uittreksel uit de notulen van de gemeenteraad

UITTREKSEL UIT DE NOTULEN
VAN DE GEMEENTERAAD
ZITTING VAN 25 FEBRUARI 2014
Aanwezig: Simon Lagrange, burgemeester, Sophie Delaere, Olivier Peirs, Michaël
Vandemeulebroecke, Michaël Devriendt, Frederic Hesters en Linda Detailleur, schepenen,
Philippe Van Steenberghe, Marc Devlieger, Henk Heyerick, Hendrik De Waele, Tony
Boeckaert, Herman De Vos, Ugo Den Tandt, Stijn Van De Wiele, Luc Millecamps, Sally
Cosijns, Lieven Lippens, Monique De Smet, Christophe Menu, Pieter Verhalle, Geraldine Van
Den Weghe, Tania Verpraet, Ward Baeten en Sam De Waele, raadsleden, Annabel Van
Poucke, voorzitter en Sylvie Bohez, secretaris.
Agendapunt nr.10:
GOEDKEUREN VAN HET GEBRUIKERSREGLEMENT VOOR HET ONTLENEN VAN
GEMEENTELIJK MATERIAAL
DE GEMEENTERAAD
Gelet op artikel 42 §3 van het gemeentedecreet, op grond waarvan de gemeenteraad de
gemeentelijke reglementen vaststelt;
Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 28 mei 2009 houdende goedkeuring van het
gebruikersreglement voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal;
Overwegende dat de gemeente Zulte ter ondersteuning en ter stimulatie van het
verenigingsleven gratis materiaal ter beschikking stelt aan alle erkende verenigingen van
Zulte;
Overwegende dat de uitleendienst steeds meer aanvragen voor het ontlenen van
materiaal door wijkcomités en straatfeesten ontvangt;
Overwegende dat een erkenningsreglement voor wijkcomités wordt opgesteld, waarin
tevens geduid wordt wat een straatfeest inhoudt;
Overwegende dat de erkende wijkcomités voor activiteiten zoals bedoeld in artikel 2 c)
en d) van het erkenningsreglement voor wijkcomités gratis materiaal kunnen ontlenen;
Overwegende dat straat- en buurtfeesten enkel materiaal zullen kunnen ontlenen zoals
bepaald in artikel 4 van het tariefreglement voor het ontlenen van gemeentelijk
materiaal;
Overwegende dat de tenten en het kookmateriaal tijdens de zomervakantie uitsluitend
voorbehouden worden voor de ontlening aan jeugdbewegingen;
Overwegende dat uit voorgaande de noodzaak blijkt om het gebruikersreglement voor
het ontlenen van gemeentelijk materiaal aan te passen;
Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen om het
springkasteel uit het tariefreglement van het ontlenen van gemeentelijke materiaal te
halen;
Overwegende dat het niet de taak is van een gemeente om springkastelen ter
beschikking te stellen;
Overwegende dat het springkasteel in slechte staat van onderhoud verkeert en
ondertussen veelvuldig werd opgelapt en hersteld;
Overwegende dat de gebruikers soms weinig zorg besteden aan het springkasteel en de
ophaling en het transport ervan bij herhaling problemen stelt;
Gelet op de het voorstel van het college van burgemeester en schepenen om de
ontlening van de MAXBI-tent en seniortent verder mogelijk te maken;
Gelet op het voorstel van het college van burgemeester en schepenen om de fuifkoffer in
het tariefreglement op te nemen en de ontlening ervan open te stellen naar alle
gebruikers zoals bepaald in artikel 3 van het gebruikersreglement voor het ontlenen van
gemeentelijk materiaal;
Overwegende dat het dossier uitgebreid besproken en toegelicht werd in de
gemeenteraadscommissie die plaatsvond op woensdag 19 februari 2014;
Gelet
-
op het positief advies van de onderstaande gemeentelijke adviesraden:
Jeugdraad: d.d. 10 december 2013
Cultuurraad: d.d. 14 januari 2014
Seniorenadviesraad: d.d. 14 januari 2014
Gelet op de adviezen van de gemeentelijke milieuraad d.d. 10 december 2013 en de
overkoepelende sportraad d.d. 14 januari 2014 om het ontwerpreglement te laten
adviseren door de cultuurraad;
Gelet op artikel 186 van het gemeentedecreet op grond waarvan de reglementen van de
gemeenteraad door de burgemeester bekend gemaakt worden op de gemeentelijke
website;
Gelet op de toelichting ter zitting door schepen Michaël Vandemeulebroecke die de
belangrijkste wijzigingen aan het reglement toelicht;
Gelet op de tussenkomst van raadslid Sally Cosijns die vraagt om het springkasteel nog
verder ter beschikking te stellen aan de scholen;
Gelet op de tussenkomst van raadslid Stijn Van de Wiele die de historiek schetst van de
aankoop van het 1ste springkasteel en die polst of het bestuur bereid is om een nieuw
springkasteel aan te kopen voor beperkt gebruik. Het springkasteel heeft een duidelijke
meerwaarde voor de speelpleinwerking.
