File

Administratieve organisatie H2
Les 1
Wat is AO?
Administratieve organisatie  ‘’voorkomen van een puinhoop’’
Waar gaat het om?
Betrouwbaarheid en volledigheid van registratie van inkomsten en de integriteit van medewerkers
en klanten. Je kan met een goede beschrijving en analyse van een bedrijfsproces ook inschatten op
welke plaatsen je als winkel risico loopt. Dan kan je maatregelen nemen.
Vier begrippen van belang (elk bedrijf doet dit)
1. Besturen  de gewenste richting geven
2. Doen functioneren  de tent moet draaien
3. Beheersen  activiteiten verlopen volgens plan, gaat het goed?
4. Verantwoording afleggen  zowel intern als extern
Betrouwbare informatie is essentieel
Een (handels)organisatie(Plieger)
Een organogram is een weergave van verantwoordelijkheden in een organisatie; ook wel hiërarchisch
organisatieschema.
Stromen lopen naar beneden
Een (handels)organisatie: Informatiebehoeften
Inkoop heeft informatie nodig uit het magazijn ook moeten ze weten wat de verkoopbudgetten zijn.
Als er bijvoorbeeld acties zijn moeten ze dat weten
Financiële zaken – afdeling inkoop: inkoopbudgetten Iets van inkoop naar financiële zaken? De
rekening of bon gaat naar de financiële zaken. Financiële zaken heeft ook informatie nodig van de
afdeling inkoop namelijk: toestemming en zijn ze geleverd.
Afdeling verkoop: er moet een rekening verstuurd worden dus hebben ze te maken met financiële
1
Administratieve organisatie H2
zaken. Van financiële zaken naar afdeling verkoop: kijken of iemand een debiteur is.
Alle lijnen zijn dus met elkaar verbonden.
!!Cruciaal begrip in AO: Betrouwbare informatie
- Juist
 klopt het wat er staat?
- Volledig
 Staat alles er wat er moet staan? (volledigheid van opbrengsten)
- Tijdig
 Is de informatie tijdig, actueel.
Bedrijfsprocessen
Bij AO kijken we naar een organisatie via haar processen
Wat is een proces?
Bedrijfsproces: bestaat uit een geordende set activiteiten met een specifiek doel.
o Primaire processen: ondersteunende en besturende processen(value chain Porter)
(primair proces ook wel logistieke basisstructuur, het primaire proces beschrijft altijd de
kernactiviteiten van een organisatie. )
o Ondersteunende processen: deze zijn aanwezig om ervoor te zorgen dat de primaire
processen kunnen functioneren.
o Besturende processen
Bedrijfsprocessen op verschillende niveaus
Detailniveau heb je nodig om de risico’s te bekijken.
Primair proces van een speelgoedwinkel:
Inkoop --> ontvangst --> opslaan --> prijzen en uitstallen --> verkoop
Verkoopproces:
Klant in winkel --> zoekt iets uit --> geholpen bij vragen --> kassa --> inpakken --> betalen
Verkoopproces begint in de winkel en eindigt in de winkel
Bij AO kijk je naar een organisatie via haar processen
Risico’s
-Dat je op basis van de verkeerde informatie sturing geeft.
- Dat er fraude-mogelijkheden zijn in de processen.
- Dat je geen goede verantwoording kan afleggen.
- Dat niet iedereen binnen je organisatie het organisatiebelang vóór het eigen belang stelt.
2
Administratieve organisatie H2
Waardeketen model van Porter: geeft een generieke opsomming van alle bedrijfsprocessen in een
organisatie. Het model kan goed gebruik worden om bedrijfsprocessen te beschrijven.
(Generiek: het model is toe te passen op iedere organisatie.)
Porter heeft primaire processen en secundaire processen
Primaire processen:
- Ingaande logistiek: hierbij worden goederen aangevoerd, gekeurd en daarna opgeslagen in
afwachting van het gebruik in productie.
- Operatie, uitvoering: grondstoffen en ingekochte halffabricaten via een aantal bewerkingen
omgezet in een eindproduct dat men kan leveren aan een klant.
- Uitgaande logistiek: een gereed product komt uiteindelijk bij de klant.
- Marketing en verkoop: marketing brengt behoefte van de klant in kaart en zorgt voor de
vertaling van deze behoefte naar producten die de klant via verkoop kan kopen.
- Service en nazorg: dit proces zorgt ervoor dat de klant het product optimaal kan gebruiken.
Secundaire processen: (zijn aanwezig om te zorgen dat de primaire processen kunnen functioneren)
- Organisatorische infrastructuur: dit proces zorgt ervoor dat de organisatie kan functioneren
via facilitair management, catering, security en informatiesystemen.
- Human resources management: dit proces is verantwoordelijk voor het in dienst nemen en
houden van de juiste medewerkers.
- Technologie ontwikkeling: in dit proces worden de producten ontwikkeld en productierijp
gemaakt.
