belangrijke pijlers van het telewerken

Deze template kan worden gebruikt voor uw Policy inzake Telewerk. De voetnoten helpen u om dit document te vervolledigen in functie van de
behoeften van uw organisatie. Het is niet de bedoeling dat deze voetnoten in de finale tekst behouden blijven.
TIP: in ons webinar “sterk in thuiswerk” vindt u alle toelichting omtrent de verplichte en facultatieve inhoud van de overeenkomst inzake telewerk en
de informatie die u verplicht bent te geven aan uw medewerkers. Deze infomatie verstrekken wij via voorliggende Policy.
 Opmaak
De nummering van de artikels gebeurt automatisch via Start – Stijlen. Volgende stijlen werden geprogrammeerd:
0tekst
Artikel 1. Artikel
1. NIVEAU 1
1.1. Niveau 2
1.1.1.
Niveau 3
1.1.1.1. Niveau 4
1. Nummer
§ 1.
Paragraaf

Bullet
Streepje
 Inhoudstafel
De inhoudstafel wordt automatisch gemaakt. Je moet hem wel updaten als klaar (op inhoudstafel staan – Rechter muisknop – “update field”). De
inhoudstafel vermeldt enkel niveau 1-4. Dit kan indien gewenst worden aangepast.
 Finale document
Om de lay-out te behouden en verspringen van lay-out te vermijden, sla je het document best op als pdf. Vervolgens kan je printen zonder lay-out
problemen. Dit geeft ook als voordeel dat je via clicken op titels in inhoudstafel door het document kan springen.
 Themakleuren
De kleuren in dit document kan je aanpassen door de kleuren van je eigen onderneming te selecteren rechts boven via “themakleuren”.
 Andere vragen ?
[email protected] - 0476 75 39 66 - 03 344 22 72
Vertrouwelijkheid en niet-commercialisering: de klant is ertoe gehouden de gegevens en documenten die Flexius in het
kader van opleidingen of juridische dienstverlening aanlevert, niet aan derde partijen mee te delen of te commercialiseren en
dergelijke gegevens alleen mee te delen aan Medewerkers, aangestelden en vertegenwoordigers voor zover dit voor de
uitvoering van de overeenkomst nodig is en op voorwaarde dat deze partijen gebonden zijn door verplichtingen tot
geheimhouding en niet-commercialisering die in wezen vergelijkbaar zijn met deze bepaling. De klant zorgt voor de nodige
beveiliging om de vertrouwelijkheid van de gegevens te verzekeren.
Pagina - 1 - van 18
[LOGO WERKGEVER]
POLICY INZAKE TELEWERK
Versie [DATUM]
Pagina - 2 - van 18
VOORWOORD
[NAAM ONDERNEMING] wenst haar Medewerkers de mogelijkheid te bieden om op regelmatige basis
te werken van thuis of van op een andere gekozen werkplaats.
Voorliggende Policy heeft als doel de richtlijnen te formaliseren die van toepassing zijn wanneer wordt
getelewerkt op regelmatige basis. Hij bepaalt de rechten en plichten van zowel de Werkgever als de
Medewerker.
Aldus streeft [NAAM ONDERNEMING] naar een passend evenwicht tussen de belangen van:
-
-
-
De Medewerker: het creëren van flexibiliteit inzake tewerkstellingsplaats met het oog op een
betere work-life balance, efficiëntie en welzijn op het werk, rekening houdend met een aantal
bepalende factoren zoals jobinhoud, werk- en thuisomgeving, te bereiken resultaten,
klantenservice-garantie,… ;
De Werkgever: de bedrijfsdoelstellingen en de perspectieven van de Werkgever op het vlak
van productiviteit, kostenbeheersing, attractiviteit en retentie, efficiëntie, rekening houdend
met een optimale dienstverlening aan interne en externe klanten;
De Maatschappij: maximale tewerkstelling met oog voor welzijn, ecologie, diversiteit,
mobiliteit, arbeidskwaliteit,...
Voor elke vraag betreffende de bepalingen van deze Policy, kan de Medewerker contact opnemen met
[HR/specifieke afdeling binnen HR].
De laatste versie van deze Policy, die de enige geldige is, kan worden geraadpleegd op het intranet1
van de onderneming.
[NAAM ONDERNEMING] behoudt zich het recht voor om de bepalingen van deze Policy aan te passen
aan de noodwendigheden van de onderneming, de evolutie van haar beleid en de wijzigingen op het
vlak van regelgeving, administratieve standpunten of rechtspraak.
1
Eventueel exacter te vermelden: naam bedrijfseigen systeem? Link?
Pagina - 3 - van 18
INHOUD
VOORWOORD .......................................................................................................................... - 3 1. DEFINITIES .......................................................................................................................... - 6 2. TOEPASSINGSGEBIED .......................................................................................................... - 6 2.1. Materieel toepassingsgebied ........................................................................................... - 6 2.2. Personeel toepassingsgebied .......................................................................................... - 7 2.2.1.
2.2.2.
In aanmerking komende functies .......................................................................................................... - 7 Uitgesloten functies ............................................................................................................................... - 7 -
2.3. Temporeel toepassingsgebied ......................................................................................... - 7 3. BELANGRIJKE PIJLERS VAN HET TELEWERKEN....................................................................... - 8 4. PLAATS VAN TEWERKSTELLING ............................................................................................ - 8 4.1. Gekozen plaats van tewerkstelling .................................................................................. - 8 4.2. Telewerken in het buitenland .......................................................................................... - 9 5. PERIODE VAN TEWERKSTELLING .......................................................................................... - 9 6. ROL VAN DE LEIDINGGEVENDE ............................................................................................ - 9 6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
Individuele toelating tot telewerken................................................................................ - 9 Vlotte organisatie van het telewerken ............................................................................- 10 Maatregelen ter voorkoming van isolement ...................................................................- 10 Afspraken tussen Medewerker & Leidinggevende ...........................................................- 10 -
6.4.1.