Gelet op de repliek van schepen Michaël Vandemeulebroecke die antwoordt dat het niet
de taak is van een gemeente om springkastelen ter beschikking te stellen. De vandaag
reeds ingediende aanvragen zullen verder gehonoreerd worden. Het bestaande
springkasteel blijft verder ter beschikking voor intern gebruik (gemeentelijke activiteiten
& speelpleinwerking).
Gelet op de tussenkomst van raadslid Christophe Menu die vraagt of de bakplaat in het
gebruikersreglement kan opgenomen worden;
Gelet op de repliek van schepen Michaël Vandemeulebroecke die antwoordt dat de
bakplaat tot op vandaag nog nooit gebruikt is en dat het niet aangewezen is om dit
risicovol apparaat (aangesloten op gas) op te nemen in het ontleenreglement;
Met algemene stemmen;
BESLUIT:
Artikel 1: Het gebruikersreglement voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal wordt
als volgt goedgekeurd:
GEBRUIKERSREGLEMENT VOOR HET ONTLENEN VAN GEMEENTELIJK MATERIAAL
1. ALGEMEEN
Artikel 1: Het gemeentebestuur Zulte leent, ter ondersteuning en ter stimulatie van het
verenigingsleven, gemeentelijk materiaal uit. De dienst Cultuur, meer bepaald de
uitleendienst, behandelt de aanvragen.
Artikel 2: In artikel 2 van het Tariefreglement voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal,
wordt de nominatieve lijst van de ontleenbare materialen, hun eventuele waarborgen, de
vergoedingen in geval van schade, breuk of verlies en de gebruikersvergoedingen bepaald.
2. GEBRUIKERS
Artikel 3: Het gemeentelijk materiaal, zoals opgesomd in artikel 2 van het tariefreglement
voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal, kan ontleend worden door:
1. de door de gemeente Zulte erkende verenigingen;
2. de publieke organisaties, ingericht door een overheid en die hun werking in Zulte hebben
of waarin de gemeente participeert;
3. lokaal talent op cultureel of sportief vlak, wonend in Zulte, voor die evenementen die
rechtstreeks verbonden zijn met de uitoefening van het individueel talent; evenals de
organisatoren van manifestaties met een uitgesproken liefdadig of sociaal doel, mits
voorafgaande goedkeuring door de gemeenteraad;
4. elke plaatselijke democratische politieke partij;
5. de onderwijsinstellingen op het grondgebied van de gemeente Zulte;
6. de Zultse verenigingen, wiens aanvraag tot erkenning door het college ontvankelijk werd
verklaard;
7. de erkende wijkcomités, maar enkel voor de activiteiten zoals bedoeld in artikel 2 c) en d)
van het erkenningsreglement voor wijkcomités.
Artikel 4: De straat- en buurtfeesten, zoals bepaald in artikel 4 van het erkenningsreglement
voor wijkcomités, kunnen gratis de materialen ontlenen, zoals bepaald in artikel 4 van het
tariefreglement voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal en dit op voorwaarde dat de
aanvraag ondertekend wordt door 5 bewoners van de straat, elk met een verschillend adres.
Artikel 5: Private personen kunnen geen gemeentelijk materiaal ontlenen.
Artikel 6: Andere aanvragers die niet onder artikel 3, 4 en 5 van dit reglement vallen, kunnen
gemeentelijk materiaal ontlenen, indien ze hiervoor het akkoord krijgen van het college van
burgemeester en schepenen.