- Inkoop in brede zin: in dit proces zit alles wat de organisatie niet zelf maakt;
leveranciersselectie, contracteren en het volgen van de inkooporder etc.
Voor besturing zijn er ook processen in een organisatie: uitvoerende en besturende processen
- Bestuderend: inrichting en beheersing van processen
o Strategisch: door de top,lange termijn, betrekking op hele organisatie.
o Tactisch: door de subtop, middellange termijn, betrekking op afdeling.
o Operationeel: door de werknemer, korte termijn, betrekking op medewerker.
(=routinematige beslissingen)
- Uitvoerend
Een proces verander vaak een paar keer van uitvoerder. Iedere keer als een nieuwe stap gezet wordt
vindt er een overdracht plaats. Die overdracht noem je informatieoverdracht. Het is belangrijk om
de kwaliteit van deze informatieoverdracht te waarborgen. De kwaliteitseisen hierbij zijn:
- Volledigheid: er met geen informatie verloren gaan
- Juistheid: er mag geen informatie veranderd worden
- Tijdig: de informatie moet op tijd beschikbaar zijn
3
Administratieve organisatie H2
Regelen van processen
- Toevoegen van het ontbrekende: het resultaat voldoet niet aan de norm. Men grijpt aan de
uitvoerkant van het proces in, om er voor te zorgen dat de foute uitvoer weer in orde komt.
- Terugkoppeling (feedback): het resultaat voldoet niet aan de norm. Dus men grijpt hierna in
bij het proces, zodat de uitvoer daarna weer voldoet aan de norm.
- Voorwaartskoppeling (feedforward): de invoer wordt gemeten en hierop wordt
gecorrigeerd als de invoer foute uitvoer dreigt op te leveren. Er wordt dus meteen
ingegrepen, om zo te voorkomen dat er een fout wordt gemaakt.
Wat is dus belangrijk bij AO
* Betrouwbare informatie voor:
- Sturen organisatie
- Managen van de organisatie
- Verantwoording afleggen
EN
*Bewaken dat de doelstelling van de organisatie gelijk is aan de ‘eigen doelstelling’ van bijv.
personeel dus fraude.
Processen
- Dezelfde soorten bedrijven hebben overeenkomstige processen
- Er is veel studie naar gedaan
- Biedt uitgangspunt voor een concreet bedrijf en concreet proces.
Omgevingsfactoren
Er zijn een aantal ontwikkelingen waar elke organisatie mee te maken heeft omdat ze hun markt
beïnvloeden. Omgevingsfactoren waardoor het bedrijf interne processen moet aanpassen:
- Globalisering: landsgrenzen voor markten zijn open of worden open gemaakt. Afstanden in
de wereld worden steeds kleiner. Bedrijven opereren hierdoor steeds meer wereldwijd.
- IT-ontwikkelingen: steeds meer bedrijven gebruiken internet ter
ondersteuning van hun interne bedrijfsprocessen. Ook om hun bedrijfsprocessen te
innoveren wordt gebruik gemaakt van internettechnologie.
- Samenwerking in de keten: veel handels- en productiebedrijven werken samen in
strategische allianties. Bedrijven die samenwerking in een keten heten een bedrijfskolom. Het
voordeel van deze samenwerking in de keten is dat de kwaliteitsbewaking van de producten op
elkaar kan worden afgestemd en daarmee verhoogd. Daardoor zijn de voorraden in de keten weer
goed op elkaar afgestemd en dat heeft minder kosten als gevolg.
Er zijn verschillende redenen voor bedrijven om in de keten naar samenwerking te zoeken.
Bijv: inkoopvoordelen, kwaliteitsverbetering, snelheid van leveren aan klant, kostenreductie.
- Organisatieontwikkeling: Door de hoge concurrentiedruk zijn bedrijven constant bezig hun kosten
te reduceren en hun bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren. Er is ook druk vanuit de
arbeidsmarkt, werknemers zijn steeds hoger opgeleid, stellen hogere eisen aan hun werkomgeving
en willen meer verantwoordelijkheid. De verantwoordelijkheden binnen een organisatie veranderen
hierdoor voortdurend.
Typologie
Een typologie is een indelingsmethode warbij bedrijven vanuit een bepaald gezichtspunt worden
onderverdeeld in vergelijkbare bedrijven of organisaties.
!! Typologie van Starreveld
De typologie van Starreveld kent een hoofdindeling in twee categorieën, namelijk een onderscheid
waarin organisaties werken binnen een markt of niet werken binnen een markt. deze worden anders
benaderd. Dit is handig bij het analyseren van het functioneren van organisaties.
Zeker als op procesniveau gekeken wordt naar bedrijven kun je bij het hanteren van een typologie
4
Administratieve organisatie H2
overeenkomsten tussen bedrijven herkennen. Behoort je tot hetzelfde type betekent dit dat je de
zelfde soort processen, risico’s en maatregelen hebt.