6.4.2.
6.4.3.
6.4.4.
Dagen waarop wordt getelewerkt ....................................................................................................... - 10 Te leveren output; verwachte resultaten ............................................................................................. - 10 Bereikbaarheid..................................................................................................................................... - 10 Verplichte aanwezigheid op kantoor ................................................................................................... - 11 -
7. GARANTIES VOOR DE TELEWERKER ....................................................................................- 11 7.1. Gegarandeerde werkplek op kantoor .............................................................................- 11 7.2. Scholingsfaciliteiten en loopbaanontwikkeling ...............................................................- 11 7.3. Collectieve rechten ........................................................................................................- 11 8. DE ORGANISATIE VAN DE WERKPLEK ..................................................................................- 11 8.1. Vereisten inzake een professionele werkomgeving .........................................................- 11 8.2. Vereisten inzake welzijn, veiligheid en gezondheid .........................................................- 12 8.3. Uitrusting en technische ondersteuning..........................................................................- 12 8.3.1.
8.3.2.
Toegang tot het bedrijfsnetwerk ......................................................................................................... - 12 Technische uitrusting ........................................................................................................................... - 12 -
Pagina - 4 - van 18
8.3.3.
8.3.4.
8.3.5.
8.3.6.
8.3.7.
Internet & communicatie ..................................................................................................................... - 13 VAA dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van het materiaal .................................................. - 13 Gebruik van het ter beschikking gesteld materiaal als een goed huisvader ........................................ - 13 Teruggave van het ter beschikking gesteld materiaal ......................................................................... - 13 Technische ondersteuning en te nemen maatregelen in geval van panne of technisch incident ........ - 13 -
9. DEELNAME IN DE KOSTEN VAN STRUCTUREEL TELEWERK DOOR DE WERKGEVER ................- 14 9.1. Terugbetaling via onkostennota .....................................................................................- 14 9.2. Terugbetaling op forfaitaire basis ...................................................................................- 14 9.2.1.
9.2.2.
9.2.3.
Bureaukosten thuis .............................................................................................................................. - 15 Internet en gebruik van de eigen PC .................................................................................................... - 16 Anti-misbruikbepaling ......................................................................................................................... - 16 -
10. VERPLICHTINGEN BIJ ZIEKTE OF ONGEVAL ..........................................................................- 17 11. ARBEIDSONGEVALLEN ........................................................................................................- 17 12. SOCIAAL ABONNEMENT .....................................................................................................- 17 13. IMPLEMENTATIE VAN STRUCTUREEL TELEWERK .................................................................- 17 13.1. Vrijwillige instap ..........................................................................................................- 17 13.2. Bijlage aan de arbeidsovereenkomst ............................................................................- 18 13.2.1.
13.2.2.
Te volgen procedure .......................................................................................................................... - 18 Duur, wijziging, schorsing en beëindiging van het telewerken .......................................................... - 18 -
13.3. Arbeidsreglement ........................................................................................................- 18 -
Pagina - 5 - van 18
1. DEFINITIES

Werkgever: [JURIDISCHE BENAMING VAN DE ONDERNEMING];

Medewerker: de persoon die een arbeidsovereenkomst heeft gesloten met de Werkgever;

Structureel telewerk: een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarbij, met
gebruikmaking van informatietechnologie, in het kader van een arbeidsovereenkomst
werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de Werkgever zouden kunnen worden
uitgevoerd, op regelmatige basis en niet incidenteel buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd;

Telewerker: elke Medewerker die telewerk verricht zoals hierboven gedefinieerd;

Hoofdverblijfplaats: de plaats waar men het centrum van zijn persoonlijke en sociale belangen
heeft gevestigd en welke aldus werd meegedeeld aan de Werkgever;

Helpdesk/Servicedesk/[ANDERE BENAMING?]: de dienstverlening waarop de Medewerker een
beroep kan doen bij technische stoornis of defect;

Leidinggevende: de persoon met wie de Medewerker in een hiërarchische relatie staat en aan
wie hij rechtstreeks rapporteert of de functionele leidinggevende;

Occasioneel telewerk: een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk in het kader van
een arbeidsovereenkomst waarbij, met gebruikmaking van informatietechnologie,
werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de Werkgever zouden kunnen worden
uitgevoerd, incidenteel en niet op regelmatige basis buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd.
2. TOEPASSINGSGEBIED
2.1. Materieel toepassingsgebied
Telewerk kan worden uitgevoerd op regelmatige basis of occasioneel.
Wanneer telewerk op regelmatige basis wordt uitgevoerd, is er sprake van “structureel telewerk”,
waarop Cao nr. 85 van 9 november 2005, gesloten binnen de Nationale Arbeidsraad van toepassing is.
Dergelijk structureel telewerk wordt verplicht geformaliseerd op basis van een bijlage bij de individuele
arbeidsovereenkomst.
Deze Policy beoogt enkel het structureel telewerk.
Deze Policy beoogt niet het occasioneel telewerk, zoals geregeld in de Wet betreffende werkbaar en
wendbaar werk2.
2
Eventueel kan hier de link naar de wet worden toegevoegd, eens deze gepubliceerd is. Zij werd op 27/02/2017
goedgekeurd om grotendeels retroactief in werking te treden op 1/02/2017.
http://www.dekamer.be/FLWB/PDF/54/2247/54K2247010.pdf.
Pagina - 6 - van 18
2.2. Personeel toepassingsgebied3
Deze Policy is van toepassing op alle Medewerkers in dienst van de Werkgever op basis van een
arbeidsovereenkomst die ervoor hebben gekozen om gebruik te maken van het door de Werkgever
aangeboden structureel telewerk.