3. GEBRUIKERSMODALITEITEN
3.1 DE AANVRAAG EN TOEWIJZING
Artikel 7: Aanvragers die vallen onder artikel 3 en 4 van dit reglement, dienen hun aanvraag
schriftelijk in. Het aanvraagformulier kan gedownload worden op de gemeentelijke website
www.zulte.be of verkregen worden aan de balie van de vrije tijdsdiensten.
Artikel 8: Aanvragers die vallen onder artikel 6 van dit reglement, dienen hun gemotiveerde,
schriftelijke aanvraag te richten aan het college van burgemeester en schepenen. Het college
beslist of de ontlening toegestaan wordt, rekening houdende met de reeds gekende
aanvragen voor aanvragers onder artikel 3 en 4 van dit reglement.
Artikel 9: De aanvraag dient steeds te gebeuren ten vroegste 12 maanden en ten laatste 14
dagen voor het gebruik van het materiaal. Gebruikers, zoals bepaald in artikel 4 van het
erkenningsreglement voor wijkcomités (lees : straat- en buurtfeesten), kunnen een aanvraag
indienen ten vroegste 6 maanden en ten laatste 14 dagen voor het gebruik van het
materiaal.
Artikel 10: De aanvragen voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal, worden behandeld
volgens datum van ontvangst.
Artikel 11: De uitleendienst oordeelt over de relevantie en de haalbaarheid van de ontlening
en kan deze bijgevolg ook weigeren.
Artikel 12: Het gemeentebestuur behoudt het recht om de toegestane ontlening te herroepen
in functie van gemeentelijke activiteiten of voor manifestaties waarbij het gemeentebestuur
als medeorganisator optreedt.
Artikel 13: Tijdens de zomervakantie (juli en augustus) worden de tenten en het
kookmateriaal uitsluitend voorbehouden voor de ontlening aan de jeugdbewegingen.
Indien er twee maand voor de zomervakantie geen ontlening door een jeugdvereniging of de
speelpleinwerking werd vastgelegd, kan een gebruiker zoals bepaald in artikel 3, 4 en 6 van
dit reglement een aanvraag tot ontlening doen.
3.2 DE MODALITEITEN VOOR ONTLENING EN CONTROLE
Artikel 14: Het ontleende materiaal dient afgehaald en teruggebracht te worden op volgende
locaties:
 de tenten: op het containerpark : ophalen op vrijdag en terugbrengen op maandag
tijdens de openingsuren, maar minstens een half uur voor sluitingstijd, tenzij anders
afgesproken met de verantwoordelijke van het containerpark (zie : bijzondere regeling
i.g.v. .natte tenten in artikel 23).
 alle andere materiaal : op de uitleendienst tijdens de openingsuren.
De materialen kunnen ten vroegste één werkdag voorafgaand aan de activiteit afgehaald
worden en dienen ten laatste één werkdag na de activiteit teruggebracht te worden, tenzij
anders afgesproken met de verantwoordelijke van het gemeentebestuur. Bij het laattijdig
terugbrengen van materiaal geldt artikel 12 van het tariefreglement voor het ontlenen van
gemeentelijk materiaal.
Artikel 15: Sommige materialen worden door de gemeentediensten geleverd (zie
aanvraagformulier). Dit gebeurt steeds in onderling overleg met de verantwoordelijke van
het gemeentebestuur. In elk geval dienen de materialen op de dag, plaats en uur klaargezet
te worden om op te halen, zoals afgesproken.
Artikel 16:
§1 Bij ontvangst van het af te halen materiaal dient de gebruiker te tekenen voor ontvangst.
Hiertoe dient de gebruiker het ontvangen materiaal, evenals de eventuele onderdelenlijst van
het materiaal, grondig te controleren. Eventuele opmerkingen dienen ter plaatse onmiddellijk
meegedeeld te worden.
§2 Wanneer materiaal geleverd wordt of opgehaald moet worden op het containerpark, dient
de gebruiker het materiaal te controleren vóór aanvang van de activiteit. Indien er gebreken
vastgesteld worden, dan moet dat gemeld worden aan de uitleendienst, hetzij via telefoon
tijdens de openingsuren, hetzij via mail. In voorkomend geval dient er een foto van de
schade genomen te worden en/of een oplijsting gemaakt te worden van de tekorten. Als de
uitleendienst geen melding ontvangt vóór de aanvang van een activiteit (uur van de mail of
telefoon geldt als bewijs), dan betekent dit dat het materiaal in goede staat was.