Bedrijven werkend binnen een markt:
- Handelsbedrijven (zonder goederenstroom)
o Op rekening
o Tegen contante betaling
- Productiebedrijven (met goederenstroom)
o Massaproductie (mars fabriek)
o Serieproductie (auto’s)
o Stukproductie (exclusieve jachten)
- Dienstverlenende bedrijven (zonder markt)
o Goederen die eigendom zijn (restaurant, reparatiebedrijven)
o Goederen van derden (auto wassen bij de wasserette, garagebedrijven)
o Goederen via vaste leidingen (elektra, water, telefonie)
o Informatie diensten (digitale muziekwinkel, leveranciers van kaarten voor TomTom)
o Ruimte met reservering (luchtvaartmaatschappij, centerparcs)
o Ruimte zonder reservering (bioscoop, concertzaal, zwembad)
o Overige dienstverlenende bedrijven (adviesbureaus, reclamebureaus, makelaar)
- Financiële bedrijven (banken en verzekeringsmaatschappijen)
Bedrijven NIET werkend binnen een markt:
- Overheid (rechtbank, kantonrechter)
- Privaatrechtelijke instellingen (stichtingen, verenigingen, zorg, onderwijs; staatsloterij)
5
Administratieve organisatie H2
Les 2 Processen (1)
Standaars processen
Inkoopproces
Voorraadproces
Verkoopproces
Financieel administratief proces
Vier fasen in het inkoopproces
Stap 1: Initiatief tot inkoop (wat en hoeveel )
een signaal dat het hele proces in beweging zet. Dit wordt berekend op basis van verwachte
verkopen, levertijden en voorraadniveau. Hiervoor zijn verschillende modellen ontwikkeld,
waaronder het just in time model. Leveringen moeten daarbij precies op tijd zijn. Niet te laat, maar
ook niet te vroeg. Niet te weinig, maar ook niet teveel. Veel inkoopsystemen zijn tegenwoordig
geautomatiseerd = e-procurement.
Degene die het meeste zicht hebben op signalen die het proces uiteindelijk starten, zijn de
verkopers. Het is hierbij wel van belang dat diegene daartoe geautoriseerd is. Daarnaast hangt het
belang van de fase ‘initiatief tot inkoop’ af van het type bedrijf en van de soort inkopen. Benodigde
informatie:
- Informatie voorraden, Informatie sales-acties, Informatie historische verkoopgegevens
Items: (termen die je moet kennen)
-JIT  just in time & Optimale bestelgrootte
Risico’s zijn: Foute artikelen worden ingekocht, te veel of te weinig wordt ingekocht
Stap 2: Beslissing (waar en prijs)
Beslissingen rondom waar en tegen welke prijs. Hiervoor zijn verschillende stappen ontwikkeld:
o Programma van eisen --> welke eisen worden gesteld?
o Longlist van potentiële leveranciers (kunnen aan de eisen voldoen)
o Shortlist gemaakt vanuit longlist, hier zullen offertes aangevraagd worden
o Offertes vragen aan potentiële leveranciers op shortlist – opslaan in offerteregister
o Beslissing definitieve leverancier maken
Let op! Bij het maken van beslissingen kunnen financiële complicaties optreden (bv. inkopen
buiten eurogebied of inkopen op een markt met sterk wisselende prijzen).
Benodigde informatie: Informatie over prestaties leveranciers over:
- Leveringsbetrouwbaarheid, Kwaliteiy, Service, Informatie over de “markt”, Overzicht
inkoopbeslissingen omkoopmedewerkers
Items:
- Leveranciersbeoordeling
- Offerteregister (alle offertes zijn al binnen)
- Europese aanbesteding --> offerte open zetten
- Valuta- en prijsrisico’s
Risico’s zijn:
- Inkoop bij onbetrouwbare leverancier
- Inkoper koopt in bij ‘’bevriende’’ leverancier
- Te hoge prijs
Stap 3: Uitvoering (contract en afroep)
Benodigde informatie:
6
Administratieve organisatie H2
- Leveranciersgegevens
- Contractgegevens
- Bestelgegevens
Belangrijk inzicht in afgesloten contracten en de positie per contract: het contractenregister. Er zijn
twee soorten
- Raamcontract: principeafspraken om met elkaar in zee te gaan. Hierin kan staan dat als een
afnemer binnen het raamcontract een bepaald aantal afneemt hij een korting krijgt. Binnen het
raamcontract worden weer kleine inkopen gesloten waarin afspraken gemaakt worden over de te
leveren goederen. De partijen waarmee raamcontracten zijn gesloten noem je ''Preferred Suppliers''
- Afroepcontract: Hierin worden afspraken gemaakt over de totale hoeveelheid af te nemen
goederen gedurende een bepaalde periode.
