Agendapunt nr - Gemeente Zulte

GEBRUIKERSREGLEMENT VOOR HET ONTLENEN VAN
GEMEENTELIJK MATERIAAL
Goedgekeurd in de gemeenteraad van 28 mei 2009
Artikel 1:
Het gemeentebestuur Zulte leent ter ondersteuning en ter stimulatie van het verenigingsleven
via de gemeentelijke uitleendienst gratis materiaal uit aan alle erkende verenigingen van
Zulte.
Artikel 2:
Als erkende verenigingen worden beschouwd :
Verenigingen die onder het culturele subsidiereglement of het sportsubsidiereglement vallen
evenals de andere Zultse verenigingen, vb. jeugd – sociaal die nominaal op de toelagenlijst
vermeld staan of verenigingen die gesubsidieerd worden via het jeugdwerkbeleidsplan of
cultuurbeleidsplan of de gemeentelijke raad voor ontwikkelingssamenwerking. Ook Zultse
onderwijsinstellingen, kerkfabrieken, adviesraden, wijkkermissen, evenals het OCMW en de
politie kunnen van deze regeling gebruik maken.
Daarnaast kunnen ook andere gemeenten, op basis van wederkerigheid, gebruik maken van
dit reglement. Voor de ontlening van de kiosk en de tribune t.v.v. andere gemeenten worden
in principe de manuren aangerekend overeenkomstig het tariefreglement. In uitzonderlijke
omstandigheden kan het college afwijken van de toepassing van het tarief in geval van
gemeentelijke samenwerkingsakkoord(en).
Artikel 3:
Niet-erkende en niet-Zultse verenigingen dienen hun gemotiveerde aanvraag te richten aan
het college van burgemeester en schepenen. Het college beslist of de uitlening al dan niet
toegestaan wordt waarbij erkende Zultse verenigingen steeds voorrang genieten. Niet – Zultse
verenigingen zijn maar zeker van hun ontlening 6 weken voor het gebruik van het materiaal.
Artikel 3 bis : Bij het verlenen van een signalisatievergunning en voor zover hierin bepaald
wordt dat borden “verboden parkeren en stilstaan” (E3) worden voorzien, kunnen deze borden
op vertoon van de vergunning kosteloos worden opgehaald door de aanvrager in het
gemeentelijk containerpark / loods. Bij het verstrijken van de signalisatievergunning worden
de borden onverwijld door de aanvrager terugbezorgd aan het gemeentelijk containerpark
waarbij een controle op het aantal borden plaatsvindt. Bij het ontbreken van een bord wordt
in het tariefreglement het bedrag vastgesteld dat per stuk zal aangerekend worden aan de
aanvrager.
Artikel 4 :
Voor sommige materialen dient door alle ontleners minstens een dag vooraf een waarborg
betaald te worden. Deze waarborg wordt betaald aan de uitleendienst in de Centrumstraat 6
met een gekruiste cheque op naam van het Gemeentebestuur van Zulte of met cash geld,
tijdens de openingsuren (op maandag van 8u30 tot 12u en van 13u30 tot 19u, op dinsdag tot
en met vrijdag van 8u30 tot 12u en van 15u30 tot 17u) . De ontlener ontvangt hiervoor een
attest ‘ontlenen gemeentelijk materiaal’. Enkel met dit attest, ingevuld op het A-luik, kan het
materiaal afgehaald worden op het gemeentelijk containerpark of op de gemeentelijke
uitleendienst. Het OCMW,de Kerkfabrieken en alle scholen van Zulte zijn vrijgesteld van deze
waarborg. Indien er geen waarborg betaald is, wordt er ook geen materiaal toegestaan. Bij
het terugbrengen wordt het materiaal gecontroleerd en wordt het attest ‘ontlenen gemeentelijk
materiaal’ ingevuld. Indien het materiaal in goede orde terugbezorgd werd kan de ontlener
met het attest ‘ontlenen gemeentelijk materiaal’ zijn waarborg terugkrijgen bij de uitleendienst
Ontlening gemeentelijk materiaal
1
en dit op de dag na de ontlening. Indien er schade vastgesteld wordt, wordt de waarborg
ingehouden en wordt de schade vastgesteld volgens artikel 5 en 11 door de gemeentelijke
diensten. De ontlener blijft steeds aansprakelijk voor hun waarborg.