Ook de zogenaamde mobiele medewerkers, i.e. wier mobiliteit noodzakelijk deel uitmaakt van de wijze
van uitvoering van de arbeidsovereenkomst kunnen telewerken. Op hen is echter de regelgeving van
Cao 85 niet van toepassing. Het betreft onder meer handelsvertegenwoordigers,
handelsafgevaardigden, medisch afgevaardigden, technici die naar klanten van de Werkgever gaan,
thuisverpleegsters,…
2.2.1. In aanmerking komende functies
Het telewerken is een mogelijkheid die in principe aan zoveel mogelijk Medewerkers wordt geboden.
Als uitgangspunt geldt dat alle functies in aanmerking komen voor structureel telewerk, tenzij uit de
concrete jobinhoud van de Medewerker blijkt dat deze onverenigbaar is met deze manier van werken.
Ook kan de Leidinggevende op gemotiveerde wijze bezwaren uiten ten aanzien van een individueel
verzoek van een Medewerker tot telewerken, zoals omschreven in deze Policy.
De Medewerker kan pas starten met structureel telewerken nadat hierover een specifieke bijlage aan
zijn arbeidsovereenkomst werd ondertekend, zoals omschreven in deze Policy.
2.2.2. Uitgesloten functies
Functies die uit hun aard een permanente aanwezigheid van de Medewerker in de kantoor- en/of
klantomgeving vragen, komen niet in aanmerking. Het betreft bvb. onthaal, keuken, schoonmaak4,…
2.3. Temporeel toepassingsgebied
Deze Policy is van toepassing vanaf [DATUM]. De individuele Medewerker kan pas gebruik maken van
het telewerken zoals omschreven in voorliggende Policy nadat hierover de bijlage aan zijn
arbeidsovereenkomst werd ondertekend.
3
Aangeraden wordt om uit te gaan dat telewerken mogelijk is voor iedereen, tenzij ze uitdrukkelijk zijn
uitgesloten.
4
Schrappen/aanvullen in functie van de behoeften van uw organisatie.
Pagina - 7 - van 18
3. BELANGRIJKE PIJLERS VAN HET TELEWERKEN
De invoering van de mogelijkheid tot structureel telewerken, steunt op volgende essentiële
uitgangspunten5:
-
-
Het telewerken gebeurt steeds op vrijwillige basis en doet op geen enkele manier afbreuk aan
het statuut van Medewerker.
Het telewerken is gebaseerd op wederzijds vertrouwen tussen de Werkgever en de
Medewerker.
Goede afspraken en transparante dialoog tussen de Medewerker en zijn Leidinggevende
dienen ervoor te zorgen dat beide partijen weten wat van hen wordt verwacht.
Resultaatgerichtheid: de Medewerker zal worden aangestuurd vanuit te behalen resultaten
en steeds staat hierbij de dienstverlening naar de klant (intern en extern) centraal.
Het telewerken is enkel mogelijk, mits de functie van de Medewerker en/of zijn activiteiten
hiermee verenigbaar is/zijn.
De Medewerker waakt erover dat het telewerken gebeurt op een professionele en
verantwoorde wijze. Hij zorgt voor een passende werkomgeving die voldoet aan de
professionele behoeften en die hem toelaat zijn werk met de nodige concentratie en
nauwgezetheid uit te voeren. Hij zal het telewerken niet aanwenden als oplossing voor het
regelen van zuiver privé-aangelegenheden. De Medewerker wordt verondersteld zich in dit
verband als een goed huisvader te gedragen.
De Werkgever streeft naar een evenwicht tussen het telewerken en de samenwerking met
collega’s in de kantooromgeving (bedrijfsbetrokkenheid, informatiedeling,...).
4. PLAATS VAN TEWERKSTELLING
4.1. Gekozen plaats van tewerkstelling
Per definitie gebeurt het structureel telewerken van op een door de Medewerker gekozen
arbeidsplaats. Deze moet in de overeenkomst betreffende het telewerk worden vermeld.
De arbeidsprestaties kunnen in het kader van structureel telewerken worden gepresteerd op het
thuisadres van de Medewerker of elke andere werkplek buiten de lokalen van de Werkgever die
geschikt is om de arbeidsprestaties te verrichten (ontmoetingsplekken voor netwerking en
kennisdeling, vergaderruimtes, …).
De Medewerker brengt de Werkgever op de hoogte van de plaats die hij/zij kiest en van waaruit hij/zij
zijn/haar arbeidsprestaties zal organiseren.
Tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen, gaat de Werkgever ervan uit dat de
arbeidsprestaties worden gepresteerd van op het door de Medewerker opgegeven verblijfsadres.
5
Schrappen/aanpassen/wijzigen in functie van de behoeften van uw organisatie. Om extra draagvlak te creëren
kunnen deze uitgangspunten worden uitgewerkt/aangepast via een werkgroep rond het project telewerk.
Pagina - 8 - van 18
4.2. Telewerken in het buitenland
Uitzonderlijk kan ook van in het buitenland worden getelewerkt. De Medewerker dient hierover een
gemotiveerd verzoek in bij [HR/specifieke HR afdeling] die in deze een beslissing neemt. Deze dienst
waakt erover dat het telewerken kan gebeuren met inachtname van de geldende reglementering
inzake internationale tewerkstelling6.
5. PERIODE VAN TEWERKSTELLING
De dagen waarop de Medewerker telewerkt, worden steeds in onderling overleg en in het belang van
de bedrijfsorganisatie afgesproken tussen de Medewerker en zijn/haar Leidinggevende. Zij worden
vooraf vastgesteld via het in de onderneming geldende registratiesysteem7.