- Stambestand leveranciers de vaste kerngegevens van de leveranciers, NAW banknummer,
contactpersoon. Dit moet wel afgeschermd worden. Mogen maar 1 of 2 mensen zijn die dit
aanpassen
Risico’s zijn:
- Inkoopcontract bevat fouten
Stap 4: Afwikkeling (goederenontvangst en factuur)
Benodigde informatie:
- Bestel gegevens (wat / wanneer)
- Leveranciersgegevens
- Afgesproken kwaliteit
Goederenontvangst vindt plaats door het magazijn. Er zijn 3 stappen:
1. Controleren of de goederen zijn besteld: anders retourneren
2. Controleren of de bestelde goederen geleverd zijn, zo niet is er sprake van manco
3. Kwaliteitscontrole
Administratief zijn er nu twee gegevens: de bestelling (bestelbon) en het ontvangst (ontvangstbon).
Er ontbreekt echter nog één document, namelijk de inkoopfactuur. Deze wordt door de leverancier
verzonden. Op de financiële administratie vindt dan de three-way-match plaats = de factuur wordt
vergeleken met de bestelling en het goederenontvangst. Wanneer de gegevens kloppen, kan de
factuur betaalt worden.
Risico’s zijn:
- Foutieve goederen worden ontvangen
- Facturen worden niet of te laat betaald
- Facturen worden betaald door goederen die niet zijn besteld en/of geleverd
Het voorraadproces
proces. Meer een rustpunt tussen inkoop en verkoop. Toch valt er wel het een en
ander over het voorraadproces te zeggen. Er zijn verschillende soorten magazijnen:
 Technisch open OF gesloten – of het magazijn vrij toegankelijk is voor iedereen
of niet. Technisch gesloten, je kan ergens niet zomaar naar binnen.
 Administratief open OF gesloten – of elke individuele transactie wordt
geregistreerd of niet. je kan niet zomaar bij de administratie. Er is een bijv. een
controlepost.
Veel bedrijven kennen een voorraadadministratie. Dit kan verschillende doelstellingen hebben.
Bijvoorbeeld het inzicht in hoogte van de voorraad en de controle op de voorraad. Vroeger maakte
men gebruik van andere voorraadadministraties: stellingkaarten, magazijnvoorraadadministratie en
kantoorvoorraadadministratie. Tegenwoordig is er voornamelijk sprake van automatisering.
Manieren om de voorraad te controleren:
 Integrale inventarisatie – tellen van gehele voorraad = winkel dicht
 Partieel roulerend – elke maand een deel van de voorraad = winkel kan open blijven
7
Administratieve organisatie H2
Inventariseren van voorraad is een ingewikkelde klus. Er kan namelijk sprake zijn van het
pijplijnprobleem of van de verkeerde productkennis. Er zijn verschillende voorraadadministraties:
 In totalen – totale voorraad ligt vast in één bedrag
 Per soort – per soort aantal artikelen besteld, met daarnaast de geldswaarde
 Per stuk – elk artikel staat individueel geregistreerd
- Pijplijn (inkomend en uitgaand)bestellingen die al zijn gedaan maar nog in het magazijn liggen.
Je kan ze ook net hebben besteld maar die nog niet binnen is.
Risico’s:
- Foute goederen worden geaccepteerd / afgeleverd
- Hoeveelheid, soort en kwaliteit
- Goederen worden niet deugdelijk bewaard
- Verlies door brand, fraude of waarde verlies door incourantheid
- Geen deugdelijke administratie
Verkoopproces
Vier fasen in het verkoopproces
Stap 1: marketing (product en prijs)
Wil je beslissen of je producten wilt houden en welke prijs je daarvoor wilt bepalen, heb je een actief
beheer van het artikelbestand nodig. Dit is een zogenoemd stambestand. Dit zijn bestanden in het
geautomatiseerde systeem waarin de vaste gegevens vastliggen. Daarnaast kan de juistheid van het
artikelbestand bewaakt worden door middel van zogenoemde controletotalen.
Risico's
- Fout in artikelbestand
- Assortiment niet up to date
Stap 2: Orderverkrijging (orderontvangst en orderacceptatie)
De verkopers zullen acties op zoek moeten naar klanten en orders. Hiervoor is het
van belang de relaties met de klant goed te beheren. Dit noemen we ook wel Customer Relation
Ship Management (CRM).
Bij orderacceptatie spelen twee vragen een rol:
Willen we de order accepteren?
Het gaat hier om de vraag of de klant wel kan betalen, dit heet kredietwaardigheidscontrole.
Bij bestaande klanten kan je naar de betalingshistorie kijken en nagaan of de klant
momenteel aan zijn kredietlimiet zit dan wel of de krediettermijn is overschreden.
Kunnen we de order accepteren?
Hierbij speelt de voorraadadministratie een belangrijke rol. Mocht een klant willen wachten
tot wel geleverd kan worden, dan ontstaat er een backorder, dit wil zeggen een order die ‘in
de wacht staat’ totdat weer geleverd kan worden.