§3 Bij het terugbrengen van het materiaal op de uitleendienst zal het materiaal gecontroleerd
worden door de verantwoordelijke van de uitleendienst.
§4 Materiaal dat opgehaald wordt of op het containerpark teruggebracht moet worden, wordt
niet gecontroleerd door het gemeentepersoneel. Indien de volgende gebruiker schade of
tekorten vaststelt, wordt dit verhaald op de laatste gebruiker.
3.3 DE UITLEENTERMIJN
Artikel 17: De maximum duur voor het ontlenen van de gemeentelijke materialen wordt
vastgesteld op één week. Hierop gelden volgende uitzonderingen:
 tentoonstellingspanelen kunnen gebruikt worden voor de duurtijd van de
tentoonstelling;
 podiumelementen kunnen gebruikt worden voor de duurtijd van de opvoering;
 nadarhekkens kunnen gebruikt worden voor de duurtijd van de plaatselijke kermissen
of soortgelijke aangelegenheden;
 tenten en kookmateriaal die worden ontleend in het kader van kampen, kunnen
gebruikt worden voor de duurtijd van het kamp.
3.4 ALGEMENE RICHTLIJNEN
3.4.1 DE WAARBORG
Artikel 18: In artikel 2 van het Tariefreglement voor het ontlenen van gemeentelijk
materiaal, worden de materialen bepaald waarvoor een waarborg betaald moet worden. In
voorkomend geval dient de gebruiker minstens één dag vooraf de waarborg in cash geld te
betalen op de uitleendienst tijdens de openingsuren.
Artikel 19:
§1 Voor de materialen, waarvoor een waarborg betaald moet worden en die af te halen zijn
op de uitleendienst, geldt dat men de materialen meekrijgt, na ontvangst van de waarborg.
De medewerker van de uitleendienst registreert de waarborg en overhandigt een
ontvangstbewijs aan de gebruiker.
§2 Voor het materiaal, waarvoor een waarborg betaald moet worden, dat afgehaald wordt op
het containerpark of dat geleverd wordt, geldt dat de gebruiker zich eerst moet wenden tot
de uitleendienst. Daar wordt de waarborg betaald en geregistreerd door de medewerker van
de uitleendienst. De gebruiker krijgt een ontvangstbewijs én een attest ‘ontlenen
gemeentelijk materiaal’. Enkel met dit attest kan het desbetreffende materiaal, afgehaald
worden op het containerpark of geleverd worden.
§3 Materialen die op de uitleendienst teruggebracht moeten worden, worden door de
medewerker gecontroleerd. Indien het materiaal zich in goede staat bevindt, krijgt de
gebruiker de waarborg integraal terug. Indien er schade, breuk of een tekort wordt
vastgesteld, geldt artikel 24 van dit reglement.
§4.1 Materialen die op het containerpark worden teruggebracht, worden niet gecontroleerd
door gemeentepersoneel. Er wordt aan de gebruiker een bewijs meegegeven dat het
materiaal werd terugbracht. Het controlesysteem, zoals beschreven in artikel 16 van dit
reglement, is van toepassing en houdt in dat de waarborg wordt vrijgegeven op het moment
dat de volgende gebruiker geen schade vaststelt aan het materiaal. Indien de volgende
gebruiker wel schade, breuk of tekorten vaststelt, dan geldt voor de vorige gebruiker artikel
24 van dit reglement.
§4.2 Indien er na 2 maanden geen ontlening van het desbetreffende materiaal plaats
gevonden heeft, zal een medewerker van de gemeente de controle uitvoeren. Indien het
materiaal zich in goede staat bevindt, krijgt de gebruiker de waarborg integraal terug. Indien
er schade, breuk of een tekort wordt vastgesteld, geldt artikel 24 van dit reglement.
Artikel 20: Indien er geen waarborg betaald is voor de materialen waarvoor dit vereist is,
wordt er ook geen ontlening toegestaan.
