uitvoeren van taken.
Zie voor een uitleg hierover het webdocument Toelichting Verzuimcalculator op de
website van het A+O fonds Gemeenten.
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
4
Figuur 2 Berekening van verzuimkosten, in dit voorbeeld voor een afdeling van 100
personen
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
5
Stap 2: Kosten van lang verzuim
Vul bij Lang Verzuim van drie langdurige verzuimgevallen de verzuimperiode in. Dat kan
op basis van bestaande gevallen, of in de verwachting van reële risico’s in de nabije
toekomst. Gebruik de parttime factor of de jaarloon-specificatie om voor deze drie
gevallen de loonkosten in te vullen.
Figuur 3 Invoerscherm voor drie gevallen van langdurig verzuim
Druk op bereken en bekijk de kosten voor deze drie gevallen. De berekening laat net als
bij het algemene verzuim de kosten van drie gevallen van langdurig verzuim zien als
meerkosten voor vervanging of productieverlies. De berekening houd ook rekening met
korting op niet betaald loon wanneer medewerkers langer dan een half jaar afwezig zijn.
Tevens toont de Verzuimcalculator welke kosten betrekking hebben op verzuim na het
eerste ziektejaar. Deze kosten voor het tweede ziektejaar (en soms zelfs het derde
ziektejaar) raken soms verborgen, zelfs voor HR medewerkers en leidinggevenden, met
name wanneer de werknemer niet in de afdeling re-integreert.
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
6
Figuur 4 Berekening van kosten van drie gevallen van langdurig verzuim
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
7
Stap 3: Schatting kosten arbeidsongeschiktheid
Vul in hoeveel arbeidsongeschiktheidsuitkeringen medewerkers van uw afdeling of
gemeente ontvangen. Wanneer het UWV deze uitkeringen verstrekt, berekent het UWV
een hogere gedifferentieerde WGA premie door aan de gemeente. Wanneer uw gemeente
eigen risicodrager is betaalt de gemeente de uitkeringen zelf. Schat ook de duur van de
uitkeringen. Dat kan uiteraard per geval verschillen van maanden tot maximaal 10 jaar
(na 10 jaar wordt een uitkering niet meer doorbelast naar de voormalige werkgever).
Druk op bereken om de UWV-premiekosten voor arbeidsongeschiktheid te zien of de
lasten die uw gemeente als eigenrisicodrager betaalt.
Wanneer u verschillende scenario’s voor langdurige verzuimgevallen wilt berekenen kunt
u deze module ook meerdere keren invullen en resultaten vergelijken. Spelen met de
VerzuimCalculator mag!
Figuur 5: Invoer gegevens voor arbeidsongeschiktheid
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
8
Figuur 6: Berekening van kosten van arbeidsongeschiktheid
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
9
Stap 4: Doelstelling verzuim en
arbeidsongeschiktheid
Op de doelstellingspagina, vul voor uw bedrijf een haalbare doelstelling voor het
verzuimpercentage te behalen in het komende jaar of andere door u gekozen periode.
Vul ook in hoeveel gevallen van langdurig verzuim (of arbeidsongeschikten) u wilt
re-integreren. Dat leidt mogelijk tot vermindering van instroom in de WGA, en
herplaatsing van uw werknemer.
In dit voorbeeld is gekozen voor een doelstelling van een half procent verlaging van het
verzuimpercentage. Tevens ligt het in de bedoeling om 1 langdurig zieke werknemer te
re-integreren en zodoende instroom in de WGA te voorkomen.
Van herplaatsing van een arbeidsgehandicapte is sprake wanneer een werknemer van de
gemeente met een WGA-uitkering voor een deel van de resterende verdiencapaciteit bij
uw gemeente weer aan het werk gaat.
Figuur 7: Invullen doelstelling verzuimbeleid voor afdeling of gemeente
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
10
Figuur 8: Berekening van uw doelstelling verzuim en WGA instroom
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
11
Stap 5: Re-integratie
Druk op de knop Re-integratie en bekijk de opbrengsten en premiekorting wanneer u
iemand vanuit arbeidsongeschiktheid herplaatst in uw afdeling of gemeente.
Figuur 9: Schatting van opbrengsten van re-integratie voor één re-integratie
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
12
Aanvullende opties
Print en toelichting
Wanneer u op het print icoontje klikt krijgt u een overzicht van alle berekeningen te zien.
Deze pagina kan uitgeprint worden via de knop afdrukken. Ook is er een pagina met alle
toelichtende teksten beschikbaar. Deze wordt getoond onder de knop toelichtingen.
Figuur 10: Printpagina
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
13
Geavanceerd: aanpassen verhoudingen in vervangen en productieverlies
Bij de berekening van algemeen verzuim treft u een knop ‘geavanceerd’ aan.
Hierachter is een scherm beschikbaar, waarin u kunt zien hoe de standaard instellingen
zijn vastgesteld om de kosten van verzuim te schatten. Daarbij zijn vijf categorieën
onderscheiden: vervanging door uitzendwerk, overwerk of overcapaciteit, en
productieverlies door uitbesteden van opdrachten of omzetverlies (oftewel het niet
uitvoeren van taken).
In dit scherm kunt u zelf de verhoudingen aanpassen, behalve overcapaciteit.
Overcapaciteit berekent het instrument zelf als restcategorie waarmee de verhouding
van de maatregelen altijd op 100 procent uit komt. Dat past in de bedrijfseconomische
visie van op verzuimkosten. Indien de leidinggevende het verzuim van een medewerker
niet opvangt met uitzendwerk of overwerk, en het werk ook niet uitbesteed, en de taken
blijkbaar toch uitgevoerd worden, dan is er sprake van overcapaciteit in de personele
bezetting van de afdeling. Soms is deze overcapaciteit gunstig, omdat werk snel kan
worden overgenomen, en deze vervanging is relatief goedkoop. Teveel overcapaciteit
levert uiteraard ongewenst hoge loonkosten op.
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
14
Deze instructie handreiking is samengesteld in opdracht van het A+O fonds Gemeenten
door Marien Abspoel, adviseur verzuim en sociale zekerheid, in samenwerking met
Thinkworks BV.
Heeft u vragen over het berekenen van verzuimkosten of over de VerzuimCalculator?
Mail ze naar [email protected]
Opdrachtgever
Stichting A+O fonds Gemeenten
Postbus 30435
2500 GK Den Haag
070 373 83 56
www.aeno.nl
[email protected]
Uitgave
© Stichting Arbeidsmarkt- en opleidingsfonds Gemeenten, Den Haag juni 2012
Stichting A+O fonds Gemeenten bevordert en ondersteunt vernieuwende activiteiten op
het gebied van arbeidsmarkt en HRM-beleid. Actuele informatie over de verschillende
projecten treft u aan op www.aeno.nl.
Hoewel aan deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de samenstellers
niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de
inhoud rechten worden ontleend.
HANDLEIDING VERZUIMCALCULATOR
WEBDOCUMENTEN VERZUIMBEHEERSING
15