Structureel telewerk wordt verricht:
-
ofwel naar rato van volledige werkdag(en), dus zonder verplaatsing tussen de woonplaats en
de bedrijfsgebouwen;
ofwel naar rato van halve werkdagen, met verplaatsing tussen de woonplaats en de
bedrijfsgebouwen;
en dit gedurende de arbeidsdagen voorzien voor de Medewerker overeenkomstig het
arbeidsreglement dat van kracht is8.
De arbeidsduur van een thuiswerkdag verschilt niet van een gewone werkdag die de Medewerker in
de kantoren van de Werkgever zou presteren. De Medewerker beheert de organisatie van zijn werk
binnen het kader van de arbeidsduur van toepassing in de onderneming.
6. ROL VAN DE LEIDINGGEVENDE
6.1. Individuele toelating tot telewerken
De Leidinggevende bepaalt of de betrokken Medewerker in aanmerking komt voor structureel
telewerken. Ingeval van weigering om andere redenen dan verenigbaarheid met de functie, moet deze
weigering behoorlijk gemotiveerd zijn door de Leidinggevende op basis van elementen die verband
houden met het functioneren van de Medewerker. De weigering moet vergezeld zijn van een datum
binnen een termijn van maximum 1 jaar waarop de aanvraag van de Medewerker opnieuw zal worden
onderzocht.
De Leidinggevende is verantwoordelijk voor het herstuderen van de kandidatuur van de Medewerker
na afloop van de periode die bepaald werd na de eerste weigering. Ingeval deze termijn niet wordt
6
Ter info: qua fiscaliteit en RSZ kan werken van in het buitenland een impact hebben. Dit moet geval per geval
bekeken worden. Je kan er ook voor kiezen om telewerken in het buitenland te verbieden. In de praktijk wordt
hier weleens gebruik van gemaakt wanneer de partner van de medewerker voor zijn/haar werk tijdelijk naar het
buitenland moet.
7
Liggen de dagen telewerk niet contractueel vast, is dergelijke registratie wenselijk om achteraf geen discussie
te hebben met de arbeidsongevallenverzekeraar. Indien een specifieke vergoeding wordt afgesproken voor de
kosten verbonden aan telewerk, is dergelijke registratie ook wenselijk voor de bewijslast naar de RSZ toe. Bestaat
geen policy rond telewerk, wordt het registratiesysteem hier best verduidelijkt.
8
Eventueel kan hier een maximum/minimum aantal dagen worden vermeld per week/per maand/per jaar.
Pagina - 9 - van 18
nageleefd in het nadeel van de Medewerker, kan deze zijn HRBP hierover aanspreken zodat deze een
overleg kan organiseren tussen de Leidinggevende en de Medewerker teneinde een akkoord te vinden.
6.2. Vlotte organisatie van het telewerken
De Leidinggevende waakt over het behoud van de goede organisatie en eerlijke verdeling van het werk
en de permanenties binnen zijn team, rekening houdende met de Medewerkers die structureel
telewerk verrichten. Zij bespreken dit regelmatig met hun Medewerkers tijdens de team meetings en
de opvolging van de team afspraken.
6.3. Maatregelen ter voorkoming van isolement
De Leidinggevende neemt passende maatregelen ter voorkoming van isolement, met name door de
telewerker in de gelegenheid te stellen regelmatig collega’s te ontmoeten en toegang te hebben tot
informatie betreffende de onderneming. Met het oog hierop, kan de Leidinggevende de Medewerker
op precieze tijdstippen terugroepen in de onderneming.
Waar aangewezen kan de hiërarchische meerdere en/of de directe collega's van de telewerker worden
opgeleid over omgaan met deze werkvorm en het management ervan.
6.4. Afspraken tussen Medewerker & Leidinggevende
De afspraken met betrekking tot het telewerken, worden steeds gemaakt in onderling overleg tussen
de Medewerker en zijn Leidinggevende. Dergelijke afspraken dienen te beantwoorden aan de
principes vastgelegd in deze Policy en aan de noden van de organisatie.
Meer bepaald maken Medewerker en Leidinggevende concrete afspraken over onderstaande punten.
6.4.1. Dagen waarop wordt getelewerkt
De overeenkomst inzake telewerk bevat nadere afspraken met betrekking tot de frequentie van het
telewerk. De Medewerker en zijn leidinggevende bepalen in overleg op welke exacte dag(en) de
Medewerker zijn arbeidsprestaties op een gekozen werkplek zal kunnen uitoefenen. De
Leidinggevende oordeelt hierbij steeds in functie van de werkorganisatie (procedure aanvraag).
Indien geen vaste dagen werden vastgelegd, dient de Medewerker het telewerk te registreren via
[TOOL].
6.4.2. Te leveren output; verwachte resultaten
De Medewerker en de leidinggevende maken afspraken over de output die de Medewerker zal
opleveren en/of de timing waarin dit dient te gebeuren. In geen geval mag de dienstverlening aan de
klant in het gedrang komen, deze komt steeds op de eerste plaats.
6.4.3. Bereikbaarheid
De Medewerker blijft op dezelfde wijze bereikbaar voor collega’s, leidinggevende en klanten
(mail/telefoon/GSM) zoals dit het geval is wanneer hij/zij de werkzaamheden zou verrichten in de
Pagina - 10 - van 18
lokalen van de Werkgever9.
Leidinggevende.
Hierover kunnen nadere afspraken worden gemaakt met de
6.4.4. Verplichte aanwezigheid op kantoor
De Medewerker en de leidinggevende spreken af op welke dag(en) de teamvergaderingen zullen
plaatsvinden. Op deze dagen dient de Medewerker op kantoor aanwezig te zijn.
