taakomschrijving van bestuursleden

KBO OVERIJSSEL
Hoofdstuk 4: (Gewenste) taakomschrijving van bestuursleden
binnen de KBO
De besturen van de KBO’s bestaan uit vrijwilligers. Ieder bestuur zal streven naar een zo
evenwichtig mogelijke samenstelling, maar de praktijk maakt dit, omdat we te maken hebben
met vrijwilligers, niet altijd makkelijk.
Toch zal het streven naar een kwalitatief goed bestuur, op den duur leiden tot een
aansprekende organisatie, waar mensen zich graag voor willen inzetten.
Om een goed bestuur samen te stellen zal eerst in beeld gebracht moeten worden aan welke
inhoudelijke eisen een bestuur moet voldoen. M.a.w. wat ziet het bestuur als haar doelstelling
en tot welke kerntaken zal zij zich bepalen?
Daarnaast is van belang dat wordt aangegeven dat een bestuur niet eenzijdig samengesteld
moet zijn. M.a.w. ervaren bestuurders zijn goede krachten, maar frisse inbreng vanuit diverse
maatschappelijke disciplines kan zeker tot blikverruiming leiden, evenals een goede verdeling
tussen jong en oud, man en vrouw.
Aan de diverse functies binnen het bestuur worden andere eisen gesteld (een goede
voorzitter hoeft niet ook een goede penningmeester te zijn). Een taakomschrijving kan daarbij
als leidraad dienen.
Algemeen:
Kerntaken van het provinciaal bestuur
 Behartigen van belangen van ouderen op provinciaal niveau
 Stimuleren, activeren en ondersteunen van de KBO-afdelingen bij hun lokale
belangenbehartiging.
 Stimuleren, activeren en adviseren van KBO-afdelingen bij hun sociaal-culturele
activiteiten voor leden.
Dit alles op basis van het BIO-concept.
B = Belangenbehartiging, met name in samenwerkingsverbanden
I = Informatie, bespreekbaar maken van onderwerpen in brede zin
O = Ontspanning, aanbieden van recreatieve mogelijkheden
De taak van het provinciaal bestuur is in het laatste geval alleen bedoeld in de adviserende
zin, niet in de uitvoerende
Posities binnen het provinciaal bestuur:
 Voorzitter
 Vice-voorzitter
 Secretaris
 (2e secretaris) evt.
 penningmeester
 (2e penningmeester) evt.
Van belang is te streven naar zogenaamde dubbelfuncties. De positie van de “ vice of 2e” is
bedoeld om betreffende personen vast voor te bereiden op het werk zodat bij onverwacht
uitvallen de ontstane vacature snel kan worden opgevuld (tijdelijk of definitief).
Handboek voor besturen van de afdelingen van de KBO Overijssel, 2006
1
Taken voorzitter bestuur:
 Voorzitten bestuurs- en ledenvergaderingen
 Bijhouden ontwikkelingen in het kader van belangenbehartiging van ouderen,
relevante ontwikkelingen op de agenda zetten
 Overzien van de grote lijnen
 (Toezien op) onderhouden van externe contacten (andere ouderenbonden, overheid,
politieke vertegenwoordigers, overige relevante maatschappelijke organisaties)
 Vertegenwoordigen van het provinciaal bestuur in Unie KBO
Taken vice-voorzitter bestuur (indien benoemd)
 Ondersteuning bieden aan de voorzitter op de daartoe vooraf bepaalde terreinen.
Taken secretaris bestuur:
 Vervullen specifiek secretariële taken in nauw overleg met het bureau
 Heeft personeelszaken in portefeuille
Taken 2e secretaris bestuur (indien benoemd)
 Ondersteuning bieden aan de secretaris op de daartoe vooraf bepaalde terreinen
.
Taken penningmeester bestuur:
 Beheren financiële zaken
 Afleggen van financiële verantwoording t.b.v. leden en provincie
Taken 2e penningmeester bestuur: (indien benoemd)
 Ondersteuning bieden aan de penningmeester op de daartoe vooraf bepaalde terreinen.
Afhankelijk van de keuze van het provinciaal bestuur kan de ledenadministratie worden
ondergebracht bij de penningmeester of het secretariaat.
Het verdient aanbeveling een apart bestuurslid aan te stellen voor PR en ledenwerving.
Gekozen kan worden voor een systeem waarbij ieder bestuurslid tevens een specifiek
onderwerp in portefeuille krijgt, hetgeen b.v. overeenkomt met de verdeling van de
commissies, of de verdeling van de externe contacten. Voorzitter, secretaris en
penningmeester blijven uiteraard van deze extra taken gevrijwaard.
Secretaris en 2e secretaris moeten vooraf in goed overleg tot een taakverdeling komen en
deze verdeling ook schriftelijk vastleggen.
Alle bestuursleden van de bond hebben ook qualitate qua zitting in andere besturen.