Artikel 5 : De lijst van de ontleenbare materialen met de eventueel te betalen bedragen bij het
ontbreken van het materiaal bij het terugbrengen, en eventueel te betalen waarborg wordt
vastgesteld in een afzonderlijk tariefreglement.
Artikel 6:
De maximum duur voor het uitlenen wordt vastgesteld op 1 week, behalve voor
tentoonstellingspanelen, dit in functie van de duur van de tentoonstelling, voor
podiumelementen in functie toneel, voor nadar in functie van de plaatselijke kermissen en
soortgelijke aangelegenheden.
Artikel 7:
Aanvragen dienen steeds schriftelijk te gebeuren via een standaard aanvraagformulier (via
brief, fax of e-mail), minstens 14 dagen voor het gebruik van het materiaal en maximum 12
maanden op voorhand. Aanvraagformulieren kunnen verkregen worden op de dienst Cultuur,
Centrumstraat 6 (09/280 96 00 – [email protected] ).
Artikel 8:
De aanvragen voor alle materialen worden behandeld volgens datum van ontvangst. Voor
tenten en dranghekkens, het groot kookmateriaal, de buitenspelen en het springkasteel,
aangekocht via het Jeugdwerkbeleidsplan, hebben evenwel bepaalde verenigingen voorrang en
geldt onderstaande specifieke regeling :
Gebruikers volgens voorrang :
a)
Gezien sommige organisaties of verenigingen voorrang dienen te krijgen voor
gebruik van de tent en de dranghekkens, zal de volgende rangschikking gelden:
1) evenementen georganiseerd door de jeugdraad
2) evenementen georganiseerd door één of meerdere bewegingen die elk behoren
tot de jeugdraad;
3) evenementen georganiseerd door Zultse verenigingen en die verwijzen naar
“culturele vorming” uit het jeugdwerkbeleidsplan;
4) evenementen georganiseerd voor “de Zultse jeugd” door elke andere Zultse
beweging(en);
5) evenementen georganiseerd door Zultse verenigingen voor om het even welk
doel.
b)
Bij de laatste drie punten geldt het volgende principe :
een vereniging, gerangschikt onder de punten 3, 4 en 5, kan de tent en de
dranghekkens boeken, maar is slechts zeker van het gebruik vanaf zes weken vóór
de datum waarop het evenement is gepland. Op die manier wordt voorrang gegeven
aan de eerste drie groepen, met name de jeugd zelf.
c)
Tevens zal tijdens de schoolvakanties absolute prioriteit gegeven worden aan de
jeugdbewegingen voor de ontlening van de tenten, dranghekkens, het groot
kookmateriaal, de buitenspelen en het springkasteel.
d)
Tijdens de dagen waarop speelpleinwerking georganiseerd wordt, kan hiervoor bij
voorrang gebruik gemaakt worden van het springkasteel.
e)
Het springkasteel kan niet ontleend worden voor het gebruik op weekenduitstappen
of kampen.
f)
De tent is in principe bedoeld voor alle mogelijke activiteiten. Enkel koken wordt
uitdrukkelijk verboden.
g)
De ontleningstermijn wordt vastgesteld op maximum 14 kalenderdagen en dit voor
om het even welke vereniging.
Ontlening gemeentelijk materiaal
2
Artikel 9:
De ontleende materialen mogen onder geen beding doorgegeven worden aan andere
verenigingen.
Artikel 10:
Het materiaal dient afgehaald en teruggebracht te worden tijdens de openingsuren van het
containerpark, Posthoornstraat 49/d te Zulte (Machelen) of tijdens de openingsuren van de
cultuurdienst, na afspraak met de verantwoordelijke. Bij laattijdig terugbrengen van het
materiaal wordt een forfaitaire som vastgesteld van 25 EUR die aan de ontlener doorgerekend
wordt als administratieve kost. Buiten de openingsuren kan het materiaal niet afgehaald of
teruggebracht worden. Sommige materialen worden geleverd ter plaatse.
Bij ontvangst van het materiaal dient de aanwezige verantwoordelijke van de vereniging te
tekenen voor ontvangst. Op dat moment dient de vereniging het ontvangen materiaal, evenals
de eventuele onderdelenlijst van het materiaal, grondig te controleren. Eventuele opmerkingen
dienen ter plaatse onmiddellijk meegedeeld te worden.
Bij het terugbrengen van het materiaal zal het materiaal gecontroleerd worden door de
technische uitvoeringsdienst of door de uitleendienst. Bij schade zal dit worden doorgegeven
aan de verantwoordelijke van de uitleendienst zodat de schade kan verhaald worden op de
vereniging volgens de bepalingen in artikel 5 en 11.