Risico's
- Klant is niet kredietwaardig
- Verkoper geeft teveel korting
- Niet op voorraad of niet tijdig leverbaar
Stap 3: Uitvoering (levering en facturering)
Het kan zijn dat de goederen voor de factuur gaan en andersom:
Voorfacturering: eerst wordt de factuur aangemaakt; op grond daarvan worden de goederen klaar
gezet voor verzending.
Nafacturering: eerst worden de goederen klaargezet voor verzending; daarna wordt de factuur
gemaakt.
De order wordt samengesteld door de magazijnmeester, dit moet hij doen op basis van de juiste
papieren. Bij voorfacturering is dit de kopie van de factuur en bij nafacturering is dit de order uit het
8
Administratieve organisatie H2
verkooporderbestand.
Risico's
-Verkeerde goederen of te laat
- Niet factureren of verkeerde artikelen factureren.
Stap 4: Afwikkeling (incasso)
De laatste fase is het incasseren van het geld. Dit wordt aan de hand van het debiteurenbestand
gedaan.
Risico: klant betaalt niet op tijd.
Personeelsproces
Verschillende benamingen: personeelszaken, Personeel en Organisatie (P&O), Human Resource
Management (HRM). Het personeelsproces is verwerkt in een stafafdeling –
ondersteunende/adviserende afdeling. De belangrijkste elementen uit het personeelsproces:





Organisatie – gaat vooral om organisatiestructuur en –cultuur; gaat om de vraag hoe de
organisatie in te richten is. Dit wordt voornamelijk weergegeven in een organogram.
Formatie –gaat om de vraag hoeveel mensen er op de diverse afdelingen werkzaam zijn en wat
hun functie is (functieopbouw). Denk hierbij aan TBV – taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden. Daarnaast zijn functiewaardering en –beloning ook heel belangrijk.
Instroom – gaat over het daadwerkelijk in dienst gaan nemen van mensen. Daarbij gaat het met
name om de vraag hoe de juiste mensen bereikt worden (werving en selectie).
Behoud – zorgen dat zowel werknemer als werkgever zich goed blijft voelen bij de
samenwerking. Dit door middel van beoordeling, beloning, opleidingsbeleid en zorgdragen.
Uitstroom – op een bepaald moment komt er een einde aan de arbeidsrelatie met de
werknemer. Zorg dat dit zorgvuldig gebeurt, bijvoorbeeld door middel van outplacement.
Het financiële proces:
In elke organisatie speelt geld een rol. Soms een grote rol, zoals winstgevendheid. Soms een kleine
rol, zoals randvoorwaardelijke rol. Uiteindelijk komt alles bij de financiële administratie terecht,
verkoop, inkoop maar ook voorraden als deze bijv. niks meer waard is. Het financieel-administratief
proces is op de delen in:
- Financiële administratie / boekhouding
- Debiteuren administratie: registratie van de bedragen die de organisatie nog van de
afnemers tegoed heeft (uitstaande vorderingen). Dit moet zo gebeuren dat er een goede
debiteurenbewaking (de administrateur houdt in de gaten of een afnemer wel op tijd
betaalt) kan plaatsvinden.
- Crediteurenadministratie: registratie van de bedragen die de organisatie nog van de
leveranciers tegoed heeft.
- Salarisadministratie
specifieke kennis vereist. Op deze afdeling worden brutosalarissen berekend en van daaruit de netto
uit te betalen bedragen = bruto-netto-traject.
- Controlling
controleren; een controller houdt zich bezig met de instrumenten en het gebruik daarvan die
bijdragen aan de beheersing van een organisatie. Er zijn verschillende controllers:
o Financial controller – voor de financiële invulling
o Business controller – voor het adviseren van het (top)management
o Register controller – doorgeleerden in het controllersvak
- Treasury
Het optimaliseren van geldstromen tegen meestal zo laag mogelijke kosten. (dit zijn vooral grote
bedrijen)
9
Administratieve organisatie H2
Productieproces
Ook het productieproces heeft verschillende fasen:
 Voorcalculatie – berekening van kostprijs voordat de productie plaatsvindt. Dit betekent ‘wat
mag het kosten’. Denk hierbij wel aan een stuklijst: uit welke onderdelen bestaat het product.
 Planning – wat moet wanneer af? Let op! De productiecapaciteit.
 Afgifte grondstoffen – grondstoffen ‘klaarzetten’ wanneer het sein is gegeven om een bepaalde
hoeveelheid producten te gaan maken.
 Productie – grondstoffen worden omgezet naar eindproducten.
 Afgifte gereed product – goederen, maar nu de gerede producten, worden afgeleverd aan het
magazijn.
 Nacalculatie – verschillenanalyse maken over wat het nu werkelijk gekost heeft.