Taakomschrijving bestuursleden van een afdelingsbestuur
Algemeen:
Allereerst zal het bestuur voor zichzelf helder moeten maken wat zij in algemene zin tot haar
taken rekent.
 Beperkt zij zich daarmee tot belangenbehartiging?
 Beperkt zij zich tot het aanbieden van activiteiten?
 Of wil zij aan beide sporen aandacht besteden?
In de meest ideale situatie werkt ook een afdelingsbestuur met het BIO-concept (zie
taakomschrijvingen leden van een provinciaal bestuur).
Posities binnen het bestuur:
 Voorzitter
 Secretaris
 Penningmeester
 Lid belast met ledenwerving en PR
 Afhankelijk van de grootte van de afdeling kan gekozen worden voor dubbele
functies, d.w.z. een vice-voorzitter, 2e secretaris en 2e penningmeester. Dit heeft als
voordeel dat de specifieke taken wat verdeeld kunnen worden. Het biedt de “2e leden”
bovendien de mogelijkheid toe te groeien naar de “1e” functie en voorkomt zodoende
stagnatie bij plotselinge vacatures
 Ook afhankelijk van de grootte van de afdeling kan gekozen worden voor het instellen
van commissies, waarbij de voorzitters van de commissies zitting kunnen hebben in
het bestuur
Taken afdelingsvoorzitter:
 Voorzitten bestuurs- en ledenvergaderingen
 Overzien van de grote lijnen
 Afdeling vertegenwoordigen in het provinciaal bestuur, de cluster- en
districtsvergadering
 Beschikt over voldoende tijd om de taken naar behoren uit te voeren
Taken secretaris van het afdelingsbestuur:
Vervullen van specifieke secretariële taken
 Verzorgen van in- en uitgaande post
 Aanleveren van stukken voor de vergadering
 Notuleren van de vergaderingen en uitwerken van de notulen
 Verzorgen van jaarverslag, t.b.v. jaarvergadering en provinciaal bestuur
 Verzorgen van en toezicht houden op roulerende informatiemap (indien aanwezig).
 Beschikt over voldoende tijd om de taken naar behoren uit te voeren
Taken penningmeester van het afdelingsbestuur:
 Beheren financiële zaken
 Opstellen begroting en financieel jaarverslag
 Zorgdragen voor innen contributies
 Afleggen van financiële verantwoording t.b.v. de leden

Beschikt over voldoende tijd om de taken naar behoren uit te voeren
Lid van het afdelingsbestuur belast met ledenwerving en PR:
 Coördineren en verzorgen wervingsacties nieuwe leden
 Onderhouden contacten met plaatselijke pers
 Onderhouden externe contacten
 Beschikt over voldoende tijd, gemiddeld op jaarbasis 1 dag per week
 Afhankelijk van de gemaakte keuze kunnen de vice-voorzitter, de 2e secretaris en de 2e
penningmeester ondersteuning bieden in het takenpakket van de “1e”.
 Er zijn afdelingen die werken met speciale commissies, b.v. ten behoeve van het
organiseren van activiteiten (zoals b.v. bezoeken van zieken, eenzamen). Het is van
belang dat deze commissies betrokken worden en blijven bij de activiteiten van het
afdelingsbestuur. Daartoe kan een van de bestuursleden als coördinator worden
aangewezen. Er kan ook gekozen worden voor een vertegenwoordiging van de
betreffende commissies in het afdelingsbestuur.
Hoofdstuk 5: (Gewenste) vaardigheden van bestuursleden binnen de KBO
Een omschrijving van specifieke, op de functie toegespitste vaardigheden, maakt duidelijk
naar wat voor persoon gezocht moet worden.
Het moment van vaststellen van taakomschrijving en gewenste vaardigheden, kan tevens
benut worden om vast te stellen wat de zittingstermijnen van de bestuursleden zijn, bijv.
maximaal 2 keer een termijn van 4 jaar. Het is gewenst dit in een formeel traject vast te
leggen. Daarbij is het aan te raden bij benoemingen rekening te houden met het feit dat niet
teveel bestuursleden tegelijk worden benoemd, c.q. moeten aftreden.
Gewenste vaardigheden voor een bestuur:
 Kennis van de belangen van ouderen en inzicht in de wensen van de KBO-leden
 Beide hiervoor genoemde aspecten kunnen omzetten in beleid t.a.v.
belangenbehartiging en sociale activiteiten
 Beschikken over verantwoordelijkheidsgevoel, integriteit, sociale instelling
 Op de hoogte zijn van wat er provinciaal speelt
 Weten hoe een organisatie in elkaar zit,
 In staat zijn tot samenwerking
 Strategisch kunnen handelen
 Conflicten kunnen hanteren
 Kunnen onderhandelen
Gewenste vaardigheden voorzitter van het bestuur:
 Beschikt over bestuurlijke ervaring
 Kan goed als gespreksleider optreden
 Kan goed samenwerken en delegeren
 Is representatief en in staat de KBO te vertegenwoordigen waar dat nodig is
 Is bereid en in staat tot het volgen van de ontwikkelingen op het gebied van
ouderenbeleid
 Kan de ontwikkelingen vertalen in beleidslijnen
 Beschikt over een netwerk van contacten
Gewenste vaardigheden vice-voorzitter van het bestuur:
 Zie vaardigheden voorzitter.