Artikel 11:
Gebruiksaanwijzing van sommige materialen:
- Voor de kiosk en de tribune dienen 2 of 3 personen van de vereniging te helpen bij
opzetten en afbreken. Vóór het plaatsen van de kiosk of tribune dient de
uitleendienst in het bezit te zijn van: het bewijs van een verzekering burgerlijke
aansprakelijkheid en een attest waarin de vereniging verklaart alle
verantwoordelijkheid op zich te nemen bij mogelijke ongevallen. Dit moet minstens
twee weken op voorhand bij de uitleendienst aangekomen zijn.
- Het springkasteel dient door 3 à 4 mensen van de vereniging opgehaald te worden
op het containerpark op vrijdag of na afspraak. Het springkasteel dient na gebruik
eveneens door 3 à 4 mensen van de vereniging teruggebracht te worden naar het
containerpark op maandag tussen 15u30 en 16u30 of na afspraak. Het springkasteel
dient door de mensen van de vereniging opgezet te worden zodat er kan
gecontroleerd worden op eventuele gebreken. Daarna dient het springkasteel door
de mensen van de vereniging opnieuw afgebouwd en opgeborgen te worden. Deze
hele procedure neemt gauw een uur in beslag. Bij ontlening van het springkasteel
verklaart de ontlener zich akkoord met de handleiding ivm het gebruik van het
springkasteel.
- Voor vlaggen en vlaggenmasten dient één persoon, als afgevaardigde van de
vereniging voor ontvangst te tekenen. De vlaggen dienen droog en opgeplooid
terugbezorgd te worden.
- De glazen dienen zorgvuldig afgewassen en afgedroogd te worden vooraleer ze
terugbezorgd worden. Indien de glazen niet zorgvuldig afgewassen en afgedroogd
zijn, worden ze niet teruggenomen door de verantwoordelijke dienst. De ontlener
dient de ontleende glazen binnen de 24 uur proper terug te bezorgen.
Artikel 12:
Tijdens de uitlening verbindt de ontlener zich ertoe volgende richtlijnen na te leven:
- als verantwoordelijke zorg te dragen voor het uitgeleende materiaal
- alle verstrekte gebruiksaanwijzingen strikt op te volgen
- in geen geval het materiaal aan derden over te dragen, uitlenen of ter beschikking
stellen
Bij schade of verlies dient de ontlener zo snel mogelijk het gemeentebestuur op de hoogte te
brengen. Eventueel verlies van het materiaal wordt aangerekend aan de ontlener volgens de
tarieven, zoals vermeld in artikel 5. Eventuele beschadiging van het materiaal of onderdelen
van het materiaal tijdens de volledige ontleningsperiode komen integraal ter zijner laste.
Ontlening gemeentelijk materiaal
3
Het college van burgemeester en schepenen stelt zonder verhaal de schuld en de som op basis
van de kosten voor herstel en vervanging vast.
Voor elk schadegeval, behalve voor de glazen en het fluorescerend materiaal wordt evenwel
steeds een forfaitaire som van 25 EUR vastgesteld die aan de gebruiker aangerekend wordt als
administratieve kost.
Eventueel kan de gebruiker ook voor een bepaalde periode uitgesloten worden van de
ontlening.
De betaling van het vastgestelde schadebedrag dient onverwijld te gebeuren binnen 14 dagen
na vordering op de rekening van het gemeentebestuur. Indien binnen de 30 dagen na het
versturen van de schadeclaim het bedrag nog niet op de gemeenterekening gestort werd, is de
gemeente gerechtigd de waarborg aan te spreken voor het gevorderde bedrag. Eventuele
saldo’s blijven ten laste van de ontlener.
Er zal op toegezien worden dat de hoeveelheid van het aangevraagde materiaal ook effectief
gebruikt wordt.
Artikel 13:
Door het ontlenen van enig materiaal verklaart de ontlener zich akkoord met de bepaling van
dit reglement en waarborgt de stipte naleving ervan. Het niet naleven van de richtlijnen
beschreven in dit reglement, herhaalde tekortkomingen of beschadigingen kan aanleiding
geven tot uitsluiting van het gebruik van de uitleendienst.
Artikel 14:
Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en schade die
voortvloeien uit het gebruik of misbruik van de geleverde voorwerpen.
Ontlening gemeentelijk materiaal
4