3.4.2 SPECIFIEKE GEBRUIKSAANWIJZINGEN EN RICHTLIJNEN
Artikel 21: De gebruiker wordt geacht het ontleende materiaal op een correcte manier te
gebruiken en er zorg voor te dragen.
Artikel 22: De gebruiker mag geen materiaal nodeloos reserveren. Indien misbruik
vastgesteld wordt, is artikel 12 van het Tariefreglement voor het ontlenen van gemeentelijk
materiaal van toepassing.
Artikel 23: Voor onderstaande materialen gelden specifieke gebruiksaanwijzingen en
richtlijnen:
 Voor de kiosk en de tribune dienen 3 personen, afgevaardigd door de gebruiker, te
helpen bij opzetten en afbreken. Het is verboden om nieten en nagels in de balken van






de kiosk en de tribune te slaan. Inbreuken hierop vallen onder artikel 9 van het
Tariefreglement voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal.
De vlaggen dienen droog en opgeplooid terugbezorgd te worden.
De glazen dienen zorgvuldig afgewassen en afgedroogd te worden vooraleer ze
terugbezorgd worden. Inbreuken hierop vallen onder artikel 10 van het
Tariefreglement voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal.
Het is uitdrukkelijk verboden om te koken in de tenten.
De tenten dienen droog terugbezorgd te worden. Indien het niet lukt om de tenten op
maandag droog terug te brengen, zal een ander tijdstip afgesproken worden in
overleg met de uitleendienst (en rekening houdend met de volgende uitleen).
De piketten en de mokerhamer (bij ontleen van tenten) worden op de uitleendienst
aan de ontlener overhandigd, na betaling van de waarborg. Ze moeten daar ook
afgegeven worden, ten laatste de dag na de ontlening.
De fuifkoffer dient in ordentelijke staat teruggebracht te worden (vb. vesten security
en fluovestjes in propere toestand en opgeplooid, gesorteerd per item …)
4. SCHADE, BREUK, VERLIES EN INBREUKEN OP HET REGLEMENT
Artikel 24:
§1 Schade aan, breuk of verlies van de materialen wordt verhaald op de gebruiker.
 Indien er schade vastgesteld wordt, wordt de waarborg ingehouden en wordt de
vergoeding voor de schade aangerekend volgens artikel 9 van het Tariefreglement
voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal.
 Indien er breuk of verlies vastgesteld wordt, wordt de waarborg ingehouden en wordt
de vergoeding voor het materiaal aangerekend, zoals bepaald in artikel 2 van het
Tariefreglement voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal.
De waarborg wordt vrijgegeven als de schade aan het materiaal vergoed is of als de
vergoeding voor de breuk of het verlies betaald is.
§2 De gebruiker gaat, bij schade, breuk of verlies, in géén geval over tot het zelf (laten)
herstellen of vervangen van het gemeentelijk materiaal.
Artikel 25: Bij andere inbreuken dan bepaald in artikel 24 van dit reglement en bij nalatigheid
geldt artikel 13 van het Tariefreglement voor het ontlenen van gemeentelijke materialen.
Artikel 26: Het gemeentebestuur is aansprakelijk voor de in hun handen betaalde waarborg.
5. DIVERSEN
Artikel 27: Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en
schade die voortvloeien uit het gebruik of misbruik van de geleverde voorwerpen.
Artikel 28: De ontleende materialen mogen onder geen beding doorgegeven of verhuurd
worden aan derden.
Artikel 29: Door het ontlenen van gemeentelijk materiaal verklaart de gebruiker zich akkoord
met alle bepalingen van dit reglement en waarborgt hij de stipte naleving ervan.
Artikel 30: Het college van burgemeester en schepenen besluit bij betwisting.
Artikel 2: Het gebruikersreglement voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal,
vastgesteld in de gemeenteraad van 28 mei 2009 wordt opgeheven.
Het nieuwe gebruikersreglement treedt onmiddellijk in werking.
Artikel 3: Deze beslissing wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 186 van het
gemeentedecreet.
Artikel 4: Dit besluit wordt ter kennis gebracht van de heer Provinciegouverneur op basis
van art. 252 §1 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005.
Voor eensluidend uittreksel
Sylvie Bohez
Secretaris
Annabel Van Poucke
Voorzitter