Les 3 Maatregelen
Administratieve organisatie
Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens
ten behoeve van het verstrekken van informatie t.b.v. het besturen en doen functioneren van een
organisatie en t.b.v. de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Gaat over hoe je een organisatie moet inrichten zodat je fouten kunt voorkomen. Dit aan de hand
van het drie-W model:
1. Waarom bestaat AO: wat is het doel?
Voorkomen dat het een puinhoop wordt! Dit door middel van:
a. Besturen – gewenste richting geven (dagelijkse activiteiten)
b. Doen functioneren – de tent moet draaien (dagelijkse activiteiten)
c. Beheersen van een organisatie – feilloos kunnen uitvoeren of toepassen (dagelijkse
activiteiten)
d. Verantwoording afleggen – verschil tussen intern en externe verantwoording afleggen
(gebeurd periodiek)
2. Waarmee kunnen doelstellingen bereikt worden: wat staat centraal?
Twee woorden: betrouwbare informatie. Welke informatie nodig is, hangt af van de activiteiten
van de organisatie en van de functionaris waar we het over hebben. Onderscheid tussen:
a. Strategische informatie – van belang voor topleiding; gaat om het sturen van de organisatie:
het bepalen van de doelstellingen. zowel interne als externe informatie is van groot belang.
b. Tactische informatie – gericht op het beheersen van de organisatie. De strategie, bepaalt
vanuit de top, wordt vertaald naar doelstellingen.
c. Operationele informatie – alle informatie die nodig is om de organisatie dagelijks te doen
functioneren.
Betrouwbaarheid van informatie hangt af van de juistheid, volledigheid en tijdigheid!!!
3. Wat moet daarvoor gebeuren: hoe kan het doel bereikt worden?
Organisatie en processen zodanig inrichten dat op een systematische wijze gegevens verzameld,
vastgelegd en verwerkt worden. verschil gegevens en informatie:
a. Gegevens – betreffen puur de vastlegging van iets
Informatie – heeft betekenis voor de gebruiker
Interne controle Toetsen van werkelijkheid aan de norm; verweven in processen. Drie vormen van
controle:
Zelfcontrole – Je controleert je zelf. Aantal nadelen, je leest over je fouten heen (onopzettelijk fout)
je wil je fouten niet toe geven (opzettelijk fout). Nadelen – over eigen fouten heen lezen; eigen
fouten niet toegeven.
Interne controle – Controle door of namens de leiding. Er wordt binnen een bedrijf gekeken of wat
werkelijk gedaan wordt(IST) bij alle activiteiten van een bedrijf overeenkomt wat als norm gesteld
10
Administratieve organisatie H2
wordt (SOLL).controle door of namens leiding; kan preventief (voorkomend) dan wel repressief
(onderdrukkend).
Externe controle – externe accountants, belastingdienst, etc. Een belangrijk begrip bij Interne
Controle is functiescheiding, dit houdt in dat bij handelingen en transacties meerdere functionarissen
betrokken zijn. Doordat deze functionarissen tegengestelde
belangen hebben controleren ze elkaar automatisch.
Functiescheiding = organisatie en processen worden zo ingedeeld dat bij handelingen en transacties
meerdere functionarissen betrokken zijn. Hieruit blijkt dat er automatische controles in het proces
zitten omdat de diverse functionarissen tegengestelde belangen hebben.
Dus, er is sprake van een essentiële maatregel van interne controle tussen de beherende functie,
bewarende functie en de registrerende/controlerende functie.
Beheersing van processen, management control
Management control: ‘het proces om de bedrijfsactiviteiten te beheersen’. Het gaat hierbij om het
bereiken van de doelstellingen van de onderneming. Je controleert of de werkelijkheid (IST)
overeenkomt met de doelstelling (SOLL). Hiervoor is betrouwbare informatie nodig.
In de balanced scorecard worden zaken gerapporteerd die ‘kritische succesfactoren’ zijn voor de
organisatie om doelen te behalen. Dit gebeurd vanuit vier perspectieven:
1. Financieel perspectief (financiën)
2. Klantenperspectief (klanten)
3. Intern perspectief (efficiency)
4. Innovatieperspectief (vernieuwing)
Vanuit problemen in het internationale
bedrijfsleven is op een gegeven moment in de
Verenigde Staten het COSO –rapport
gepubliceerd. Hierin is een internal control
framework gepresenteerd dat verder gaat
dan het traditionele management control 
De bovenzijde van de kubus geeft de
doelstellingen aan waar internal control zich
op richt.
De rechterzijde geeft het concept van internal
control voor alle organisatie-eenheden weer.
De voorzijde van de kubus geeft de essentiële gedachte van COSO weer. Belangrijkste toevoegingen:
 Interne omgeving – cultuur binnen onderneming
 Risicobeoordeling – controle vooral gericht op risicogebieden; doel: maatregelen nemen waar
mogelijke risico’s het grootst zijn = risicomanagement.