Indien de Leidinggevende oordeelt dat de werkorganisatie de aanwezigheid van de Medewerker op
kantoor vereist, kan de Leidinggevende het telewerken tijdelijk intrekken tot de werkorganisatie dit
terug toelaat. De Leidinggevende brengt de Medewerker hiervan tijdig op de hoogte.
7. GARANTIES VOOR DE TELEWERKER
7.1. Gegarandeerde werkplek op kantoor
De Werkgever blijft zorgen voor de terbeschikkingstelling van kantoorruimte waar de Medewerkers
elkaar in teamverband kunnen blijven ontmoeten met het oog op samenwerking en
bedrijfsbetrokkenheid.
7.2. Scholingsfaciliteiten en loopbaanontwikkeling
De Medewerker geniet dezelfde rechten op scholingsfaciliteiten en mogelijkheden voor
loopbaanontwikkeling als vergelijkbare Medewerkers die hun werkzaamheden op de bedrijfslocatie
van de Werkgever verrichten. Zij genieten hetzelfde beoordelingsbeleid als die andere Medewerkers.
7.3. Collectieve rechten
De Medewerker geniet dezelfde collectieve rechten als de Medewerkers die op de bedrijfslocatie van
de Werkgever werken. Zij hebben het recht te communiceren met de werknemersvertegenwoordigers
en vice versa.
8. DE ORGANISATIE VAN DE WERKPLEK
8.1. Vereisten inzake een professionele werkomgeving
De gekozen werkplek dient geschikt te zijn voor het uitvoeren van de arbeidsprestaties.
Dit impliceert dat de nodige infrastructuur (bvb. internet connectie, PC, printer, bureau, …) aanwezig
is om het werk op een professionele manier te kunnen uitvoeren.
De Medewerker is zelf verantwoordelijk voor het creëren van een goede werkpleksituatie opdat hij op
rustige en ongestoorde wijze kan werken. Hij zorgt ervoor dat hij zijn werk kan uitvoeren zonder
inmenging van derden die de bereikbaarheid van de telewerker, de kwaliteit van zijn werk of zijn
professionele houding ten opzichte van klanten of van zijn collega’s zouden kunnen verstoren.
9
Hier kan je zelf kiezen hoeveel flexibiliteit je wenst te geven aan de medewerker.
Pagina - 11 - van 18
8.2. Vereisten inzake welzijn, veiligheid en gezondheid
De Medewerker evalueert zelf of de werkplek voldoet aan de vereisten van veiligheid en gezondheid.
De Welzijnswetgeving voorziet dat de preventiediensten en de leden van het CPBW advies kunnen
geven over het inrichten van de werkplek en de risico’s inherent aan de job. De Medewerker kan te
allen tijde de bedrijfspreventiediensten hierover contacteren.
De Werkgever is verantwoordelijk voor de correcte toepassing van de wetgeving inzake veiligheid en
gezondheid (Welzijnswet, ARAB en Codex Welzijn op het Werk) op de werkplek.
Een controle van de werkplek is mogelijk, maar dient altijd vooraf aangekondigd te worden. Indien de
Medewerker telewerkt van in een bewoonde ruimte, is dergelijk bezoek enkel mogelijk mits
voorafgaand akkoord van de Medewerker.
Via het intranet10 worden de regels en richtlijnen m.b.t. veiligheid, gezondheid en welzijn aan de
Medewerker ter beschikking gesteld en up to date gehouden.
De telewerker waakt erover deze gedragsregels in verband met gezondheid en veiligheid toe te passen.
De telewerker kan contact opnemen met de preventieadviseur in geval van vragen. De dienst preventie
en bescherming op het werk heeft toegang tot de arbeidsplaatsen mits voorafgaandelijke verwittiging.
8.3. Uitrusting en technische ondersteuning11
8.3.1. Toegang tot het bedrijfsnetwerk
De Werkgever stelt aan de Medewerker de nodige ICT connectiviteit ter beschikking zodat hij vlot
vanuit andere locaties dan de kantooromgeving kan werken12.
De Medewerker is verplicht de hem ter beschikking gestelde technologie als een goed huisvader te
gebruiken overeenkomstig de geldende richtlijnen die op intranet zijn vermeld.
8.3.2. Technische uitrusting
De Werkgever stelt volgende technische uitrusting ter beschikking van de Medewerker, voorzover hij
hier niet reeds over beschikt13:
-
een softphone en Lync applicatie
een draagbare pc
een tas om de pc te vervoeren
een headset
een klavier
een muis
een VPN token
10
Of een ander bruikbaar kanaal in uw organisatie.
De werkgever heeft de keuze om zelf het materiaal ter beschikking te stellen, dan wel een onkostenvergoeding
te betalen verbonden aan thuiswerk. Hierover moeten afspraken gemaakt worden in de overeenkomst inzake
telewerk. Tip: in het webinar “sterk in thuiswerk” worden de verschillende mogelijkheden inzake het
terbeschikking stellen van materiaal en het betalen van onkostenvergoedingen gedetailleerd uitgelegd.
12
Eventueel extra toelichting geven over het systeem dat uw organisatie gebruik om in te loggen in de
bedrijfssystemen.
13
Schrappen/aanvullen ifv wat uw organisatie voorziet.
11
Pagina - 12 - van 18
In overleg met de manager en met zijn toestemming, kan de technische uitrusting (hardware en
software) aangevuld worden volgens de behoeften van de functie en/of inzake ergonomie (bvb. een
24 inch-scherm, 2de 24 inch-scherm indien de functie dit rechtvaardigt, ergotop …).14
8.3.3. Internet & communicatie
[INDIEN VAN TOEPASSING] De Werkgever stelt een internetverbinding ter beschikking van de
telewerker, conform de bestaande afspraken in de onderneming15.