Gewenste vaardigheden secretaris van het bestuur:
 Is bekend/heeft ervaring met secretariële taken
 Heeft ervaring in het werken met een computer/automatisering
 Kan zich goed uitdrukken, in woord en geschrift
 Is in staat tot het houden van overzicht
 Kan anderen enthousiasmeren en aansturen
Gewenste vaardigheden 2e secretaris van het bestuur:
 Zie vaardigheden secretaris
 T.a.v. 2e gedachtenstreepje: bij voorkeur ervaring, anders bereidheid tot aanleren.
Gewenste vaardigheden penningmeester van het bestuur:
 Is in staat tot/ heeft ervaring in het maken van een eigentijdse begroting, balans,
financieel jaaroverzicht
 Heeft ervaring in het werken met een computer
 Heeft eventueel ervaring met het werven van fondsen, subsidies, enz.
Gewenste vaardigheden 2e penningmeester van het bestuur:
 Zie vaardigheden penningmeester
 T.a.v. 2e gedachtenstreepje: bij voorkeur ervaring, anders bereidheid tot aanleren
Gewenste vaardigheden van een afdelingsbestuur:
 Kennis van de belangen van ouderen en inzicht in de wensen van de KBO-leden
 Beide hiervoor genoemde aspecten kunnen omzetten in beleid t.a.v.
belangenbehartiging en sociale activiteiten
 In het bezit zijn van verantwoordelijkheidsgevoel, integriteit, sociale instelling
 Op de hoogte zijn van wat er lokaal speelt
 In staat zijn tot samenwerking
 Strategisch kunnen handelen
 Conflicten kunnen hanteren
 In staat enerzijds de belangen van de bond te vertalen op afdelingsniveau, anderzijds
de belangen van de afdeling te behartigen in het provinciaal bestuur
Gewenste vaardigheden voorzitter van het afdelingsbestuur:
 Beschikt over bestuurlijke ervaring
 Kan als gespreksleider optreden
 Kan samenwerken en delegeren
 Is bereid en in staat tot het volgen van de ontwikkelingen op het gebied van het
ouderenbeleid
 Kan die ontwikkelingen omzetten in beleid op plaatselijk niveau
Gewenste vaardigheden secretaris van het afdelingsbestuur:
 Is bekend/heeft ervaring met secretariële taken
 Heeft bij voorkeur ervaring in het werken met een computer
 Kan zich goed uitdrukken in woord en geschrift
 Is in staat tot het houden van overzicht
Gewenste vaardigheden penningmeester van het afdelingsbestuur:
 Is in staat/heeft ervaring met het maken van een begroting, balans, financieel
jaaroverzicht
 Heeft bij voorkeur ervaring in het werken met computers
 Is in staat tot het werven van fondsen, subsidies, etc.
Gewenste vaardigheden voor het lid van het afdelingsbestuur, belast met ledenwerving
en PR:
 Kan zich goed uitdrukken in woord en geschrift


Kan wervend en enthousiasmerend optreden
Is bekend met omgangsregels t.a.v. pers
De Katholieke Bond van Ouderen Overijssel is een provinciale ouderenbond met als
doelstelling vanuit de katholieke identiteit de volwaardige participatie van ouderen in
de samenleving te bevorderen.
De KBO komt op voor de immateriële en materiële belangen van 50-plussers.
Belangen op terreinen zoals wonen, inkomen, zorg en welzijn worden behartigd.
Bij de Katholieke Bond van Ouderen………… bestaat op dit moment de vacature
voor de functie van:
SECRETARIS M/V
van het afdelingsbestuur
Wie zoeken wij?
-
een enthousiaste senior, die zich vooral inzet voor secretariële zaken
die een agenda voor de bestuursvergaderingen wil maken
die in staat en bereid is de bestuursvergaderingen te notuleren
die de organisatie van werkplannen en het samenstellen van het jaarverslag op
zich wil nemen
bestuurlijke ervaring is een voordeel, maar geen vereiste
bij voorkeur met enige kennis van automatisering
Wat bieden wij?
-
een aantrekkelijke functie in een dynamische organisatie
deskundige en behulpzame collega-kaderleden
een veelzijdige vrijwilligersfunctie in een prettige sfeer
Heeft u interesse?
Voor meer informatie kunt u de profielschets aanvragen bij het secretariaat, de
heer/mevrouw………, telefoon……….., e-mail………
Belt u voor inlichtingen de heer/mevrouw………..telefoon………….e-mail….