Methoden en technieken van administratieve organisatie
Kan op twee niveaus: hoofdlijnen (kort weergegeven) en handelingsniveau (uitgebreid); maar
ook op twee manieren: beschrijvingen en (stroom)schema’s.
----------------------------------------------Tone at the top als leidinggevende het goede voorbeeld geven.
Gedragscode  hoe ga je met mensen in het bedrijf om
Werving/selectie  hoe selecteer je de mensen binnen je bedrijf.
Kosten/baten afweging  je kan alles afdekken maar dat kost heel veel. Zelfscanners, zitten risico’s
aan maar kost wel minder mensen.
11
Administratieve organisatie H2
AO/IC-gereedschapskoffer
1. Functiescheiding
Probleem kan zijn: iemand die altijd alles mag. Alles bestellen en
ontvangen, de factuur ontvangt en de betaling verricht. Ideaal om fraude te
verrichten.
- Beschikken = mogen beslissen over zaken van de onderneming
(verkoper, directeur, inkoper ,Inkoper is een beschikkende functie)
- Bewaren = activa en passiva bewaren maar niet over beslissen
(kassier let op de geld stand/kas. (penningmeester) Magazijn meester, die ontvangt de
goederen en controleert.)
- Uitvoeren = in opdracht van een andere functionaris iets uitvoeren
(order picker is een uitvoerder. Mensen die aan het produceren zijn, zijn uitvoerders)
- Registreren & Controleren : spreekt voor zich
Functies scheiden om te kunnen controleren!
2. Automatisering
tegenwoordig is bijna alles geautomatiseerd. Echter, daarbij zijn de volgende punten van groot
belang:
o
o
Toegangsbeveiliging – voor de veiligheid van een organisatie
Autorisaties binnen systeem – wel toegang tot systeem, maar met maar een beperkt aantal
bevoegdheden. Dit wordt natuurlijk goed in de gaten gehouden, bijv door middel van
geautomatiseerde controles.
o Logging – als er wordt gecheckt wat je op het net van een organisatie hebt gedaan.
o Volledig en juist invullen van velden
Eilandautomatisering  alle verschillende kleine systemen binnen een bedrijf is de
eilandautomatisering. Informatie uit het ene systeem moet overgedragen worden aan een ander
systeem. Dan kunnen er fouten ontstaan. Ook een nadeel is, dat je een klantsysteem waar gegevens
in staan. Maar bij de debiteuren hebben ze ook een systeem. Klantgegevens kunnen dan niet
overeen komen.
ERP systemen  Integratiesysteem. Iedereen heeft hetzelfde systeem. Inkoper voert het in en de
magazijn meester kan gelijk checken of dat klopt. Nadeel kan zijn dat het veel tijd kost om in te
voeren. Opzetten is vrij lastig. Grote bedrijven hebben zo’n systeem.
Interneteconomie: cloudcomputing  (dropbox) bestanden van het internet halen.
General controls en apllication controls  maatregelen inbouwen
12
Administratieve organisatie H2
General controls:
Fundament  is de basis voor goede automatisering
Procesoverstijgend  gaat over het hele bedrijf
Autorisatie  wie mag wat in een systeem, bevoegdheid. Zorgen dat als iemand ontslagen wordt
niet meer in het systeem kan.
Backup – recovery
Toegangbeveiliging  inlogsysteem
Loggin  Systeem houdt bij wie wat veranderd.
Wachtwoordbeveiliging
Apllication controls: (geprogrammeerde controles)
- Invoercontroles  verplichte velden invullen
- Verbandcontroles controle tussen postcode en adres. Bij factuur nummer invoeren dan komt er
automatisch een bedrag.
- Waarschijnlijkheidscontroles  Vaste klant en je besteld altijd hetzelfde. Als je in één keer anders is
krijg je en vraag of dat echt klopt.
Automatisering: autorisatietabel Wie mag wat in een geautomatiseerd systeem?
3. Kaders en normen
Wat zou moeten zijn = SOLL
- Kostprijscalculaties
- Verkoopprognoses
- Afdelingsbudgetten
- Begrotingen
4. Richtlijnen/procedures
 Interne procedures: ‘’Een procedure is een reeks instructies die op volgorde moet worden
uitgevoerd’’Beschrijft wie wat doet in welke volgorde in een proces.
5. Verbandcontroles
- Financiële administratie heeft centrale rol
- Vergelijking IST en SOLL is een verbandcontrole
- Waardekringloop
Bij interne controle wordt zowel in de processen zelf als achteraf bij de administratie gecontroleerd.
Bij dit laatste gaat het vooral om verbandcontroles. Er moet evenwicht zijn in bepaalde stromen die
aanwezig zijn in een bedrijf.
De verbanden in een bedrijf kun je in kaart brengen met een waarde kringloop:
13
Administratieve organisatie H2
De rondjes in het plaatje zijn de vier beschikkende functies.