Voor het gebruik van de GSM (abonnement en toestel) en laptop blijven de bestaande afspraken in de
onderneming onverkort van toepassing. Concrete richtlijnen hierover kunnen worden geraadpleegd in
de van toepassing zijnde GSP en laptop Policy.
8.3.4. VAA dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van het materiaal
Wanneer de Werkgever materiaal ter beschikking stelt dat de Medewerker ook mag gebruiken voor
privédoeleinden, wordt dit door de wetgever mogelijk beschouwd als een voordeel in natura. Dit
voordeel in natura is mogelijks onderworpen aan RSZ en/of belastingen en wettelijke inhoudingen. De
Werkgever past de wettelijke regelgeving terzake toe, zonder dat dit aanleiding kan geven tot enige
compensatie ten aanzien van de Medewerker.
8.3.5. Gebruik van het ter beschikking gesteld materiaal als een goed huisvader
De telewerker verbindt zich ertoe als een goede huisvader zorg te dragen voor de uitrusting die hem
wordt toevertrouwd en de in de onderneming geldende afspraken inzake veiligheid en
vertrouwelijkheid van de gegevens na te leven. Hij zal ook als een goed huisvader gebruik maken van
e-mail en internet16.
In geval van niet-naleving door de telewerker, kan de Werkgever de sancties opleggen die voorzien
zijn in het arbeidsreglement.
8.3.6. Teruggave van het ter beschikking gesteld materiaal
Het materiaal dat specifiek voor het telewerken ter beschikking gesteld werd van de Medewerker,
moet gerecupereerd worden in geval van schorsing van meer dan 6 maanden of stopzetting van het
telewerk.
8.3.7. Technische ondersteuning en te nemen maatregelen in geval van panne of technisch incident
De telewerkers genieten dezelfde service voor technische ondersteuning als die welke beschikbaar is
binnen de kantoorruimten.
De helpdesk is bereikbaar via [Telefoonnummer / mailadres] op volgende tijdstippen: [AANVULLEN].
Het is aan de telewerker om zijn manager en/of zijn collega’s in te lichten in geval van panne of een
technisch incident dat hem belet toegankelijk en bereikbaar te zijn en/of zijn werk volledig of
gedeeltelijk op afstand uit te voeren.
14
Optioneel!
Indien van toepassing: verwijzen naar de Policy/afspraken over de wijze waarop de werkgever het internet
voor de medewerker betaalt.
16
Eventueel verwijzen naar bestaande Policies/afspraken rond het gebruik van internet en email.
15
Pagina - 13 - van 18
De telewerker en de manager of één van zijn collega’s in geval van afwezigheid van zijn manager, zullen
beslissen over specifieke maatregelen die moeten worden genomen afhankelijk van de duur van de
interventie die nodig is opdat de telewerker het werk zou kunnen hervatten. Zo kan onder meer
worden beslist dat de Medewerker naar de dichtstbijzijnde bedrijfslokalen moet komen of hem/haar
andere taken ter vervanging toe te vertrouwen.
9. DEELNAME IN DE KOSTEN VAN STRUCTUREEL TELEWERK DOOR DE
WERKGEVER17
Er is geen vergoeding voor telewerken andere dan de reeds in de onderneming geldende
onkostenvergoedingen.
OF
9.1. Terugbetaling via onkostennota
De Werkgever verbindt zich ertoe volgende bijkomende kosten verbonden aan het telewerk te dragen:
[AANVULLEN].
De Medewerker dient hiervoor een onkostennota in conform de in de onderneming geldende
procedures.
OF
9.2. Terugbetaling op forfaitaire basis
Rekening houdende met de moeilijkheid om verantwoordingsstukken te verzamelen die de echtheid
van de gemaakte kosten bewijzen, worden de kosten verbonden aan het structureel telewerken
vergoed door middel van een forfaitair maandelijks bedrag, zoals hierna toegelicht.
Dit forfaitair bedrag vormt geen loon en is niet belastbaar in hoofde van de Medewerker. Deze
forfaitaire onkostenvergoeding wordt op jaarbasis bepaald en maandelijks betaald, ongeacht
afwezigheden wegens vakantie, ziekte,…. Het betreft een maandelijks forfait vastgesteld zonder de
effectieve uitgaven van Medewerkers in rekening te nemen, die hoger of lager kunnen zijn, afhankelijk
van de maand.
Het forfait wordt niet geïndexeerd.
Het bedrag kan gewijzigd worden ingeval van een wijziging van het beleid van de Werkgever
dienaangaande of wijzigingen op het vlak van regelgeving, administratieve standpunten of
rechtspraak. De Medewerkers worden in elk geval op de hoogte gebracht van dergelijke wijzigingen.
17
De werkgever heeft de keuze om zelf het materiaal ter beschikking te stellen, dan wel een onkostenvergoeding
te betalen verbonden aan thuiswerk. Dergelijke kostenvergoeding kan forfaitair of o.b.v. onkostennota’s.
Hierover moeten afspraken gemaakt worden in de overeenkomst inzake telewerk. Je kan zelf bepalen of je wel
of niet een onkostenvergoeding wenst te betalen. Voor het exacte bedrag dien je rekening te houden met een
aantal standpunten van RSZ en fiscus. Tip: in het webinar “sterk in thuiswerk” worden de verschillende
mogelijkheden inzake het terbeschikking stellen van materiaal en het betalen van onkostenvergoedingen
gedetailleerd uitgelegd. Vermijd hierbij in elk geval een dubbele tussenkomst: ter beschikking stelling van het
materiaal + onkostenvergoeding.
Pagina - 14 - van 18
[INDIEN VAN TOEPASSING] De Werkgever heeft hierover een akkoord verkregen van de Belgische
fiscale administratie die bevestigd heeft dat het terugbetaalde bedrag een kost eigen aan de
Werkgever vormt. Het bedrag kan gewijzigd worden in de mate dat de bestaande akkoorden met de
fiscale administratie aangepast worden18.
De Werkgever kan niet verantwoordelijk gehouden worden in geval de fiscale of sociale administratie
haar standpunt omtrent de kwalificatie van deze uitgaven als kosten eigen aan de Medewerker zou
herzien. De Werkgever kan evenmin verantwoordelijk gehouden worden ingeval van herkwalificatie
van deze forfaitaire onkostenvergoeding door de fiscale of sociale administratie, en met andere
woorden ingeval een belasting of een onderwerping aan de sociale zekerheid op deze bedragen
verschuldigd zou zijn.
9.2.1. Bureaukosten thuis
Voor de bureaukosten thuis wordt maandelijks een forfaitair bedrag betaald van [€ xxx].19
Dit bedrag dekt -zonder exhaustief te zijn- volgende kosten:
-
-
-
-
De kosten verbonden aan de verwerving (aankoop/bouw) van een onroerend goed incuslief
de registratierechten en notariskosten; de kosten verbonden aan het gebruik van een kantoor
in de privéwoning (hierin begrepen de afschrijvingen door de eigenaar in geval van aankoop
of de huurprijs in geval van huur);
De kosten verbonden aan het inrichten van een kantoor: aanschaffingsprijs en afschrijvingen
op het kantoormeubilair, aanschaffingsprijs en afschrijvingen op de telefoon (vaste lijn), fax en
antwoordapparaat, kantoordecoratie, enz.;
De schoonmaak- en onderhoudskosten van een thuiskantoor (inclusief de kosten inzake
reinigingsproducten, kosten ter betaling van schoonmaakpersoneel, enz.);
De kosten verbonden aan de aankoop van kantoormateriaal hierin begrepen het geheel van
alle kantoorbenodigdheden zoals pennen, potloden, gommen, papier, een agenda,
printpapier, briefomslagen, kaften, bloknoten, fotokopieën, plastic mapjes, enz.;
De kosten verbonden aan de aankoop van software, anti-virusscans en andere gerelateerde
benodigdheden (inktcartouches, een muismat, USB-sleutels, CD-Roms, enz.);
Elektriciteits- en verwarmingskosten;
Verlichtingskosten, hierin begrepen de aanschaffings- en afschrijvingskosten van lampen;
Koerierskosten (briefpapier, postzegels, briefomslagen, kosten verbonden aan aangetekende
zendingen);
Hypothecaire interesten;
Woon-, brand- en anti-diefstalverzekering.
De hierboven vermelde uitgaven zitten vervat in het maandelijks forfaitair bedrag, waardoor ze nooit
het voorwerp kunnen uitmaken van een vergoeding voor werkelijk gedragen kosten bewezen via
onkostennota’s, noch van een kostenaftrek voor beroepskosten in de personenbelasting.
18
Deze alinea enkel behouden als er effectief een fiscale ruling werd verkregen.
RSZ aanvaardt sinds 2017/Q1 een forfait van 122,01/maand, zij het onder strikte voorwaarden, uiteengezet in
de 2 laatste alinea’s van punt 10.1. Om ten aanzien van de fiscus zekerheid te verkrijgen omtrent dit forfait, kan
een fiscale ruling worden aangevraagd. In het verleden aanvaarde de fiscus eenzelfde bedrag als de RSZ, zelfs
zonder de heel strikte voorwaarden die de RSZ stelt.
19
Pagina - 15 - van 18
Dit forfait wordt uitsluitend toegekend aan Medewerkers die structureel en op regelmatige basis een
gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten
inrichten waar zij dat werk kunnen doen.
Voor Medewerkers die bij de Werkgever een werkplaats hebben, wordt dit forfait alleen toegekend
als uit hun functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken. Voor Medewerkers die
vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait dus niet toegekend wanneer zij de
maximale wettelijke arbeidsduur die voor hem geldt bijna uitsluitend verrichten op een werkplek
ingericht door de Werkgever.
9.2.2. Internet en gebruik van de eigen PC
Voor het professioneel gebruik van de eigen internetverbinding en de eigen PC, kent de Werkgever
maandelijks een forfaitair bedrag toe van [€ xxx]20.
Dit bedrag dekt -zonder exhaustief te zijn- volgende kosten:
-
-
De kosten voor internetverbinding, hierin begrepen alle kosten verbonden aan PC-onderdelen
die gebruikt worden om de internetconnectie tot stand te brengen (telefoonkabel, ADSL,
televisiekabel, etc.);
De kosten voor het internetabonnement: hierin begrepen de toegang tot internet verleend
door een operator.
De bijkomende kosten verschuldigd aan de internetoperator in geval het maandelijks
toegekend volume uit het internetabonnement overschreden wordt;
De aankoopkosten voor materiaal nodig om de internetconnectie tot stand te brengen (kabels,
ADSL modem, Wifi router, enz.).
De hierboven vermelde uitgaven zitten vervat in het maandelijks forfaitair bedrag waardoor ze nooit
het voorwerp kunnen uitmaken van een vergoeding voor werkelijk gedragen kosten bewezen via
onkostennota’s, noch van een kostenaftrek voor beroepskosten in de personenbelasting.
Deze vergoeding wordt toegekend mits de Medewerker structureel telewerkt. Dit wil zeggen wezenlijk
en op regelmatige basis (1 dag per week, meerdere keren een paar uur/week, één week elke
maand,...).
9.2.3. Anti-misbruikbepaling
Teneinde de dubbele terugbetaling van eenzelfde kost te vermijden, is het de Werkgever niet
toegelaten om de kosten begrepen in het forfaitair bedrag een tweede maal terug te betalen op basis
van verantwoordingsstukken (onkostennota’s).