De rechthoeken zijn de vier bewarende functies.
En middenin het grote rechthoek is de registrerende/controlerende functie.
Er bestaan verbanden tussen de beschikkende functies en de bewarende functies:
Beschikkende functie Verband
Inkoop
Voorraad bij = Crediteuren bij
Betaling
Crediteuren af = Geld af
Verkoop
Voorraad af = Debiteuren bij
Incasso
Debiteuren af = Geld bij
Hier wordt ook wel gesproken van een geld-goederen-beweging. Hierbij wordt de SOLL met de IST
vergeleken. Bij de goederenbeweging kunnen we dan de volgende vergelijking maken:
Beginvoorraad + Inkopen -/_ Eindvoorraad = Verkopen
Verder zijn er vier Bèta formules:
Goederen
Beginvoorraad + Inkoop -/_ Eindvoorraad = Verkoop
Debiteuren
Beginsaldo + Verkoop -/_ Eindsaldo = Ontvangsten
Geld
Beginsaldo + Ontvangsten -/_ Eindsaldo = Uitgaven
Crediteuren
Beginsaldo -/_ Uitgaven -/_ Eindsaldo = Inkopen (absoluut)
!!!!ZIE SHEETS BEREKENING
Typologie
Er zijn veel verschillende soorten bedrijven en instellingen. Er bestaan overeenkomsten tussen deze
organisaties, maar vooral ook veel verschillen. Mbv een typologie leer je organisaties vanuit een
bepaald perspectief te benaderen en krijg je een brede kennis over het functioneren van bedrijven
en instellingen.
Een typologie is een indelingsmethode waarbij bedrijven vanuit een bepaald gezichtspunt worden
onderverdeeld in vergelijkbare bedrijven of organisaties. Bv. de typologie van Starreveld (zie week 1).
Risico’s
Beheersen van risico’s, zowel extern als intern.
6. Steekproefcontrole
Steekproeven bij zelfscannen
Tascontrole bij verdenkingen
7. Oogtoezicht
Camerabewaking. Oogtoezicht door de baas
14
Administratieve organisatie H2
Ontwikkelingen in de AO
Korte historie
Algemene organisatie is een typisch Nederlands vakgebied. Voor een korte beschrijving van
de historie, ga naar blz. 159..
Automatisering
Wordt steeds belangrijker in het bedrijfsleven. Korte historie automatisering:
1. Vanaf 1960 de mainframes en minicomputers.
2. Vanaf 1980 de personal computer, eerst stand-alone maar al snel in een netwerk.
3. Vanaf 1995 de interneteconomie.
Binnen bedrijven ontstaan door alle automatisering, ICT afdelingen. Een aantal onderwerpen
waarmee de ICT afdeling in aanraking komt zijn:
 Organisatie / beheer van de ICT
 Ontwikkeling van nieuwe ICT toepassingen
 Integratie van gegevens
 Continuïteit van de ICT
 Internettoepassingen
Globalisering
Een andere belangrijke ontwikkeling in het bedrijfsleven is globalisering = de wereld wordt
steeds kleiner doordat de afstanden vervagen. Gevolg: grensoverschrijdend ondernemen wordt
steeds gemakkelijker. Onderliggende krachten die aan globalisering ten grondslag liggen zijn:
 Onderliggende krachten
 Gevolgen bedrijfsleven
 Gevolgen administratieve organisatie
Regelgeving
 Corporate governance – het integer en goed managen van een bedrijf (ook wel riskmanagement)
 SOx (Sarbanes Oxley Act) – Amerikaanse wetgeving waarin is vastgelegd dat bedrijven, die aan
de Amerikaanse effectenbeurs genoteerd zijn, een deugdelijk intern financieel controlesysteem
moeten hebben.
Het PBI Model HST 1
Het Proces-Beheersing-Informatiemodel. Bij Administratieve organisatie gaat het kortom over het
goed laten verlopen van processen of bedrijfsprocessen, zodat de risico’s die je als organisatie loopt
zo goed mogelijk worden afgedicht door maatregelen in het procesontwerp. Het is noodzakelijk om
de beheersing van het proces goed te ontwerpen om daarmee de realisatie van het proces te kunnen
monitoren. Hiervoor is informatie nodig.
P: Bedrijfsprocessen en hun organisaties
B: Beheersing van processen, Administratieve organisatie
I: Informatievoorziening en ICT
De basis van het model bestaat uit de bedrijfsprocessen, om deze processen goed te laten verlopen
zal de organisatie deze processen moeten beheersen en controlemaatregelen toevoegen zodat het
doel van het proces behaald wordt en zo veel mogelijk risico’s worden afgedicht. Om de processen te
beheersen heeft de organisatie informatie nodig dat kan informatie zijn over de voortgang van het
proces maar ook inhoudelijke informatie die in een processtap wordt gebruikt.
15