De Belgische fiscale wetgeving voorziet in de keuzemogelijkheid om de beroepskosten af te trekken
op een wettelijk vastgelegde forfaitaire basis dan wel een reële kostenaftrek te claimen in de Belgische
aangifte in de personenbelasting. In het geval waarbij de Medewerker in zijn aangifte opteert voor de
reële kostenaftrek, is hij verplicht de forfaitaire kostenvergoeding in mindering te brengen van de
20
RSZ en fiscus aanvaarden hier 20 euro voor internet en 20 euro voor de pc. Ook hier vereisen zowel RSZ als
fiscus wel dat het gaat om echt structureel telewerk. Bovendien bepaalt de RSZ dat de werkgever de hoogte van
de vergoeding moet kunnen verantwoorden. Je kan hiervoor met andere woorden best een dossier voor
aanleggen. Vermijd ook hier dubbel gebruik!! Geen tussenkomst betalen als de Werkgever zelf al het
internet/PC ter beschikking stelt.
Pagina - 16 - van 18
werkelijk opgelopen kosten in de mate dat zij overeenstemt met de werkelijk opgelopen kosten.
Echter, in het geval de Medewerker zijn beroepskosten op forfaitaire basis wenst af te trekken, heeft
de toekenning van de forfaitaire maandelijkse kostenvergoeding door de Werkgever geen enkele
impact op het wettelijk aftrekbare forfait inzake beroepskosten
Elke Medewerker is ertoe gehouden deze principes na te leven.
10.
VERPLICHTINGEN BIJ ZIEKTE OF ONGEVAL
In geval van ziekte of ongeval tijdens het afgesproken telewerk, zal de Medewerker de Werkgever op
de hoogte brengen overeenkomstig de algemene richtlijnen die zijn opgenomen in het
arbeidsreglement.
11.
ARBEIDSONGEVALLEN
De geldende arbeidsongevallenverzekering die door de Werkgever werd afgesloten, is van toepassing
ook wanneer wordt getelewerkt21.
Het ongeval overkomen aan de telewerker wordt, behoudens tegenbewijs, geacht overkomen te zijn
tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst22:
-
wanneer het ongeval gebeurt op het gewoonlijke thuisadres of een ander adres dat werd
overeengekomen als gekozen plaats van tewerkstelling;
wanneer het ongeval gebeurt tijdens de periode van de dag die zich uitstrekt van 6:00 tot 20
uur.
Onder deze voorwaarden wordt het ongeval beschouwd als een arbeidsongeval gedekt door de
arbeidsongevallenverzekering.
Indien het ongeval zich voordoet buiten de plaats of de periode van de dag van het telewerk, komt het
aan de Medewerker toe te bewijzen dat het ongeval zich heeft voorgedaan tijdens of naar aanleiding
van de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst opdat de arbeidsongevallenverzekering toepassing
kan vinden.
12.
SOCIAAL ABONNEMENT
De terugbetaling van de kosten voor verplaatsing tussen de woonplaats en de arbeidsplaats met
privévervoer wordt aangepast naar evenredigheid van het werkelijk aantal arbeidsdagen op de
normale arbeidsplaats.
13.
IMPLEMENTATIE VAN STRUCTUREEL TELEWERK
13.1. Vrijwillige instap
De Medewerker beslist zelf of hij al dan niet gebruik wenst te maken van de mogelijkheid tot
structureel telewerken, zonder dat hij zijn beslissing moet motiveren of rechtvaardigen.
21
22
Meer toelichting hierbij is beschikbaar in het webinar “sterk in thuiswerk”.
TIP: check dit met uw arbeidsogevallenverzekering.
Pagina - 17 - van 18
13.2. Bijlage aan de arbeidsovereenkomst
Cao nr. 85 vereist dat een schriftelijke overeenkomst wordt opgesteld uiterlijk op het ogenblik dat de
telewerker begint met de uitvoering van zijn overeenkomst. Voor de lopende arbeidsovereenkomst
wordt een schriftelijke bijlage aan de arbeidsovereenkomst opgesteld.
Bovendien zorgt deze formalisering ervoor dat de betrokken Leidinggevenden en Medewerkers de
nodige begeleiding krijgen om op verantwoorde wijze om te gaan met het telewerken.
13.2.1. Te volgen procedure23
De Medewerker die gebruik wenst te maken van het structureel telewerken, bespreekt dit eerst met
zijn Leidinggevende. Indien hij het akkoord van zijn Leidinggevende verkrijgt, dient hij vervolgens een
aanvraag in tot structureel telewerken bij [HR/specifieke afdeling binnen HR]. Deze zal hem de te
ondertekenen bijlage inzake telewerk bezorgen.
13.2.2. Duur, wijziging, schorsing en beëindiging van het telewerken
De bijlage inzake telewerk wordt gesloten voor de duur van de arbeidsovereenkomst en verlengd
zonder onderbreking indien het contract van bepaalde duur verlengd wordt.
Elke beslissing om het structureel telewerk te schorsen of te beëindigen wordt genomen in onderling
akkoord tussen de Medewerker en de Leidinggevende.
Zowel de Werkgever als de telewerker kan ten allen tijde de frequentie van het structurele telewerk
vermeerderen of verminderen, het telewerk schorsen of een einde stellen aan het telewerk mits
naleving van een opzeggingstermijn van één maand.
13.3. Arbeidsreglement
De Medewerker kan via intranet het algemeen arbeidsreglement raadplegen.
23
Optioneel: eventueel kan hier worden verwezen naar de procedure die de medewerker moet volgen om een
gebruik te maken van de mogelijkheid tot telewerken.
Pagina - 18 - van 18